Factsheets van de verschillende services.

1. Ons Profiel
G. Hulshoff & Zoon B.V. stond van oudsher bekend als de verhuizer van inboedels
van particulieren. Steeds vaker werden dat inventarissen van bedrijven en instellingen.
Zo ontwikkelden wij ons vanaf 1935 tot specialist in bedrijfsverhuizingen.
Inmiddels is Hulshoff uitgegroeid tot een succesvolle groep ondernemingen. We blijven trouw
aan onze specialiteit: bedrijfsverhuizingen. Maar tegelijkertijd gaan we volop mee met de
nieuwste technologieën en ontwikkelingen. En met de veranderende wensen van de klant.
Zo kunt u bij ons ook terecht voor opslag van inventaris en andere goederen. Of het bewaren
dan wel digitaliseren van archieven. Wij kunnen zelfs het volledige facility management op
ons nemen voor kleine en middelgrote bedrijven.
Door onze bijzondere, individuele aanpak behoren we als verhuisbedrijf tot de top-drie van
Nederland. Daarom blijven we zelfstandig opereren en verbinden we ons niet aan een groep
van verhuizers. Want alleen zo kunnen we onze klanten kwaliteit blijven bieden. En komt
uw verhuizing niet op ‘de grote hoop’ terecht.
Kwaliteit
Hulshoff staat voor kwaliteit. Daarom zijn al onze bedrijven al sinds 1993 ISO-9001-
gecertificeerd. Als één van de eerste in Nederland.
Hulshoff Projectverhuizingen is een door de SAVAM erkend verhuizer. En medeoprichter van
de ondersteunende organisatie voor Professionele Project Verhuizers (PPV).
Hulshoff Archiefbeheer is aangesloten bij PRISM (Professional Records & Information Service
Management). Dus altijd als eerste op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen. Slimme
systemen en technieken waar ú direct van profiteert.
Contact
Bel 0900-HULSHOFF
(0900 345 6666)
E-mail: info@hulshoff.nl
Website: www.hulshoff.nl
Hulshoff Archiefbeheer
Hulshoff Digitalisering
Beemsterweg 8
1311 XC Almere
Hulshoff Projectverhuizingen
TT. Vasumweg 31-37
1033 SB Amsterdam
> ARCHIEFBEHEER
> DIGITALISERING
> PROJECTVERHUIZINGEN

2. > ARCHIEFBEHEER
Hulshof f kan uw archiefbeheer uit handen nemen. We regelen zowel opslag als
beheer en onderhoud van uw bedrijfsinformatie (archief ). Dankzij de beste beveiligings-
systemen en -procedures, en softwareondersteuning is uw bedrijfsinformatie bij ons
met de grootste zorg omgeven.
Hoe werkt Archiefbeheer?
In de opslagruimten van Hulshoff wordt vrijwel alles gearchiveerd. Van archiefdozen, losse
dossiers, röntgenfoto’s tot en met tapes, cd’s en microfilms. Onze klimaatbeheersing zorgt
voor optimale condities voor uw archieven en gaat tegelijkertijd ongedierte tegen.
1. bezoek adviseur
Een adviseur van Hulshoff komt altijd eerst bij u langs om een werkwijze af te spreken en
een coderingsschema voor de archieven op te stellen.
2. coderen
Voorafgaand aan het archiveren wordt een coderingsschema voor uw archieven opgesteld.
Hiermee kunnen snel en eenvoudig uw papieren worden teruggevonden in het systeem.
Hulshoff zorgt voor de (unieke) codering en instrueert uw medewerkers hoe ze ermee om
moeten gaan.
3. overbrengen
Liggen de procedures en codering vast, dan kan er worden de archieven door Hulshoff
Projectverhuizingen overgebracht naar de opslag van Hulshoff. Uw papieren zijn gegarandeerd
uiterlijk de volgende dag weer beschikbaar.
4. raadplegen
De archieven die door ons worden beheerd, kunt u altijd raadplegen. Vooraf kunt u aangeven
welke personen binnen uw bedrijf hiertoe geautoriseerd zijn. In eerste instantie is een naam
en handtekening voldoende. Als een archiefstuk per fax wordt opgevraagd, wordt de hand-
tekening gecontroleerd, en de aanvraag goedgekeurd. Uw medewerkers kunnen ook een
password krijgen, of via Internet (uiteraard streng beveiligd) het archiefstuk opzoeken. Het is
heel makkelijk om bij Hulshoff uw archieven in te zien. Wij zijn 24 uur per dag, zeven dagen
in de week geopend en beschikken over een eigen koeriersdienst. Als het moet, hebt u uw
archieven binnen twee uur in huis.
> ARCHIEFBEHEER
> DIGITALISERING
> PROJECTVERHUIZINGEN

