Onnistu ketterässä hankinnassa hankintavalmistelun avulla.

1. Onnistu ketterässä hankinnassa
Ari Tikka, 0400 308 304

2. Julkisen hallinnon IT vaikeuksia
Lähde: Jyrki JJ Kasvi, Tieke
• Ajoneuvohallintokeskuksen (AKE) tietojärjestelmäuudistus
• Kansallisen Kanta-potilastietojärjestelmän piti olla
• Tullin 2,7 miljoonaa maksanut Rita-tietojärjestelmä
• OKM:n taiteen edistämiskeskuksen Salama-
venyi 4:stä 12 vuoteen ja hinta nousi 27 miljoonasta
eurosta kolminkertaiseksi
myöhästyi neljä vuotta.
• Valtionhallinnon 9 miljoonaa euroa maksaneelle Valda-
asianhallintajärjestelmälle ei enää sen valmistuttua löytynyt
käyttäjiä.
käytössä vuonna 2007. Yli 20 miljoonaa euroa
myöhemmin järjestelmä otetaan käyttöön 2013-2015.
tietojärjestelmä toimii niin hitaasti, että apurahat joudutaan
käsittelemään käsin, koska se on nopeampaa.
• Eduskunnan salijärjestelmä myöhästyi vuoden ja ylitti
budjetin kolmanneksella
• Sähköisen reseptin kehitys venyi 10 vuotta ja kymmeniä
• sähköiseen henkilökorttiin käytettiin 20 miljoonaa euroa.
• Helsingin kaupungin taloushallinnon tietojärjestelmän
• Ongelmia toki myös yksityisellä puolella, mutta niitä ei
•
http://www.slideshare.net/JyrkiKasvi/tereydenhoitoalantietojrjestelmien-kehittmisen-haasteet
miljoonia, ja heti 1,5 v. korjausprojekti
käyttöönoton seurauksena 150.000 laskun lähettäminen
viivästyi kuukausilla.
Espoon kaupungin sosiaalitoimen tietojärjestelmän
käyttöönoton seurauksena toimeentulotukipäätöksen
saaminen kesti 40 päivää
Vuonna 2006 sitä käytettiin 500 kertaa.
repostella julkisuudessa.

3. Milloin hankintavalmistelu?
• Suunnitteletko ketterää hankintaa?
• Onko hankinnassasi epäselvyyksiä, ristiriitoja tai
lukuisia sidosryhmiä?
• Kuinka löytää uuden hankkeen tuomat
mahdollisuudet uusien työtapojen luomiseksi?
Rakenna yhteistyöllä ratkaisu, josta kaikki innostuvat.

4. Hankintavalmistelu kun
• Halutaan nopeasti liikkeelle
• Suunnitellaan ketterää hankintaa
• Lukuisia sidosryhmiä, eturistiriitoja, epäselvyyttä
• Kehitetään hankintaa ja työtapoja samalla kertaa
Rakenna yhteistyöllä ratkaisu, josta kaikki innostuvat.

5. Tulokset
Hankintasuunnitelma
• Todellisten tarpeiden kartoitus
• Hankintastrategia ja -taktiikka
• Riskin minimointi ja tiedon
maksimointi ennen
hankintapäätöstä
• Työprosessin uudelleensuunnittelu
• Kehitysjono (backlog)
kilpailutuksen ja toteutusvaiheen
pohjaksi
Omistajuus ja osaaminen
• Hankkeen vetäjät ja sidosryhmät
oppivat parhaat käytännöt
• Kyvykkyys on käytössä
myöhemmin toteutuksessa ja
jatkokehityksessä
• Osallistava työtapa rakentuu
osaksi kulttuuria

6. Hyödyt asianomistajille
Omistajille
Toteuttajille
• Käytännön yhteistyö asianomistajien
välillä
• Syntyvän arvon konkretisoiminen
• Päätöksenteon selkiytyminen
• Kontaktiverkosto toteutustyölle
• Työn tarkoitus ja arvo selvillä
Loppukäyttäjille
• Mahdollisuus vaikuttaa aikaisin
Hankejohtajalle
• Mahdollistaa työprosessin ja hankkeen
kehittämisen yhdessä
• Voi keskittyä sisältöön
• Valmis prosessi nopeasti käytössä
!
• Kokeneet asiantuntijat keventävät
työkuormaa
Hauskaa, energisoivaa ja tuloksellista!

