3. MESYUARAT
• Mesyuarat merupakan satu aktiviti yang berdasarkan
komunikasi dua hala antara individu dalam situasi
formal.
• Ia diadakan bertujuan untuk bertukar-tukar fikiran dan
pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat
keputusan, memberikan maklumat dan mendapatkan
maklumat daripada pelbagai pihak.
• Mesyuarat yang baik dikendalikan dalam suasana yang
baik, bersopan dan beradab
• Kejayaan sesuatu mesyuarat banyak bergantung pada
persediaan dan penglibatan ahli-ahli yang hadir samada
pengerusi, setiausaha, bendahari, ahli biasa atau ahli
yang diundang
5. SEBELUM MESYUARAT
TARIKH
Tarikh yang sesuai ditetapkan dan dimaklumkan kepada semua ahli yang terlibat
terlebih dahulu supaya mereka sempat membuat persediaan
MASA
Masa hendaklah bersesuaian supaya hal-hal yang akan dibincangkan dapat
dijalankan dengan sempurna
TEMPAT
Tempat yang selesa diperlukan untuk aktiviti mesyuarat.
KEHADIRAN
Bilangan orang yang akan menghadiri mesyuarat telah ditetapkan terlebih
dahulu.
AGENDA
Agenda adalah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan
dalam mesyuarat.
6. PENGERUSI
Perlu memiliki sifat peribadi yang tenang dan peramah,
boleh berfikir secara objektif, berpengetahuan cukup
tentang tatacara mesyuarat, mesra dan berkeupayaan
mengawal diri
Beberapa peraturan asas dalam mempengerusikan
mesyuarat iaitu:-
i. Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam mesyuarat
ii. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah muktamad
iii. Mempunyai undi pemutus apabila keputusan undi antara penyokong
dan pembangkang adalah seri atau sama.
iv. Perlu berdiri apabila bercakap dalam mesyuarat KECUALI dalam
mesyuarat jawatankuasa
v. Perlu menegaskan setiap soalan,komen atau pandangan yang
dikemukakan oleh hadirin atau jawatankuasa mestilah bertujukan
kepada pengerusi.
vi. Pastikan mesyuarat dimulakan tepat pada waktunya dan
ditangguhkan secara rasmi supaya setiap ahli yang hadir tahu
bahawa mesyuarat tersebut telah tamat
7. Perkara-perkara yang dilakukan dan dielakkan oleh
pengerusi adalah :-
i. Bercakap atau berucap degan ringkas
ii. Belajarlah untuk menghadapi sesuatu keadaan dengan tenang
walaupun boleh menyakitkan hati.
iii. Tonjolkan dengan air muka yang manis dan berhati-hati supaya
tidak tertidur semasa mendengar ucapan yang membosankan
iv. Berpakaian sopan dan kemas
v. Jangan tunjukkan kegelisahan diri kerana sikap ini akan
mengganggu ketekuanan para hadirin
vi. Jangan bersandar di meja. Keadaan ini juga akam memberi
kesan kepada suara seseorang pengerusi
vii. Ketika menggunakan mikrofon, bercakaplah dengan jelas dan
sedikit perlahan seperti perbualan biasa
PENGERUSI
8. SETIAUSAHA
Penyelanggara yang baik, berdisiplin dan
kemas kerjanya, jalas dan tenang
pemikirannya serta peramah dan baik
Tugas penting beliau ialah :-
Menguruskan sesuatu mesyuarat
Membuat agenda bersama dengan pengerusi
Mencatat minit-minit mesyuarat
Menulis laporan tahunan
Melaksanakan semua arahan jawatankuasanya
9. SETIAUSAHA
Sebelum mesyuarat diadakan, setiausaha perlu
Mengirim / menghantar notis pemberitahuan
Berbincang dengan pengerusi tentang tarikh mesyuarat
Menyediakan agenda mesyuarat jawatankuasa bersama-sama
pengerusi
Setiausaha perlu mencatat minit ( rekod yang tepat
dan ringkas tentang perkara yang dibincangkan dalam
mesyuarat dalam setiap mesyuarat
Beberapa cara untuk mencatat minit
Membuat catatan semasa mesyuarat sedang dijalankan
Minit harus ringkas dan padat
Setiap patah perkataan tentang ketetapan dan pindaan
10. Rangka minit mesyuarat yang lazim disediakan seperti
berikut:-
Bentuk mesyuarat, tempat, waktu dan tarikh
Ahli yang hadir
Alasan ketidakhadiran
Minit mesyuarat terakhir
Perkara-perkara yang berbangkit
Laporan
Hal-hal lain
Rangka minit mesyuarat yang disiapkan ditunjukkan kepada
pengerusi untuk disahkan.