3. Beveiliging
Bij Hulshoff zijn uw archieven in veilige handen. Onze beveiligingssystemen tegen brand
en inbraak voldoen aan de allerhoogste eisen van de stichting BORG. Hierdoor is sabotage
onmogelijk. Er heerst binnen een vrijwel constante temperatuur en ongedierte worden door
experts preventief bestreden. Ook is er altijd rechtstreeks verbinding met de brandweer en is
heeft Hulshoff een geavanceerd toegangscontrole systeem. Opgeslagen archieven zijn alleen
in te zien door diegenen met toegang tot het geautomatiseerde systeem. Uiteraard zijn al
onze systemen ISO-9001 gecertificeerd
Transport in eigen beheer
Hulshoff voert alle transporten in eigen beheer uit. Onze eigen koeriersdienst met vaste
chauffeurs leveren uw archiefstuk(ken) gegarandeerd op tijd. Dankzij het barcodesysteem,
kunt u op elk gewenst moment informeren waar uw stuk zich bevindt of aan wie en wanneer
het is uitgeleverd.
Bezorging
Wij bezorgen uw archiefstukken op 3 gegarandeerde levertijden:
• De volgende dag (gegarandeerd binnen 24 uur)
• Dezelfde dag ( ’s morgens besteld: ’s middags geleverd)
• Spoedbezorging (gegarandeerd binnen 2 of 3 uur, afhankelijk van de regio)
Vernietiging
Na een bepaalde tijd, moeten of kunnen archiefstukken vernietigd worden. Bij Hulshoff is
dit van tevoren in het systeem opgeslagen. Aan het begin van het jaar krijgt u een lijst met
de stukken die voor vernietiging in aanmerking komen. Als u deze ondertekent, worden de
stukken vernietigd. Als bewijs ontvangt u van ons een verklaring dat de vernietiging volgens
de eisen van De Nederlandsche Bank is gebeurd.
Waar zit Hulshof f Archiefbeheer?
Het hoofdkantoor en distributiecentrum van Hulshoff Archiefbeheer is gevestigd in Almere.
Daarnaast zijn er full-service vestigingen in Amsterdam en Soest. Door deze centrale ligging
en de door onze gebruikte systemen kunnen wij u gegarandeerde levertijden bieden. Zonodig
hebt u opgevraagde archiefstukken binnen 2 uur in huis.

4. > BACK-UP-TAPEBEHEER
De beste manier om bedrijfsinformatie te beveiligen is er goede back-ups van te maken.
Het is u vast bekend dat de back-up-tape het beste buitenshuis bewaard kan worden.
Maar wist u ook dat het net zo belangrijk is de juiste tape dagelijks op tijd te wisselen?
Bovendien moet dit proces gecontroleerd worden en moeten de tapes direct beschikbaar
zijn bij calamiteiten. Met de nieuwe service van Hulshof f Archiefbeheer: Tape-Safe,
nemen wij u dit graag uit handen.
Hoe werkt Tape-Safe?
• Wij halen de tapes bij u op met onze eigen koeriersdienst.
• Uw tapes krijgen een barcode.
• Aan de hand van de codes en uw wensen wordt een roulatieschema opgesteld.
Zo krijgt u elke keer de juiste dag-, week-, maand- of jaartape.
• Volgens schema wordt de afgesproken tape bezorgd (na een dubbele elektronische controle).
• De vorige tape wordt direct weer meegenomen voor opslag.
• Als u wilt verzorgen wij, aan het eind van de bewaarperiode, de vernietiging van de tapes.
U ontvangt daarna een vernietigingsverklaring.
• Bij calamiteiten kunnen wij per omgaande uw tapes bezorgen, 24 uur per dag, zeven dagen
per week.
Waarom is Tape-Safe zo veilig?
• Onze kluizen zijn gebouwd van speciaal materiaal met een vuurbelasting van 240 minuten.
Het is een dubbelwandig, extra geïsoleerd systeem waardoor bij een brand de temperatuur
binnen nauwelijks zal stijgen.
• Ons opslagsysteem bestaat uit speciaal ontwikkelde, plaatstalen kasten. Ze voldoen aan de
eisen van de rijksarchiefinspectie voor berging van elektronische media. Iedere tape heeft
z’n eigen plaats en kan niet schuiven, vallen of beschadigen.
• Slechts enkele medewerkers van Hulshoff Archiefbeheer hebben toegang tot de kluis en
de toegang wordt geregeld d.m.v. een toegangscontrolesysteem. Dit systeem registreert alle
keren dat de kluis betreden is, wie er binnenging, hoe laat etc.
• De transport van uw archieven gebeurt in speciale transportkoffers die optimale bescherming
bieden. Tegen beschadiging door stoten of vallen, maar ook tegen grote verschillen in
temperatuur en vochtigheid.
• Een unieke barcode op iedere tape zorgt ervoor dat de tape direct geïdentificeerd kan
worden, en dat iedere handeling geregistreerd wordt.
• Wij beschikken over de beste en meest uitgebreide software die er in de markt verkrijgbaar
is. Hiermee kunnen we op ieder moment zien waar een bepaalde tape zich bevindt. Tot in
de lengte der dagen kan worden achterhaald wie een tape heeft opgevraagd, ontvangen,
vervoerd, verplaatst etc.
• Onze wagens zijn voorzien van een “voertuigvolgsysteem”. Zo kunnen we ieder moment zien
waar de wagens rijden en/of stilstaan.
> ARCHIEFBEHEER
> DIGITALISERING
> PROJECTVERHUIZINGEN

