Ersparnisse im Rechnungseingang durch Einführung von E-Rechnungen

1. 21.9.2016 Nr. 10 Schweizer Bauwirtschaft 31
UNTERNEHMENSFÜHRUNG
Nicht nur die Kernaufgaben stellen für Unter-
nehmensverantwortliche immense Herausfor-
derungen dar: Die A. Käppeli’s Söhne AG
führte letztes Jahr ein neues ERP-System ein.
Allerdings gestaltete sich damit der Kredito-
renprozess nicht von selbst effizienter. Der
Empfang der Rechnungen von rund 900 loka-
len und nationalen Zulieferern wollte durch-
leuchtet sein, und es zeigte sich schnell, dass
hier viel Optimierungspotenzial bestand.
Den richtigen Partner finden
Daniel Kohler von «io-market» kennt das Pro-
blem aus seiner beruflichen Erfahrung. «Bei
vielen Baufirmen müssten viel kürzere Durch-
laufzeiten der Rechnungen generiert werden,
um zu vermeiden, dass man Zahlungsziele
verpasst. Zudem kann man nur bei einem
schnellen Bezahlen der Rechnungen Skonti
abziehen und damit Geld sparen. Weiter hat
die manuelle Rechnungsverarbeitung ihre
­Tücken, da durch die hohe Fehleranfälligkeit
lange und intensive Suchaktionen die Folge
sein können. Daneben wünschen sich viele
Unternehmensverantwortliche ein gewisses
Kontrollinstrument, das Lieferanteninforma­
tionen wie etwa Zahlungskonditionen und so
weiter verwaltet», sagt er. Das ging auch der
A.Käppeli’s Söhne AG so. «Wir suchten nach
einem Partner, der unsere wichtigsten An­
forderungen erfüllen konnte und uns darüber
hinaus auch einen möglichst raschen ROI,
also Return on Investment, zusicherte. Mit
«io-market» fanden wir den richtigen Partner»,
so Remo Bianchi, Geschäftsführer der A.Käp­
peli’s Söhne AG.
WIE EINE BAUFIRMA BEI RECHNUNGEN
NEUE MASSSTÄBE SETZT
Ende 2015 lancierte die A.Käppeli’s Söhne AG ein Projekt im Bereich der
E-Rechnung. Ziel war es, den Rechnungseingang soweit als möglich
mit allen bestehenden Lieferanten zu digitalisieren. Wie das gelungen ist.
A. Käppeli’s Söhne AG
Die A. Käppeli’s Söhne AG gehört
zur Käppeli-Bianchi-Firmengruppe und
wurde 1910 gegründet. Das Bauunter-
nehmen beschäftigt heute 200 Mitar-
beiter. Das Unternehmen ist haupt-
sächlich in den Bereichen Strassenbau,
Tiefbau, Hochbau, Rückbau und Geo-
matik tätig.
Das Bauunternehmen Käppeli’s Söhne AG hat die Abrechnungsprozesse digitalisiert und konnte so Einsparungen erzielen. Foto: zvg
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UNTERNEHMENSFÜHRUNG
Sanfte Einführung der E-Rechnung
Durch die jahrelange Erfahrung der «io-mar-
ket AG» wusste die Baugruppe, dass die Um-
stellung der E-Rechnung nicht von heute auf
morgen erfolgen konnte. So wurde zuerst die
wichtigste Schnittstelle geschaffen, nämlich
die zwischen dem EDI-Netzwerk «gate2b» von
«io-market» und dem ERP-System der A. Käp­
peli’s Söhne AG. Damit wurde die Grundlage
zur strukturierten, digitalen E-Rechnung mit
Mehrwertsteuerkonformer Signatur gelegt.Mit
Start ins Jahr 2016 wurden alle Rechnungen
durch die A. Käppeli’s Söhne AG eingescannt
und an «io-market» gesendet.«io-market» wie­
derum bereitete durch eine intelligente Scan-
ning- und Texterkennungslösung die Daten
maschinenlesbar auf und retournierte sie wie-
der. So erfuhr A. Käppeli’s Söhne AG bereits
eine erste Optimierungsphase, denn obwohl
die Lieferantenanbindung erst noch folgen
sollte, entfiel bereits die manuelle Rechnungs-
erfassung im neuen ERP-System. In einer zwei­
ten Phase, nachdem A. Käppeli’s Söhne AG
einen Teil der Lieferanten schriftlich über die
Neuerungen informiert hatte, übernahm «io-
market» die Projektführung und startete mit
der Einbindung der Lieferanten. Dabei ist es
für «io-market» nicht relevant, ob sich die
­Lieferanten für die einfache PDF-Rechnung
per E-Mail entscheiden, oder aber eine vollin-
tegrierte elektronische Lösung (Schnittstelle)
in Betracht ziehen, denn
A. Käppeli’s Söhne AG
bekommt in jedem Falle
maschinenlesbare Daten
für ihr neues ERP-System
zur Verfügung gestellt.
Kohler berichtet, dass sich die wenigsten­
­Lieferanten bis dato Gedanken zur Digitalisie-
rung von Kreditoren-/ oder Debitorenprozes-
sen gemacht haben und dementsprechend
über keine Lösung verfügen würden. «In die-
sem Sinne hat die A. Käppeli’s Söhne AG in
der Schweiz eineVorreiterrolle übernommen»,
ist er überzeugt. «Wir dürfen auf einen klar
kalkulierten Projektstart zurückschauen. «io-
market» deckt alle Anforderungen der mo­der­
nen Rechnungsverarbeitung ab. Auch techni-
sche Herausforderungen sind für «io-market»
kein Grund, als Lieferant seinen Kunden nicht
mit elektronischen Rechnungsdaten zu bedie-
nen», sagt Remo Bianchi, der die A.Käp­peli’s
Söhne AG leitet.Als Folge habe dieA. Käppeli’s
Söhne AG nun mehr Transparenz in der Kre­
ditorenverarbeitung, lobt er, zudem hätten
die Kosten für die Rechnungsverarbeitung
­gesenkt werden können und zu guter Letzt
seien auch alle gesetzlichen Anforderungen
erfüllt. «Wir schätzen, dass wir bereits ge­-
gen 35 Prozent der Kosten im Rechnungsein­-
gang einsparen. Dies obwohl sich das ­Projekt
noch immer in der Einführungsphase ­befindet
und noch nicht alle Lieferanten eingebunden
sind», so Bianchi.
Alexander Koch
«Wir sparen bereits jetzt
35 Prozent der Kosten im
Rechnungseingang ein.»
«io-market» AG
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­professionellen EDI-Lösungen
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Daniel Kohler von «io-market AG»:
«Viele Baufirmen könnten das Rechnungs­
wesen optimieren.» Foto: zvg
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Wie eine Baufirma bei Rechnungen neue Massstäbe setzt l Fortsetzung von Seite 31