Menulis laporan tahunan
Membaca laporan tahunan secara berdiri dengan jelas dan
tenang supaya ahli dapat mendengarnya
SETIAUSAHA
11. SETIAUSAHABeberapa peraturan yang umum tentang tugas-tugas seseorang
setiausaha adalah:-
Tidak harus memberikan pandangan peribadi dalam mesyuarat
KECUALI diminta oleh pengerusi
Kedudukan hak mengundinya bergantung pada cara pemilihannya
Tidak boleh mengambil tempat pengerusi atas ketidakhadirannya
KECUALI untuk melantik seorang penganti pengerusi atau dalam
yang genting
Dalam keadaan keraguan, setiausaha boleh dan meminta pengerusi
menjelaskan sesuatu perkara atau ketetapan sebelum beralih
kepada butiran yang berikutnya supaya minit yang dicatat tepat
dalam sesetengah organisasi, dianggap sopan jika seorang
setiausaha menawarkan peletakkan jawatannya jika pengerusi
bersara. Hal ini untuk memberikan peluang kepada pengerusi baru
untuk memilih setiausaha yang baru
12. BENDAHARI
Tanggungjawab bendahari adalah tentang hal-hal
kewangan bagi sesebuah persatuan. Antaranya ialah:-
i. Mengutip yuran
ii. Menyimpan simpan kira
iii. Membayar bil-bil
iv. Menasihati ahli-ahli jawatankuasa tentang kedudukan
kewangan bagi sesebuah persatuan
v. Menyediakan penyata kira-kira untuk mesyuarat agung
tahunan
Sentiasa menyediakan penyata kewangan terkini yang
ringkas untuk kegunaan setiausaha.
Perlu memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang
besar sudah disahkan dan direkodkan dalam minit.
Satu kunci kira-kira disediakan pada setiap tiga @
enam bulan sekali
13. Ahli jawatankuasa perlu mengambil
bahagian terhadap sebarang perkara
yang dibincangkan dalam mesyuarat
dengan memberikan pandangan sendiri
atau menimbulkan pertanyaan
Jika melibatkan keputusan, ahli
jawatankuasa yang menghadiri
mesyuarat berhak untuk mengundi
Ahli Jawatankuasa
15. MESYUARAT JAWATANKUASA
Mesyuarat ini perlu dikendalikan mengikut tatacara yang
ditetapkan dan sebarang perubahan berlaku adalah
bergantung pada budi bicara pengerusi
Surat pemberitahuan perlu dikirimkan kepada ahli selewat-
lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat
Salinan agenda hendaklah dikirimkan kepada semua ahli
selewat-lewatnya 24 jam sebelum mesyuarat diadakan
bertujuan untuk memberi kesempatan kepada ahli-ahli untuk
menelitinya.
Pengerusi perlu mengetahui tentang agenda dan tidak terlalu
bergantung kepada setiausaha
16. MESYUARAT JAWATANKUASA
Sesuatu usul rasmi perlu diluluskan dalam mesyuarat
berkenaan. Ia bertujuan untuk menjelaskannya dalam satu
ayat yang padat dan mudah supaya tidak timbul salah faham.
Tatacara untuk mesyuarat adalah :-
i. Perlu mematuhi perkara-perkara yang tercatat dalam agenda
ii. Tidak boleh dijalankan sekiranya tidak cukup ahli mesyuarat
iii. Menepati waktu digalakkan
iv. Pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa
v. Pengerusi atau setiausaha akan membaca nama ahli yang tidak hadir
ketika memulakan mesyuarat
vi. Pengerusi meminta setiausaha minit yang berkaitan dengan suara
yang jelas dan sempurna
vii. Sekiranya berpuas hati tentang kesahihan minit, meraka akan
mengangkat tangan untuk mencadangkan agar minit akan disahkan
dan disokong.
