قائمة مهام تحضير الاجتماعات Meeting Preparation Checklist هي قائمة تساعد من يريدون تحضير اجتماعات فعالة

1. ACSA/‫ق‬‫االجتماع‬ ‫تحضير‬ ‫ميام‬ ‫ائمة‬‫ات‬‫صفحة‬1‫من‬3
‫االجخوبػبث‬ ‫ححض٘ش‬ ‫هِبم‬ ‫لبئوت‬Meeting Preparation Checklist
11..‫الجخوبع؟‬ ‫ٗحخبج‬ ٕ‫الز‬ ‫الوْضْع‬ ُْ ‫هب‬
‫االجتماع؟‬ ‫عقد‬ ‫يد‬‫ر‬‫ن‬ ‫لماذا‬ ‫أي‬
22..‫لالجخوبع؟‬ ‫هْاح٘ت‬ ‫ّالظشّف‬ ‫الْلج‬ ‫ُل‬
‫منتج؟‬ ‫نقاش‬ ‫ة‬‫ر‬‫إدا‬ ‫عمييا‬ ‫بناءا‬ ‫تستطيع‬ ‫التي‬ ‫المعمومات‬ ‫كل‬ ‫لديك‬ ‫ىل‬
‫الموقف‬ ‫أصبح‬ ‫ىل‬‫ي‬ ‫بما‬ ‫ناضجا‬ ‫ع‬‫الموضو‬‫لمناقشتو؟‬ ‫كفي‬
‫جسمنا‬ ‫في‬ ‫االىتمام‬ ‫موضع‬ ‫ى‬‫األخر‬ ‫األمور‬ ‫ىي‬ ‫ما‬‫اىن؟‬‫ر‬‫ال‬ ‫الوقت‬ ‫في‬ ‫مؤسستنا‬
‫ى)؟‬‫األخر‬ ‫بالموضوعات‬ ‫نة‬‫ر‬‫(مقا‬ ‫أولوية‬ ‫ىو‬ ‫حولو‬ ‫اجتماع‬ ‫لحضور‬ ‫األعضاء‬ ‫دعوت‬ ‫الذي‬ ‫ع‬‫الموضو‬ ‫ىل‬
‫األساسيين؟‬ ‫األعضاء‬ ‫بحضور‬ ‫لالجتماع‬ ‫ع‬‫الموضو‬ ‫الزمني‬ ‫الجدول‬ ‫سيسمح‬ ‫ىل‬
‫ينب‬ ‫التي‬ ‫تيبات‬‫ر‬‫الت‬ ‫ىي‬ ‫ما‬‫لالجتماع؟‬ ‫فعميا‬ ‫عميك‬ ‫غي‬
‫تيبات؟‬‫ر‬‫الت‬ ‫تمك‬ ‫النجاز‬ ‫الكافي‬ ‫الوقت‬ ‫لديك‬ ‫ىل‬
33..‫الجخوبع؟‬ ‫حخطظ‬ ‫ّأًج‬ ‫اػخببسن‬ ٖ‫ف‬ َ‫ّّضؼ‬ َ‫ل‬ ‫االوخشاد‬ ٖ‫ٌٗبغ‬ ٕ‫الز‬ ‫هب‬
‫االجتماع؟‬ ‫عمى‬ ‫الحالية‬ ‫أولوياتيا‬‫و‬ ‫المؤسسة‬ ‫ثقافة‬ ‫ستؤثر‬ ‫كيف‬
‫المناقشة؟‬ ‫قيد‬ ‫ع‬‫الموضو‬ ‫عن‬ ‫اجتماعات‬ ‫سمسمة‬ ‫من‬ ‫احد‬‫و‬ ‫ىو‬ ‫االجتماع‬ ‫ىل‬
‫أي‬ ‫إلى‬‫السابق؟‬ ‫االجتماع‬ ‫بنتائج‬ ‫ليذا‬ ‫تيبك‬‫ر‬‫ت‬ ‫تأثر‬ ‫مدى‬
44..‫ُذف‬ ُْ ‫هب‬‫االجخوبع؟‬ ‫غشض‬
‫المتوقع‬ ‫المردود‬ ‫ىو‬ ‫ما‬‫المطموب‬ ‫الناتج‬‫االجتماع؟‬ ‫ىذا‬ ‫عن‬ ‫ات‬‫ز‬‫االنجا‬
‫بدقة؟‬ ‫وصياغتيا‬ ‫تحديدىا‬ ‫باستطاعتك‬ ‫أن‬ ‫أم‬ )‫(مبيمة‬ ‫عامة‬ ‫ة‬‫ر‬‫فك‬ ‫ىي‬ ‫المتوقعة‬ ‫النتيجة‬ ‫ىل‬