5. Wat zijn de voordelen?
Met Tape-Safe bent u verzekerd van:
• Dagelijks gecontroleerde tapewissel.
• Een geheel verzorgd roulatieschema.
• Opslag in speciale brandwerende kluisruimten, onder de beste omstandigheden.
• Opbouw van historie per item, vanaf uw eerste opslag bij ons.
• Kwaliteit gewaarborgd door het ISO-9001-certificaat.
• Beveiliging volgens klasse 4 van Stichting BORG.
• Goede service van onze eigen koeriersdienst.
Uiteraard zijn onze medewerkers goed opgeleid, getraind en gescreend en 24 uur per dag,
zeven dagen per week bereikbaar.

6. > DIGITALISERING
Bij Hulshof f Archiefbeheer kunt u uw archieven ook digitaal opslaan. Zo bespaart u niet
alleen ruimte, maar ook tijd. In een fractie van een seconde kunt u de juiste documen-
ten vinden. Vanaf cd, netwerk of zelfs via internet. Bovendien beschikt u altijd over de
laatste, actuele versie van een dossier. Kortom, een moderne en slimme manier om uw
bedrijfsinformatie op te slaan.
DIGITAAL ARCHIEFBEHEER
Bespreken
Digitalisering gaat als volgt in z’n werk. Direct na ontvangst van uw opdracht, inventariseert
een adviseur van Hulshoff uw wensen. Hoe vaak wilt u uw documenten inzien? En hoe snel?
Gaat het om volledige digitalisering of wilt u uw bestaande digitale dossiers aanvullen? Met
alles wordt rekening gehouden. Samen bespreken we een werkwijze en stellen we een plan-
ning op.
Verwerken
Vervolgens worden de documenten gescand en gedigitaliseerd. Onze op maat vervaardigde
systemen zijn overigens niet aan één operating system gebonden. Het maakt dus niet uit of u
Windows NT, Unix of Linux gebruikt.
Opslaan
De dossiers die zijn gedigitaliseerd, kunnen bij Hulshoff ook worden opgeslagen. Zie voor
meer informatie de factsheet “Archiefbeheer”.
Maatwerk
Onze manier van digitaliseren is uitgebreid toepasbaar. Voor iedere klant, iedere opdracht of
ieder type document wordt opnieuw gekeken wat de beste weg is naar het gewenste resul-
taat. De exacte prijs voor digitalisering, is dan ook per klant verschillend. Dit hangt af van
een aantal factoren, zoals de kwaliteit van de te scannen documenten, aan welke eisen het
systeem moet voldoen voor u, en of u zelf al iets kunt voorbereiden.
In principe kunt u alles aan Hulshoff uitbesteden, van scannen, het toekennen van dossier-
nummers tot en met indexeren. Maar u kunt er ook voor kiezen om een gedeelte zelf te doen.
We bieden onze klanten ook de mogelijkheid om de opslag van de informatie (plus alle taken
die hiermee samenhangen) aan Hulshoff over te laten. Wilt u een document gebruiken? Geen
probleem. U hoeft daarvoor alleen maar in te loggen op het systeem van Hulshoff.
> ARCHIEFBEHEER
> DIGITALISERING
> PROJECTVERHUIZINGEN