7. Esimerkki hankintavalmistelun prosessista
1. Vision/tavoitteiden kirkastus
2. Hankintastrategian ja taktiikan
määrittäminen: “Ketteryyden aste ja
keinot”
3. Käyttäjien ja prosessien
hahmottaminen
4. Liittyvien järjestelmien tarpeiden
tunnistus
5. Käyttäjien ja toimintaprosessien
tarpeiden, vaatimusten ja
mahdollisuuksien työstö
6. Konseptin suunnittelu
7. Arkkitehtuurin linjaus
8. Laadullisten vaatimusten tunnistus
9. Product Backlogin jalostus
10. Läpikävely kaikkien sidosryhmien
kanssa

8. Omistajuus kuntoon ensin
Investoidaan työtä oppimiseen.
Kokonaisedullinen.
Jatkokehitys
normaalitilanne
Tiedon rajallisuus
Ketterä
hankinta
Hankintavalmistelu
Todennus
Epäselvyys
Päättämättömyys
Teknologia edellä
Myöhäinen
osallistaminen
Päätöksentekokyky
Tehdyt päätökset
Mahdollisuuksien maailma
Hallittu uusi
Delegoidaan omistajuus.
Kallis ja riskialtis.
Tekninen tietämys
Toteutuksen maailma

9. Pienentää riskiä - aikaisin
Toiveiden tynnyri paisuu
Vaatimusmäärittely
Riski ja
epävarmuus
päätöksissä ja
teknologiassa
Omistajuuden
rakentaminen,
Hankintavalmistelu
€
Kiinteä hankinta
Ketterä hankinta
Käyttöönotto
Aika, raha

10. Yhteisöllisyyttä ja vaihtoehtoja
monimuotoisin menetelmin

11. Vuorovaikutteisuus ja osallistavat tekniikat
- esimerkkejä
Service Blueprint, User Story, Draama, ...
• Käyttäjien kielellä
• Vapauttaa vanhoista kuvioista
• Optimaalinen tarkkuustaso
Läpikävely -työpaja
• Katselmointi
• 50+ henkilöä osallistuu aktiivisesti koko
päivän
• Vahvistaa palautekontaktit jatkoa varten

12. Prosessin tuotoksia 1/3
•
Hankintastrategia ja -taktiikka kertovat kuinka
hanketta ohjataan ja kuinka se etenee

13. Prosessin tuotoksia 2/3
•
Tuotteen kehitysjono (Product
Backlog) hankkeessa toteutettavien
ominaisuuksien hahmottamiseksi ja
etenemisjärjestyksen
määrittämiseksi
!
•
Liittyvien järjestelmien kuvaus
niiden vaatimusten huomioon
ottamisen varmistamiseksi

14. Prosessin tuotoksia 3/3
•
Uudet palvelupolut
työprosessien uudistamiseksi
•
Arkkitehtuurin yleiskuvaus
vastuiden ja
mahdollisuuksien
ymmärtämiseksi

15. Hankintavalmistelun referenssejä
- alittavat kilpailutusrajan
Liikennevirasto
• Digiroad 2, 1-3/2013
• "Julkisen puolen hankinnoissa on
se ongelma, ettei asiakas halua
olla mukana vaan myös ohjaus
alihankitaan"
- Markus Melander,
projektipäällikkö
Helsingin Yliopisto,
Rehtorin kanslia
• Organisaatiorekisteri, 3-5/2013
Virasto
• Valtakunnallisen prosessin
sähköistäminen, 6-8/2013
• “Osallistujat ovat suitsuttaneet,
että tää on parhautta, tämä on niin
hyvissä käsissä!”
• “Tässä oli sellainen momentum,
että kaikki järkevä menee läpi - olis
varmaan pitänyt tehdä enemmän"
- projektipäällikkö

16. Gosei
Jokaisella15-25 vuotta tuotekehitysliiketoiminnan
kaikilla osa-alueilla.
Ran Nyman
Ari Tanninen
5-15 vuotta muutoksen tekijöinä yhdessä
maailmanluokan konkarien kanssa.
Telecom, medical, rahoitus, peli ja julkinen sektori.
Valmentajatason osaaminen keskeisillä alueilla:
Lean, Agile, projektitoiminta, johtaminen,
teknologia, tiimityö, kulttuuri, muutos.
Arto Eskelinen
Gosei on riippumaton toteutusten toimittajista.
Marko Taipale
Ari Tikka