Como transformar organizações a partir de uma plataforma de BPMS

Rio de Janeiro | São Paulo |
Belo Horizonte | Brasília |
Como implantar
transformações
organizacionais a partir
de uma plataforma de
BPMS

| 3©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014
O que não é um BPMS?
• Não é um modelador de processos
• Não é um meio de documentar processos
• Não é uma ferramenta para pessoas de negócio
desenvolverem sistemas
• Não é uma ferramenta para substituir os sistemas da
organização
• Não é uma solução por si só
• Não é uma linguagem de programação

DESENVOLVIMENTO TRADICIONAL DESENVOLVIMENTO VIA BPMS
DIAGRAMAS
TÉCNICOS
DADOS E
INTEGRAÇÕES
PROTÓTIPOS
“FAKES” FORMULÁRIOS
CODIFICAÇÃO
PURA
CÓDIGO
COMPLEMETAR
TESTE
HOMOLOGAÇÃO TESTE
“PLAY”
ESPECIFICAÇÕES
TÉCNICAS
FLUXOS E
REGRAS
DEPLOY

Definições de BPMS
É uma novo modelo de sistemas que visam o completo e integrado atendimento a
Gestão por Processos
É um software para criar softwares que resolvem um problema específico

Por que a grande maioria
dos projetos de BPM não
gerou resultados no
Brasil?

BPMS foi utilizado no local errado;

BPMS foi utilizado da forma errada;

BPMS foi utilizado com a expectativa errada;

Como transformar
organizações a
partir de uma
plataforma de BPMS ?

1ª SEMANA: VISÃO
Construção de maneira colaborativa de uma visão clara da solução a ser desenvolvida.
Este processo ajuda a entender o problema a ser resolvido e fazer com que todos
tenham a mesma percepção do que é relevante para o negócio.
• Definir os resultados esperados com a solução, assim como as principais personas
envolvidas na operação. Estes resultados serão obrigatoriamente os primeiros
indicadores a serem monitorados quando o processo entrar em produção;
• Definir o escopo do processo a ser automatizado identificando os principais
subprocessos, etapas, atores e sistemas envolvidos;
• Construir as histórias de usuários que materializam qual a experiência de cada
persona ao longo de cada etapa do processo;
• Realizar uma priorização inicial daquilo que realmente é relevante para o negócio
e efetivamente é factível de ser implantado nos próximos 12 meses;

| 12©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014*The Agile Samurai – Jonathan Rasmusson
Iteração 1 Iteração 2 Iteração 3 Iteração .. N
01 Facilitador
01 Designer
02 Desenvolvedores
03 Pessoas de negócio
PARTICIPANTES
Alinhamento da Visão de Futuro dos Envolvidos

Passo 1 - Construir colaborativamente a Visão da Solução

Passo 2 – Traduzir os atores definidos em personnas que “humanizem” a tecnologia

Módulos
Atividades
Personas
Passo 3 – Descrever as grandes etapas da jornada da sociedade e processos
organização, identificando os atores envolvidos e os módulos disponíveis

Histórias de Usuário
Passo 4 – Detalhar as histórias do usuário priorizando verticalmente por importância
importância

2ª, 3ª e 4ª SEMANA: IMERSÃO
Imersão em torno do problema um time de profissionais com grande expertise no
negócio; desenvolvedores conectados às principais tecnologias adotadas no ambiente
corporativo e designers especialistas em usabilidade e arquitetura da informação –
para descobrir a forma mais simples possível de resolver os desafios do negócio,
assegurando soluções de alto valor agregado
• Analisar a experiência do cliente com a solução atual e propor uma nova jornada
do cliente que inove e otimize as interações existentes;
• Analisar a produtividade do processo atual e redesenhar o modo (regras de
negócio e fluxo de atividade) como o trabalho deve distribuído entre as áreas
funcionais;
• Analisar as tecnologias existentes e propor uma solução que integre
desenvolvimento de novas funcionalidades com uma melhor orquestração com os
sistemas legados;
• Amadurecer as histórias de usuário complementando as ideias geradas ao longo
da visão com o conhecimento acumulado ao longo da imersão;

Legado de Sistemas
Jornada do Cliente
Processos de Negócio
B
Sistema
Legado 1
Sistema
Legado 2
Produto de
Prateleira
Adquirido
!
! !
!
!

5ª Etapa
Planejamento das
Entregas
Reformulação da Visão de Solução

4ª e 5ª SEMANA: ROADMAP
Entrega de protótipos funcionais que inspiram os atores envolvidos a experimentar
suas ideias, aprender com o usuário e repensar o conceito da solução. A organização
deve efetivamente poder operar o protótipo para avaliar se o que está sendo pedido é
efetivamente útil para resolver os desafios do negócio;
• Detalhar as histórias de usuário e fluxos de trabalho em uma versão PROTÓTIPO
dos fluxos “automatizáveis” incluindo estruturas de dados, formulários e regras de
negócio (parte da solução habilitada pela automação de processos)
• Detalhar as histórias de usuário que vão ser desenvolvidos em requisitos de
sistemas que incluem: cadastros, aplicações especializadas, integrações/serviços e
comportamentos avançados de formulários; (parte da solução habilitada por
desenvolvimento tradicional)
• Navegar no PROTÓTIPO da solução com os atores envolvidos para amadurecer as
histórias detalhadas na solução que a organização realmente necessita;
• Consolidar o Roadmap de Automação do Processo alinhando as expectativas entre
o que será entregue nos 3 primeiros sprints da transformação de 12 semanas e o
que ficará para os próximos releases

5ª Etapa
Planejamento das
Entregas
Quais requisitos são resolvidos om automação de processos e quais requisitos são
resolvidos com desenvolvimento tradicional??

