Raport na temat poziomu usług świadczonych przez IPIP2 wobec beneficjentów realizujących projekty innowacyjne w PO KL

1. Raport na temat poziomu usług świadczonych
przez IP/IP2 wobec beneficjentów
realizujących projekty innowacyjne w PO KL

2. W grudniu 2011 roku Krajowa Instytucja Wspomagająca przeprowadziła wśród wszystkich
beneficjentów realizujących projekty innowacyjne w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
badanie, którego celem było ustalenie rodzajów i jakości wsparcia udzielanego przez IP/IP2 tej
specyficznej grupie realizatorów projektów.
Badanie przeprowadzono metodą ankietową. Wykorzystano ankietę przygotowaną przez KIW we
współpracy z p. Alicją Zajączkowską, ekspertem ds. ewaluacji projektów. Ankieta została rozesłana
elektronicznie do 149 realizatorów projektów innowacyjnych. Wypełnione ankiety odesłało 56 osób,
tak więc uzyskano zwrot ankiet na poziomie 37,58 %.
W ankiecie zadano 18 pytań dotyczących czterech obszarów współpracy beneficjentów z IP/IP2. Były
to: wsparcie IP/IP2 podczas trwania konkursu; etap oceny projektu; rola opiekuna projektu
innowacyjnego oraz współpraca beneficjentów z IP/IP2.
W pierwszej części niniejszego opracowania pokazano rozkład wyników w poszczególnych pytaniach
wraz z komentarzami umieszczonymi przez respondentów w pytaniach otwartych. Układ
prezentowanych informacji odpowiada strukturze ankiety. W drugiej części podsumowano uzyskane
wyniki, a w trzeciej przedstawiono rekomendacje dla opiekunów projektów innowacyjnych w IP/IP2.
I. Rozkład odpowiedzi:
Część A Ankiety: Wsparcie IP/IP2 podczas trwania konkursu
1. Czy w trakcie trwania konkursu mieli Państwo możliwość uzyskania odpowiedzi na zadawane
przez Państwa pytania dotyczące tematyki projektów innowacyjnych np. przez punkt
kontaktowy IP/IP2 etc.?
78,57% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 17,86% odpowiedzi „nie”.
2. Czy IP/IP2 przeprowadza spotkania promocyjno - informacyjne dotyczące dokumentacji
konkursowej (np. omówienie wniosku o dofinansowanie, omówienie tematu konkursu)?
Jeśli tak, to czy zakres merytoryczny spotkań informacyjnych dot. realizacji projektów innowacyjnych
jest wystarczający?
66,07% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 33,93 % odpowiedzi „nie”.
Strona 2 z 14

3. W przypadku pytania otwartego uzyskano następujące odpowiedzi: zakres merytoryczny spotkań jest
zbyt ogólny; brak informacji nt. komponentu ponadnarodowego; zakres spotkań był niewystarczający
ponieważ tematyka projektów innowacyjnych jest niejasna dla kadry IP/IP2. Wskazywano również na
potrzebę organizacji szkoleń dla beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie. Jako dobrą praktykę
wskazano organizację indywidualnych spotkań z projektodawcami.
3. Czy w Państwa ocenie potrzebne jest organizowanie spotkań dotyczących realizacji projektów
innowacyjnych?
94,64% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 3,57% odpowiedzi „nie”.
Część B Ankiety: Ocena projektu
1. Jak długi okres upłynął od zamknięcia konkursu do dnia otrzymania przez Państwa informacji o
pozytywnym wyniku oceny merytorycznej oraz o uzyskaniu dofinansowania na realizację projektu
innowacyjnego?
10,71% respondentów udzieliło odpowiedzi „1-2 miesiące”, 71,43% „do 6 miesięcy”, 14,29% -
„ponad 6 miesięcy”. W przypadku tej ostatniej grupy respondenci wskazali, że czas ten wynosił od 8
do 12 miesięcy.
2. Czy w trakcie trwania oceny Państwa projektu mieli Państwo możliwość uzyskania informacji na
jakim etapie oceny formalnej lub merytorycznej znajduje się Państwa projekt?
57,14% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 37,50% odpowiedzi „nie”.
Część C Ankiety: Rola opiekuna projektu innowacyjnego
3. Czy po zawarciu umowy o dofinansowanie projektu opiekun projektu zorganizował spotkanie
informacyjne lub szkolenie dotyczące sporządzania wniosku beneficjenta o płatność (WNoP)?
16,07% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 82,14% odpowiedzi „nie”.
Strona 3 z 14

4. 4. Czy po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu opiekun projektu poinformował Państwa o
trybie i procedurze składania strategii wdrażania projektu innowacyjnego?
50% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 48,21% odpowiedzi „nie”.
5. Czy otrzymali Państwo pomoc od opiekuna projektu w trakcie przygotowania strategii projektu ?
Jeśli tak, proszę opisać, jaka to była pomoc?
