2. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Contenido
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Filtros de datos
Subtotales
Validación de datos
Ordenación de listas
3. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
INTRODUCCIÓN
• Las tablas o listas de datos son muy útiles porque
además de almacenar información, incluyen una
serie de operaciones que permiten analizar y
administrar esos datos de forma rápida y muy
cómoda.
• Entre las operaciones más interesantes que podemos
realizar con las listas tenemos:
– Ordenar la los registros.
– Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
– Crear un resumen de los datos.
– Aplicar validaciones a los datos, entre otros
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ESTRUCTURA DE LAS TABLAS O LISTAS
DE DATOS
Filas o registros
Columnas o campos
1rª Fila: Encabezados o
rótulos de columna
Observaciones:
No puede haber filas o columnas
totalmente vacías
5. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Ordenar una lista de datos
• Ordena los datos de una lista en base a una o mas columnas (no
necesariamente consecutivas) en base a un criterio: Ascendente o
Descendente
• Se encuentra en la pestaña “Inicio”
La ordenación puede ser
Ascendente “A a Z”.
La Ordenación puede ser
Descendente “Z a A”
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6. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Ordenar una lista de datos
• Ejercicios
Utilizando lista de pedidos, realizar las
siguientes ordenaciones
1. Ordenar la Lista de pedidos
por Cliente de manera
ascendente
2. Ordenar la Lista de pedidos
por fecha de entrega.
Queremos observar la
última fecha de entrega
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
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Ordenar una lista de datos
Ordenación Personalizada.
• Cuando queremos ordenar por mas de una columna
no consecutivas y además por diferente criterio de
ordenación
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8. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Ordenar una lista de datos
• Ejercicios
Utilizando lista de pedidos, realizar
las siguientes ordenaciones
1. Ordenar País y Nombre de
Cliente. País ascendente y
cliente descendente.
2. Ordenar por idPedido,
Vendedor, País y establecer el
orden de los criterios. Puede
colocar todos en un solo
criterio
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
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VALIDACIÓN DE DATOS
• La validación de datos tiene una función muy
concreta y es verificar el ingreso de un dato a una
celda y comparar en base a un criterio si es válido o
no; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o
aviso en caso de no serlo.
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Mensaje de Error:
Mensaje que aparece
cuando se ingresa un dato
que no cumple el criterio
de validación.
Configuración: Seleccione el tipo de dato a validar.
Mensaje de entrada: Mensaje que
aparece al seleccionar la celda.
VALIDACIÓN DE DATOS
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Estilos de Mensaje de Error
ICONO TIPO SE USA PARA
Detener
Directamente NO deja ingresar
datos fuera de los indicados.
Advertencia
Cuando se ingresa un valor fuera
de los establecidos, nos avisa de
esta condición, pero da la
posibilidad de ingresarlo o
rechazar.
Información
Simplemente avisa que el valor no
corresponde a los asignados.
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Validación de datos
• Ejercicios
Utilizando lista de pedidos, realizar las
siguientes validaciones
1. El cargo de los productos pedidos debe
ser un número entero superior a cero.
2. IdPedido debe tener una longitud
máxima de 5 caracteres.
3. El descuento de los productos debe ser
hasta 25%.
4. La fecha de envío puede ser cualquier día
entre los años 1994 a 1996.
5. Fecha de pedido no debe ser menor a la
fecha actual.
6. Realizar una lista de los vendedores para
que solo puedan ser ingresados dichos
vendedores.
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
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Subtotales
• Excel puede resumir datos automáticamente
calculando valores de subtotales y totales en
una lista. Los subtotales se calculan por
columna.
• Se puede calcular los siguientes subtotales:
Suma.
Cuenta
Promedio.
Max
Min
Producto
Contar números,
etc.
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Subtotales
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
Ejercicios • Mostrar el promedio de los cargos que
ha pagado cada cliente por todos sus
pedidos realizados.
• Mostrar la máxima venta realizada por
cada vendedor
• Por país, cuantos pedidos se han
atendido.
• Mostrar por forma de envío, cual es el
total de cargo que han obtenido dichas
empresas.
