Av assisterende fylkesrådmann Anne-Cathrine Larsen. Presentasjon under saksbehandlingskurs for nye rådgivere i Finnmark fylkeskommune

1. Kurs i saksbehandling 21. mars 2013
0900 –0920: Velkommen
Fylkeskommunens oppgaver og politiske og administrative organisering v/
Fylkesrådmann Øystein Ruud
0920 – 0950: Fylkeskommunenes roller og forholdet mellom politikk og administrasjon v/
Marianne Pedersen , kultursjef
0950 – 1010: Ensom rytter eller teamarbeider? Arbeidsmåter i SA v/Charles Pettersson,
rådgiver HR-avdelinga
0950 – 1010: Pressemelding/mediestrategi når saken er vedtatt v/ Trond Magne Henriksen,
kommunikasjonssjef
1010 - 1025: Beinstrekk, kaffe, frukt
1025 – 1125: Produksjon av saksframlegg til politiske utvalg. Hva, hvorfor og hvordan?
Introduksjon til gruppearbeid med utvalgte case v/ Anne-Cathrine Larsen,
assisterende fylkesrådmann
1125 – 1215: Arbeid i gruppene (kaffepause underveis)
1215 –1245: Oppsummering av gruppearbeid og avslutning
1245: Felles lunsj i kantina

2. Saksbehandling i FFK
• Hva?
• Hvorfor?
• Hvordan?

3. Hva er saksbehandling?
1. Utredningsprosessen mot et skriftlig
beslutningsgrunnlag
2. Behandling av saken i
beslutningsorganet
3. Iverksettinga av vedtaket i saken

4. Vi saksbehandler til:
• Fylkestinget (3 møter pr år. 50 - 60 saker)
• Fylkesutvalget (ca 8 møter pr år. 60 - 70 saker)
• HU-KNS (3 møter pr år. 50-100 saker)
• HU-K (3 møter pr år. 20 – 30 saker)
• Administrasjonsutvalget (3 møter pr år. Inntil 10 saker)
• Klagenemda (4 møter pr år. Antall saker…)
Til sammen rundt 2-300 saker pr år til behandling i politiske
utvalg.

5. Fullført saksbehandling
• Saksbehandlingen utføres på et lavest
mulig kvalifisert nivå. Alle sider ved saken
belyses, og den bearbeides fram til og
med forslag om vedtak slik at det bare
gjenstår for beslutningsorganet å vedta
(evt. forkaste) forslaget.
• NB: I FFK innstiller ikke fylkesrådmannen i
sakene – men muligens endring på dette i
løpet av 2013

6. Fullført saksbehandling:
• Innebærer stor grad av ansvar på
saksbehandleren
• Krever helhetsperspektiv!
• Krever utstrakt samarbeid på tvers, og
åpen kommunikasjon underveis i
prosessen

7. Fullført saksbehandling – fordelene:
• Samarbeid
• Service
• Effektivitet
• Kvalitet
• Delegering
• Personlig utvikling

8. Rollene
• Saksbehandler
• Leder
• Fylkesrådmann
• Politiker

9. Saksbehandleren:
• Ta helhetsperspektiv, tenke som ”fylkesrådmann”
• Avklar prinsipielle spørsmål med
fylkesrådmannen/egen leder tidlig i prosessen
• Involver alle nødvendige parter!
– Husk at noen saker i hht reglementet skal innom Rådet
for likestilling av funksjonshemmede, Eldrerådet eller
UpU
• Legg en plan for arbeidet!
• Hold frister!

