Organização e métodos

ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS E
SISTEMAS – 02/2012

AULA 08

Professor Euller Barros

Cumbuca!

• O Sorteado deverá apresentar, de forma resumida, o conteúdo
ministrado na aula anterior;

• Caso o sorteado não esteja presente, será realizado novo
sorteio até que algum aluno presente seja sorteado;

• Caso o aluno sorteado se recuse a realizar a cumbuca ou
realize de maneira não satisfatória, não será realizado um
novo sorteio.

REVISÃO – AULA 07

• Visão Gráfica de Processos - Fluxograma

• BPMN – Business Process Modeling
Notation

• Mapeamento de Processos

Fluxograma

“Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a
sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando
as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais
envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007)

• Outras nomenclaturas:
• Flow-chart
• Carta de fluxo de processo
• Gráfico de sequência
• Gráfico de Processamento

Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007

Fluxograma - Símbolos
Símbolo para Início/Fim
Também usado como Conector

Símbolo para Tarefas. Exemplo: “Atender Demandas”

Símbolo para decisões. Exemplo: “Relatório Validado?”

Símbolos para Documentos. Exemplo: “Relatório Anual”

Símbolo para sequência do fluxo de trabalho

Fluxograma - Símbolos
• Pool - Representa a área ou cargo aonde as atividades do processo
ocorrem:

• Swim Lanes – São subdivisões do Pool, podem representar subáreas
de uma área ou cargos dentro de uma área

Mapeamento – Cadeia de Valor
1. Listagem dos macro processos da empresa
• (Identificação em reunião JAD*)

2. Classificação dos macroprocessos em primários e suporte
• (Definir e utilizar critérios tais como: pertencente á missão da empresa/
importante para o cliente/de alto impacto financeiro/....)

3. Desenho da cadeia primária (no tempo) e de suporte

*O que são reuniões JAD
JAD (Joint Application Design) é um método criado pela IBM na década de 70, cujo objetivo
era reduzir os tempos de especificações de sistemas através da eliminação dos retrabalhos
de especificação. A partir de então, passaram a especificar os sistemas em grupos de
entrevistados, grupos estes formados por todas as pessoas que se envolviam direta ou
indiretamente com o processo. Fonte: IADI – Business Process School

Mapeamento - Priorização
• Definição do Objetivo do mapeamento

• Seleção dos Macroprocessos prioritários

• Seleção dos Processo Prioritários

• Exemplos de Objetivos/Critérios de Padroniação:
• Redução de Custos
• Padronização / Melhora no Atendimento
• Reduzir erros / defeitos / atrasos

Mapeamento - Priorização

FERRAMENTA

Cadeia de Processo Fluxograma
A B C
PROCESSO

MP1
T1 B2
T4
T2
P1 P2 P3 T5
T3
‘
T6
B3
B1
B1 B2 B3 T7

Mapeamento de Processos
• Realizada através de reunião de pessoas que participam direta ou
indiretamente no processo tratado. , orientado por um condutor, que
deve ter competência para extrair dos participantes o máximo de
informações relevantes ao processo.

• Durante a reunião descreve-se gráfica e textualmente o retrato
detalhado da situação do processo, bem como devem ser levantadas e
registradas outras informações relativas ao mesmo.

• Deve ter um nível de detalhe suficiente para se entender o
funcionamento interno e os relacionamentos com outros processos.

• Como produtos temos a representação gráfica, validada do processo, e
outras informações relevantes ao mesmo.

Fonte: IADI – Business Process School

Análise e Diagnóstico de Processos
• Para viabilizar uma análises profunda e assertiva do processo
mapeado, é necessário durante o mapeamento, que se levantem de
forma estruturada os pontos fracos (problemas) relacionados com a
execução do processo.

• Ponto Fraco:
• Ocorrência ou situação presente que impacta ou influencia negativamente
o processo, de forma direta ou indireta e que atrapalha o seu bom
desenvolvimento, que possui uma ou mais causas, que pode ser
mensurado ou não.

• Exemplos de Pontos Fracos em Processos:
• gargalos, retrabalhos, redundância de atividades, atividades que não
agregam valor, que fogem do objetivo, burocracia, quebra/indefinição de
responsabilidade, riscos, fragilidade, existe outra prática melhor, local de
execução adequado, relação custo/tempo, .
Fonte: IADI – Business Process School

AGENDA – AULA 08

• Padronização
• Manuais Administrativos
• Formulários
• Procedimentos Operacionais Padrão

• Arranjo do Espaço Físico/Layout

O&M – Funções
• Desenho, racionalização e normatização de processos e
procedimentos organizacionais;

• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;

• Desenho, racionalização e normatização de formulários;

• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout
na empresa.

Fonte: A EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO E DA CARREIRA DE O&M NO BRASIL (1985-1997) Miguel P. Caldas, 1998

Padronização
Padronização é busca pela unificação dos
meios (processos, atividades, tarefas) para
garantir o alcance dos resultados.

• Tipos de Ferramentas utilizadas:
• Manuais Administrativos
• Formulários
• Procedimento Operacional Padrão

Manuais Administrativos
• Manual é todo e qualquer conjunto de normas,
procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos,
instruções e orientações que devem ser obedecidos e
cumpridos pelos funcionários da empresa, bem como a forma
como estes devem ser executados, quer seja individualmente,
quer seja em conjunto. (OLIVEIRA,2007)

• Manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa
com a finalidade de uniformizar os procedimentos, sendo um
ótimo instrumento de racionalização de métodos e
aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo
assim a integração dos diversos subsistemas organizacionais.
(CURY, 2005)

• Tipos de Manuais:
• Manual de organização/Manual de funções

• Manual de normas e procedimentos

• Manual de políticas e diretrizes

• Manual de Instruções Especializadas

• Manual do Empregado


• Manual da Organização: Visa enfatizar e caracterizar os
aspectos formais das relações entre os diferentes
departamentos – ou unidades organizacionais – da
empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as
responsabilidades correlacionados a cada uma das unidades
organizacionais da empresa. Contém: Organograma, Níveis
hierárquicos, Funcionograma etc.

