Gestion Documental: conceptos básicos
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Este documento habla sobre la gestión documental y los programas de gestión documental. Explica que estos programas digitalizan documentos en papel y los almacenan de forma centralizada y fácil de buscar, superando la dispersión de archivos en discos y carpetas. También destaca que estos programas deben ser intuitivos y fáciles de usar para convertir documentos a formato digital e incorporarlos a la base de datos.
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- 1. GESTIÓN DOCUMENTAL 1ª parte: Conceptos básicos 2ª parte: Ejemplo práctico Programa desarrollado por MTC Soft Fernando Moreno-Torres Camy direccion@mtcsoft.es
- 2. GESTIÓN DOCUMENTAL Qué hace un programa de gestión documental Quién lo necesita Clasificación de los programas del mercado Qué cualidades TIENE que tener un programa Qué cualidades DEBE tener un programa Ejemplo práctico: ArchivaTech
- 3. Son programadores de aplicaciones informáticas ¿Y qué hace un programador? que tú no sabías que tenías de una forma que no entiendes ¿Quiénes son? Te resuelve un problema
- 4. La necesidad
- 5. La necesidad
- 6. Convertir los documentos en papel en ficheros: PDF, Word, JPG… La solución (1ª parte)
- 7. 1ª fase: Digitalización de los documentos en papel
- 8. Dispersos en varios discos duros En innumerables carpetas En varios ordenadores Nueva NECESIDAD: gestionar miles de archivos La solución: (2ª parte) un programa de gestión documental
- 9. 1.- Gestores de nombres y posiciones de los ficheros grabados Clasificación de los programas de gestión documental (De una forma muy simplificada) 2.- Bases de datos documentales 3.- ECM (enterprise content management) Programas de gestión de contenido empresarial.
- 10. Estas características son indispensables, las TIENE que tener. Programas de gestión documental 1.- Archivo centralizado en una base de datos 2.- Facilidad para la realización de las copias de seguridad 3.- Búsquedas rápidas de los archivos frente al Explorador de Windows 4.- Control de acceso a los documentos (LOPD)
- 12. Gracias por su atención Fernando Moreno-Torres Camy direccion@mtcsoft.es Página Web de la empresa: www.mtcsoft.es Gestión documental: www.archivatech.es Blog del autor: http :// gestiondocumentalparagentenormal.com y en www.youtube.com
Notes de l'éditeur
- La presentación tiene dos partes muy diferenciadas: En primer lugar voy a comentar los conceptos básicos de los programas de gestión documental. Posteriormente, veremos un ejemplo concreto, la aplicación que hemos desarrollado en MTC Soft. El objetivo de la primera parte de esta presentación es que dentro de 10 minutos la mitad de los asistentes digan: yo quiero un programa de gestión documental, lo necesito. La otra mitad no dirá nada porque ya tiene uno (después de todo, estos programas existen desde hace años). Al terminar la segunda parte, espero que todos se levanten y digan: quiero el programa de MTC Soft, o, al menos, uno similar.
- Poner esos objetivos por escrito parece demasiado arriesgado, así que seré más humilde y me conformaré con intentar transmitir unos conceptos básicos que les permitan valorar la instalación de un programa de gestión documental en su empresa.
- Antes de empezar con el guión, me gustaría hacer una pequeña reflexión, válida para cualquier programa informático que vayan a instalar. No he encontrado una cita que encaje bien con lo que quiero transmitir, así que me la voy a inventar. Cuando Lewis Carrol escribió su famoso cuento, aún no había ordenadores. Si lo escribiera ahora, creo que esta escena encajaría perfectamente con el resto. ¿Quiénes son? - ¿Son programadores de aplicaciones informáticas? ¿Y qué hace un programador? Te resuelve un problema …que tú no sabías que tenías, …de una forma que no entiendes. Llevo 25 años desarrollando software, hay ingenieros informáticos en la empresa que llevan 14 años con nosotros, y todavía, de vez en cuando, tengo que recordarles esta frase para que se den cuenta de cual es la prioridad al desarrollar un programa: el cliente y su necesidad Así que vamos a tirar el aburrido guión que teníamos y centrarnos en el CLIENTE: ¿Qué necesidad hay que satisfacer¿ Qué problema tiene que resolver un programa de gestión documental?
- Así que vamos a empezar por el final, que es en realidad el principio. LA NECESIDAD: Archivar un gran número de documentos que, de momento, supondremos que están en papel. ¿Alguno de ustedes se ve reflejado en esta imagen?
- ¿O quizás en esta otra? Yo conozco alguno, pero no lo voy a señalar para no perder su amistad. Aunque no hay que irse muy lejos: todos hemos visto cómo están los juzgados. ¿Es necesario, hoy, convencer a alguien de las ventajas de pasar del papel al documento electrónico? Las ventajas son innumerables y casi indiscutibles: - Ahorro de costes en el archivo. - Localización mucho más rápida de los documentos. - Distribución de la información, dentro y fuera de la empresa. - Por no hablar del punto de vista ecológico. Pero no hay que despreciar los inconvenientes. Son muy reales y explican por qué todavía el papel sigue siendo mayoritario en muchas empresas y despachos: - Valor legal de los documentos electrónicos. - Comodidad de lectura, anotaciones… No hay que pensar en la oficina sin papeles. Pero sí en la gestión sin papeles.