7. MEER DIGITALE SERVICES
Hulshoff Digitalisering biedt u verder de mogelijkheid om online uw archief en uw ingekomen
post in te zien. Met beide services bespaart u tijd én geld.
Scanning on demand
Scanning on demand is de nieuwste digitale ontwikkeling op het gebied van archiefbeheer.
Eén dienst die drie handige services omvat. Zo kunt u met scanning on demand een deel van
uw archief beschikbaar stellen via internet. Verder kunnen de inhoud en bijzonderheden van
opgeslagen dozen worden bijgehouden en opgevraagd. En tot slot kunt u gespecificeerde
stukken beschikbaar maken via internet. Deze stukken kunnen dan binnen 15 à 20 minuten,
waar ook ter wereld, geleverd worden. Kortom, scanning on demand biedt de voordelen van
een digitaal archief, tegen de kosten die vergelijkbaar zijn met het opslaan van de archieven
in papieren vorm.
Digitale postbezorging
De naam zegt het al. Met digitale postbezorging, neemt Hulshoff de zorg voor al uw (inko-
mende) post digitaal uit handen. Uw ingekomen post kunnen wij direct scannen en digitali-
seren. Het werkt snel en eenvoudig. De post wordt bezorgd bij Hulshoff, direct gedigitaliseerd
en vóór 9 uur ’s morgens verspreid. Het is ook mogelijk om de post via internet te bekijken,
bijvoorbeeld voor medewerkers die thuis werken of beginnen. Met digitale postbezorging kunt
u snel en gemakkelijk uw post inzien, en bespaart u bovendien flink op archiverings kosten.
Archief en dossier transport
Hebt u een origineel (papieren) dossier nodig? Dan zorgen wij voor een veilig transport.
Onze eigen koeriersdienst met vaste chauffeurs staan garant voor een tijdige levering.
Voor het bezorgen van de archieven gelden drie gegarandeerde levertijden:
• De volgende dag (gegarandeerde levering binnen 24 uur).
• Dezelfde dag (’s morgens besteld: ’s middags geleverd).
• Spoedbezorging (gegarandeerde levering binnen 2 of 3 uur afhankelijk van de regio).

8. 10 REDENEN OM VOOR HULSHOFF DIGITALISERING TE KIEZEN.
In principe kan iedereen uw documenten digitaliseren. Maar als je het echt goed wilt doen, moet
je met een groot aantal aspecten rekening houden. Bij Hulshoff weet u zeker dat aan alle belang-
rijke criteria wordt voldaan. Op een innovatieve manier. En met de modernste technologie.
1. We houden ons aan de Archiefwet 1995
Deze stelt wettelijke eisen aan digitalisering. In bepaalde gevallen moet zelfs toestemming
worden verkregen van het Ministerie van OC&W. Daarom hebben we medewerkers met een
SODII en/of VVA opleiding in dienst.
2. We weten alles over autorisatie.
Wie mag welke gegevens op welk moment inzien? Onze adviseurs vertellen u graag meer
over procedures en autorisatie.
3. We leveren kwaliteit volgens de regels.
We weten precies aan welke wettelijke regels de kwaliteit moet voldoen. Zo vragen
röntgenfoto’s en bouwtekeningen om een andere kwaliteitseis dan facturen.
4. We zorgen voor de juiste indexering
Aan digitale documenten moeten kenmerken (metadata) worden gekoppeld om ze op ieder
moment te kunnen herkennen. We zorgen ervoor dat dit proces vlekkeloos verloopt.
5. We hebben hardware voor elk project
De apparatuur die door ons wordt gebruikt, wordt afgestemd op het project. Het scannen
van alle formaten is mogelijk.
6. We geven onafhankelijk softwareadvies
Hulshoff Digitalisering is een onafhankelijke organisatie en kan u daardoor objectief adviseren
bij de keuze van de software die voldoet aan de vooraf in overleg gestelde eisen.
7. Onze bezorging is snel, voordelig en betrouwbaar
Zowel de transporten als koeriersdiensten worden in eigen beheer tegen kostprijs uitgevoerd.
8. We hebben een mobiele scanstraat
Hiermee kunnen we op elke locatie scannen. Dus ook gewoon bij u op kantoor.
9. We zorgen voor één vast aanspreekpunt.
Per project krijgt u één vast aanspreekpunt. Deze bepaalt met u de projectinrichting,
tijdsplanning en kwaliteitsborging.
10. We zijn 100% betrouwbaar
Op onze medewerkers kunt u vertrouwen. We eisen van hen een geheimhoudingsverklaring
en een bewijs van goed gedrag.

