1. GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
LENY JOHANNA CRUZ
ELIZABETH CADAVID ACOSTA
DERLY YANIBE CRISTIANO ALDANA
JHON CARLOS ORREGO
LUIS FERNANDO MALAVER GARCIA
G2
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMAACADEMICO CIDBA
AGOSTO
2013

2. GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
LENY JOHANNA CRUZ
ELIZABETH CADAVID ACOSTA
DERLY YANIBE CRISTIANO ALDANA
JHON CARLOS ORREGO
LUIS FERNANDO MALAVER GARCIA
G2
EJE TEMATICO N 1
DOCENTE
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA ACADEMICO CIDBA
AGOSTO
2013

3. INTRODUCCION
Con la aparición de los documentos electrónicos durante las últimas décadas, los archivos han
sufrido una gran revolución lo cual obliga a los archivistas a modificar sus métodos para
hacer frente a este fenómeno de producción de documentos en los nuevos soportes.
Los cambios tecnológicos en el último siglo, especialmente en el campo electrónico y
digital, trajo consigo un gran cambio en la forma de comunicación, de transmisión de la
información, de trabajo y en general, estos cambios han afectado en las actividades
cotidianas de la sociedad actual; para la cual deben adaptarse a los cambios, por lo tanto es
necesario que exista un marco jurídico necesario para hacer relevante el uso de estas nuevas
tecnologías; teniendo en cuenta que es un el elemento básico de este movimiento a nivel
global, donde permite desarrollo del comercio nacional e internacional.
Eje temático N°1

4. OBJETIVO GENERAL
1. Conocer la forma en que se estructura la gestión automatizada en las organizaciones;
entendiendo cada uno de sus componentes, tanto el analítico por parte de los gestores de
información (archivístico), como el informático que posibilita el encuentro dinámico entre todas
las partes de la administración.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Conocer las ventajas y desventajas de la documentación electrónica como soporte de
información.
2. Explicar los procedimientos llevados a cabo en la gestión automatizada de información.
3. Asumir las diferencias en el tratamiento de la información electrónica.
Eje temático N°1

5.  EL Documento Electrónico
 El ciclo vital de la información sus 3 fases
 El dato individual a la información electrónica
estructurada
 Qué es información
 Qué es un dato
 Porqué es diferente la información electrónica
 Creación de datos electrónicos
 Modos de estructura los datos
 Documentos
 Bases de datos
 Adquisición de equipos y aplicación para la
información electrónica
Eje temático N°1

6. El Documento Electrónico
El Archivo General de la Nación define Documento electrónico
como “Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo
electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de
código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de
detectores de magnetización”.
Un documento electrónico de archivo, son aquellos producidos o recibidos en
una entidad en razón de sus actividades o funciones, el documento electrónico
de archivo tiene los mismos rasgos del documento de archivo físico como es
su originalidad y valor probatorio, su única diferencia es que varía el medio de
creación o recepción, trámite y recuperación, ya que se utilizan herramientas
informáticas o electrónicas.
Eje temático N°1

7. Fase de diseño
Como sucede con la información en formato papel, la de índole electrónica obedece a una
necesidad en la gestión organizacional. La primera fase requiere entonces establecer la
planeación, es decir, la forma como se va a desarrollar la tarea de administrar los archivos
electrónicos.
Tareas propias de esta fase
Definición de oficinas y encargados de la administración documental (perfiles de acuerdo a
nivel de conocimiento en materia archivística, o en su defecto responsables de cada área)
Implementación de un software como de un repositorio con la tecnología adecuada, que me
permita albergar y recuperar sin riesgo alguno, la información contenida en los servidores.
Manejo de niveles de acceso (de acuerdo al perfil del solicitante)
Fase de Creación
Es el momento en el que la información se convierte en formato digital, legible por medio de
ordenadores; se debe tener en cuenta que la responsabilidad del proceso implica a los creadores
de la información (oficinas de gestión) y a los archivistas (velan por el orden lógico y formal de los
documentos)
Eje temático N°1

8. Por lo tanto se realizan las siguientes tareas…
Puntos de creación de información digital (Escaneo: centralizado o también
descentralizado).
Valoración y análisis de la información para la creación de expedientes organizados
siguiendo el criterio de serie documental (La implementación de software acelera la tarea
de recopilación de información).
La revisión constante del documento físico, generados en la oficinas, para la
digitalización acorde de las series documentales (en el caso de que la digitalización sea
asumida directamente por las áreas).
Revisión y organización para las demás transferencias, teniendo en cuenta los criterios
archivísticos, y su debida digitalización e implementación electrónica.
Descripción de la documentación para su efectiva recuperación
Manejo adecuado de bases de datos (catalogación)
Eje temático N°1