O que fazer???? Como entregar os requisitos de sistema solicitados?
COMPRA DE PRODUTO
DE PRATELEIRA
DESENVOLVIMENTO DE
SISTEMAS
AUTOMAÇÃO DE
PROCESSOS EM BPMS

COMPRA DE
PRODUTO
STANDARD
Qualotipodedemandadaorganização?
Ampla Restrita
Funcionalidade
Especialistas
(AtividadeCritica)
DESENVOLVIMENTO
DE APLICAÇÃO
ESPECIALISTA
ORQUESTRAÇÃO DE
ATIVIDADES
HUMANAS (BPMS)
ORQUESTRAÇÃO DE
SERVIÇOS DE TI (BPMS)
QUAL O MELHOR CAMINHO?
Contolede
Fluxode
Trabalho
Qual o tipo de oferta disponível no mercado ?

Ativos de Tecnologia da Informação
Stakeholders
B
Sistema
Legado 1
Sistema
Legado 2
1) Produto Prateleira
Produto de
Prateleira
Adquirido
B

Stakeholders
B
Sistema
Legado 1
Sistema
Legado 2
Desenvolvimento
Específico
Aplicação
Desenvolvida
em Java

‘
Stakeholders
Sistema
Legado 1
Sistema
Legado 2
Produto de
Prateleira
Adquirido
Aplicação
Desenvolvida
em Java
Serviços
Orquestrados
em um BPMS
Orquestração de Serviços de
TI

‘
Stakeholders
Sistema
Legado 1
Sistema
Legado 2
Produto de
Prateleira
Adquirido
Aplicação
Desenvolvida
em Java
Orquestração de Atividades
Humanas
Atividades Humanas
Orquestrados
em um BPMS

Automação do Fluxo de Trabalho
Componentes Disponibilizados
Desenvolvimento Tradicional
Mobile Inbox Dashboard Social
Javascript Cadastro Aplicações Integrações
Empoderamento
Do time de
Negócio p/
Entregar
software
Todo processo
Incorpora uma
Série de
componentess
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Utilize a melhor tecnologia disponível para cada tipo de requisito!

6ª, 9ª e 11ª SEMANA: PLANNING
Adoção de ciclos de planejamento/entrega curtos, onde é possível validar, aprender e
direcionar a solução para necessidades reais de uso, evitando assim a construção de
funcionalidades que não serão utilizadas – conforme valores e princípios do manifesto
ágil. Foco em entregar incrementos de software que agregam valor para nossos
clientes o mais rápido possível.
• Definir as metas do Sprint e alinhar expectativas do que será entregue . O
tamanho do Sprint pode variar, assegurando que o negócio sempre irá receber, ao
fim do Sprint, uma entrega significativa;
• Priorizar e amadurecer as atividades, dados, formulários, regras de negócios,
integrações/serviços e desenvolvimentos que serão implementados durante o
Sprint;
• Estimar os esforços necessários e distribuir o trabalho em tarefas mais técnicas na
equipe aprofundando o entendimento dos desafios técnicos por trás de cada
atividade.

NEGÓCIO TECNOLOGIA
“O pessoal de TI não conseguiu entender o que eu queria” “O cara de negócio todo dia pedia uma coisa diferente”
“Foram diversas reuniões e até agora nenhum resultado” “As reuniões são improdutivas quando não se sabe o
quer”
“Tudo já havia sido dito desde a primeira reunião” “A falta de foco e objetividade durante as reuniões
tornam tudo mais lento”
“Eles deviam saber mais sobre o negócio” “Eles deviam saber mais sobre sistemas”
“Se eles entendessem o que eu falava...” “Se eles entendessem o que eu falava...’
Qual é a causa raiz??? O que efetivamente está acontecendo????

O método cascata tradicional adotado em múltiplas organizações é baseado nas ideias de
linhas de produção/manufatura fortemente consolidados no século passado...
Requisitos
Design
Codificação
Teste
Manutenção

Desta forma, devemos repensar a ideia de que “detalhar requisitos” é a
melhor forma de tratar as incertezas e aprender sobre o projeto ...
custo
Conhecimento vem
na integração final,
ou nos relatórios
de uso do sistema
“Aprendizado Tardio”

Entrega Conhecimento
(redução de riscos)
... em relação ao próprio ato de desenvolver, testar e utilizar o software. Ao invés de apenas
“Pensar/Planejar o que construir” tente um pouco o conceito de “construir para poder pensar/planejar”...
Podemos pagar para aprender cedo no projeto
Crescimento do conhecimento com
integração contínua e antecipada
Sequencia de desenvolvimento
Indiferente (com respeito
ao conhecimento)
tempo

... A partir de ciclos curtos que incluam detalhamento de requisitos,
desenvolvimento e validação
Requisitos Design
Codificação
Teste

Como você acha que realmente o cérebro humano funciona??