9. > FACILITY MANAGEMENT
Bij een bedrijfsverhuizing komt meer kijken dan alleen het verplaatsen van dozen
en meubilair. Denk aan af- en aankoppelen van computers, het maken van
indelingstekeningen en schoonmaakplanning. Facility Management van Hulshof f
Projectverhuizingen regelt dit allemaal graag voor u. Wij bieden ondersteuning door
experts én een geavanceerd facility management informatie systeem.
Waarom Facility Management?
Met het Facility Management Informatie Systeem (FMIS) kunt u in één keer alle zaken
bijhouden op het gebied van facility management. Hebt u een klein of middelgroot bedrijf?
Dan is de informatie die vanuit het FMIS beschikbaar wordt gemaakt erg nuttig. Maar hiervoor
moet u wel eerst software en systemen aanschaffen. Ook moet u mensen vrij maken om de
werkzaamheden uit te voeren. Daarom is het handig en goedkoper om het helemaal uit te
besteden aan Hulshoff Projectverhuizingen. Onze Facility Managers geven u de uitvoerende
ondersteuning van het FMIS. Het zijn stuk voor stuk pure specialisten op het gebied van Fa-
cility Management aan wie u alles kunt overlaten. Natuurlijk staat u niet aan de zijlijn. U kunt
zelf de vorderingen nauwkeurig bijhouden, bijvoorbeeld via Internet.
Hoe werkt het Facility Management Systeem?
Door middel van een geavanceerd, CAD-gekoppeld, facility management systeem kunnen, nog
voor de verhuizing, alvast alle indelingstekeningen van de nieuwe locatie gemaakt worden.
Aan alles wordt gedacht: van de levering van sleutelplannen en telefoongidsen tot meubel-
voorraad en onderhoudsplanningen. Daarnaast biedt het Facility Management Systeem nog
vele extra’s, zoals het reserveren van vergaderruimten, het regelen van cateringzaken en het
toetsen van werkplekken aan de ARBO normen.
Wat kan Hulshof f Facility Management inhouden voor u?
• Het maken van indelingstekeningen voor kantoren en overige bedrijfsruimten
• Het leveren van een facility management informatie systeem (FMIS)
• Het via FMIS bijhouden van ondermeer meubelinventarisaties, afdelingsvlekkenplannen
• Het met FMIS reserveren van bijvoorbeeld vergaderruimtes, het regelen van cateringzaken
en het toetsen van werkplekken aan de ARBO-normen
• Af- en aankoppelen en patchen van computer- en randapparatuur
• Het faciliteren van beveiliging
• Het faciliteren van schoonmaakdiensten
• Het faciliteren van catering
Onze partners
Al decennia lang is Hulshoff dé expert als het om verhuizingen gaat. Maar in de loop der
jaren hebben we ook een uitgebreid netwerk opgebouwd van partners op andere gebieden.
Hierdoor kunnen we u nog beter servicen bij:
• Het bijhouden van uw infrastructuur
• Projectstoffering
• Projectbeplanting
• Het verzamelen en vernietigen van papier
> ARCHIEFBEHEER
> DIGITALISERING
> PROJECTVERHUIZINGEN

10. > ARCHIEFWET / ARCHIEFDEPOTS
Hulshof f Archiefbeheer betrekt op dit moment een nieuwe opslaglocatie in Amsterdam
Noord. Het bouwen van zo’n nieuw depot is een uitgelezen moment voor het toepassen
van de ALLERLAATSTE WENSEN EN EISEN op het gebied van wet- en regelgeving en
duurzaam ondernemen.
Met de ingebruikname van haar nieuwe opslaglocatie is Hulshof f Archiefbeheer dan ook
het enige bedrijf in Nederland dat in staat is om alle vormen van archief, voor ieder
bedrijf of instelling, geheel conform de wettelijk gestelde eisen te bewaren en beheren.
Daarbovenop komt nog eens, dat wij ons te doel hebben gesteld de volledige bedrijfsvoering
CO2-emissie VRIJ te laten plaatsvinden. Hiertoe wordt onze opslaglocatie geheel verwarmd
en gekoeld d.m.v. warmte/koude opslag in de bodem. Resultaat; geen gasaansluiting en geen
uitstoot. Daarnaast zal voor het opwekken van elektriciteit gebruik worden gemaakt van het
imposante dakoppervlak van het gebouw. Al met al een enorme ontlasting van het milieu.
BESCHIKBARE RUIMTE EN FACILITEITEN:
Archiefruimten.
Totaal 100.500 m3, geheel ingericht, welke geheel voldoet aan alle vanwege de archiefwet
daaraan gestelde eisen. Dus inclusief droogleiding sprinklersysteem, luchtfiltering, klimaat-
beheersing, ongediertewering, maatregelen tegen wateroverlast enz.
Archiefbewaarplaatsen.
Totaal 4.500 m3, geheel ingericht, welke geheel voldoet aan alle vanwege de archiefwet
daaraan gestelde eisen.
Quarantaineruimte.
Totaal 1.000 m3, welke geheel voldoet aan alle vanwege de archiefwet daaraan gestelde eisen.
Kantoor en bewerkingsruimte.
Totaal 1.800 m2, eventueel geheel ingericht, volledig geconditioneerd en voorzien van alle
moderne gemakken.
Opslag van elektronische media, film enz.
Geheel conform de vanwege de archiefwet daaraan gestelde eisen.
VERHUUR VAN RUIMTE OF VOLLEDIG BEHEERD:
Verhuur archiefruimte en bewaarplaatsen.
De archiefruimten en bewaarplaatsen worden, geheel ingericht en inclusief alle voorzieningen
zoals leeszaal en quarantaineruimte, verhuurd voor iedere gewenste periode.
Verhuur kantoor- en bewerkingsruimte.
Ook voor volledig geconditioneerde kantoor- en bewerkingsruimte kunt u bij ons terecht.
Volledig afgesloten, direct naast de bewaarplaatsen en voorzien van toegangscontrole kunt
u hier, in alle rust, de bewerking van uw archieven uitvoeren.
> ARCHIEFBEHEER
> DIGITALISERING
> PROJECTVERHUIZINGEN

