Este documento proporciona información sobre la gobernanza efectiva de SharePoint. Explica que la gobernanza de SharePoint es el alineamiento de esta plataforma con la estrategia del negocio para lograr los objetivos empresariales a través de directivas, roles, responsabilidades y procesos. También describe los beneficios de la gobernanza como simplificar la implementación, reducir costos y proteger la seguridad, así como los componentes clave de una gobernanza efectiva como la definición de roles, diseño de la información, desarrollo y
4. Adrián Díaz Cervera
MVP SharePoint Server
SharePoint Architect en ENCAMINA
http://blogs.encamina.com/desarrollandosobresharepoint
http://geeks.ms/blogs/adiazcervera
adiaz@encamina.com
@AdrianDiaz81
5. Alberto Diaz Martin
MVP SharePoint Server
Principal Team Leader en ENCAMINA
http://blogs.encamina.com/negocios-sharepoint/
http://geeks.ms/blogs/adiazmartin
alberto.diaz@encamina.com
@adiazcan
12. • Es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían,
dirigen y controlan la forma en que las divisiones de negocio y equipos de TI de
una organización cooperan para lograr los objetivos empresariales.
• Gobernanza de SharePoint es el alineamiento de esta plataforma o solución con
la estrategia del negocio. Hereda las metas y la estrategia a todos los
departamentos de la empresa, y proporciona el mejor uso del producto y de sus
estructuras organizativas para alcanzarlas.
¿Qué es la Gobernabilidad?
13. Claves de la gobernanza de SharePoint
Simplificar la implementación
Reducir el TCO y maximizar ROI
Proteger ante amenazas de seguridad y
garantizar cumplimiento de políticas
Alinear y lograr objetivos de negocio
Evitar sorpresas en rendimiento y escalabilidad
16. Definición del plan
Objetivos, Visión y
Roles
Diseño y
Arquitectura de la
Información
Desarrollo,
Despliegue y
Soporte
OperacionesSeguridad
Pruebas y
Formación
Responsabilidades
17. ¿Qué nivel de gobierno necesita nuestra
organización?
Central
Portales de
cada sede
Grupos y equipos
Proyectos y espacios
de trabajo
MySites
Permanente
Dashboards, BI, BPM, Aplicaciones
Permanente
Gestión de conocimiento,
información compartida
Vida corta
Espacios de colaboración
Permanente
Información personal
18. • Gestión de la información:
• Arquitectura de la información
• Procesos de negocio
• Procesos externos
• Gestión de IT:
• Arquitectura de la infraestructura SP
• Servicios SP
• Health & monitoring
• Recuperación de desastres
• Gestión de desarrollos:
• Gestión de Proyectos
• SP Application Lifecycle Management (ALM)
¿Qué gobernamos?
19. ¿Quién gobierna?
Comité de gobierno
Equipo
estratégicoIT
Negocio
Admin.
Sitios
Admin.
Portales
Usuarios
finales
clave
Equipo de
desarrollo
Operaciones
20. Si no gobernamos SharePoint nos enfrentamos a
serios riesgos:
No se tiene control del crecimiento.
Inconsistencia
Contenido con calidad pobre y
difícil de encontrar
Soluciones desarrolladas sin seguir
unos patrones concretos
Aumento de costes.
Pobre Experiencia de Usuario
Perdida de valor de negocio
Inestabilidad
Anarquía
24. Cuidado Preventivo
Revisa los LOGS
Prueba los
despliegues en
PRE
Revisa la gestión
de la memoria de
los desarrollos
Define un
proceso de
creación de sitios
Establece cuotas
de uso
25. Cuidados Paliativos
La BD de
contenido ha
aumentado
inmesurablemente
Los Workflows se
quedan
suspendidos
La búsqueda no
devuelve
resultados nuevos
Nos da un error al
crear nuevos
elementos en la
lista
26. Cuidados Curativos
La BD de contenido ha aumentado
inmesurablemente
•¿no tenemos bien definido el control de
versiones?
•¿los usuarios se están creando sus propios
Workflows?
Los Workflows se quedan suspendidos
•¿Qué número de procesos de están ejecutando?
•¿Los servicios de Timer Job de SharePoint se están
ejecutando en todos los servidores?
La búsqueda no devuelve resultados
nuevos
• ¿se ha cambiado la cuenta de seguridad del proceso
de indexado?
• ¿hay espacio en disco para el índice?
