Memahami arti korespondensi, surat menyurat dalam dunia bisnis

1. KORESPONDENSI

2. PENGERTIAN KORESPONDENSI
• KORESPONDENSI = SURAT MENYURAT.
• KORESPONDENSI ADALAH PENYAMPAIAN
PESAN DARI KOMUNIKATOR KEPADA
KOMUNIKAN DAN PENYAMPAIAN RESPONS
OLEH KOMUNIKAN KEPADA KOMUNIKATOR
DENGAN MENGGUNAKAN SURAT ATAU EMAIL
(ELECTRONIC MAIL).
• EMAIL = SURAT ELEKTRONIK.

3. PENGERTIAN SURAT
• SURAT ADALAH SEBAGAI SARANA KOMUNIKASI
YANG DIGUNAKAN UTUK MENYAMPAIKAN PESAN
ATAU INFORMASI TERTULIS OLEH KOMUNIKATOR
KEPADA KOMUNIKAN.
• SURAT BISNIS ADALAH SURAT YANG DIGUNAKAN
OLEH SESEORANG, PERUSAHAAN, LEMBAGA
ATAU INSTITUSI UNTUK MENYAMPAIKAN PESAN
PESAN BISNIS SECARA TERTULIS KEPADA FIHAK
LAIN YANG MENJADI REKAN BISNISNYA.

4. PENGGUNAAN SURAT
• SURAT SIFATNYA FORMAL DAN SERING
DIGUNAKAN UNTUK BERKOMUNIKASI
DENGAN KALANGAN DILUAR PERUSAHAAN :
• 1. PELANGGAN DAN KONSUMEN.
• 2. PEMASOK.
• 3. KREDITUR.
• 4. PEMERINTAH.
• 5. MASYARAKAT.

5. CONTOH CONTOH SURAT BISNIS
• SURAT PEMESANAN PRODUK.
• SURAT PENAWARAN PRODUK.
• SURAT PERMINTAAN INFORMASI PRODUK.
• SURAT PERKENALAN BISNIS.
• SURAT PINDAH ALAMAT KANTOR.
• SURAT PENAGIHAN.
• SURAT PENERIMAAN KERJA.
• SURAT PERINTAH KERJA.

6. SYARAT SURAT YANG BAIK
• 1. MENGGUNAKAN BAHASA YANG MUDAH
DIFAHAMI.
• 2. MENGGUNAKAN KALIMAT YANG
SEDERHANA.
• 3. ISI PESANNYA JELAS DAN TEGAS (TIDAK
BERTELE TELE)
• 4. PILIH KERTAS YANG MUTUNYA BAIK, BERSIH
DAN UKURANNYA SESUAI.

7. FUNGSI SURAT BISNIS
• 1. SEBAGAI WAKIL ATAU DUTA BAGI PENGIRIM
SURAT.
• 2. ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN PESAN BISNIS.
• 3. ALAT BUKTI TERTULIS (DOKUMEN TERTULIS).
• 4. ALAT UNTUK MENGINGAT (ARSIP).
• 5. BUKTI SEJARAH (HISTORIS).
• 6. SEBAGAI PEDOMAN KERJA.
• 7. MEDIA PROMOSI BAGI PENGIRIM SURAT.

8. PENGELOMPOKAN SURAT MENURUT
WUJUDNYA.
• 1. SURAT BERSAMPUL.
• 2. KARTU POS.
• 3. WARKAT POS.
• 4. TELEGRAM DAN TELEKS.
• 5. MEMORANDUM (MEMO) DAN NOTA.
• 6. SURAT TANDA BUKTI.

9. PENGELOMPOKAN SURAT MENURUT
PEMAKAIANNYA
• 1. SURAT PRIBADI.
• 2. SURAT DINAS.
• 3. SURAT BISNIS.
• 4. SURAT SOSIAL.

10. PENGELOMPOKAN SURAT MENURUT
SIFATNYA
• 1. SURAT BIASA.
• 2. SURAT EDARAN.
• 3. SURAT KONFIDENSIAL (TERBATAS/SEMI
RAHASIA).
• 4. SURAT RAHASIA.

11. PENGELOMPOKAN SURAT MENURUT
URGESI PENYELESAIANNYA
• 1. SURAT BIASA.
• 2. SURAT SEGERA.
• 3. SURAT KILAT.

12. KOMPONEN KOMPONEN SURAT
• 1. KEPALA SURAT (KOP SURAT).
• 2. TANGGAL SURAT.
• 3. NOMOR, LAMPIRAN DAN PERIHAL.
• 4. NAMA DAN ALAMAT SURAT.
• 5. SALAM PEMBUKA.
• 6. ISI SURAT.
• 7. SALAM PENUTUP.
• 8. TANDA TANGAN, NAMA JELAS DAN JABATAN.
• 9. TEMBUSAN.
• 10. INISIAL.