28,57% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 60,71% odpowiedzi „nie”.
W przypadku pytania otwartego uzyskano następujące odpowiedzi: konsultacje zapisów projektu
strategii z opiekunem projektu w IP/IP2 (osobiste, telefoniczne i mailowe); organizacja spotkania, na
którym omówione zostały podstawowe wymagania w zakresie przeprowadzenia pogłębionej diagnozy
i analizy oraz sporządzenia strategii wdrażania (jednak z informacją o braku możliwości bieżącego
opiniowania strategii wdrażania przez opiekunów projektów); niektóre IP/IP2 przekazały jedynie
informacje proceduralne nt. trybu i terminów składania strategii. Wskazano także, że jedna z IP wraz
z RST zorganizowała szkolenie dot. pisania strategii dla beneficjentów, jednak zostało ono
zorganizowane zbyt późno (w końcowym etapie pisania strategii). Opiekunowie kontaktowali także
beneficjentów z osobami, które pisały strategię i mogły wesprzeć realizatorów w tym procesie. Jeden
respondent wskazał też na brak informacji, że taką pomoc od IP/IP2 może uzyskać.
6. Czy po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu opiekun poinformował Państwa o
obowiązkowych przeglądach okresowych oraz o zasadach ich przeprowadzania?
26,79% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 71,43% odpowiedzi „nie”.
7. Czy opiekun Państwa projektu uczestniczył w spotkaniu Sieci Tematycznych na którym oceniana
była strategia Państwa projektu?
53,57% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 25% odpowiedzi „nie”, 17,86% odpowiedzi „nie
dotyczy”.
8. Proszę ocenić współpracę z opiekunem projektu w skali 1-5, gdzie 1-niewystarczajaca, 2- raczej
niewystarczająca, 3-przeciętna, 4- dobra, 5- bardzo dobra. Proszę uzasadnić opinię.
Strona 4 z 14

5. 7,14% respondentów oceniło współpracę z opiekunem projektu jako „niewystarczającą”, 12,50% jako
„raczej niewystarczającą”, 19,64% jako „przeciętną”, 26,79% jako „dobrą”, a 30,36% jako „bardzo
dobrą”.
Jako uzasadnienie wielu respondentów wskazało na brak możliwości bieżącego kontaktu z opiekunem
projektu, duże opóźnienia lub zupełny brak odpowiedzi na pytania dotyczące realizacji projektów ze
strony opiekunów, co utrudnia realizację projektu zgodnie z harmonogramem. Podnoszono również
kwestię niskiej wiedzy z zakresu PI (cytowanie wytycznych i innych dokumentów zamiast
przedstawianie ich przystępnej interpretacji). Wskazano także niskie zaangażowanie opiekunów w
realizację projektów (np. brak obecności podczas wydarzeń kluczowych dla realizacji projektu jak np.
ocena strategii wdrażania). Beneficjenci zgłaszają także jako problem częstą zmianę opiekuna podczas
realizacji projektu, wprowadzanie przez każdego z nich nowych zasad współpracy, brak
respektowania ustaleń z poprzednim opiekunem. Niektórzy wskazywali także, że rola opiekuna
projektu często sprowadza się wyłącznie do działań kontrolnych związanych z rozliczeniem wniosków
o płatność.
9. W jakim stopniu zakres wsparcia opiekuna projektu był elastycznie dostosowywany do Pana/Pani
potrzeb i oczekiwań w odniesieniu do wdrażanego projektu innowacyjnego?
21,43% respondentów oceniło stopień w jakim opiekun projektu dostosowuje zakres wsparcia do
oczekiwań jako „niski”, 41,07% jako „umiarkowany”, 33,93% jako „wysoki”.
10. Prosimy ocenić, w jakim stopniu jest Pan/Pani usatysfakcjonowany(a) dotychczasowym
wsparciem w ramach wdrażania Projektu innowacyjnego uzyskanym od opiekuna projektu?
10,71% respondentów oceniło swoją satysfakcję z dotychczasowego wsparcia od opiekuna projektu w
stopniu bardzo dużym, 39,29% w stopniu dużym, 23,21% w stopniu średnim, 12,5% w stopniu
małym, a 12,5% w stopniu bardzo małym.
Część D Ankiety: Współpraca beneficjentów z IP/IP2
11. Jak oceniają Państwo wiedzę i kompetencje (fachowość, znajomość zagadnień merytorycznych i
rozwiązań praktycznych w zakresie projektów innowacyjnych) pracowników IP/IP2?Proszę
zaznaczyć, jeśli: 1 –nisko, 2- raczej nisko, 3 – przeciętnie, 4 - raczej wysoko, 5 – wysoko
3,57% respondentów oceniło wiedze i kompetencje pracowników IP/IP2 nisko, 10,71% raczej nisko,
33,93% przeciętnie, 33,93% raczej wysoko, a 12,50% wysoko.