6ª A 12ª SEMANA: AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS
O LECOMM BPM empodera um usuário de negócio a desenvolver aplicações baseadas
em automação de processos, que nativamente incorporam componentes inovadores
de mobilidade, social computing e analytics. Posteriormente, desenvolvedores
experientes podem desenvolver serviços de TI e javascrpits que amadurecem esta
“aplicação inicial” agregando integrações com o legado, novas funcionalidades e
interfaces diferenciadas ao usuário.
• Definir atores e responsabilidade para cada atividade do fluxo incluindo
permissões dinâmicas e atribuições a grupos ou múltiplos atores.
• Detalhar os fluxos automatizáveis incluindo caminhos infelizes, regras de exceçção,
especialização de fluxos por tipo de instância, trajetos complementares, etc.
• Detalhar a estrutura de dados incluindo validações, mascaras, comportamentos de
tela, fórmulas, hints, etc..
• Detalhar a estrutura de formulário incluindo tamanho, formatação e organização
dos campos. Desenvolver javascripts para comportamentos avançados dos
formulários;
• Desenvolver serviços para integrações sistemas legados e bancos de dados;

Qual a natureza do trabalho realizado Na sua organização ?

COMO ACHAMOS QUE O TRABALHO INTELECTUAL FUNCIONA ?
COMO TRABALHO INTELECTUAL EFETIVAMENTE FUNCIONA ?
COMO ACABAMOS MODELANDO O TRABALHO INTELECTUAL?

INFELIZMENTE, NÃO CONSEGUIMOS PREVER TODOS OS
CAMINHOS POSSÍVEIS...

... IMPACTANDO NA PERCEPÇÃO DE VALOR DO CLIENTE!
SISTEMAS
ENGESSADOS
AUSÊNCIA DE
SISTEMASx

ORIENTAÇÃO?TRILHO ????
“PADRONIZAÇÃO”
“ESTABILIDADE”
“ROTINA”
“FLEXIBILIDADE”
COMO OBTER O MELHOR DOS DOIS MUNDOS!

GESTÃO DO TRABALHO NÃO PREVISÍVEL
Emitir pedido Analisar Atender
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TAREFAS
AD HOC CHAT
GESTÃO DO TRABALHO PREVISÍVEL

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Emitir pedido PRE
ANÁLISE Atender
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COMO ELE TERIA SIDO MODELADO?
ANÁLISE
COMO O PROCESSO É EXECUTADO?

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COMO ELE TERIA SIDO MODELADO?
PRE
ANÁLISE
ANÁLISE
COMO O PROCESSO É EXECUTADO?

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REDESENHANDO O PROCESSO A PARTIR DE SUA EXECUÇÃO
Analisar
Parecer
Jurídico
COMO O PROCESSO FOI EXECUTADO?

6ª A 12ª SEMANA: DESENVOLVIMENTO TRADICIONAL
BPMS não é uma bala de prata que resolve todo e qualquer problema. A automação
de processo pode ser sempre complementada por outras tecnologias e plataformas
mais adequadas para implementar requisitos relevantes para o usuário. Usualmente,
automação de processos acabam envolvendo o desenvolvendo de cadastros ainda
inexistentes na organização e aplicações/apps específicas para aumentar a
produtividade e qualidade decisória do profissional especialista quanto para suportar
atividades mais complexas de profissionais não especialistas.
• Para demandas de telas com necessidade de usabilidade mais avançada,
desenvolver protótipos e wireframes para validar o comportamento das
funcionalidades antes de iniciar o desenvolvimento.”
• Desenvolver os cadastros e aplicações especialistas que suportam ou potencializam
o processo automatizado.
• Validar as integrações necessários para chamar os cadastros/aplicações
especialistas a partir do fluxo automatizado;

8ª, 10ª E 12ª SEMANA: IMPLEMENTAÇÃO E GESTÃO DA MUDANÇA
Ao final do Sprint temos software com potencial de ir para produção. É uma decisão
do cliente e do time publicar a versão em produção, permitindo uma percepção de
valor muito rápida para o cliente.
• Demonstrar para o cliente as funcionalidades que foram implementadas no Sprint.
O cliente poderá utilizar o produto e verificar como os resultados de automação de
processos definidos no Sprint foram alcançados pelo time.
• Motivar o time rapidamente a perceber as dificuldades e os enganos cometidos na
implementação, permitindo tratar de forma eficiente possíveis falhas identificadas.
• Decidir se o incremento de software produzido agrega valor suficiente para ir a
produção. É uma decisão do cliente e do time publicar a versão em produção,
permitindo uma percepção de valor muito rápida para o cliente;
• Treinar os usuários e ativar a etapa de operação assistida
•

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