• Manual de normas e procedimentos: Tem como objetivo
descrever as atividades que envolvem as diversas unidades
organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas
devem ser desenvolvidas. Contém: Normas, Fluxogramas e
Formulários

Formulários
• “O formulário é um importante meio de
comunicação, transmissão e registro de informações.”
(OLIVEIRA, 2007)

• “Documento padronizado com uma finalidade
específica, possuindo características e campos apropriados
para preenchimento com as informações necessárias para um
fluxo de trabalho” (CURY, 2005)

• São utilizados como apoio para sistemas e processos administrativos
devido a sua clareza e conteúdo.
• Padronização das comunicações – Garante que as informações
coletadas/transmitidas estejam completas e no formato adequeado.

Procedimento Operacional Padrão
“POP é uma descrição detalhada de todas as operações
necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um
roteiro padronizado para realizar uma atividade.”

• Só se padroniza o que é necessário padronizar;

• Devem ser listados os passos críticos da atividade/tarefa

• Disponha os passos críticos de forma pictórica, para facilitar o
entendimento e o treinamento.

Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004

Procedimento Operacional Padrão

Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004

O&M – Funções
• Desenho, racionalização e normatização de processos e
procedimentos organizacionais;

• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;

• Desenho, racionalização e normatização de formulários;

• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e
layout na empresa.

Fonte: A EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO E DA CARREIRA DE O&M NO BRASIL (1985-1997) Miguel P. Caldas, 1998

Arranjo Físico - Definição

• No Arranjo Físico estabelece-se a posição relativa entre as diversas
áreas. Os modelos de fluxo e as inter-relações entre as diversas
áreas são visualizadas, tendo-se a noção clara do fluxo
industrial, desde a entrada das matérias-
primas até a saída do produto. Depois, define-se claramente a
localização de cada máquina e posto de trabalho;


Etapas de um projeto de Arranjo
Físico
• Para o desenvolvimento de um estudo de arranjo físico, o analista
de O&M deve seguir as seguintes etapas:

1. Levantamento da situação atual;

2. Estudo das soluções alternativas;

3. Consolidação da solução escolhida;

4. implementação e avaliação do novo arranjo físico


Tipos de Arranjo Físico
• Por Processo (ou funcional, ou Job shop)

• Por produto (linha ou flow shop)

• Celular

• Posição Fixa

• Espaço Aberto

• Espaço Panorâmico

Arranjo Físico – Por Processo
• Por Processo (ou funcional, ou Job shop)
• Todos os processos e os equipamentos do mesmo tipo são
desenvolvidos na mesma área. O material se desloca buscando
os diferentes processos.

• O layout é flexível para atender a mudanças de mercado e do
espaço físico, atendendo a produtos diversificados em
quantidades variáveis ao longo do tempo.

• Apresenta um fluxo longo dentro da fábrica, que é adequado a
produções diversificadas em pequenas e médias quantidades.

Arranjo Físico – Por Produto
• Por Produto (linha ou flow shop)
• As máquinas e/ou as estações de trabalho são colocadas de acordo com
a sequência das operações. O material percorre um caminho
previamente determinado no processo.

• É indicado para produção com pouca ou nenhuma diversificação, em
quantidade constante ao longo do tempo e em grande quantidade.

• Requer um alto investimento em máquinas e pode apresentar
problemas com relação à qualidade dos produtos fabricados caso não
tenha bom aproveitamento do layout.

Arranjo Físico - Celular
• Fábricas - Consiste em arranjar em um só local (a célula) máquinas
diferentes que possam fabricar o produto inteiro. O material se
desloca dentro da célula buscando os processos necessários.

• Escritórios - Ambiente composto por células fechadas que podem
ser salas individuais ou departamentos: propicia alto nível de
individualidade, favorece o trabalho intelectual isolado e a
segmentação total das atividades da empresa em espaços
estanques

Arranjo Físico - Posição Fixa
• Posição Fixa
• No layout por posição fixa, o material permanece fixo em uma
determinada posição e as máquinas se deslocam até o local executando
as operações necessárias.
• É recomendado para um produto único, em quantidade pequena ou
unitária e, em geral, não repetitivo.
• Por exemplo, o caso da fabricação de navios, grandes transformadores
elétricos, turbinas, pontes rolantes, grandes prensas, balanças
rodoferroviárias e outros produtos de grandes dimensões físicas.

Arranjo Físico – Espaço Aberto
• Ambiente totalmente aberto, sem biombos ou divisórias: permite
alto nível de controle, traz economia de espaços de circulação
interna e promove maior agilidade no trâmite das
informações, exigindo uma postura adequada e controlada do
trabalho individual.
• Neste modelo é indicado optar pela criação de um pool para as
salas de reuniões e outras que devam ser necessariamente
fechadas, a fim de racionalizar a distribuição do espaço;

Arranjo Físico - Panôramico
• Ambiente panorâmico, onde predominam biombos baixos e
espaços semi-abertos: oferece nível racionado de privacidade e
organização individualizada do trabalho, apresentando
uma segmentação parcial das atividades da empresa;

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