This presentation was held at a customer seminar at Microsoft Norway 8 June 2017.

1. Gro Elin Hansen, Digital Collaboration Manager, Hydro
Microsoft-seminar, 8. juni 2017
Hvordan skape
brukersuksess med 200
digitale ambassadører?

2. Agenda 8. juni 2017
• Om Hydro og Office 365
• Hvorfor interne ambassadører / superbrukere?
• Hva er en digital ambassadør?
• Oppfølging av ambassadørene
• Ros & anerkjennelse
• Spørsmål & svar
2

3. 1
Kort om Hydro og
Office 365
3

4. (4)
AluminiumAluminium

5. Hydro – et globalt aluminiumsselskap med 13,000 ansatte
Tyngdepunkt i Norge, Tyskland og Brasil
Germany
• Europe’s largest rolled products producer
• Technology and Research & Development centers
• Recycling network
Norway
• Hydro-powered aluminium production smelters
• Technology, Research & Development centers
• Hydropower stations
• Rolled products, recycling and remelting
North America
• Alouette aluminium smelter in Canada
• Remelting in the US
Brazil
• Bauxite mine and alumina refinery
• Albras aluminium smelter
Middle East
• Qatalum smelter
(5)

6. Hydro’s innføring av Office 365
• 2015: Exchange, OneNote, Skype, Sway, Office Online
• 2016: SharePoint Online, OneDrive, Yammer, Delve, Intune, RMS
• 2017: Security features, Power BI, Teams-piloter
• 2018: Groups? Azure Information Protection? My/Workplace Analytics? Flow?
• 9000 K1-lisenser
• 6000 E3-lisenser
• Organisert som eget Office 365 serviceteam: Digital Collaboration Team (drift, strategi og governance)
• Sterkt engasjement og høy brukeradopsjon blant de ansatte
• Høy intern kundetilfredshet: 5,5 (av 6) i 2016
6

7. 2
Hvorfor interne
ambassadører?
7

8. Gartner: ‘Appoint Grass-Roots Champions to Improve Governance
and Adoption’
8
Service team
Office 365
"Grass-roots champions are
crucial for successful governance
and adoption of Office 365.
To achieve the greatest benefit,
organizations must define the
role for these advocates,
appoint the most appropriate
individuals, and guide their
behavior according to best
practices.“
Gartner, Gavin Tay, 2012

9. Best Buy: ‘The rise of the ninjas’
https://channel9.msdn.com/Events/SharePoint-Conference/2014/SPC296
9

10. Inspirasjon fra Telenors interne SharePoint-nettverk
10

11. Office 365 adopsjons- og modenhetsmodell i Hydro
Usage /Volume
How many active users last month per Office 365 tool?
Maturity Level 1
Engagement
How many users contribute to producing and consuming content in Office
365? How many users collaborate with their colleagues through the various
tools?
Maturity Level 2
Value
To what degree does Office 365 improve key business
process outcomes or KPIs in Hydro?
Maturity Level 3
Hydro focus areas 2016/2017
Hydro focus areas 2017/2018

12. 3
Hva er en digital
ambassadør?
12

13. Office 365 Change Network: ambassadører for nye verktøy
og nye arbeidsmåter
• Office 365 Change Network er et fast nettverk med 220 ansatte fordelt over hele Hydros globale
organisasjon
• Change Network er Hydros superbrukere og ambassadører for alle Office 365-verktøyene og
“the new way of working”
• Nettverksmedlemmene er blant de første i Hydro for å få informasjon og bli opplært i hvordan
man bruker nye Office 365-verktøy
• Nettverksmedlemmene gir ansikt-til-ansikt råd, informasjon og praktisk hjelp til sine nærmeste
kolleger
• Nettverksmedlemmene tar ‘tempen på organisasjonen’, sikrer forankring I forretningsområdene
og gir feedback til Office 365 serviceteamet slik at vi tilbyr relevante løsninger og tjenester
• Nettverket organiseres og driftes av Corporate IT i Hydro (Information Systems)