12. Jakiego rodzaju wsparcia w realizacji projektu innowacyjnego oczekują Państwo od IP/IP2 ?
Proszę opisać:
Respondenci udzielili następujących odpowiedzi:
− ułatwienia przejścia przez formalności związane z realizacją PI;
− bardziej elastycznego podejścia do realizacji PI w szczególności do zmian, które w tych
przedsięwzięciach są nieuniknione;
− bieżącego i szybkiego wyjaśniania wątpliwości beneficjentów;
Strona 5 z 14

6. − jednoznacznych i wyczerpujących odpowiedzi na pytania;
− umożliwienia konsultacji dokumentów przed ich formalnym złożeniem;
− wsparcia podczas opracowywania strategii i produktu do walidacji;
− organizacji spotkań roboczych / informacyjnych dotyczących realizacji PI oraz zmian w
Systemie realizacji PO KL;
− zaangażowania w realizację PI;
− terminowości procedur;
− szkoleń z zakresu specyfiki PI, organizowanych z odpowiednim wyprzedzeniem, w
szczególności dotyczących strategii i walidacji;
− wsparcia w upowszechnianiu i włączaniu (np. organizacji spotkań z decydentami, wsparcia w
docieraniu z informacją o produkcie do środowisk potencjalnych użytkowników);
− przygotowania i aktualizowania zaleceń dla beneficjentów w zakresie IP);
− partnerskiego podejścia do realizacji PI;
− przygotowania i upowszechnienia dobrych praktyk w poszczególnych aspektach realizacji PI;
− więcej wiedzy merytorycznej nt. PI;
− jasnych i dobrze sprecyzowanych oczekiwań wobec realizacji PI.
13. Czy i na jakie trudności napotykają Państwo w kontaktach z IP/IP2? Jeśli tak , proszę wskazać,
co zmieniliby Państwo w kontaktach z IP/IP2
35,71% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 62,50 % odpowiedzi „nie”.
Respondenci wskazali na następujące trudności w kontaktach z IP/IP2:
− zmiany interpretacji przez IP zapisów w dokumentacji konkursowej w trakcie realizacji
projektu;
− nieterminowe odpowiedzi na pytania lub ich brak;
− opóźnienia weryfikacji wniosków o płatność utrudniające zachowanie płynności finansowej w
projekcie;
− RST złożone z osób, które nie znają tematu, którego dotyczy PI;
− brak szkoleń i spotkań informacyjnych;
− uchylania się przez IP od pisemnych odpowiedzi;
− brak zaufania do beneficjenta;
− brak odpowiedniej wiedzy opiekuna projektu;
− brak współpracy i wsparcia opiekuna podczas obrony strategii;
− przekazywanych z IP sprzecznych informacji.
14. Jak Państwo oceniają terminowość realizacji zadań IP/IP2 odnośnie co do realizacji projektów
innowacyjnych, jeśli : 1-nisko, 2 –raczej nisko, 3 –średnio, 4- raczej wysoko, 5-wysoko
10,71% respondentów oceniło terminowość realizacji zadań IP/IP2 wobec projektów innowacyjnych
nisko, 12,50% raczej nisko, 28,57% średnio, 30,36% raczej wysoko, a 16,07% wysoko.
Strona 6 z 14

7. 15. Jak Pan/Pani ocenia jakość współpracy/ kontaktów w ramach Projektu z Pracownikami IP/IP2 w
odniesieniu do poniższych kryteriów (uprzejmość i życzliwość; sprawność obsługi – szybkość
odpowiedzi na zapytania pisemne i ustne; pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów związanych
z projektem; wiedza merytoryczna dot. specyfiki wdrażania projektów innowacyjnych). Do oceny
prosimy wykorzystać skalę ocen szkolnych: „1” niedostatecznie, „2” miernie, „3” dostatecznie, „4”
dobrze, „5” bardzo dobrze, „6” celująco.
3,57% respondentów oceniło uprzejmość i życzliwość pracowników IP/IP2 miernie, 7,14% dostatecznie,
5,36% dobrze, 33,93% bardzo dobrze, a 46,43% celująco. Żaden z respondentów nie ocenił tego
kryterium niedostatecznie.
5,36% respondentów oceniło sprawność obsługi przez pracowników IP/IP2 niedostatecznie, 7,14%
miernie, 17,86% dostatecznie, 25% dobrze, 30,36% bardzo dobrze, a 8,93% celująco.
5,36% respondentów oceniło pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów jakiej udzielają pracownicy
IP/IP2 niedostatecznie, 8,93% miernie, 17,86% dostatecznie, 14,29% dobrze, 33,93% bardzo dobrze, a
14,29% celująco.
3,57% respondentów oceniło wiedzę merytoryczną pracowników IP/IP2 dot. projektów innowacyjnych
niedostatecznie, 1,79% miernie, 14,29% dostatecznie, 23,21% dobrze, 39,29% bardzo dobrze, a 10,71%
celująco.
