Achtergrondmateriaal bij een interne cursus die wij geven aan onze teamleiders. Besef van eigen rol in relatiemanagement naar gemeenten en samenwerkingspartners. In de workshop gaan we vooral focussen op tips en trucs en de eigen inbreng.

1. Relatiemanagement per gemeente
Sinds de fusie tot Kennemerwaard in 2009 en de uitbreiding van het werkgebied
met de gemeente Bergen is relatiemanagement op verschillende niveaus in de
organisatie opgepakt met wisselend succes.
Goed relatiemanagement is essentieel om lokale verankering te borgen en om in te
kunnen spelen op actuele gebeurtenissen en kansen. Ook het hebben van één of twee
lokale aanspreekpunten voor externen en voor het management om achtergronden goed
te kunnen duiden is zeer belangrijk.
Relatiemanagement moet op op 2 niveaus in ieder geval geborgd zijn in de organisatie:
op strategisch (management) niveau en op tactisch/operationeel niveau.
Doel
De verbondenheid van de bibliotheek met de gemeente en de inwoners verhogen.
Activiteiten: Netwerken en daarmee goodwill opbouwen voor de bieb. Laten zien wat de
bibliotheek doet en wat de bibliotheek voor de diverse groepen gebruikers betekent?
Uitleggen wat het effect van bezuinigingen is.
Op die manier de verankering van de bieb in de lokale samenleving verhogen,
zodat er minder snel bezuinigingen komen, er meer leuke activiteiten in de
gemeente met de bieb komen, er meer leden komen.
Huidige situatie
Managementteam heeft lobbyplan, maar komt te weinig toe aan
structurele contacten. Met name aanwezigheid bij gemeenteraads- en
commissievergaderingen in de vier gemeenten, ‘de wandelgangen’ zijn een
ondergeschoven kind. Management richt zich op strategische
onderwerpen, maar heeft te weinig inzicht in welke onderwerpen waar de
bibliotheek iets in zou kunnen betekenen op de (raads)agenda staan.
Domeinspecialisten, teamleiders en soms bibliothecaris specialisten
hebben een lokaal netwerk. Vaak vanuit historie gegroeid. Onvoldoende
afstemming tussen welke kansen er liggen met management op het
gebied van programmering en uitbreiding (informatieve) dienstverlening.
Verbeterpunten
 Structureel bijhouden lokale raads- en commissieagenda’s per gemeente
 Structureel contacten onderhouden met netwerkpartners, bestaand en potentieel.
 Structurele inzet op uitbreiding programmering.
Voorstel gewenste situatie
Hoe deze taak het best te beleggen en concreet te maken (gebaseerd op
werkwijze bibliotheek Zuid-Kennemerland).
Strategisch niveau:
Elk MT lid houdt de agenda bij van één van de vier gemeenten. Liefst één gezicht
per gemeente, maar afstemmen wie naar welke vergadering gaat, vervanger per
gemeente benoemen. Niet alleen wanneer bibliotheek op agenda staat, maar
ook gerelateerde onderwerpen als WMO, gebiedsontwikkeling, cultuur, onderwijs,
leefbaarheid etc. Met bibliotheekbadge (oid) op tribune zitten om herkenbaar te
zijn.
Alkmaar: Erna (Jan)
Bergen: Jan (Hanneke)
Castricum: Hanneke (Frank)
Heerhugowaard: Frank (Erna)

2. Management onderhoudt structureel de contacten met wethouder en beleidsambtenaar
bibliotheekwerk.
Tactisch/operationeel niveau:
Domeinspecialisten/accountmanagers en teamleiders onderhouden de contacten met
partners in de lokale gemeenschap en de lokale ambtenaren (m.u.v. beleidsambtenaar
bibliotheekwerk).
Taak van relatiemanager heeft minimaal 1 meeting per week met iemand uit het
netwerk.
Contacten zijn bijv. Dorpsraad, culturele raad, muziekschool, volksuniversiteit,
boekwinkel, VVV, ouderenbonden, Historische verenigingen, scholen, zorgcentra etc.
Hierbij signaleren zij kansen voor ontmoeting en debat en activiteiten op het gebied van
leesbevordering en mediawijsheid of andere mogelijkheden om het gebruik van de
bibliotheek te bevorderen. De relatiemanager geeft input aan de sector Innovatie en
Ontwikkeling en Publieksdiensten.
Minimaal één keer per kwartaal doet de relatiemanager een voorstel voor
een activiteit/lezing in de gemeente.
De relatiemanager denkt mee met de marketingmedewerkers over
marketingacties in de gemeente. Bijv. in welke wijken zijn nieuwe
mensen komen wonen? Is het zinvol om aanwezig te zijn op een bepaalde
bijeenkomst in het dorp met een marketing actie?
De relatiemanager vertelt het verhaal van de bibliotheek aan anderen
in de gemeente. Wat doet de bieb nog meer dan uitlenen? (indien
noodzakelijk eerst presentatie Erna over breedte van dienstverlening
bibliotheek).
De relatiemanager signaleert kansen voor verhuur van ruimte of gebruik van
bibliotheekruimte. Ziet kansen voor cursussen/lezingen etc.
De relatiemanager twittert op de account van BiebKennemerwrd over
ontwikkelingen in de gemeente die een (verre) relatie hebben met de
bibliotheek. Minimaal 1 tweet per week. Bijv. over een dichtwedstrijd. Of
een boekwinkel heeft een prijs gewonnen. Of een school gaat verbouwen.
Of een schrijfster uit de gemeente heeft een nieuw boek gepubliceerd.
Tweets moeten altijd positief van toon zijn. Je kan ook met de
BiebKennmerwrd account mensen gaan volgen die er toe doen in de
gemeente en professionele reacties geven op wat ze doen. Twittertraining
kan geregeld worden. (vervolg om ook iets er over te bloggen of een
bericht op Facebook te zetten)
De relatiemanager is voor deze rol gekozen op grond van haar functie
waarbij netwerk en communicatieve vaardigheden essentieel zijn. Als
tijdsbesteding geldt: 3 uur per week. Dit is een gemiddelde en kan
verschillen per week. Laten vervallen??
EW/06082013
Meer informatie Minder informatie
Sluiten