‫ىذا‬ ‫النجاز‬ ‫األفضل‬ ‫الوسيمة‬ ‫ىو‬ ‫االجتماع‬ ‫ىل‬‫الغرض؟‬
55..‫ّلوبرا؟‬ ‫االجخوبع‬ ‫س٘حضش‬ ‫هي‬
‫ا)؟‬‫و‬‫يحضر‬ ‫أن‬ ‫بد‬ ‫(ال‬ ‫الذين‬ ‫من‬
‫ما...الخ)؟‬ ‫جية‬ ‫ممثل‬ ،‫مدير‬ ،‫(خبير‬ ‫خارجي‬ ‫كمرجع‬ ‫إليو‬ ‫سنحتاج‬ ‫من‬
‫تيمو‬ ‫من‬‫االجتماع؟‬ ‫ىذا‬ ‫ات‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫ق‬ ‫تعنيو‬
‫االستفاد‬ ‫يمكنيم‬ ‫آخرون‬ ‫ىناك‬ ‫ىل‬‫ة‬‫االجتماع؟‬ ‫ىذا‬ ‫من‬
‫االجتما‬ ‫في‬ ‫نحتاجيا‬ ‫أساسية‬ ‫معمومات‬ ‫لديو‬ ‫من‬‫ع‬‫؟‬
‫ن‬ ‫من‬‫لدعمو؟‬ ‫حتاج‬
‫االجتماع؟‬ ‫في‬ ‫بو‬ ‫منوطة‬ ‫ميام‬ ‫لديو‬ ‫من‬
‫تقديمو؟‬ ‫ينبغي‬ )‫السمطة(الصالحية‬ )‫مدى(مستوى‬ ‫ىو‬ ‫ما‬
66..:ٖ‫اٙح‬ ‫هي‬ ٕ‫أ‬ ‫ػبش‬ ‫االجخوبع‬ ٖ‫ف‬ ‫هشبسوخِن‬ ‫لخحض٘ش‬ ‫الوشبسوْى‬ ‫ٗحخبج‬ ‫ُل‬
‫البحث‬ ،‫اءة‬‫ر‬‫الق‬‫معمومات‬ ‫توفير‬ ‫أو‬ ‫جمع‬‫لالجتماع‬ ‫تقديم‬ ‫تحضير‬Presentation
77..‫الوش‬ َ‫س٘حخبج‬ ‫الضهي‬ ‫هي‬ ‫ون‬‫لالجخوبع؟‬ ‫لالسخؼذاد‬ ‫بسوْى‬
88..‫أًج‬ َ‫سخحخبج‬ ‫الضهي‬ ‫هي‬ ‫ون‬‫ّاٙخشّى‬‫حمذٗوبحىن؟‬ ‫لخحض٘ش‬
99..ٔ‫إل‬ ‫ببلشجْع‬‫إجبببحه‬( ‫األسئلت‬ ‫ػي‬6-8،)‫ّبوشاجؼت‬‫اٙى‬ ‫حذد‬ ،ً‫ب‬‫سلف‬ ‫الوجذّلت‬ ‫الخضاهبحىن‬‫أفضل‬:‫ّصهي‬ ‫حبسٗخ‬
‫السبػت‬ :‫الضهي‬ ‫م‬ / / :‫الخبسٗخ‬

2. ACSA/‫ق‬‫االجتماع‬ ‫تحضير‬ ‫ميام‬ ‫ائمة‬‫ات‬‫صفحة‬2‫من‬3
1111..‫س٘سخغش‬ ‫الضهي‬ ‫هي‬ ‫ون‬‫بخحم٘ك‬ ‫الوشبسو٘ي‬ ‫لىل‬ ‫لخسوح‬ َ‫جذّلخ‬ ‫ػل٘ه‬ ‫الضهي‬ ‫هي‬ ‫ون‬ ‫االجخوبع؟‬ َ‫ل‬‫األُذاف‬
‫االجخوبع؟‬ ‫هي‬ ‫الوشجْة‬
‫لمحضور؟‬ ‫المدعوين‬ ‫من‬ ‫لتطمبو‬ ‫الزمن‬ ‫من‬ ‫مناسب‬ ‫قدر‬ ‫ىذا‬ ‫ىل‬
‫متى‬‫سيبدأ‬‫سينتيي؟‬ ‫ومتى‬
‫فكم‬ ،‫مطموبة‬ ‫احات‬‫ر‬‫است‬ ‫ىناك‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬‫ستستغر‬‫ق‬‫؟‬