10. Lederen
• Sørge for at saksbehandleren har/får utvikle riktig
kompetanse
• Delegere, men samtidig følge opp, støtte,
assistere og informere saksbehandleren
underveis
• Gjøre nødvendige grunnleggende avklaringer
• Kvalitetssikre i siste instans (før saken går videre
til fylkesrådmannen)
– I HUK og KNS saker er det hhv Lisbeth Sandtrøen og Tore
Gundersen som tar siste kvalitetssjekk på sakene før de
oversendes fylkesrådmannen

11. Fylkesrådmannen
• Assisterende fylkesrådmann
– Har dialog med politisk sekretariat /politisk ledelse ang
sakskartet
– Tar imot ferdige saker fra avdelingene, siste kvalitetssjekk
– Vurderer om saken er forsvarlig utredet (FU/FT)
– Sender evt saken tilbake til avdelingen for ferdigstilling
• Fylkesrådmannen
– Vurderer: Står jeg inne for konklusjonen?
– Skriver under saken
– Evt. sender saken tilbake for ytterligere
utredning/kvalitetessikring

12. Saksframlegget =
beslutningsgrunnlaget!
• BAKGRUNN - Hvorfor fremmes saken?
• BESKRIVELSE – Hva dreier saken seg om?
– INNKOMNE UTTALELSER – Oftest ved høringer
• VURDERING – FRM vurderer saken helhetlig og
faglig og legger fram ulike alternativer
• KONKLUSJON – FRM konkluderer ifht
alternativene
• INNSTILLING – Fylkesorfører/fylkesråd innstiller
(ett av alternativene…eller noe helt annet…)

13. Språk og form
• Kort er bra!
• Unngå fremmedord og faguttrykk
• Skriv leservennlig men ikke ”tabloid”
• Vurder nøye hva som er nødvendige opplysninger i
saken.
• Ikke slurv med rettskrivinga!!!
• Hold dere til public-malen!!!
• Få gjerne andre til å lese korrektur
• Vær nøye med strukturen: Hva er bakgrunn og hva er
beskrivelse? Når beskriver du/ Når vurderer du? Ikke
bland sammen

14. Bakgrunn
• Gjør på noen få linjer rede for sakens
hovedproblemstilling
• Begrunn hvorfor saken tas opp til behandling
• Evt henvise til tidligere vedtak
HUSK:
Kortfattet
Saksnummer ved henvisning til tidligere vedtak
Saken fremmes for at…

15. Bakgrunn - Eksempler
Eks. 1:
Sak 12/47 Regional planstrategi for Finnmark 2012-2016
Bakgrunn
Plan- og bygningsloven fastslår at fylkeskommunene skal vedta en regional planstrategi for fylket
minst en gang i hver valgperiode, og senest ett år etter konstituering av nytt fylkesting. Denne saken
fremmes for at fylkestinget skal vedta Regional planstrategi for Finnmark 2012-2016.
Eks 2:
12/48 Finansieringsmodeller videregående skoler i Finnmark
Bakgrunn
Fylkestinget har i FT-sak 12/14 «Fremtidig organisering av videregående opplæring i Finnmark»
bla.a. vedtatt at: «Budsjettfordelingen skolene imellom skal sikre handlingsrom for undervisning og
utvikling».
Flere års regnskapsavslutninger viser store forskjeller i de enkelte skolenes handlingsrom og
muligheter til å levere resultat i henhold til budsjett. Dette er spesielt gjeldende ved de største
skolene i Finnmark, som i flere år har hatt underskudd ved regnskapsavslutning.
Det er derfor et behov for at fylkestinget vurderer eksisterende tildelingsmodell samt vurderer
hvorvidt nye metoder for å fordele budsjett mellom skolene kan gi en bedre fordeling av
budsjettmidlene.

16. Beskrivelse
Regegjør for gjeldende forutsetninger:
– Lovverk?
– Nasjonale føringer?
– Egne planer?
– Andre tidligere relevante vedtak?
Beskriv de faktiske forhold i saken
– Avhengig av sakens karakter
– Agrenses til de forhold som er nødvendig å beskrive for å
kunne vurdere konsekvenser og fatte beslutning i saken
Redegjør for innkomne høringsuttalelser (evt egen overskrift)
– Dersom det er relevant
HUSK:
• Tidligere relevante vedtak
• Relevante momenter
• Ikke mer info enn nødvendig
• Beskriv det som er relevant for vurdering og konklusjon