16. Proszę ocenić, w jakim stopniu w Pana/Pani opinii IP/IP2 jest organizacją przyjazną dla
projektodawców projektów innowacyjnych?
1,79% respondentów oceniło właściwą dla siebie IP/IP2 jako organizację całkowicie nieprzyjazną,
12,50% jako organizację przyjazną w niskim stopniu; 37,50 % jako organizację w umiarkowanym
stopniu przyjazną; 46,43% jako organizację w wysokim stopniu przyjazną.
17. W jakim stopniu pomoc uzyskana od IP/IP2 w zakresie opracowania dokumentu strategii wdrażania
była użyteczna i ułatwiła Panu/Pani ich przygotowanie?
1,79% respondentów oceniło pomoc jakiej IP/IP2 udzieliła w podczas opracowywania strategii wdrażania
jako użyteczną w niskim stopniu, 12,50% jako użyteczną w umiarkowanym stopniu; 37,50 % jako
użyteczną w wysokim stopniu. 46,43% wskazało, że z uwagi na etap realizacji projektu nie mogą jeszcze
udzielić odpowiedzi na to pytanie.
18. Czy otrzymali Państwo wsparcie IP/IP2 w zakresie działań upowszechniających i włączających do
głównego nurtu polityki produkty finalne wypracowane w ramach projektów innowacyjnych ?
Jeśli tak, proszę opisać jakie?
21,43% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 12,50% odpowiedzi „nie”, 64,29% odpowiedzi „nie
dotyczy”.
W przypadku pytania otwartego respondenci wskazali, że ten etap realizacji jest jeszcze przed nimi. Jeden
beneficjent wskazał, że uzyskano wsparcie w ramach Regionalnej Sieci Tematycznej, wsparcie przy
dystrybucji materiałów informacyjno-promocyjnych oraz uzyskano informacje o możliwościach promocji
projektu podczas wydarzeń organizowanych przez KIW. Podał także, że otrzymał pomoc w promocji
projektu wśród innych organizacji realizujących projekty innowacyjne w województwie i poza nim.
Strona 7 z 14

8. Metryczka
W ostatniej części Ankiety respondenci wypełniali Metryczkę. Udzielili odpowiedzi dot. płci, funkcji w
projekcie, Priorytetu w jakim realizowany jest projekt, rodzaju instytucji beneficjenta, statusu prawnego
beneficjenta, rodzaju realizowanego projektu innowacyjnego oraz wskazywali oceniane IP i IP2.
Wśród respondentów kobiety stanowiły 57,14 %, mężczyźni 39,29%. Większość osób udzielających
odpowiedzi na pytania pełniło w projekcie rolę Koordynatora projektu (75%), pozostali respondenci to
współpracownicy zaangażowani w realizację projektu.
Rozkład odpowiedzi pomiędzy beneficjentami w ramach komponentu centralnego i regionalnego PO KL
był w miarę równy: komponent centralny – 42,86% odpowiedzi, komponent regionalny – 53,57%.
Większość odpowiedzi dotyczyła realizacji projektów innowacyjnych z komponentem (55,36%) oraz
projektów innowacyjnych testujących (39,29%), jeden respondent reprezentował projekt innowacyjny
systemowy. Wśród respondentów dominowali przedstawiciele organizacji pozarządowych (32,14%),
uczelni wyższych i jednostek naukowych (19,64%). Reprezentowane były również firmy biznesowe
(17,86%) oraz instytucje rządowe lub samorządowe (7,14%).
II. Podsumowanie wyników:
Z czterech obszarów oceny (wsparcie IP/IP2 podczas trwania konkursu; etap oceny projektu; rola
opiekuna projektu innowacyjnego oraz ogólna współpraca beneficjentów z IP/IP2), najsłabiej
beneficjenci ocenili opiekunów projektów innowacyjnych.
Z przeprowadzonego badania wynika, że ponad ¾ opiekunów nie informuje beneficjentów o zasadach
sporządzania WNoP (82,14%). Prawie połowa (48,21%) nie zapoznaje beneficjentów z zasadami
składania strategii wdrażania, a ponad połowa (60,71%) w żaden sposób nie wspomaga realizatorów w
procesie przygotowywania tego dokumentu. Prawie ¾ opiekunów (71,43%) nie informuje beneficjentów
o przeglądach okresowych. Mimo tych zdecydowanych zastrzeżeń, ogólna ocena opiekunów nie jest zła –
ponad 50% realizatorów uważa, że współpraca z opiekunami układa się satysfakcjonująco (57,15% po
zsumowaniu odpowiedzi „dobrze” i „bardzo dobrze”) oraz 50% jest zadowolona z dotychczas
otrzymanego wsparcia (po zsumowaniu odpowiedzi „w stopniu bardzo dużym” i „w stopniu dużym”).