1111..‫أٗي‬‫االجخوبع؟‬ ‫سٌ٘ؼمذ‬
‫متوفر‬ ‫االجتماع‬ ‫مكان‬ ‫ىل‬‫؟‬
‫لالجتماع؟‬ ‫ين‬‫ر‬‫المقر‬ ‫الزمن‬‫و‬ ‫يخ‬‫ر‬‫التا‬ ‫لذلك‬ ‫ه‬‫ز‬‫حج‬ ‫يمكن‬ ‫ىل‬
‫يكفي؟‬ ‫بما‬ ‫اسع‬‫و‬ ‫المكان‬ ‫ىل‬
‫المشاركين؟‬ ‫بعدد‬ ‫اسي‬‫ر‬‫وك‬ ‫مائدة‬ ‫ىناك‬ ‫ىل‬
‫؟‬ً‫ا‬‫معين‬ ‫تيبا‬‫ر‬‫ت‬ ‫اسي‬‫ر‬‫الك‬‫و‬ ‫ائد‬‫و‬‫الم‬ ‫ستحتاج‬ ‫ىل‬
‫تيوية‬ ‫المكان‬ ‫في‬ ‫ىل‬‫ضاءة‬‫ا‬‫و‬‫ة‬‫ز‬‫أجي‬‫و‬‫سمع‬-‫ية‬‫ر‬‫بص‬‫ات‬‫و‬‫أد‬‫و‬‫من‬ ‫ىا‬‫غير‬ ‫أو‬ ،‫الكتابة‬‫ات‬‫و‬‫األد‬‫؟‬
‫من‬ ‫خالية‬ ‫فة‬‫ر‬‫الغ‬ ‫ستكون‬ ‫ىل‬‫عاج‬‫اإلز‬)‫ين...الخ‬‫ر‬‫آخ‬ ‫لعبور‬ ‫ممر‬ ،‫يرن‬ ‫(ىاتف‬ ‫المقاطعات‬‫و‬
1212..‫االجتمبع؟‬ ‫ببيئة‬ ‫تتعلق‬ ‫ضرورية‬ ‫عنبصر‬ ‫هنبك‬ ‫هل‬
،‫ة‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫الح‬ ‫درجة‬‫اإلضاءة‬‫الخ‬ ...
‫الخاصة‬ ‫الحاجات‬ ‫ذوي‬ ‫من‬ ‫ين‬‫ر‬‫لمحاض‬ ‫ات‬‫ز‬‫تجيي‬
1313..‫االجخوبع؟‬ ‫شىل‬ ‫حٌظ٘ن‬ ‫س٘خن‬ ‫و٘ف‬
‫الفصل‬ ‫أسموب‬classroom style‫ال‬ ‫أسموب‬‫مؤتمر‬conference style
‫ة‬‫ر‬‫دائ‬‫شكل‬U‫شكل‬V
1414..‫ال‬ ُٖ ‫هب‬‫خجِ٘ضاث‬(‫األدّاث‬‫لالجخوبع؟‬ ‫الالصهت‬ )
‫سمع‬ ‫ة‬‫ز‬‫أجي‬-‫ية‬‫ر‬‫بص‬‫السمع‬ ‫ة‬‫ز‬‫األجي‬-‫ة؟‬‫ر‬‫متوف‬ ‫ية‬‫ر‬‫بص‬
‫قالب‬ ‫ورق‬ )‫(حامل‬ ‫لوحة‬Flipchart easel‫الوسائط‬ ‫متعدد‬ / ‫شفافيات‬ / ‫ائح‬‫ر‬‫ش‬ ‫إسقاط‬ ‫جياز‬
‫شاشة‬‫شيني‬ ‫أقالم‬ / ‫طباشير‬ ‫ح‬‫لو‬ / ‫ة‬‫ر‬‫سبو‬
‫تمف‬‫مسطحة‬ ‫شاشة‬ /‫ممون‬ ‫از‬‫اسيب‬‫و‬‫ح‬
1515..‫لالجخوبع؟‬ ‫الوطلْبت‬ ‫المشطبس٘بث‬ ُٖ ‫هب‬
)‫(شيني‬ ‫أقالم‬‫ائط‬‫ر‬‫ش‬
‫الكتابة‬ ‫ات‬‫و‬‫أد‬‫احة‬‫ر‬ ‫وسائل‬amenities
‫يعو‬‫ز‬‫تو‬ ‫سيتم‬ ‫ورق‬ ‫أو‬ ‫مطبقات‬‫مستمزما‬‫ت‬‫مكتبية‬