9. Fase de Mantenimiento
Obedece a las políticas que implementan las organizaciones, para asegurar la
consulta sin intermitencias de la información digital producida o recibida.
Se lleva cabo las siguientes tareas:
Copias de seguridad.
Según el caso, migración a otros soportes más modernos, asegurando la
totalidad de registros.
soporte constante por parte de la empresa informática (asegura el correcto
accionar del producto de gestión documental automatizada)
Eje temático N°1

10. El dato individual a la Información
Electrónica Estructurada
Qué es información : En sentido general, la información es un conjunto
organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado
de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
En tal sentido la información es un conjunto organizado de datos capaz de cambiar el
estado de conocimiento en el sentido de las órdenes transmitidas. Los datos
sensoriales una vez percibidos y procesados constituyen una información que cambia
el estado de conocimiento, eso permite a los individuos o sistemas que poseen dicho
estado nuevo de conocimiento tomar decisiones pertinentes acordes a dicho
conocimiento.
Eje temático N°1

11. Qué es un dato
Es una unidad elemental de información, representado simbólicamente
(numérica, alfabética, algorítmica, imágenes o sonidos) el dato no tiene valor semántico (Sentido)
en sí mismo, pero recibe un tratamiento apropiado, su utilidad consiste en la realización de cálculos
o en la toma de decisiones, con el único fin de comunicar en cualquiera que sea su soporte y
finalidad.
En un documento, por ejemplo, se agrupan numerosos datos para presentar una argumentación o
rendir cuentas de una acción. Hasta hace muy poco, la mayor parte de los datos eran conservados y
transmitidos mediante documentos en soporte papel (o a veces, para los más antiguos, en otros
soportes, como la piedra tallada).
Eje temático N°1

12. PORQUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
La información electrónica en los últimos tiempos ha sido una herramienta eficaz para
la toma de decisiones en tiempos nunca antes imaginados, y también novedosa a la
hora de hacer frente organizativo y responder a las necesidades tanto de clientes
externos como a los internos, en esta era post-industrial denominada también como
sociedad de la información, en la que todo gira en torno al conocimiento.
Entonces la información digital o electrónica tiene una gran diferencia con respecto a
la tradicional, esto es: la forma en la que se lee o transmite el mensaje, el canal o el
medio informativo, en este caso el computador es imprescindible.
Teniendo esto en mente, es preciso identificar cuáles son los puntos a favor y
también en contra al establecer una gestión automatizada de información.
Eje temático N°1

13. Eje temático N°1

14. Eje temático N°1

15. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
Obedece a aspectos informáticos como también a los propios de la gestión documental
organizada por la que debe velar el profesional de la información.
Como primera medida está el proceso de la adquisición de software y hardware; estas son
herramientas que me permiten hablar como tal de medios automatizados. En segundo
lugar y condicionado por lo anterior, aparece el concepto de repositorio, entendiéndose
este como el “archivo” o lugar en el que se almacenan datos electrónicos.
El proceso de creación de datos es de carácter totalitario, es decir, interesa desde la alta
dirección de las organizaciones, hasta el último de sus miembros de perfil inferior. Se
utiliza primordialmente la digitalización de documentos para pasar de la parte física y
convertir en archivos legibles por ordenadores; en el proceso está implicado el orden
lógico secuencial y natural que lleva la información al soportar procesos, es por eso que se
requiere el análisis minucioso y constante de los archivistas para la delimitación de series
y subseries, principalmente si el proceso de automatización es descentralizado (manejado
por outsorcing o bien por las mismas áreas). También es preciso aclarar que no toda la
información tiene que ser digitalizada, pues diferentes áreas de la empresa manejan
software específico para sus procesos (por ejemplo el área financiera o contable) por lo
que el exportar aquellos archivos es de utilidad enorme.
Eje temático N°1

16. El uso de la tecnología permite a través de sus
diferentes formulaciones y algoritmos agrupar
cantidad enorme de información en tiempos
record, por lo que es efectivo frente a la gran
explosión documental generada en los últimos
tiempos. Pero la parte de análisis es la que me
asegura la calidad del proceso para eliminar todas
aquellas cosas que no tienen valor documental y lo
que me hace es generar desviaciones: duplicidad de
información, documentos incompletos, etc.
Eje temático N°1

17. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
Una estructura de datos es una forma de organizar un conjunto de datos elementales con el
objetivo de facilitar su manipulación. Un dato elemental es la mínima información que se tiene
en un sistema; una estructura de datos define la organización e interrelación de estos y un
conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos. Según la finalidad de la
información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos los cuales son:
DOCUMENTOS
Es una estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un
razonamiento o una actividad. Un documento electrónico está constituido por cuatro elementos
principales, de los cuales los tres primeros deben ser conservados:
 El contenido del documento, que puede incluir varios tipos de datos
Textuales, Numéricos Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.
 La estructura lógica del documento, puede estar incluida en el documento o base de
datos, en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada por varios documentos.
Eje temático N°1