13. CONTOH SALAM PEMBUKA
• DENGAN HORMAT.
• SALAM HORMAT.
• ASSALAMU ALAIKUM WR WB.
• SALAM SEJAHTERA.
• IBU UTAMI YANG TERHORMAT.
• BAPAK SADIKIN YANG TERHORMAT.

14. ISI SURAT
• 1.PARAGRAF PEMBUKA.
• 2. PARAGRAF ISI.
• 3. PARAGRAF PENUTUP.

15. CONTOH ISI PARAGRAF PEMBUKA
• KAMI BERITAHUKAN KEPADA SAUDARA
BAHWA.......
• SEHUBUNGAN DENGAN SURAT SAUDARA
NO...TGL ....THN PERIHAL TSB DIATAS DENGAN
INI KAMI SAMPAIKAN BAHWA...
• SESUAI DENGAN PEMBICARAAN SAUDARA
MELALUI TELEPON PADA TANGGAL 22
PEBRUARI, MAKA......

16. CONTOH PARAGRAF ISI/INTI
• DALAM KESEMPATAN INI KAMI MENAWARKAN
PRODUK FOTO COPY TERBARU MEREK
CANON........
• DARI CATATAN PEMBUKUAN KAMI, MASIH
TERDAPAT TAGIHAN PADA PERUSAHAAN
SAUDARA SEBESAR.......
• KAMI TERTARIK UNTUK MENJADI
PEMASOK/SUPPLIER PRODUK KOSMETIK.....

17. CONTOH PARAGRAF PENUTUP
• ATAS PERHATIAN SAUDARA, KAMI UCAPKAN
TERIMA KASIH.
• DEMIKIAN LAPORAN KAMI, ATAS PERHATIAN
BAPAK KAMI SAMPAIKAN TERIMA KASIH.
• SEMOGA JAWABAN SURAT INI DAPAT LEBIH
MEYAKINKAN TEKAD SAUDARA.
• SEMOGA APA YANG MENJADI HARAPAN
SAUDARA DAPAT MENJADI KENYATAAN.

18. SALAM PENUTUP
• HORMAT KAMI.
• HORMAT SAYA.
• SALAM TAKZIM.
• SALAM KAMI.
• WASSALAM.

19. BENTUK BENTUK SUSUNAN SURAT
• 1. FULL BLOCK STYLE.
• 2. SEMI BLOCK STYLE.
• 3. TRADISIONAL STYLE.

20. TAHAPAN MENULIS SURAT
• 1. MENGENAL AUDIENCE.
• 2. MENGUMPULKAN DATA DAN INFORMASI.
• 3. MENULIS DRAF SURAT.
• 4. MEREVISI DRAFT SURAT.
• 5. FINAL DRAFT.

21. TIGA BENTUK ISI SURAT
• 1.PERSUASIF NEWS.
• 2. BAD NEWS.
• 3. GOOD NEWS.

22. PERSUASIVE NEWS
• PENULISAN MENGGUNAKAN POLA TIDAK
LANGSUNG.
• SUSUNAN SURAT:
• 1. PEMBUKAAN = PERKENALKAN REPUTASI
PERUSAHAAN.
• 2. ISI: PERKENALKAN PRODUK YANG
DITAWARKAN BESERTA RINCIAN SPESIFIKASINYA.
• 3. PERSUASIVE, BUJUK KOMUNIKAN UNTUK
MEMBELINYA.
• 4. PENUTUP.

23. BAD NEWS
• GUNAKAN PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG.
• SUSUNAN SURAT :
• 1. PEMBUKA : PERNYATAAN PERNYATAAN
NETRAL.
• 2. ALASAN.
• 3. BAD NEWS.
• 4. PENUTUP.

24. GOOD NEWS
• GUNAKAN PENDEKATAN LANGSUNG.
• SUSUNAN SURAT :
• 1. PEMBUKA = PERNYATAAN GOOD NEWS.
• 2. PERTENGAHAN/ISI : PENJELASAN RINCI.
• 3. PENUTUP : UCAPAN SELAMAT DAN
HUBUNGAN KEDEPAN.

25. AIDA
• BENTUK SUSUNAN SURAT MENGIKUTI KONSEP
AIDA :
• ATTENTION.
• INTEREST.
• DESIRE.
• ACTION.

26. KERJA KELOMPOK
• SURAT PENAWARAN KOMPUTER.
• SURAT PENAWARAN MESIN FOTO COPY.
• SURAT PERMINTAAN REDIT.
• SURAT PENOLAKAN KLAIM ASURANSI.
• SURAT LAMARAN KERJA.
• SURAT PERKENALAN PERUSAHAAN.