Nos da un error al crear nuevos elementos
en la lista
• ¿Estamos por encima de los límites de lista de
SharePoint?
• ¿Se está aplicando seguridad a los elementos de la
lista?
32. Límites de recursos Límites de elementos,
permisos exclusivos o
columnas de búsqueda
Indexado de columnas
en listas
Tamaño de BD de
Contenido
33. Asesinos de rendimiento
Reciclado de
Application
Pools
Rastreo de
búsqueda
Copia de
Seguridad
Operaciones
con listas
largas
Antivirus
34. “…estaba funcionando hace una semana y ahora ha empezado a falla….”
Las 4 preguntas:
1. ¿Qué ha cambiado?
2. ¿Qué ha cambiado?
3. En serio, ¿Qué ha cambiado?
4. Algo tiene que haber cambiado, ¿Qué?
Diagnóstico
35. Diagnóstico - Implicados
SQL Server
Directorio Activo (Kerberos)
DNS
Infraestructura de Red
IIS
Servidor de Aplicaciones
Navegador
37. Que es la Gobernabilidad?
Estrategia
Roles y
Responsabilidades
Directivas Procesos GOBERNANZA
“Es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos
que guian, dirigen y controlan la forma en que las divisions de
negocio y equipos de TI de una organizacion cooperan para lograr
los objetivos empresariales”
38. Que procesos debemos redefinir?
Nueva
Coleccion
Sitios
Incluir Plan
de Backup
•Que SLA?
Seguridad
•Permisos
Habilitar
Auditing
Quien es el
responsable?
Ciclo de Vida
del
Contenido
Archivado?
Branding?
Taxonomia?
40. Creacion de Coleccion de Sitios
Clonar Permisos
Creacion de Sitio
Despliegue de
Solucion
Mover Contenido
Archivar Sitio
Conceder/Quitar
Permisos
Recuperacion de
Contenido
42. Conclusiones
• Gobernanza no es nuevo, pero necesario
• Gobernanza = Acuerdo
• SharePoint es una plataforma descentralizada
• Procesos estructurados SPaaS
• Simple, pero manteniéndote fresco
• No crees una política si no la puedes aplicar
44. Para localizar o contactar con ENCAMINA puedes:
Contacto
Enviar un mail a:
encamina@encamina.com
info@encamina.com
Llamar al 902 196 893
962 698 064 o 917 90 67 72
Enviar un fax al 962 698 063
O hablar personalmente con:
• Hugo de Juan, CEO
• Jaime Camarasa, Técnico Desarrollo
de Negocio
Visitarnos en:
Jerónimo Roure 49
46520 Puerto de Sagunto, Valencia.
Paseo Castellana, 135 - 7º
28046 , Madrid, Madrid
Notes de l'éditeur
Versión de portada para Ofertas. Si utilizas esta, elimina las otras tres.
Si el documento lleva más de tres secciones, repite los bloques de color por el mismo orden: azul, verde, morado.
Objetivos, Visión y Roles que participan en SharePoint
Diseño y Arquitectura de la Información, donde inventariamos nuestros servidores, servicios, aplicaciones web, colecciones de sitios, sitios, bibliotecas, Workflow y demás, pero también definimos como se crean, el plan de mantenimiento, de copias de seguridad, y desde el punto de vista de la Arquitectura de la Información, definimos tipos de contenido, columnas de sitio, metadata empresarial, etc.
Desarrollo, Despliegue y Soporte, que define cómo son los entregables de desarrollo, como se realizan los despliegues, los entornos de pruebas y como dar soporte a toda la infraestructura.
Operaciones para el día a día de SharePoint, donde incluiremos gestión del cambio, la capacidad y disponibilidad, supervisión de la granja, gestión de permisos y todo lo relacionado con el día a día de la granja de SharePoint.
Seguridad, para definir quienes administran la granja, como delegamos la administración de los sitios y como se gestiona la seguridad de los elementos de SharePoint.
Pruebas y Formación, para despliegues de nuevos desarrollos, nuevos procesos de negocio, pero también para los usuarios nuevos en la organización.
Responsabilidades, el punto más importante y que más cuesta obtener, donde se define quién debe de atender los puntos anteriores y cuál es su ámbito de responsabilidad, pero siempre teniendo en cuenta los principios del documento, la entrega de la tecnología a negocio.