14. Change Network: roller og ansvarsområder
(14)
Roles: Responsibility: Tasks: Requirements Effort
Change Network
member
• Represent Hydro’s Office 365
experts, and in so doing
helping their organization in
adopting Office 365 as the
digital collaboration tool.
• Advisory and practical support to
colleagues (‘go-to person’)
• Share information and news
• Ambassadors and role models
• Digital front-runners
• Fluent English skills (written & oral)
• Able to spend 4 hours per week on
CN activities
• Approval from line manager
• Time to attend training
• Digitally curious, forward-leaning
and motivated
10%
Change Network
Sponsor
• Senior leader in each business
area
• Responsible for anchoring the
Change Network role and
providing senior support within
business area
• Ambassador for Office 365
collaboration tools
• Ensure that the local Change
Network members are
acknowledged within their
organization
• Time to receive and absorb
information from Office 365 service
team
• Available for feedback and support
to local network members if needed
• Good Office 365 skills
10%
Digital
Collaboration
Manager
• Overall responsible for the
Change Network in Hydro
• Communication, training and
facilitation of Change Network
• Advisory role, prioritize business
needs, organize service team
• Strategic management
anchoring
25%

15. Hva får medlemmer og ledere ut av deltakelse?
(15)
What’s in it for you? What’s in it for your manager?
• Få tilgang til nye digitale verktøy før alle andre
• Bli en superbruker og ekspert
• Bli en inspirasjon for dine kolleger
• Vær med og påvirke Hydros retning og bidra til
endring i hele organisasjonen
• Bli en del av et stort, globalt nettverk
• Synlighet og anerkjennelse i ditt forretningsområde
• Motta informasjon og opplæring først
• Høyere og raskere adopsjon i avdelingen din
• En person som alle i teamet kan søke støtte hos
• Bidrar til en mer effektiv arbeidsdag
• Høyere medarbeiderengasjement
• Er med på å gjøre teamet ditt synlig på tvers av
organisasjonen

16. Hva sier medlemmene?
Jan-Heinz Ramaker, Procurement Manager, Hydro Hamburg
16
https://www.linkedin.com/in/jan-ramaker-86a5b8136/

17. 4
Hvordan følger vi
opp
ambassadørene?
17

18. Månedsmøte via Skype
• Oppdatering status Office 365-adopsjon i Hydro
• Nytt fra Microsoft / Office 365
• Deep dive: 1 tema per møte
• Månedens nettverksmedlem
• Spørsmål & svar
1 time, fast hver måned
18

19. Faglig diskusjonsforum på nett
• Spørsmål og svar
• Diskusjoner og problemer
• Nyheter
• Bruker-hjelper-bruker
• Relevante artikler, tips, blogger, dokumenter, videoer
• Færrest mulig eposter, mest mulig deling
• 549 unike diskusjonstråder siden februar 2016
19

20. Promotering av ambassadørene i interne kommunikasjonskanaler
20

21. Kurs, opplæring og rådgivning
Klassrom, webinarer, møter, Skype
21

22. Kompetanseområder for medlemmer
SharePoint Training
•Module A – Basic skills
•Module B – Site Owner
skills
Guidelines and
principles
•Module C (e-learning)
How to be a Change
Agent
•Module D (e-learning)
SharePoint training
•Module E – deep dives
SharePoint training
•Modul F – user scenario
and train the trainer
concept
Office 365 training
•Modul G – OneNote,
Skype, OneDrive,
Yammer, Office Online
(22)

23. 5
Ros og
anerkjennelse for
innsats
23

24. 24

25. 25

26. 6
Spørsmål?
26

27. Takk for meg!
27
Gro Elin Hansen
Digital Collaboration Manager
Norsk Hydro ASA
M: +47 90 21 95 35
E: Gro.Elin.Hansen@hydro.com
Web: www.hydro.com
Twitter: @groelin

28. 28