11. (Volledig) Beheer door gediplomeerd personeel.
U kunt natuurlijk het volledig beheer zelf doen maar wellicht wilt u dit ook (deels)
uitbesteden. In dat geval beschikt Hulshoff Archiefbeheer of professioneel en gediplomeerd
personeel dat u alle zorg uit handen kan nemen.
Andere huureenheden.
Het is mogelijk om de ruimte per strekkende meter, archiefdoos of andere eenheid te huren.
AANVULLENDE DIENSTEN:
Digitalisering.
De combinatie met de dienstverlening van Hulshoff Digitalisering B.V. is optimaal. Direct
aansluitend aan de archiefruimte en bewaarplaats bevinden zich de geconditioneerde
scanruimten. Ook de voor- en nabewerking vindt in geconditioneerde ruimten plaats.
Bewerking, selectie, beschrijvende inventaris.
Uitgevoerd door gediplomeerde en ervaren medewerkers.
Advisering en interim-personeel SOD II, VVA , GO.
Hulshoff Archiefbeheer beschikt over voldoende getrainde, ervaren en gediplomeerde interim-
medewerkers.
HUURTERMIJNEN:
We leggen u niet vast op een huurtermijn van 20 jaar. Per week, per maand of per jaar,
alles is bespreekbaar. Er zijn nu eenmaal situaties die een kortere huurperiode verlangen.
DUURZAAM INKOPEN:
Overheden en bedrijfsleven stellen steeds hogere eisen aan duurzaam inkopen. Met een
CO2-emissie vrije bedrijfsvoering is Hulshoff Archiefbeheer op dit gebied dan ook zeker de
juiste partner!
“De overheden hebben duidelijke doelen gesteld: het Rijk wil in 2010 voor
100% duurzaam inkopen. De gemeenten streven naar 75% in 2010 en 100% in 2015.
Provincies en waterschappen hebben minimaal 50% in 2010 als doel gesteld.
100% duurzaam inkopen betekent dat de inkopen voldoen aan de eisen die op dat
moment voor de desbetreffende productgroepen zijn opgesteld”.
Bron: Senternovem
Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze website www.hulshoff.nl, ons telefoonnummer
0900-345 6666 (lokaal tarief) of e-mail adres archief@hulshoff.nl

12. > PROJECTVERHUIZINGEN
Het verhuizen van uw kantoor of bedrijf heeft heel wat voeten in de aarde. Het is
belangrijk dat uw medewerkers hun werkzaamheden weer op tijd kunnen hervatten.
Onnodige vertraging zorgt voor extra kosten en ergernis. Hulshof f Projectverhuizingen
kan uw verhuizing bijna helemaal uit handen nemen en zorgen besparen.
Dankzij onze jarenlange ervaring met grote en complexe verhuizingen, kunnen wij een
verhuizing op maat aanbieden. Levertijden van meubels, bouwactiviteiten... alle mogelijke
problemen worden uitgebreid in kaart gebracht. Zodat uw medewerkers tijdens de verhuizing
zo min mogelijk onrust en verstoring van hun dagelijkse routine ervaren.
Van begin tot eind
Hoe gaat het precies in z’n werk? Het begint al met een duidelijke en overzichtelijke offerte.
Bovendien krijgt u een ervaren projectleider die vanaf dat moment voor u klaarstaat. Vanaf de
voorbereidende besprekingen tot het moment waarop u op uw nieuwe locatie weer volledig
operationeel bent.
Specialisten in huis
Bij Hulshoff Projectverhuizingen hebben we een scala aan specialisten in dienst. Voor het
verhuizen van computersystemen, voor het (de)monteren van systeemmeubilair maar ook
bijvoorbeeld voor het vervoer van kwetsbare goederen en kunst. Wij hebben zelfs Facility
Managers en CAD tekenaars in huis.
Projectbegeleiding
Voor, tijdens en na een verhuizing moeten heel wat partijen worden aangestuurd. Zoals de
aannemer van het verhuisbedrijf, de automatisering en het schoonmaakbedrijf. Deze taak
nemen wij u graag uit handen.
Hulshoff Projectverhuizingen heeft zich in deze projectbegeleidingen gespecialiseerd.
Als objectief buitenstaander zijn wij in staat om alle partijen efficiënt en zakelijk aan te
sturen. U kunt dan zelf op een prettige manier om blijven gaan met de verschillende
bedrijven waar u tijdens de verhuizing van afhankelijk bent. Wij zorgen bovendien voor
een kortere doorlooptijd, waardoor u weer geld bespaart.
Tijdelijke opslag
Hulshoff Projectverhuizingen biedt de mogelijkheid uw overtollig of reserve meubilair op te
slaan. Ook op dit gebied bieden wij een flexibele service. Hebt u iets uit de voorraad nodig?
Dan bezorgen wij dit binnen afzienbare termijn.
Ieder item wordt voorzien van een barcode waaraan uw omschrijving wordt gekoppeld. De
voorraad kunt u op ieder moment inzien via Internet en zo kunt u ook uw bestelling plaatsen.
Zo weet u altijd wat en hoeveel er in opslag staat. Ook andere zaken, zoals kantoorartikelen
of handelsvoorraad, kunnen door ons worden opgeslagen, geregistreerd en afgeleverd.
> ARCHIEFBEHEER
> DIGITALISERING
> PROJECTVERHUIZINGEN

