This document outlines a webinar presentation about how SmartWave helped real estate company M3 dematerialize and optimize its invoice processing. It describes M3's need to improve its manual paper-based processes, the iterative development of a solution using BonitaSoft's low-code platform to integrate with M3's systems, and demos of the resulting application that streamlined invoice routing and provided a single interface. Next steps discussed expanding the system to new processes and customer access.
5. |
M3 Real Estate
March 2018M3 Webinar 5
• M3 is one of the leading real estate agencies in the French-speaking Swiss
market, specialized in real estate sales, management (rental,
refurbishment) and projects. Founded in 1950, M3 is based in Geneva and
Zug and has almost 100 employees with a representative office in London
• M3 manually handles a large number of paper documents for its clients,
mainly contracts and invoices. Their processing requires several steps with
the inherent risks of losing information or passing the due date
6. |
SmartWave – Facts
March 2018M3 Webinar 6
turnover 10 MCHF ( 8.7MEUR), 50 large clients
50 consultants with high skills profiles
profitable, no debt, owned by management
based in Geneva
established in 2000 with a steady growth trendReliable
Swiss
Independent
Major Player
Expert
7. |
SmartWave – Our mission
March 2018M3 Webinar 7
Improve..
&Business
processes
Information
management
by delivering tailored and innovative
IT software solutions.
8. @Bonitasoft we partner with innovative
development teams worldwide to deliver better user
experiences
for customers and employees
M3 Webinar 9
9. Open and Extensible Digital Business Platform for
development teams
M3 Webinar 10
10. Best of both worlds:
customizable without custom costs
Low-code
Iterative development
Development and
innovation teams
Complex
enterprise needs
Graphical tooling +
Extension points
Custom
Custom Code
Long development
Software
developers
Specific
enterprise needs
Custom
developments
Out-of-the-box
No code
Rapid development
Citizen
developers
Standard
enterprise needs
Graphical
tooling
M3 Webinar 11
12. |
Introduction
March 2018M3 Webinar 13
• Driver : Migration from a custom ERP to a commercial package specialized
in real estate without ECM and without workflow engine
• First scope : Improve the invoice processing: in average 2 days of delay
• Fully open web application : one single common interface for end users
• Easy to use, intuitive
• Designed, reviewed & approved by M3 employees
• Single point of integration
13. |
Introduction
March 2018M3 Webinar 14
• Need to manage interdepartmental workflows (document centric) and
vision to manage human centric workflows
• The information system has been built step by step
1. Dematerialization layer
2. ECM layer
3. BPM layer
• Main Goals :
• One web application with integration capabilities to all applications used at M3
• Provide to their clients this web application to manage directly their real estates
14. |
•Requirements in constant evolution
•Limited IT Internal skills
•Integration with Alfresco, ERP, LDAP, Kofax, SMTP server,
accounting system, ...
•Easy to use interface
•UX/UI had to be defined with the users for a successful user
adoption
•Single and unique interface for end users
Challenges
March 2018M3 Webinar 15
25. |
• Definition of routing rules for the invoices
• Alfresco document viewer integrated in the application : possibility to add
or replace documents directly from the interface
• Strong integration with the ERP :
• Values displayed in Bonita come from the ERP
• Bonita creates invoices directly in the ERP at the end of the process
• Authentication and synchronization on Active Directory
• Charts and live reports for the users and for the managers
• Improved UX and UI by involving users from the beginning
• Creation of a dedicated business application
• Very successful user adoption
Results
March 2018M3 Webinar 27
28. |
Next steps
March 2018M3 Webinar 30
•Implement new processes
• The accounting workflow (already designed)
• Remaining specific invoices workflow (already designed)
• Design and implement new workflows (document or human centric)
•Provide access to the application to M3 customers
• Report of water damage, clogged sink, painting, …
31. |
SmartWave S.A.
Chemin de la Scie 4A – CH-1290 Versoix
Tel. +41 22 783 20 20
Fax +41 22 783 20 22
www.smartwavesa.com
SmartWave S.A.
Chemin de la Scie 4A – CH-1290 Versoix
Tel. +41 22 783 20 20
Fax +41 22 783 20 22
www.smartwavesa.com
33March 2018M3 Webinar
Vos contacts
Charles-Henri Strebelle
Mob. +41 79 558 62 82
chstrebelle@smartwavesa.com
Business Developer
Nicolas Mérat
Mob. + 41 79 706 20 24
nmerat@smartwavesa.com
Head of Collaborative Solutions
Notes de l'éditeur
A merger avec le slide d’avant
Il faudrait rajouter un lien sur le serveur de messagerie SMTP
Il faudrait rajouter un lien sur l’ERP : Garaio REM
4 rôles: back office, comptable, gérant administratif (GA), gérante technique (GT). Certaines tâches arrivent dans un panier de tâches, d’autres sont routées directement auprès d’un utilisateur donné
Le back office s’occupe de la partie démat et de la première étape du flux dans Bonita pour valider et compléter les métadonnées (immeuble concerné, compte concerné, etc…).
Assignation automatique en fonction des métadonnées
Fréer un flux dans Bonita et présiser dans le webinar
Des charts et du reporting pour les managers : une vraie cartographie de ce qui est fait, en cours et chez qui
Pas de stats et des informations fournies sous forme de rapport par l’IT mais du reporting «live» accessible par tous : vrai driver métier !!
Une vraie adoption de la solution par les utilisateurs
Une facilité d’utilisation de la solution
Des règles de routage des taches automatiques (en fonction du montant, du type de facture, des métadonées remplies, …)
Intégration avec l’ERP métier pour afficher les listes de valeur dans Bonita
Intégration avec Alfresco pour rajouter des pièces jointes ou ajouter des versions de la facture concernée
Intégration avec l’ERP en fin de flux pour créer dans l’ERP la facture (message JSON)
Pas encore de KPI et de ROI mais une vraie réussite auprès des utilisateurs
A terme : web gérance : même un client pourra déclencher un flux et intéragir avec Bonita pour signaler un dégat d’eau, un évier bouché, etc….
Aujourd’hui seul le flux facturation est présent, demain comptabilité générale, etc… certains flux futurs sont déjà modélisés
A terme : web gérance : même un client pourra déclencher un flux et intéragir avec Bonita pour signaler un dégat d’eau, un évier bouché, etc….
Aujourd’hui seul le flux facturation est présent, demain comptabilité générale, etc… certains flux futurs sont déjà modélisés