Dokumen tersebut membahas tentang sistem otomatisasi perkantoran yang memberikan fasilitas pemrosesan informasi sehari-hari di perkantoran dan organisasi bisnis. Sistem ini meliputi pengolahan kata, lembar kerja, presentasi, database, email, dan voice mail. Otomatisasi kantor kini digunakan manajer dan profesional untuk memecahkan masalah, dengan tujuan meningkatkan pendapatan dan mengurangi biaya. Dokumen ini juga membahas konsep kant

1. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen
#6 Otomatisasi Kantor
Endang Supriyadi, M.Kom
 endangs2013@gmail.com

2. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Pengantar
• Sistem otomatisasi perkantoran (office
automation) adalah sistem yang memberikan
fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-
hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis
• Sistem ini menyediakan aneka ragam pemrosesan
informasi disamping pengolahan kata (word
processing), pengolah lembar kerja
(spreadsheet), pengolah grafik, aplikasi
presentasi, pengaksesan basis data, surat
elektronik (email), surat bersuara (voice mail)

3. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
• OA meliputi sistem elektronik formal maupun
informal yang terutama berhubungan dengan
komunikasi informasi dari dan ke orang-orang
yang ada di dalam maupun di luar organisasi

4. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Pemecahan Masalah Manajerial
• Aplikasi-aplikasi otomatisasi kantor
sebelumnya digunakan untuk mendukung
karyawan bagian sekretariat dan administratif,
saat ini sudah banyak digunakan oleh para
manager dan profesional untuk membantu
memecahkan permasalahan yang dihadapinya

5. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Tujuan OA
• Pendapatan yang lebih tinggi vs Penghindaran
biaya
• Pemecahan masalah kelompok
• Kelengkapan, bukan sebagai penggantian
5

6. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Pengguna OA
• Manajer
• Profesional
• Sekretaris
• Pegawai Administratif
6

7. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Aplikasi OA
• Pengolah kata (word processing)
• Surat elektronik (email)
• Jasa surat elektronik (electronic mail service)
• Voice mail
• Kalender elektronik (electronic calendaring)
• Konferensi Audio (audio conferencing)
• Konferensi video
• Konferensi komputer
• Transmisi faksimil
• Videotex
• Pencitraan
• Desktop publishing (DTP)
7

8. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Contoh penggunaan OA
• Pengolah lembar kerja digunakan untuk menganalisa
berbagai kemungkinan harga
• Pengolah kata digunakan untuk membuat kontrak kerja
penjualan
• Surat elektronis untuk memberikan deskripsi produk
kepada calon pelanggan
• Video konferensi digunakan untuk melakukan
pertemuan virtual secara jarak jauh untuk melakukan
koordinasi sejumlah orang yang berada di berbagai
tempat yang berjauhan, dalam hal ini wajah para
peserta rapat dapat terlihat dalam monitor

9. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Kantor Maya (Virtual Office)
• Perkembangan otomatisasi kantor yang
menghubungkan orang secara elektronik telah
membuka peluang-peluang baru dalam bagaimana
pekerjaan kantor dilaksanakan.
• Otomatisasi kantor telah membuat pekerjaan tidak
harus dikerjakan di kantor dan bisa dikerjakan dimana
saja serta kapan saja
• Konsep kantor maya (Virtual office) memungkinkan
pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua
lokasi geografi selama tempat tersebut terhubung
dengan satu atau lebih kokasi dengan kemampuan
komunikasi elektronik

10. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
• Sejak tahun 1970-an, konsep VO sudah dimulai,
seiring dengan murahnya peralatan komputer dan
komunikasi data yang memungkinkan individu untuk
berkerja di rumah

11. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Keuntungan Kantor Maya
• Biaya fasilitas yang lebih murah, perusahaan tidak
membutuhkan kapasitas kantor yang besar, sehingga
biaya sewa kantor turun
• Biaya peralatan yang lebih rendah, perusahaan tidak
perlu memberikan peralatan kepada setiap karyawan
• Berkurangnya penghentian pekerjaan, dalam kondisi
apapun pekerjaan dapat terus dilakukan karena
pekerjaan dapat dikerjakan di mana pun dan kapan pun
• Kontribusi sosial, perusahaan dapat mempekerjaan
orang-orang yang memiliki keterbatasan fisik karena
mereka dapat bekerja di rumah

12. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Kerugian Kantor Maya
• Moral yang rendah, hal ini dikarenakan salah
satunya tidak adanya umpan balik positif yang
berasal dari interaksi tatap muka dengan
atasan atau sesama rekan kerja
• Kekhawatiran resiko keamanan, keamanan
data dan informasi akan lebih sulit di
kendalikan di dalam lingkungan kantor maya

13. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Kesuksesan VO
• Disiplin, tanpa adanya disiplin diri untuk
melakukan pekerjaan tanpa supervisi dan
motivasi maka VO tidak dapat dijalankan
• Independen, karyawan diharapkan dapat
bekerja sendiri dan menjadi atasan bagi diri
sendiri

14. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Telecommuting
• Telecommuting merupakan istilah yang
diperkenalkan untuk menggambarkan
bagaimana karyawan dapat secara elektronik
“pergi” ke tempat kerja
• Telecommuter yang pertama adalah ilmuwan
komputer seperti programmer sistem, dimana
mereka dapat membuat produk piranti lunak
di rumah atau di mana pun

15. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Keuntungan Telecommuting bagi karyawan
• Fleksibiltas, yang diberikan dalam
menjadwalkan tugas pekerjaan sehingga tugas
pribadi juga dapat di akomodir
• Perusahaan akan memberikan perhatian yang
lebih besar pada kebutuhan komunikasi para
telecommuter

16. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Kerugian Telecommuting bagi karyawan
• Karyawan yang melakukan telecommuting
dapat merasa menjadi anggota organisasi
yang kurang dianggap penting
• Kekhawatiran kehilangan pekerjaan atau akan
menjadi korban dari suatu pemecatan
elektronik
• Meningkatnya ketegangan keluarga, karena
batasan antara pekerjaan rumah dan
pekerjaan kantor menjadi kabur

17. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Hoteling
• Telecommuting ternyata meluas sampai meliputi
seluruh karyawan yang hanya datang ke kantor apabila
diperlukan
• Perusahaan menyediakan fasilitas terpusat yang dapat
dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan
akan ruangan dan dukungan kantor
• Karyawan yang menggunakan fasilitas ini dengan cara
yang sama seperti ketika mereka menggunakan sebuah
hotel apabila sedang bepergian.
• Agar tujuan tercapai, fasilitas kantor terpusat harus di
kelola oleh pegawai pendukung yang memadai dan
menawarkan teknologi yang dibutuhkan

18. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Keuntungan Hoteling
• Pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang
lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada
apa yang dibutuhkan untuk mendukung
personel kantor

19. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Kerugian Hoteling
• Anggapan hilangnya “bonus” oleh karyawan
yang tidak lagi memiliki ruangan kantor
pribadi
• Hilangnya perasaan berada dalam suatu
komunitas dan potensi dampak negatif pada
budaya korporat

20. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Organisasi Maya
• Keberhasilan kantor maya, memperluas
penggunaannya pada keseluruhan perusahaan
sehingga menjadi organisasi maya (virtual
organization)
• Organisasi maya merupakan operasi
keseluruhan perusahaan dirancang
sedemikian rupa sehingga tidak terikat pada
lokasi-lokasi fisik

21. Endang Supriyadi., M.Kom Sistem Informasi Manajemen
Referensi
• Laudon, C. Kenneth., Management
Information Systems Managing the Digital
Firm, Twelth Ed., Prentice Hall, 2012
• Zakiyudin, Ais, Sistem Informasi Manajemen,
Mitra Wacana Media, 2011