13. Computersystemen verhuizen
Tot het laatste moment van uw computersystemen gebruik kunnen maken? Dat kan bij
Hulshoff. Na het afkoppelen van de pc’s en randapparatuur, sluiten onze medewerkers alles
zo snel mogelijk weer aan op de nieuwe werkplek.
24-uursservice
Het doel van Hulshoff Projectverhuizingen is altijd om het ongemak van (geplande)
verhuizingen tot een minimum te beperken, de interne bedrijfsvoering zo m in mogelijk
te verstoren en onze afspraken exact na te komen.
Zijn er calamiteiten met een spoedeisend karakter? Dan kunt u 24 uur per dag, 7 dagen
per week rekenen op onze diensten. Binnen 3 uur worden al uw vestigingen voorzien van
het noodzakelijke verhuispersoneel.
Verhuismaterialen
U hoeft voor uw verhuizing niets aan te schaffen of te huren. Op de afgesproken datum en
tijd bezorgt Hulshoff de verhuisdozen, stickers, rolcontainers en andere materialen die nodig
zijn. Als u wilt, demonstreert één van onze medewerkers hoe u de materialen moet gebruiken.
Zelf inpakken of laten doen
Hulshoff kan al uw losse goederen voor u inpakken. Wilt u het uitpakken ook aan ons uit-
besteden? Dan wordt alles weer in dezelfde volgorde herplaatst. Met barcodes kunnen de
experts van Hulshoff een magazijn of archief helemaal hercoderen en inventariseren. Ook het
demonteren en monteren van meubels kunt u met een gerust hart aan ons overlaten.
Controle
De verhuizing wordt stipt volgens een met u afgestemd draaiboek uitgevoerd. Hierin wordt
ook het werk van derden opgenomen. Het zal dus nooit voorkomen dat werkzaamheden wel
in het draaiboek staan, maar niet in de planning zijn opgenomen. Wij kunnen op elk moment
de voortgang voor u controleren. Direct na de verhuizing wordt de hele verhuizing uitvoerig
nagelopen. Pas als ú tevreden bent, is de verhuizing wat ons betreft afgerond.
Alle verhuisactiviteiten van Hulshoff op een rij
• Het voorbereiden en uitvoeren van complexe verhuizingen en transporten.
• Het maken van indelingstekeningen en opzetten of voorbereiden van complete facility.
management informatiesystemen (FMIS).
• Verhuizen en/of herinrichten van magazijnen en archieven, inclusief (bar)codering.
• Vervoer van kunstwerken.
• Demontage en montage van systeemmeubilair.
• Aan- en afkoppelen van (computer)apparatuur.
• “Warehousing” van kantoormeubilair en-voorraad.