18. El contexto descrito en un documento asociado puede incluir informaciones como:
 Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticos necesarios, números de
versión, estructura del fichero, descripción de los datos, un extracto histórico de las relaciones
con otros documentos.
 La descripción del contexto administrativo. El contexto descrito en la documentación puede
volverse complejo cuando el documento se encuentra integrado en una arquitectura de red.
BASES DE DATOS : Es una colección de datos referentes a una organización estructurada
según un modelo de datos de forma que refleja las relaciones y restricciones existentes entre
los objetos del mundo real, y consigue independencia, integridad y seguridad de los datos. a
continuación se exponen algunos requisitos que debe cumplir un buen sistema de datos:
 Acceso Múltiple: los usuarios pueden acceder a la base de datos sin que se produzca
conflictos ni visiones coherentes.
 Flexibilidad: Se podrá usar distintos métodos de acceso, con tiempos de respuesta
razonablemente pequeños
Eje temático N°1

19.  Confidencialidad y Seguridad: Se controla el acceso a los datos impidiéndole así a los
usuarios no autorizados.
 Protección contra Fallos: Deben existir mecanismos concretos de recuperación en caso de
fallo del equipo.
 Independencia Lógica: Capacidad para modificar los datos contenidos en la base e incluir
nuevos datos, sin afectar a los programas que lo estén usando.
 Interfaz de alto nivel : contar con un lenguaje de programación de alto nivel para que
facilite la tarea a realizar.
Los sistemas de gestión de bases de datos relacionales se caracterizan porque almacenan los
datos en "tablas" o "relaciones" y por las operaciones de tipo algebraico que se realizan sobre
dichas tablas. Esta información se puede representar de forma adecuada en un lenguaje lógico
(Prolog). Hay tres grandes modelos de bases de datos según el contenido de sus registros:
Eje temático N°1

20.  Bases de datos con información factual: recogen informaciones muy concretas y
actuales, generalmente de carácter numérico: tales como datos estadísticos, series
históricas, resultados de encuestas, convocatorias de becas o
subvenciones, convocatorias de eventos, ofertas de empleo.
 Directorios: recogen datos sobre personas o instituciones especializadas en una
actividad o materia concreta. Hay directorios de profesionales, de investigadores, de
centros de investigación, de bibliotecas, de revistas científicas, de empresas, de
editoriales.
 Bases de datos documentales: En este último grupo, cada registro se corresponde
con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un
documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de un documento de
archivo, un documento electrónico.
Eje temático N°1

21.  Su conservación plantea diferentes requerimientos.
 Un documento debe ser consistente e inalterable (su puesta al día genera un nuevo
documento).
 Una base de datos puede ser regularmente puesta al día.
 Existe también información compuesta (base de datos/documentos), que plantea
nuevos problemas.
Eje temático N°1

22. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto muy importante del
uso y archivo de datos electrónicos. Hoy por hoy existen muchos tipos de
equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías; también numerosos
estándares, normas y especificaciones técnicas.
Los reglamentos para la adquisición oficial de productos tecnológicos, genera tres
falencias enumeradas muy comunes donde el mercado tecnológico no ofrece productos
que cumplan con la reglamentación oficial; algunos pocos productos que sí cumplen con
la norma, se consiguen a precios muy elevados, la misma evolución tecnológica puede
hacer que las normas caduquen a pesar de las dificultades es ético realizar compras tanto
privadas como públicas dentro del marco de la normatividad establecida. Sin
embargo, debe admitirse que no es siempre práctico o realista el conservar la totalidad de
equipos, aplicaciones y documentación durante un largo período. Es evidente que la
compra de productos basados en normas estables y abiertas es uno de los principales
criterios de evaluación de los productos.

23. CONCLUSIONES
A los documentos electrónicos se les debe dar tratamiento similar al documento físico, aunque su
estructura y sus elementos de fondo varíen. Encontramos ventajas de los documentos
electrónicos, como la organización casi inmediata a través de aplicativos diseñados para tal fin y la
toma de decisiones oportunas, pero también debido a que muchas veces los procesos no son
centralizados al momento de producción (digitalización) es necesario aplicar conocimientos
archivísticos de análisis en manera constante para que las series y las subseries sean conformadas
de forma correcta, y no estar completamente entregados a la funcionalidad del software.
Tanto para la creación de un documento electrónico y de un sistema de información se debe tener
siempre presente el diseño de la estructura de estos dos elementos que se complementan, donde
influye los datos como ingreso y la información como salida, donde el ciclo vital nos da la
posibilidad de realizar la trazabilidad a cada uno de estos.
El desarrollo de este taller, está lo suficientemente orientado en lo que se debe hacer y es por esto
que motiva al aprendiz a ejecutar la actividad, toda vez que es un tema de suma importancia en la
gestión de documentos electrónicos y el conocimiento y destrezas que se desarrollen al ejecutarla.
Eje temático N°1

24. BIBLIOGRAFÍA
 http://losensayos.com/adquisicion-de-equipos-y-aplicaciones-
para-la-informacion-electronica/#.UgWiedLZbXo
 http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
Eje temático N°1