17. Vurdering
• Vær fylkesrådmann – se helhet!
• Vurder sakens innhold i forhold til relevante rammebetingelser
• Se etter alternative løsninger og drøft disse med økonomiske og andre
konsekvenser
• Skriv på en måte slik at det tydelig kommer fram at det foretas
veloverveide, faglig begrunnete, helhetlige vurderinger.
Bruk formuleringer som:
• Fylkesrådmannen mener…
• Det er etter fylkesrådmannes vurdering helt klart at…
• Fylkesrådmannen konstaterer at…
• Utfra en helhetlig vurdering mener fylkesrådmannen at...
• Osv…
HUSK:
• Vurder med utg pkt i kjente rammebetingelser (f.eks økplan, fylkesplan,
RUP etc)
• Vær objektiv og kritisk, ikke ”sektorforsvarer”

18. Konklusjon
• Her gjengis kort hvilket løsningsalternativ
fylkesrådmannen anbefaler og hvordan evt kostnader
skal dekkes i budsjett
HUSK:
• Ikke nye vurderinger
• Ikke nye saksopplysninger
• Økonomi

19. Konklusjon - Eksempler
Eks 1:
12/48 Finansieringsmodeller videregående skoler i Finnmark
Fylkesrådmannens konklusjon
Fylkesrådmannen velger å konkludere som følger:
 Modell 3 for finansiering av de videregående skolene vedtas som ny finansieringsmodell for de videregående
skolene i Finnmark og innføres samtidig som iverksettelse av ny tilbudsstruktur i henhold til FT 14/12
gjennomføres. Budsjettildeling gjøres med 5/11 effekt for høstsemesteret og 6/11 effekt for vårsemesteret.
 Finansieringsmodellen justeres årlig for å ivareta prinsippene i modellen.
 Elevtilskuddet avkortes i sin helhet dersom elever slutter i løpet av skoleåret og omfordeles til oppfølgingstjenesten.
 Innsparingspotensialet ved halve klasseressurser og investeringskostnader ved opprettelse av nye tilbud
behovsprøves i hvert tilfelle.
 En overgangsordning på tre år etableres for å sikre handlingsrom for omstilling. Overgangsordningen skal sikre at
ingen skoler får sine budsjett redusert med mer enn en million kroner årlig i perioden som direkte følge av ny
finansieringsmodell.
 Finansieringsmodellen evalueres to år etter at overgangsordningen er avviklet.
 Det gjennomføres en utredning med sikte på å kartlegge og klargjøre ansvarsfordeling mellom skolene og FFK
Eiendom når det gjelder drift og vedlikehold av bygningsmassen.
Eks 2:
12/46 Regional vindkraftplan for Finnmark: Godkjenning av endelig plandokument
Fylkesrådmannens konklusjon
På bakgrunn av ovenstående konkluderer fylkesrådmannen slik:
1. Regional vindkraftplan for Finnmark godkjennes.
2. Norges Vassdrags- og energidirektorat anmodes om å ta hensyn til fylkeskommunens føringer for utviklingen av
vindkraftnæringen i Finnmark.
3. Vindkraftselskap med interesser i fylket anmodes om å forfølge vindkraftprosjekter innenfor vindkraftplanens anbefalte
utredningsområder og ta hensyn til fylkeskommunens retningslinjer for utbygging av vindkraft i Finnmark.
4. Alle berørte parter i vindkraftsaker bes vise hensyn og moderasjon i vurderinger og krav som gjøres i forbindelse med
vindkraftprosjekter. Videre bes alle parter om å være konstruktive i prosessen med å komme fram til løsninger i
prosjekter med motstående interesser.
5. Fylkeskommunens arbeid med oppfølging av Regional vindkraftplan for Finnmark skal forankres i årlige
handlingsprogram hvor innholdet skal være tiltaksrettet og konkret i forhold til fylkeskommunens strategiske arbeid med
rammebetingelser, infrastruktur og forutsetninger for positive ringvirkninger. Hovedutvalg for kultur, næring og
samferdsel skal godkjenne de årlige handlingsprogrammene.