14. > DUURZAAM ONDERNEMEN
Bij Hulshof f nemen we duurzaam ondernemen zeer serieus. Dit ziet u terug in ons
beleid (volgens de principes van maatschappelijk verantwoord ondernemen) en onze
bedrijfsvoering (o.a. CO2-emissie vrij). Maar ook in de manier waarop we met onze
consumenten, klanten, medewerkers en zakenpartners omgaan. In dit factsheet leest
u hier alles over.
Ons beleid
Ons streven is in de eerste plaats uiteraard om een succesvol bedrijf te zijn. Maar bij
het investeren in groei staat evenwicht tussen de belangen op de korte- en de lange
termijn voorop. Daarom werken we bij Hulshoff volgens de principes van maatschappelijk
verantwoord ondernemen (MVO) en hanteren we de eisen van het KVGM-systeem (Kwaliteit
Veiligheid Gezondheid en Milieu). Ook de manier waarop we bij Hulshoff met consumenten,
klanten, medewerkers en zakenpartners omgaan, staat in het teken van duurzaamheid.
De Gedragscode die wij volgen, is dan ook geen lege verzameling mooie woorden.
Het zijn praktische regels die dagelijks door iedereen worden nageleefd.
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)
Ons ondernemingsbeleid is gebaseerd op officiële MVO-principes. Daarom is ons
ondernemingsbeleid gericht op o.a. klantgericht handelen en het voorkomen van persoonlijke
ongevallen, materiële- en milieuschade, beroepsziekten en ziekteverzuim en het beheersen
van de belasting voor het milieu. Niet voor niets verloopt de gehele bedrijfsvoering van
Hulshoff archiefbeheer en digitalisering CO2-emissie vrij. En doet Hulshoff Projectverhuizingen
al het mogelijke om milieuschade tot een minimum te beperken. Zo voldoen onze
vrachtwagens nu al aan de EURO5 en EURO6 normen die pas over een aantal jaren verplicht
worden.
Verder zorgen we voor goed uitgeruste en moderne kantoren en goed opgeleide en ervaren
medewerkers. We selecteren onze leveranciers zorgvuldig en hechten veel waarde aan
een lange relatie. Ook voldoen we volledig aan alle wettelijke eisen en (internationale)
overeenkomsten.
Het KVGM-systeem
Hulshoff werkt voortdurend aan verbetering van haar diensten en producten. Dit doen wij
volgens het KVGM-systeem. Dit kwaliteitssysteem waarborgt dat je je als onderneming
houdt aan de wettelijke eisen voor kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu. In de praktijk
vertaalt dit zich naar pro-actieve medewerkers, een actieve houding van de leiding en een
gedocumenteerd en volledig ingevoerd KVGM-systeem. Ook stimuleren we alle medewerkers
om hun eigen ideeën voor verbetering aan te dragen. Daarnaast heeft de gezondheid van
onze medewerkers en derden de hoogste prioriteit. En hebben we veiligheid van milieu en
materieel hoog in het vaandel staan. Regelmatig voeren we controles en metingen uit om het
KVGM-systeem te optimaliseren.
Kijk voor onze volledige Beleidsverklaring op www.hulshoff.nl/duurzaamondernemen
> ARCHIEFBEHEER
> DIGITALISERING
> PROJECTVERHUIZINGEN

15. Onze zakenpartners
Bij alles wat we ondernemen, staat duurzaamheid voorop. En dat verlangen we ook van
iedereen met wie wij een zakelijke relatie hebben. We verwachten dat onze zakenpartners
gedragsregels naleven die consistent zijn met de onze. Hiervoor hebben wij een Gedragscode
zakenpartners opgesteld en onderschrijven wij de Code of Ethics van PRISM international.
Natuurlijk beschikken onze zakenpartners over de juiste vergunningen en houden ze zich
aan wet- en regelgeving. Ook gaan ze correct om met hun eigen medewerkers, afnemers,
financiers etc. En bieden ze openheid over hun activiteiten. Verder stellen wij hoge eisen aan
onder andere hun arbeidsomstandigheden en milieubeleid.
Kijk voor onze volledige Gedragscode zakenpartners op www.hulshoff.nl/duurzaamondernemen
Onze medewerkers
Bij Hulshoff houden we ons aan de hoogste gedragsnormen. We verwachten dat onze
medewerkers zich inzetten voor het succes van het bedrijf. Maar wel vanuit een breder
maatschappelijk bewustzijn, goed burgerschap en volgens aanvaarde normen en waarden.
Met andere woorden: eerlijk, integer en open.
Deze eisen hebben we opgenomen in onze Interne Gedragscode. Hierin staat onder andere
dat onze bedrijfsvoering in overeenstemming is met internationale richtlijnen (UN, ILO, OECD).
Ook streven we naar een werkomgeving waar mensen elkaar met vertrouwen en respect
bejegenen en waar iedereen zich verantwoordelijk voelt voor de resultaten en reputatie van
de onderneming.
De professionele ontwikkeling van onze medewerkers staat voorop en de interne
communicatie is helder en open. Verder zetten we ons in om de invloed van onze activiteiten
op het milieu voortdurend te verbeteren. En gaan we ver als het gaat om zakelijke integriteit.
Alle aandeelhouders ontvangen tijdige, regelmatige en betrouwbare informatie over onze
activiteiten, structuur, financiële positie en resultaten.
Kijk voor onze volledige Gedragscode op www.hulshoff.nl/duurzaamondernemen
Onze maatschappelijke rol
Hulshoff wil als onderneming een betrouwbaar en actief lid van de samenleving zijn. Zo
werken we samen met overheden en andere instanties bij het ontwikkelen van voorgenomen
wetgeving en andere regelgeving die voor het bedrijf van belang zijn. Soms rechtstreeks,
soms via de brancheverenigingen. We ondersteunen geen politieke partijen en dragen niet bij
aan fondsen van groeperingen die dit wel doen.