17. MESYUARAT JAWATANKUASA
Tatacara untuk mesyuarat adalah :-
viii. Jika minit bertulis tangan, hanya muka surat akhir akan ditandatangi
dan jika ia ditaip maka setiap halaman perlu ditandatangani.
ix. Mengemukakan perkara yang berbangkit. Ia bertujuan untuk
memberitahu ahli mesyuarat tentang segala perkembangan
mutakhir tentang sesuatu perkara
x. Semua cadangan hendaklah dikemukakan hendaklah jelas dan tepat
dan membincangkan samada diterima atau ditolak. Perkara yang
baru boleh diketengahkan dan dibincangkan
xi. Hal-hal lain merupakan agenda terakhir dalam mesyuarat
jawatankuasa dan ia bertujuan untuk memberikan peluang kepada
ahli-ahli untuk mengemukakan hal-hal yang tidak begitu penting dan
dibincangkan secara sepintas lalu
xii. Setelah semua agenda selesai, pengerusi perlu menangguhkan
mesyuarat secara rasmi.
18. MESYUARAT AGUNG
Diadakan sekali setahun dan ia bertujuan untuk
membentangkan aktiviti tahun lalu, meluluskan penyata kira-
kira, merancang kegiatan tahun hadapan, memilih ahli-ahli
jawatankuasa kerja yang baru dan meluluskan cadangan yang
dikemukakan
Notis mesyuarat hendaklah dihantar kepada ahli 2 minggu
sebelum mesyuarat diadakan
Agenda mesyuarat agung tahunan dikirim bersama surat
jemputan untuk menghadiri mesyuarat
Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha 7 hari sebelum
mesyuarat diadakan
Setiausaha dan penolong setiausaha akan melaporkan semua
laporan sepanjang tahun
Bendahari menyediakan laporan kewangan untuk dibentangkan.
19. MESYUARAT AGUNG
Tatacara mesyuarat agung sama seperti mesyuarat jawatankuasa
dengan sedikit perbezaan seperti :-
i. Yang dipertua akan mempengerusikan mesyuarat agung tahunan
ii. Pengumaman ketidakhadiran ahli-ahli dilakukan akan tetapi agenda ini
selalunya diketepikan untuk menjimatkan masa
iii. Perbincangan tentang minit mesyuarat yang lalu dibuat secara
ringkas.Minit perlu diluluskan oleh mesyuarat secara rasmi dan
ditangantangani oleh pengerusi dan dicatatkan tarikhnya
iv. Pengerusi menyampaikan ucapan berupa satu pandangan sepintas lalu
tentang aktiviti yang dijalankan pada tahun lepas
v. Setiausaha membacakan laporan diikuti oleh bendahari dan pengerusi-
pengerusi jawatankuasa kecil
vi. Setelah laporan selesai dibentangkan, seorang ahli akan mengusul dan
seorang ahli menyokong penerimaan laporan tersebut. Undian
terhadap usul penerimaan dilakukan
20. MESYUARAT AGUNG
Tatacara mesyuarat agung sama seperti mesyuarat jawatankuasa dengan
sedikit perbezaan seperti :-
vii. Yang dipertua yang sedang memegang jawatan dan ingin bertanding
untuk setahun lagi, beliau hendaklah meletak jawatan sebagai
pengerusi dan seorang pengerusi sementara hendaklah dipilih
viii. Sebelum pemilihan yang dipertua dimulakan, yang dipertua akan
mengucapkan terima kasih kepada pengerusi sementara
ix. Sebarang hal yang memerlukan pengesahan mesyuarat agung yang
dikemukakan dalam bentuk ketetapan oleh jawatankuasa kerja.