• En cada País cuanto vendió cada uno de
los vendedores.
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15. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Que es un filtro de datos
• Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de
datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo.
Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas
que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
• El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean
mostrar.
Datos
Filtrados
Filtro
LISTA DE
DATOS
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16. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Filtrar una lista de datos
AUTOFILTROS
Se puede aplicar autofiltros desde
la pestaña INICIO o desde DATOS.
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17. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Filtrar una lista de datos
• Ejercicios
Utilizando lista de pedidos, realizar los
siguientes filtros
1. Mostrar a todos los clientes de Suiza.
2. Mostrar a todos los clientes atendidos
por Nancy Davolio.
3. Mostrar al cliente France restauration
cuyos pedidos hallan sido transportados a
través de la compañía Speedy Express.
4. Mostrar los clientes que son de Portugal o
de Brasil.
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
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18. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Filtrar una lista de datos
Cuando se requiera aplicar
filtros, en donde los datos ya no
se puedan seleccionar
directamente, utilizaremos la
personalización de los filtros.
FILTROS
PERSONALIZADOS
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19. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Filtrar una lista de datos
• Ejercicios
Utilizando lista de pedidos,
realizar los siguientes filtros
1. Mostrar todos los pedidos de atendidos
por Nancy Davolio cuyos totales
sobrepasen los 2000.
2. Mostrar todos los pedidos que hallan sido
realizados después de agosto del 95 en
España o México.
3. Mostrar todos los pedidos cuyos cargos
sean los 5 más altos.
4. Mostrar todos los pedidos cuyos
descuentos estén entre el 20% al 40%.
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
20
20. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Filtrar una lista de datos
• Ejercicios
Utilizando lista de pedidos,
realizar los siguientes filtros
5. Mostrar a todos los clientes cuyo
nombre comienza con la letra “A”.
6. Mostrar a todos los clientes cuya segunda
letra sea “E”
7. Mostrar a todos los clientes cuyo nombre
la penúltima letra sea “I”.
8. Mostrar todos los pedidos cuyos cargos
noestén entre 500 a 1000.
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
21
21. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
FILTRAR UNA LISTA DE DATOS
FILTROS AVANZADOS
Los filtros avanzados, permiten
resolver los mismos casos que un
autofiltro, con la diferencia, que nos
ofrece la oportunidad de filtrar a un
lugar diferente de la tabla.
Pasos:
1. Establecer el criterio del filtro.
2. Seleccionar una celda (cualquiera) dentro de la lista.
3. Hacer clic en filtros avanzados.
4. Configurar los parámetros establecidos de la ventana de diálogo
22. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
CRITERIOS DE FILTRO DOS O MAS CONDICIONES.
• Condiciones Y
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Campo 01 Campo 02
Valor 01 Valor 02
Campo 01 Campo 01
Valor 01 Valor 02
Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que estén inscritos en
Excel y sean del grupo III
Curso Grupo
Excel III
Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que en el curso de Excel
tengan notas entre 16 y 20
Nota Nota
>=16 <=20
23. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
CRITERIOS DE FILTRO DOS O MAS CONDICIONES.
• Condiciones O
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Campo 01 Campo 02
Valor 01
Valor 02
Campo 01
Valor 01
Valor 02
Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que estén inscritos en
administración o sean de la XIII promoción
Especialidad Promoción
Administración
XIII
Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que de
Administración o de Contabilidad Especialidad
Administración
Contabilidad
24. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez
Filtrar una lista de datos
• Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar los
siguientes filtros avanzados
1. Mostrar todos los pedidos de atendidos
por Nancy Davolio cuyos totales
sobrepasen los 2000.
2. Mostrar todos los pedidos que hallan sido
realizados después de agosto del 95 en
España o México.
3. Mostrar todos los pedidos cuyos
descuentos estén entre el 20% al 40%.
4. Mostrar a todos los clientes cuya segunda
letra sea “E”
Pedido
Idpedido
Cliente
Vendedor
Fecha de pedido
Fecha de entrega
Fecha de envío
Forma de envío
Dirección
Ciudad
Región
Código postal
País
Descuento
Cargo
Total
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