Niepokojące jest również to, iż wielu respondentów wskazuje na utrudniony kontakt z opiekunami, co
skutkuje brakiem odpowiedzi na zadawane pytania dotyczące realizacji projektów.
Na tym tle lepiej wypada ocena ogólna IP/IP2 i jej pracowników. Po zsumowaniu odpowiedzi „dobrze”,
„bardzo dobrze” oraz „celująco” 85,72% realizatorów projektów innowacyjnych ocenia pozytywnie
uprzejmość i życzliwość pracowników IP/IP2, 64,29% ocenia pozytywnie sprawność obsługi, 62,51%
ocenia pozytywnie pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów, a 73,21% satysfakcjonująco ocenia
Strona 8 z 14

9. wiedzę merytoryczną pracowników. Również prawie 50% beneficjentów ocenia IP/IP2 jako instytucje
wysoce przyjazne wobec realizacji projektów innowacyjnych.
Mimo pozytywnych opinii dotyczących otrzymanego wsparcia w trakcie trwania konkursów (możliwość
uzyskania pomocy w trakcie przygotowania projektu, udział w spotkaniach informacyjno-promocyjnych,
odpowiednio 78,57% oraz 66,07% zadowalających odpowiedzi), prawie wszyscy beneficjenci wskazują
na wciąż aktualną potrzebę organizowania jak największej liczby spotkań dotyczących realizacji
projektów innowacyjnych. Warto również zaznaczyć, że obowiązkiem każdej instytucji organizującej
konkurs jest szerokie informowanie potencjalnych projektodawców o konkursie i zachęcanie ich do
składania wniosków, m.in. poprzez organizowanie spotkań. Zebrane dane pokazują, że nie wszystkie
IP/IP2 wywiązały się z tego obowiązku.
W zakresie oceny projektów innowacyjnych można stwierdzić, że większość konkursów (71,43%)
zamknęła etap oceny merytorycznej wraz z poinformowaniem beneficjentów o uzyskaniu dofinansowania
w okresie pół roku. Jednak ponad 1/3 beneficjentów (37,50%) nie mogła uzyskać informacji, na jakim
etapie oceny znajduje się projekt.
III. Rekomendacje:
Biorąc pod uwagę uzyskane wyniki, świadczące o niskiej ocenie pracy opiekunów projektów
innowacyjnych, przedstawione zalecenia skupią się głównie na tym aspekcie. W tym miejscu należy
jeszcze raz wrócić do zaleceń wskazanych w broszurze KIW „Poradnik opiekuna projektów
innowacyjnych PO KL” oraz raporcie z realizacji grantu „Poprawa jakości wdrażania projektów
innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w PO KL 2007-2013 poprzez wykorzystanie doświadczeń
uzyskanych przy realizacji projektów w ramach PIW EQUAL 2004-2006”, w ramach sieci współpracy w
obszarze tematycznym „Innowacyjność i współpraca ponadnarodowa” zatytułowanym „Jak skutecznie
wdrażać projekty innowacyjne i ponadnarodowe?”.
Na podstawie najważniejszych rekomendacji związanych z rolą opiekunów projektów innowacyjnych w
wyżej wymienionych publikacjach oraz wniosków z badania, KIW formułuje poniższe zalecenia
odnośnie do roli opiekuna projektu innowacyjnego. Rekomenduje się:
1. Stworzenie zespołu opiekunów projektów innowacyjnych.
Ze względu na swoją specyfikę projekty innowacyjne powodują więcej wątpliwości wśród realizatorów
niż projekty standardowe. Tym samym wymagają indywidualnego podejścia do każdego projektu,
wydelegowania osób, które będą odpowiadały za współpracę z beneficjentami oraz większego
zaangażowania opiekunów niż w przypadku projektów standardowych.
Strona 9 z 14

10. W związku z tym zaleca się oddelegowanie grupy pracowników do obsługi projektów innowacyjnych.
Osoby te powinny specjalizować się w tematyce projektów innowacyjnych oraz skupiać się na
znajomości ich specyfiki.
W zależności od liczby dofinansowanych projektów innowacyjnych oraz liczby wdrażanych w danej
instytucji Priorytetów, możliwe jest powołanie zespołu dwuosobowego lub kilkuosobowego. W zespole
dwuosobowym powinien znaleźć się opiekun projektu i „asekurujący” go zastępca. Dla połowy
projektów funkcję opiekuna pełni jeden z członków zespołu zadaniowego, a dla pozostałych drugi.
W zespole kilkuosobowym liczba osób może być zgodna z liczbą Priorytetów PO KL wdrażanych przez
daną IP/IP2 (np. w ramach komponentu regionalnego PO KL cztery osoby – od Priorytetu VI Rynek
pracy otwarty dla wszystkich, VII Zatrudnienie i integracja społeczna, VIII Regionalne kadry gospodarki,
IX – Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach).