x. Perbincangan hal-hal lain akan memberikan peluang kepada ahli-ahli
membangkitkan perkara-perkara yang tidak dimasukkan dalam agenda
xi. Jika perkara yang dibincangkan sukar dicapai keputusan,mesyuarat
boleh menunda perbincangan tersebut ke satu mesyuarat agung luar
biasa yang patut diadakan kemudiannya. Tindakan ini memberikan
peluang kepada ahli-ahli membincangkannya dengan lebih mendalam
21. Mesyuarat agung luar biasa
Diadakan kerana keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang
mahukan pertukaran jawatan, perubahan perlembagaan persatuan
secara mendadak,penyelesaian masalah kewangan atau kehilangan
kepercayaan semua ahli
Aturcara bagi mesyuarat ini seperti berikut :-
I. Setiausaha perlu menyediakan notis pemberitahuan 14 hari sebelum
mesyuarat
II. Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu dibincangkan lagi
III. Bendahari perlu menyediakan laporan kewangan serta stok
persatuan
IV. Kehadiran ahli adalah 2/3 daripada jumlah anggota mesyuarat
V. Mesyuarat hendaklah melantik salah seorang daripada ahli
jawatankuasa untuk menjadi pencatat minit mesyuarat
VI. Pembubaran ahli jawatankuasa lama boleh dilakukan jika mesyuarat
ini mahukan pemilihan ahli-ahli jawatankuasa yang baru
22. MESYUARAT KHAS
Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang
dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan
Tatacara untuk mengadakan mesyuarat ialah :-
i. Diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan
ii. Dipengerusikan oleh yang dipertua dan boleh dipengerusikan oleh
ahli lain jika yang dipertua tiada
iii. Setiausaha mencatat minit mesyuarat yang dijalankan
iv. Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam
perbincangan
v. Setiausaha menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya
kepada ahli
vi. Ahli jawatankuasa perlu bertindak segera mengemukakan minit
mesyuarat kepada pihak berkenaan dengan tujuan menyegerakan
perlaksanaan sesuatu projek
23. MESYUARAT TERGEMPAR
Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu dan
memerlukan kata putus segera daripada ahli-ahli
jawatankuasa
Aturcara mesyuarat adalah seperti berikut :-
i. Diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan
ii. Dipengerusikan oleh yang dipertua dan boleh dipengerusikan
oleh ahli jawatankuasa lain sekiranya pengerusi tiada
iii. Setiausaha mencatatkan minit mesyuarat yang dijalankan
iv. Ahli jawatankuasa perlu mengambil bahagian dalam
perbincangan
v. Setiausaha menyediakan minit mesyuarat dan
mengedarkannya kepada semua ahli jawatankuasa
vi. Ahli jawatankuasa perlu mengambil tindakan segera tentang
isu yang diputuskan dalam mesyuarat tersebut
24. CARA MENGENDALIKAN
MESYUARAT
MINIT MESYUARAT
Tugas setiausaha adalah mencatat segala perkara yang dibincangkan dan
keputusan yang diambil dalam mesyuarat
Hasil minit mesyuarat yang sempurna, setiausaha perlulah :-
i. Menghadiri mesyuarat sepanjang masa
ii. Mengemaskinikan dua dokumen utama iaitu senarai kehadiran dan
buku catatan minit
iii. Mencatat selengkapnya semua hal yang dibincangkan dalam
mesyuarat dan keputusan yang diambil
iv. Bersama-sama pengerusi menyemak isi catatan mesyuarat samada
tepat @ tidak
Minit mesyuarat disediakan melalui 2 peringkat iaitu :-
i. Mencatat minit mesyuarat
ii. Menulis minit mesyuarat
Setiausaha mempunyai buku catatan minit untuk mencatat
25. Tanggungjawab menulis minit mesyuarat penting dilakukan kerana minit
mesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan
Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira hal-hal seperti berikut :-
i. Butiran tentang mesyuarat
NAMA MESYUARAT
BILANGAN KALI DIADAKAN
TARIKH
MASA
TEMPAT
ii. Senarai kehadiran
SENARAI LENGKAP AHLI YANG HADIR SANGAT PERLU UNTUK PENGESAHAN MINIT PADA
MASA YANG AKAN DATANG DAN MEMERLUKAN PANDANGAN MEREKA SAMADA SAH ATAU
TIDAK
iii. Isi minit mesyuarat
KEHADIRAN DITULIS MENGIKUT SUSUNAN
KATA ALU-ALUAN DARIPADA PENGERUSI MESYUARAT
PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LALU
PERKARA-PERKARA YANG BERBANGKIT
AGENDA-AGENDA YANG DITETAPKAN
HAL-HAL LAIN
UCAPAN PENUTUP OLEH PENGERUSI
PENULISAN MINIT MESYUARAT
26. Ciri-ciri minit mesyuarat yang baik
Penulisan hendaklah tepat, ringkas dan padat
Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlu
menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan keputusan ahli-
ahli mesyuarat
Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang
yang dipertanggungjawabkan perlu dicatat
Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit
mesyuarat
Bahagian akhir / penutup mesyuarat, hendaklah dicatat nama dan
jawatan penyedia minit mesyuarat dan orang yang mengesahkan minit
mesyuarat iaitu pengerusi dan setiausaha.
PENULISAN MINIT MESYUARAT