1616..‫ّٗخن‬ ‫ػلِ٘ب‬ ‫ّاالحفبق‬ ،‫هٌبلشخِب‬ ‫ٗخن‬ ٖ‫الخ‬ ‫االجخوبػبث‬ ‫لْاػذ‬ ُٖ ‫هب‬‫إسسبءُب‬
،‫التدخين‬‫تناول‬‫األطع‬‫مة‬
)‫ىاتفية...الخ‬ ‫مكالمة‬ ،‫متوقع‬ ‫غير‬ ‫ضيف‬ ،‫(تحية‬ ‫المقاطعات‬ ،‫احات‬‫ر‬‫االست‬
‫الزمن...الخ‬ ‫وضابط‬ ‫المالحظ‬ ،‫الميسر‬ ،‫االجتماع‬ ‫مدون‬ ،‫االجتماع‬ ‫ئيس‬‫ر‬
‫الخصوصية‬‫و‬ ‫التأمين‬security & confidentiality
1717..‫االجخوبع؟‬ ‫أُذاف‬ ‫حغط٘ت‬ ‫س٘خن‬ ‫حشح٘ب‬ ٕ‫أ‬ ٖ‫ف‬

3. ACSA/‫ق‬‫االجتماع‬ ‫تحضير‬ ‫ميام‬ ‫ائمة‬‫ات‬‫صفحة‬3‫من‬3
1818..‫اال‬ ،‫الخم٘٘ن‬ ‫بِب‬ ‫س٘خن‬ ٖ‫الخ‬ ‫الْسبئل‬ ُٖ ‫هب‬‫ّااللخضاهبث...الخ؟‬ ‫البٌْد‬ ‫ححذٗذ‬ ،‫األّلْٗبث‬ ‫ححذٗذ‬ ،،‫الشف‬ ،‫خخ٘بس‬
‫المشاساث؟‬ ‫ّٗخخزّى‬ ،‫الوشىالث‬ ‫س٘حلْى‬ ‫ّو٘ف‬ ‫بوذاخالحِن؟‬ ‫الفشٗك‬ ٖ‫س٘ذل‬ ‫و٘ف‬
‫الذىني‬ ‫العصف‬
‫المتعدد‬ ‫التصويت‬
‫اإلجماع‬
‫ىي‬ ‫ما‬‫االجتماع؟‬ ‫ستضمنيا‬ ‫التي‬ ‫النشاطات‬
‫النشاطات؟‬ ‫بتنفيذ‬ ‫سيقوم‬ ‫من‬
1919..‫االجخو‬ ‫حلخ٘ص‬ ‫س٘خن‬ ‫و٘ف‬َ‫ّحم٘٘و‬ ‫بع‬‫ّحسل٘ن‬‫ٗؼشف؟‬ ‫أى‬ َ‫ِٗو‬ ‫ّلوي‬ ‫لألػضبء‬ ٍ‫حمشٗش‬
2121..‫ػٌِب؟‬ ‫األداء‬ ‫حمبسٗش‬ ‫ّسفغ‬ ‫ّالخىبل٘ف‬ ‫الوِبم‬ ‫هخببؼت‬ ‫س٘خن‬ ‫و٘ف‬
2121..‫ٗىْى‬ ‫أى‬ ‫الوِن‬ ‫(هي‬ ‫بزله؟‬ ‫س٘مْم‬ ‫ّهي‬ ‫االجخوبع؟‬ ‫ػي‬ ‫اإلػالى‬ ‫س٘خن‬ ‫و٘ف‬‫اإلخطبس‬َ٘‫ػل‬ ‫هخفك‬ ‫شىل‬ ٖ‫ف‬ ‫لالجخوبع‬
ٕ‫ّبٌْدٍ،ّأ‬ ،‫االجخوبع‬ ‫ػي‬ ‫األسبس٘ت‬ ‫الوؼلْهبث‬ ‫ٗشول‬)ٓ‫أخش‬ ‫هؼلْهبث‬ ّ‫أ‬ ‫هالحظبث‬
2222..‫االجخوبع؟‬ ‫ػي‬ ‫اإلػالى‬ ‫س٘خن‬ ٔ‫هخ‬
2323..‫سخؼشض‬ ‫أم‬ ‫ببالجخوبع‬ ‫اإلػالى‬ ‫هغ‬ )‫(األجٌذة‬ ‫البٌْد‬ ‫حْصٗغ‬ ‫س٘خن‬ ‫ُل‬‫أهبم‬‫االجخوبع؟‬ ٖ‫ف‬ ‫األػضبء‬
2424..‫الخحض٘ش‬ ‫أثٌبء‬ ‫بزٌُه‬ ‫حشد‬ ٖ‫الخ‬ ‫الومخشحبث‬ ّ‫أ‬ ‫األفىبس‬ ّ‫أ‬ ‫األسئلت‬ ‫ى‬ِّّ‫د‬