Este documento fornece uma introdução ao gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) usando o software Alfresco. Ele descreve as principais funcionalidades do Alfresco como interface, criação e edição de conteúdo, espaços, check-in/check-out, versionamento e permissões. O documento também aborda características adicionais como busca, discussões, fluxo de trabalho e plug-ins para Microsoft Office.

1. Enterprise Content Management
(ECM)
Gerenciamento de conte

2. Agenda
• Introdução • Características adicionais
• Por que alfresco ? • Busca
• O que é e o que faz ? • Discussões
• Workflow
• Plug-in Microsoft Office
• Principais funcionalidades do ECM • Gestão de registros
• Interface • Gestão de conteúdo web
• Criar e editar conteúdo
• Espaços • Demonstração
• Check-In e Check-Out
• Versionamento
• Informações adicionais
• Permissões
• Perguntas
• Regras

3. Por que ?
• Sistema de arquivos
• Permissões de arquivos e diretórios
• Forma de busca
• Dependência do suporte
• De repente ... sumiu
• ... não era pra apagar ?
• Que dia foi alterado e quando, quem ... como assim foi modificado ?
• Eu havia salvo ontem, certeza.
• Apaguei sem querer o arquivo ... tem BACKUP ?
• Escalabilidade

4. O que é ?
Alternativa de código aberto para
gerenciamento de conteúdo (ECM)

5. O que faz ?
• Organiza e facilita a gestão de conteúdo de todo tipo
• Fluxo de trabalho, documentos, apresentações, imagens, email, xml, etc...
• Gestão do ciclo de vida do documento
• Auditar mudanças: autor, data, criação, compartilhamento,
versionamento, aprovação, publicação, remoção e arquivamento.
• Facilita o trabalho corporativo
• Fóruns, notificações, RSS, blogs, wiki, “Computação Social”
• Provê um repositório baseado em últimas tecnologias
• Altamente escalável, disponível e extensível
• Tomcat, JBoss, JDK, OpenOffice, Database (HSQL),
MySQL, Oracle.

6. Tela principal

7. Tela principal

8. Interface web
Barra de ferramentas
Locais visitados
Painel lateral
Menu
Espaço de conteúdo

9. O que é o conteúdo ?
• Informações sobre o
documento
• Informação
estruturada
• Múltiplos formatos
• Propriedade
(metadados)
• Conteúdo
relacionado
(NF x cupom)

10. O que é um espaço ?
• É um diretório
• Contém
documentos ou
sub­diretórios
• Organização por
hierarquia
• Aspectos e
propriedades
• Metadados
• Permissões
• Regras

11. Criando e editando conteúdos
• Textos ou HTML são criados facilmente
• Editor “O que você vê é o que você tem”
• Formulários XML
• Carregar ou descarregar conteúdo
• Pelo nagevador web
• Componente visual (Portlets)
• Compartilhamento via rede
• CIFS (SMB)
• FTP e WebDAV
• Integração com Office, Zimbra, OpenOffice, IPhone,
Google gadget, etc...

12. CIFS
• Endereço: servidor[a]alfresco
• Mesmo comportamento de um
diretório compartilhado
• Suporte a funções “copiar,
arrastar e colar”
• Check­in e Check­out
• Diretórios são os espaços
• Editar conteúdo diretamente
com aplicações do ambiente de
trabalho
• Sem instalação local
• Mesmas funções de segurança,
regras e versões.

13. Check-in e Check-out
• Usuário modifica o documento enquanto os demais só podem visualizá­lo
• ‘Check­out’ bloqueia o documento e cria uma cópia de trabalho a qual se
modifica
• ‘Check­in’ agrega o documento original com a cópia de trabalho e então
desbloqueia

14. Utilizando versões
• Permite histórico das versões anteriores
• Cria­se naturalmente uma nova versão a cada mudança
• Possibilidade de visualização do conteúdo por versões
• Trabalha­se sempre com a última versão

15. Permissões
Leitor Editor Contribuinte Colaborador Coordenador
X X X X X Ver
X X X Editar conteúdo
X X X Criar
X X X Editar propriedades
X Convidar
X Tomar posse/direito

16. Ações
• Principais ações
• Adicionar aspectos
• Iniciar fluxo de trabalho
• Manipular imagens
• Executar scripts
• Enviar email
• Check­in/out
• Extrair metadados
• Etc...
• Ações repetitivas ou
obrigatórias são realizadas
automaticamente através
de regras

17. Regras
• Regras se aplicam a espaços • Regras são filtradas por condições
• Compostas por evento, condição e • Padrão determinado *.xml
ação • Pertence a uma categoria ou
• São desencadeadas por eventos metadado específico
• Conteúdo adicionado • Ações são aplicadas à regras
• Conteúdo excluído ou movido
• Atualizado/modificado

18. Busca de informações
• Busca é composta por conteúdo ou • Índice de metadados
metadados • Categoria
• Por conteúdo (texto) • Período de datas
• Busca por palavras dentro de um • Propriedades
texto (múltiplos formatos) • Gravar buscas
• Classificado por determinado número • OpenSearch
de ocorrências (ranking)

19. Forum e discussões
• Pode­se associar o forum a conteúdos e espaços
• Espaço para forum
• Forum > tema > mensagem > respostas
• Projeto > forum sobre projeto > Brasil > São Paulo
• Permite buscas por texto livre

20. Fluxo de trabalho (workflow)
• Regras
• Mover, copiar conteúdo
• Automação de tarefas repetitivas
• Fluxo de trabalho
• Passos simples e lineares
• BPM
• jBPM integrado com Alfresco

21. Plug-in para Office
• Navegar por espaços
• Check­in / Check­out
• Criar / Editar
• Versões
• Transformações
• Propriedades
• Busca
• Criar espaços
• Fluxo de trabalho

22. Demonstração

23. Mais informações
• www.alfresco.com
• Content community
• Wiki
• Foruns
• Blog
• http://www.alfresco.com/community/register/
• Documentação
• Webinars
• WhitePaper
• Dicas
• http://wiki.alfresco.com
• Informação técnica
• Instalação, configuração, administração, customização
• http://forums.alfresco.com/br/
• http://forums.alfresco.com

24. Dúvidas ?
Flavio Torres, flavio.torres@4linux.com.br