Allora, perfetto, abbiamo capito bene il concetto di Governance e come definire il nostro piano di Governance, le nostre regole di Governance identificando Ruoli, Responsabilita e aspettative.
Ma tornando indietro alla nostra definizione, qualcuno mi potra dire cosa succede con i processi? Non vi preoccupate, non dimentico i processi, anzi, gli ho lasciato per ultimo perche dal mio punto di vista qui c’e la chiave, qui c’e la differenza tra teoria e prattica.
Possiamo definire un bel piano di Governance ma se soltanto definiamo policies e regole, alla fine sara un altro documento che lasceremo dimenticato nel cassetto.
Per mettere tutte queste regole o politiche in prattica dobbiamo farlo su i processi, su i nostri processi SharePoint.
E quando parliamo di SharePoint, come abbiamo detto prima, e una piattaforma decentralizzata dove tutti questi processi sono processi non strutturati.
Il nostro successo dunque sara legato alla nostra capacita di strutturare questi processi, dobbiamo riuscire a ridefinire questi processi.
E cosi e natta la nostra idea di SharePoint Governance, cercando di strutturare questi processi e trasformandoli in servizi, in quello che in inglese diciamo managed services, dove tutte le azioni dello stesso processo sono controllate.
Ogni processo non strutturato, ogni insieme di azioni/compiti che consideriamo devono conformare lo stesso processo ed essere controllate definiremo un servizio, un managed service.
La definizione di questo servizio unirà, collegherà tutte le azioni, applicherà le nostre politiche e, molto importante, portera la nostra tecnologia al servizio delle persone della organizzazione. E anche importante rendersi conto che la teconologia ci permettera di raggiungere un vero livello di governance perche ci permettera di essere conformi alle nostre policies.
Allora, pensate tutte le azioni in SharePoint che dobbiamo controllare. Dobbiamo controllare la creazione di siti, di liste, libraries, dobbiamo controllare la gestione dei permessi, la condivisione dei documenti, il versioning, il deployment delle nostre soluzioni…
Il numero di servizi che dobbiamo definire dipende soltanto della nostra strategia di governance.
Ad esempio, se noi abbiamo soltanto un tipo di sito, soltanto dobbiamo mettere in pratica lo stesso insieme di azioni ogni volta un sito viene creato.
Altrimenti, se abbiamo definito una policy diversa per diversi tipi di siti, dipendendo se per esempio il sito e un sito di progetto, un sito di dipartimento, oppure un sito all’interno della intranet o nella extranet… in questi casi dovremo definire un servizio per ogni caso.
Quindi, come mettiamo tutto insieme? Come portiamo quel concetto di Ruoli, responsabilita, policies, aspettative e processi sulla nostra strategia? La nostra idea di SharePoint as a Service utilizza tre componenti fondamentali: Servizi, policies e procedure di approvazione.
Ogni processo non strutturato sara ridefinito come un servizio. In base alle nostre aspettative definiremo le nostre policies che dobbiamo essere conformi su questo servizio. E, in base a questi ruoli e responsabilita ogni servizio che viene richiesto andra traverso una procedura di approvazione.
Cosi, se creiamo un servizio di pubblicazione di contenuto da intranet a extranet possiamo definire una procedura di approvazione di 2 steps. Un primo step dove il responsabile di dipartimento puo dare il suo ok e un secondo step dove l’amministratore sharepoint puo vedere anche se tutto e a posto.
Il risultato di questo approccio e la creazione di un catalogo di servizi per l’utente finale. Cosi limitiamo le azioni legate ad ogni processo all’utente, loro non potranno fare queste azioni direttamente su sharepoint, colle funzionalita out of the box, ma dall’altra parte li forniamo della possibilita di richiedere questi azioni tramite un servizio all’interno di questo catalogo di servizio.
In questo modo possiamo avere servizi per gestire permessi, per muovere contenuto, per rimuovere contenuto, archviarlo, per fare deployments…
E cosi, con questa idea, come possiamo trovare l’equilibrio del cui parlavamo prima, tra controllo e utilizzo. Stiamo cancellando le opzioni dell’utente finale di fare le cose in SharePoint ma gli stiamo dando un’altra alternativa, quella di avere un self service portal dove fare la richiesta di questi azioni. Considerate pure che l’utente finale non si preoccupa della tecnologia che utilizziamo, si preoccupa soltanto di avere quel sito, quei permessi, quel documento e cosi via.