20. Rutiner:
• For FU/FT: Leder melder inn saken til e-
postadressen «FU-FT saker»
• For KU OG KNS-saker: Leder melder inn saken
til e-postadressen «utvalgssaker»
• Saksbehandler oppretter saken i P360 med
riktig behandlingsmal
• Saksbehandler skriver saken. Konferer med
leder (og fylkesrådmannen?) underveis
• Leder kvalitetssikrer saken
• Leder leverer ferdig underskrevne saker til
fylkesrådmannen innen fristen

21. Rutiner:
• Gjør deg kjent med fristene og legg en plan for
arbeidet med saken sammen med din leder og
evt fylkesrådmannen
• Hold lederen din oppdatert om framdriften og gi
beskjed hvis noe ikke går som det skal
• Vær tilgjengelig i dagene etter at saken er levert
til fylkesrådmannen, i tilfelle det er nødvendig
med noen ”justeringer” i saken
• Perioden mellom frist til FR og frist til FO er
kvalitetssikringsperiode og saken kan gå flere
runder tilbake til saksbehandler før FR er
fornøyd

22. Hvem skriver under?
• Avdelingsleder og fylkesrådmannen på
saker til KU og KNS
• Avdelingsledere og fylkesrådmannen på
saker til FU/FT
• Kun fylkesrådmannen skal ha tittel under
navnet (mulig vi endrer på dette)

23. FRISTER FOR INNLEVERING AV SAKER TIL
FYLKESTINGET OG FYLKESUTVALGET 2013
UTVALG TIL FR TIL FO UTSENDING
12 . FEBRUAR 21. januar 28. januar 31. januar
FU 6. MAI 15. april 22. april 26. april
FT 7. – 8. MAI
FU 11. JUNI 21. mai 27. mai 31. mai
FU 17. SEPTEMBER 26. august 30. august 6. september
FU 8. OKTOBER 16. september 23. september 27. september
FT 9. – 10.
OKTOBER
FU 26. NOVEMBER 4. november 11. november 15. november
FU 10. DESEMBER 15. november 22. november 28. november
FT 11. – 12.
DESEMBER

24. FRISTER FOR INNLEVERING AV SAKER TIL
HU KNS OG HUK 2013
HU KNS TIL FR TIL F. RÅD UTSENDING
19. – 20. FEBRUAR 28. JANUAR 4. FEBRUAR 8. FEBRUAR
(Vadsø)
28.-29. MAI 6. MAI 13. MAI 16. MAI
(Kautokeino)
13. - 14. NOVEMBER 21. OKTOBER 28. OKTOBER 4. NOVEMBER
(Porsanger)
HUK TIL FR TIL F. RÅD UTSENDING
19. – 20. MARS 22. FEBRUAR 28. FEBRUAR 6. MARS
(Kirkenes)
24. - 25. SEPTEMBER 2. SEPTEMBER 9. SEPTEMBER 13. SEPTEMBER
(Porsanger)
19. - 20. NOVEMBER 25. OKTOBER 1. NOVEMBER 8. NOVEMBER
(Vadsø

25. Case 1:
Bakgrunn:
I hht arbeidsgiverstrategien «Jobber med mening» skal det lages en
rekrutteringsplan for Finnmark fylkeskommune. Denne bør vedtas av
fylkestinget
Oppgave:
1. Skisser en plan for arbeidet med saken. Hvem bør involveres
2. Formuler en overskrift for saken
3. Lag i stikkordsform en disposisjon for oppbygging av saken. Hva bør
være innhold/fokus i hver av overskriftene bakgrunn, beskrivelse,
vurdering og konklusjon?
4. Formuler et forslag til fylkesrådmannens konklusjon

26. Case 2
Bakgrunn
Finnmark fylkeskommune har mottatt et brev fra Kunnskapsministeren der vi blir bedt om
å utrede muligheten for å overta ansvaret for de to samiske videregående skolene i fylket
Oppgave:
1.Skisser en plan for arbeidet med saken. Hvem bør involveres
2.Formuler en overskrift for saken
3.Lag i stikkordsform en disposisjon for oppbygging av saken. Hva bør være
innhold/fokus i hver av overskriftene bakgrunn, beskrivelse, vurdering og
konklusjon?
4.Formuler et forslag til fylkesrådmannens konklusjon