Ze względu na ideę stworzenia większej grupy specjalistów w IP/IP2, która będzie zajmować się obsługą
projektów innowacyjnych, ważne będzie, aby osoby te śledziły proces wdrażania projektów
innowacyjnych – począwszy od etapu naboru, poprzez ocenę formalną, merytoryczną, negocjacje.
2. Wyraźne wskazanie beneficjentom ich opiekunów.
Dobrą praktyką w kontaktach IP/IP2 z beneficjentami jest wskazanie na samym początku współpracy
opiekuna projektu.
Każdy beneficjent powinien zostać oficjalnie powiadomiony, kto będzie sprawował obowiązki opiekuna/
opiekunów projektu oraz otrzymuje dane kontaktowe tych osób. Formuła informowania beneficjenta o
danych jego opiekuna/opiekunów zależy od IP/IP2. Najistotniejsze jest, aby od początku realizacji
projektu beneficjent nawiązał kontakt z opiekunem oraz wiedział, z kim ma się kontaktować podczas jego
nieobecność. Ważne jest też zapewnienie przepływu informacji między poszczególnymi opiekunami tak,
żeby w przypadku ewentualnych zastępstw lub zmiany, poczynione wcześniej ustalenia były uznawane.
3. Po podpisaniu umowy zorganizowanie spotkania / szkolenia z beneficjentem.
Warto zauważyć, że od pierwszych kontaktów w dużej mierze będzie zależał charakter dalszej, często
kilkuletniej współpracy IP/IP2 z beneficjentem. We współdziałaniu beneficjenta i opiekuna
najistotniejsze jest bowiem dobre zrozumienie sytuacji obu stron.
Po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu innowacyjnego IP/IP2 powinna zorganizować dla
beneficjentów oraz ich partnerów spotkanie informacyjne/szkolenie z udziałem opiekuna projektu
dotyczące sporządzania WNoP, m.in. w celu wyjaśnienia, jak należy rozliczać wydatki związane ze
Strona 10 z 14

11. współpracą ponadnarodową, jakie zmiany zaszły w wytycznych i dokumentach programowych. Warto
skorzystać z oferty szkoleniowo – doradczej Regionalnego Ośrodka EFS, który mógłby przeprowadzić
takie spotkanie/szkolenie wspólnie z opiekunem projektu.
Opcjonalnie tego typu spotkanie może zostać zorganizowane w formule dwuczęściowej. W pierwszej
części biorą udział wszyscy beneficjenci projektów innowacyjnych, z którymi zawarto umowy w ramach
danego konkursu/danej rundy konkursowej. Ta część dotyczyłaby przekazania informacji o WNoP,
procedury opiniowania strategii wdrażania, zasadach przeprowadzania przeglądów okresowych, zasadach
współpracy IP/IP2 z beneficjentami.
W drugiej części spotkania o charakterze konsultacyjnym każdy beneficjent mógłby porozmawiać ze
swoim opiekunem/opiekunami oraz stworzyć indywidualny harmonogram działań dla wdrażanego przez
siebie przedsięwzięcia. Harmonogram zawierałby informacje o dacie złożenia strategii do oceny, datach
przeglądów okresowych, dacie przekazania produktu do walidacji itp. W trakcie tej części zostałyby
również ustalone zasady oraz zakres dalszej współpracy. Warto, aby podczas takiego spotkania
beneficjent przedstawił opiekunowi założenia/genezę projektu, opiekun zaś określił obszar swojego
wsparcia dla beneficjenta. Szczególnie istotne jest właśnie jasne ustalenie granic wsparcia ze strony
opiekuna projektu (tzn. precyzyjne określenie jego uprawnień), a także uświadomienie beneficjentowi, że
− mimo wsparcia oferowanego przez opiekuna – to na beneficjencie spoczywa odpowiedzialność za
realizację projektu.
Takie podejście do projektów innowacyjnych ułatwi współpracę obu stronom, ponieważ na samym
początku wyjaśnione zostaną wątpliwości oraz ustalone wspólne reguły.
4. Zorganizowanie spotkania dla beneficjenta w sprawie przygotowania strategii wdrażania
projektu innowacyjnego.
Jednym z elementów odróżniających projekty innowacyjne od projektów standardowych jest dwukrotna
ocena tych przedsięwzięć w trakcie ich realizacji, czyli ocena strategii wdrażania projektu innowacyjnego
oraz walidacja produktu finalnego. Ten nietypowy etap wymaga wsparcia ze strony IP/IP2, które może
przybrać formę spotkania lub szkolenia.
Podczas spotkania informacyjnego można, po pierwsze, zapoznać beneficjenta z następującymi
dokumentami: Minimalny wzór strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego; Lista
sprawdzająca oceny strategii wdrażania projektu innowacyjnego. Po drugie, podczas spotkania powinien
zostać omówiony sam proces składania strategii wdrażania projektu innowacyjnego.