- La solución: comprarse un buen escáner y convertir los documentos en papel en ficheros, y guardarlos en el disco duro de mi ordenador. Si la empresa es pequeña, no necesita más. Comentario de consultores: el programa es demasiado caro para una micropyme. una micropyme no necesita un programa de gestión documental. No matemos moscas a cañonazos. Pero si el volumen crece…
- Pasamos el problema de un lugar a otro. Ahora no tenemos montones de papeles, tenemos montones de archivos. Y no olvidemos las facturas electrónicas, que pueden sumar otros miles de archivos. Cada año. Enhorabuena, tenemos un nuevo problema
- Tenemos que gestionar miles de archivos: Dispersos en varios discos duros En innumerables carpetas En varios ordenadores (introducidos por diferentes usuarios con diferentes criterios de clasificación) Al igual que para gestionar las facturas necesitamos un programa de contabilidad Para gestionar miles de documentos necesitamos un programa de gestión documental Hemos cambiado la ‘necesidad’: Ahora el problema es exclusivamente informático (Sacar el disco duro portátil): Este disco cuesta unos 100 € en Media Mark y tiene más de 160.000 ficheros. Yo soy muy ordenado (alguien dijo maniático) pero localizar aquí una carta que escribí hace 2 ó 3 años me puede llevar un buen rato. Si hablamos de 6-10 personas trabajando en una oficina, puede que no la encontrásemos nunca. 2ª parte: gestionar estos miles de archivos de una forma ágil y eficiente (alguien comentó algo de la productividad) La solución es, obviamente, un programa de gestión documental
- Antes de resolver el problema, conviene distinguir las soluciones que podemos encontrar hoy en el mercado porque son muy diferentes y orientadas a empresas muy diferentes también. 1.- Gestores de nombres y posiciones de los ficheros grabados en el disco duro: Se limitan a presentar en una pantalla más o menos estructurada y ordenada los nombres de ficheros “dispersos” por el sistema de archivo. No guardan los ficheros, solo su referencia. Son poco más que un juguete. 2.- Bases de datos documentales: Programas que almacenan “físicamente” los ficheros (documentos) en una base de datos situada habitualmente en un solo ordenador. Tienen un interfaz de usuario propio y opciones de gestión “avanzada”: acceso, búsquedas… Son los más adecuados para PYMES por lo que nos centraremos en ellos. 3.- ECM (enterprise content management) Programas de gestión de contenido empresarial: Son una evolución de los anteriores, a los que añaden funcionalidades adicionales: gestión particularizada de determinados documentos, integración con los portales web de la compañía, búsquedas por criterios complejos… Están dirigidos a empresas con cientos o miles de usuarios por lo que resultan demasiado complejos, y caros, para pymes. Una instalación típica puede costar un millón de dólares y necesitar entre 6 y 18 meses para su instalación. En el resto de la presentación, cuando hable de programas de gestión documental me referiré a los segundos.
- Qué aporta un programa de gestión documental que no tengo utilizando el sistema de carpetas de Windows Centrándonos en los programas que guardan los archivos en una base de datos (como Oracle o SQL Server), las principales diferencias con el archivo “sin más” en el disco duro y, por tanto, las ventajas que justifican su instalación, son: 1.- Archivo centralizado en una base de datos: Físicamente solo me tengo que preocupar por un ordenador. Los puestos son irrelevantes (en cuanto a los datos). 2.- Facilidad para la realización de las copias de seguridad: Es mucho más fácil y rápido copiar un archivo “grande” que miles de archivos, que además están dispersos por la red. 3.- Búsquedas rápidas de los archivos: Con un sistema de búsquedas potente que busca en una base de datos, no en ficheros independientes. 4.- Control de acceso a los documentos (LOPD): Seguridad: Cada usuario accede a los documentos a los que debe acceder, solamente. Si el programa no tiene estas características, no merece la pena utilizarlo en vez del explorador de Windows. Son cualidades NECESARIAS. Las veremos con más detalle en la demostración de nuestro programa (ArchivaTech)
- Un programa de gestión documental no solo debe tener unas funcionalidades mínimas, debe tener más cualidades si queremos que su implantación ayude realmente en el trabajo diario Los programas para aplicaciones técnicas (autocad, contabilidad, diseño gráfico…) son complejos por la gran cantidad de funciones que realizan, pero los usuarios son conscientes y saben que es imprescindible realizar cursos de formación durante semanas o meses para dominar estas herramientas. Un programa de uso general que van a utilizar todas o casi todas las personas de la oficina DEBE ser muy sencillo de utilizar, prácticamente intuitivo para cualquier usuario habitual de Windows. En este tipo de programas la facilidad de uso no es un aspecto secundario, es fundamental. El segundo factor clave de fracaso es la introducción de los documentos. Muchos programas fracasan porque los usuarios pierden más tiempo introduciendo los documentos del que ganan en la gestión de la documentación posterior. Es fundamental utilizar escáneres rápidos y sencillos, como los de Fujitsu y, en la segunda parte, incorporar estos documentos a la base de datos de una forma muy sencilla, y rápida.