Celowe będzie zwrócenie uwagi beneficjenta na: terminy składania strategii; rolę Sieci Tematycznej;
wymagania formalne, weryfikowane przez IP/IP2; wymagania merytoryczne; zalecenia KIW odnośnie
Strona 11 z 14

12. przygotowania i oceny strategii wdrażania. Na spotkaniu warto również poinformować, że przy
opracowaniu strategii beneficjent może korzystać ze wsparcia KIW.
Jeśli zorganizowanie takiego spotkania nie jest możliwe, sugeruje się wysłanie pisma do beneficjenta z
przypomnieniem terminu złożenia strategii oraz innymi przydatnymi informacjami, np. dotyczącymi
konsekwencji wynikających z nieprzedstawienia dokumentu w wyznaczonym terminie lub braku jego
akceptacji.
5. Udział opiekuna projektu innowacyjnego jako obserwatora w trakcie posiedzeń Sieci
Tematycznej.
Udział opiekuna projektu w posiedzeniach Sieci Tematycznych pozwala na poszerzenie tego forum
dialogu o kolejny głos doradczy i ekspercki. Ponadto obecność opiekuna na posiedzeniu dotyczącym
oceny strategii wdrażania oraz walidacji produktu skraca sam proces ostatecznego podejmowania decyzji
przez IP/IP2.
Opiekun projektu nie powinien być członkiem ST, oceniającym dany projekt z ramienia IP/IP2, ponieważ
może mieć to negatywny wpływ na obiektywną ocenę efektów realizacji danego projektu. Opiekun
podczas tych posiedzeń Sieci Tematycznej powinien pełnić rolę obserwatora, dzięki czemu uzyskuje
wiedzę na temat argumentów ST odnośnie strategii i walidacji.
Ponadto zaleca się, aby opiekunowie uczestniczyli nie tylko w tych posiedzeniach ST, które dotyczą
oceny strategii i walidacji danego projektu, ale również w pozostałych. Dzięki większemu zaangażowaniu
opiekunów w posiedzenia ST, ich wiedza na temat projektów, strategii wdrażania, walidacji produktów
finalnych, zostanie poszerzona i uzupełniona.
6. Opiekun projektu innowacyjnego jako inicjator przeglądów okresowych projektów
innowacyjnych.
Przegląd okresowy stanowi dodatkowe narzędzie weryfikacji postępów w realizacji projektów
innowacyjnych. Opiekun projektu powinien poinformować beneficjenta o istnieniu tego obowiązku zaraz
po zawarciu umowy o dofinansowanie.
Opiekun na podstawie stworzonego na początku indywidualnego harmonogram działań dla danego
projektu, w zależności od zmian jaki zaszły w przedsięwzięciu po akceptacji strategii wdrażania,
powinien zaktualizować terminarz przeglądów okresowych. Po ustaleniu terminu przeglądu zaleca się
poinformowanie beneficjenta o planowanym terminie w ciągu co najmniej 10 dni roboczych przed
rozpoczęciem przeglądu. Ponadto należy ustalić zagadnienia konieczne do poruszenia w trakcie
przeglądu. Opiekun koordynuje spotkanie oraz w nim uczestniczy. Po zakończeniu przeglądu okresowego
Strona 12 z 14

13. opiekun powinien sporządzić protokół oraz przekazać go beneficjentowi i Sieci Tematycznej w ciągu 5
dni roboczych od daty spotkania.
7. Zorganizowanie spotkania/szkolenia dla beneficjenta w sprawie przygotowania produktu
finalnego do walidacji.
Kolejnym istotnym etapem w realizacji projektu innowacyjnego i w pracy jego opiekuna jest proces
walidacji produktu finalnego. Przed tym etapem ważne, aby IP/IP2 wskazała beneficjentowi swoje
zalecenia oraz oczekiwania odnośnie przygotowania produktu do walidacji. Dobrym sposobem na
realizację tego zamierzenia, umożliwiającym jednocześnie bieżące wyjaśnienie wątpliwości, jest
organizacja spotkania lub szkolenia.
Podczas spotkania informacyjnego opiekun powinien, po pierwsze, zapoznać beneficjenta z
następującymi dokumentami: Minimalny wzór opisu produktu finalnego projektu innowacyjnego
testującego wraz z instrukcją; Arkusza oceny produktu finalnego projektu innowacyjnego testującego
wraz z objaśnieniem kryteriów. Po drugie, podczas spotkania należy przede wszystkim omówić sam
proces walidowania produktu finalnego.
Celowe będzie również zwrócenie uwagi beneficjenta na: terminy składania produktu do walidacji; rolę
Sieci Tematycznej; wymagania formalne, weryfikowane przez IP/IP2; wymagania merytoryczne. Na
spotkaniu warto również poinformować, że przy opracowaniu produktu do walidacji beneficjent może
korzystać ze wsparcia KIW.
Jeśli zorganizowanie takiego spotkania nie jest możliwe, sugeruje się wysłanie pisma do beneficjenta z
przypomnieniem terminu złożenia produktu do walidacji oraz innymi przydatnymi informacjami, np.
dotyczącymi konsekwencji wynikających z nieprzedstawienia produktu do walidacji w wyznaczonym
terminie lub braku jego akceptacji.
8. Opiekun projektu innowacyjnego i jego pomoc w zakresie działań upowszechniających i
włączających
Udział IP/IP2 w procesie upowszechniania i włączania powinien mieć charakter wspierający beneficjenta,
a zaangażowanie instytucji zaczyna się w momencie wyboru tematu innowacyjnego, ponieważ wybór ten
determinuje obszary, w których IP/IP2 dostrzega potrzebę nowych rozwiązań. Kolejnym istotnym
momentem jest decyzja o przyznaniu dofinansowania, dalej ocena strategii wdrażania, a na końcu
walidacja produktu finalnego, które wskazują na zasadność realizacji poszczególnych projektów.
Wsparcie w zakresie upowszechniania i włączania może przybierać różne formy w zależności od
charakteru rozwiązania i kompetencji leżących np. po stronie samorządu województwa lub danego
ministerstwa. IP/IP2 powinny wesprzeć beneficjenta przede wszystkim w zakresie ułatwienia kontaktów
z różnymi środowiskami, dotarcia do nich z informacją o produkcie.
Strona 13 z 14

14. Opiekun projektu jako osoba w IP/IP2 najbardziej zorientowana w specyfice projektów innowacyjnych,
które prowadzi, powinien zwrócić uwagę, w jaki sposób IP/IP2 mogą się przyczynić do realizacji procesu
włączania i upowszechniania przez beneficjentów. W tym celu może wspierać nawiązywanie kontaktów i
wymianę doświadczeń między beneficjentami z tego samego tematu oraz pomagać w nawiązywaniu
kontaktów między beneficjentami a komórkami merytorycznymi urzędu, działającymi w obszarze,
którego dotyczy projekt. Ponadto zadaniem opiekuna powinno być ułatwianie kontaktów beneficjentów z
komórką do spraw promocji i informacji w IP/IP2.
Opiekun może również zgłaszać beneficjentów projektów innowacyjnych do prezentacji/wystąpień
podczas konferencji lub seminariów organizowanych przez IP/IP2 oraz zgłaszać projekty innowacyjne do
różnego rodzaju konkursów (np. „Dobre praktyki EFS”, „Innowacja społeczna PO KL”).
IV. Wsparcie KIW
Z racji nadrzędnego celu działań Krajowej Instytucji Wspomagającej, jakim jest kompetentne, skuteczne i
przyjazne odbiorcom wspieranie realizacji projektów innowacyjnych oraz projektów współpracy
ponadnarodowej realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, KIW wspiera IP/IP2
w efektywnym reagowaniu na problemy, w tym wskazane w przeprowadzonym badaniu.
W ramach swojej działalności, KIW udziela wyjaśnień i odpowiedzi na wszystkie pytania związane ze
specyfiką PI oraz PWP. Przedstawiciele IP/IP2, którzy spotykają się z problemami w przedmiotowym
zakresie mogą zgłaszać je do KIW, która w porozumieniu z IZ PO KL, zaproponuje rozwiązanie kwestii
problemowych (w tym kontekście zostały niedawno zamieszczone na portalu KIW interpretacje
dotyczące kwestii finansowych w projektach współpracy ponadnarodowej). Dodatkowo KIW z własnej
inicjatywy lub na prośbę IP przygotuje opracowanie dotyczące zagadnień problemowych o charakterze
systemowym (w tym kontekście trafią do Państwa wkrótce wytyczne IZ PO KL w obszarze praw
autorskich). Wszystkie ww. informacje, KIW upowszechnia wśród zainteresowanych, w szczególności
poprzez swoją stronę internetową. Na portalu KIW funkcjonują zakładki: najczęściej zadawane pytania
(FAQ) oraz interpretacje IZ PO KL. Obie funkcjonalności są na bieżąco aktualizowane. Na stronie
internetowej KIW, zamieszczane są także wypracowane przez KIW rekomendacje, podręczniki, broszury
i inne materiały informacyjne, służące upowszechnieniu zagadnień związanych z wdrażaniem projektów
innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w PO KL.
Ponadto mając na uwadze szczególną rolę opiekunów projektów innowacyjnych oraz wyniki
przeprowadzonego badania wśród beneficjentów, KIW opracowała listę mailingową wszystkich osób,
które w IP/IP2 pełnią tę funkcję, w celu bieżącego informowania opiekunów o zamieszczanych na portalu
KIW interpretacjach IZ PO KL, zagadnień w zakładce FAQ oraz przekazywania im najnowszych
publikacji, rekomendacji i zaleceń KIW, a także ważnych informacji związanych z wdrażaniem
projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL.
Zapraszamy do korzystania z ww. form wsparcia KIW CPE.
Strona 14 z 14