Zarządzanie dokumentami w Enterprise 2.0- doświadczenia z wdrożeńEnterprise Content Management Obecnie usługi Contium w zakresie Enterprise 2.0 świadczone są pod markę Intratic. www.intratic.eu

1. Informacja nabiera wartości
Zarządzanie dokumentami w Enterprise 2.0
- doświadczenia z wdrożeń
Enterprise Content Management
Wrocław, 11 grudnia 2008
www.contium.pl
Grzegorz Rudno-Rudziński
Prezes Zarządu

2. Agenda
Dokumenty vs. treść
Dokument a elementy społecznościowe
ECM w SharePoint
Przykładowe wdrożenie Microsoft Office SharePoint
Server w Grupie Pracuj
www.contium.pl

3. Dokumenty vs. treść (content)
Komunikacja
Nieformalna (współpraca)
Współpraca Publikowanie
Formalna (publikowanie)
Czym jest dokument?
Papierowe
Elektroniczne (pliki; różne formaty)
ECM = Enterprise Content Management
www.contium.pl

4. Enterprise 2.0
Enterprise 2.0 to termin opisujący społecznościowe
oprogramowanie używane w środowisku
biznesowym. Charakteryzuje się ono dużą
elastycznością, oddaje użytkownikom możliwość
budowania struktury informacji, w przeciwieństwie do
klasycznych rozwiązań.
Źródło: http://pl.wikipedia.org/wiki/Enterprise_2.0
www.contium.pl

5. Różnice postrzegane przez decydentów
Document Management Enterprise 2.0
Policzalna rentowność Niepoliczalne zyski z
Usprawnienie istniejących innowacyjności
procesów Nowe procesy
Rozumiane i wspierane Postrzegane jako ryzyko
przez decydentów dla bezpieczeństwa ze
biznesowych i strony IT
technicznych
Razem – Enterprise Content
Management z szansą
poparcia przez decydentów
www.contium.pl

6. Enterprise Content Management
„Enterprise Content Management (ECM) is the
technologies used to capture, manage, store,
preserve, and deliver content and documents related
to organizational processes.
ECM tools and strategies allow the management of
an organization's unstructured information, wherever
that information exists.”
Źródło:Microsoft® SharePoint 2007 Technologies. Planning, Design
and Implementation. Kevin Laahs, Emer McKenna, Veli-Matti
Vanamo. Digital Press, 2008
www.contium.pl

7. Microsoft Office SharePoint Server 2007
Docs/tasks/calendars,
Server-based Excel blogs, wikis, e-mail
spreadsheets and data integration, project
visualization, Report management “lite”, Outlook
Center, BI Web Parts, integration,
KPIs/Dashboards offline docs/lists
Business
Intelligence Collaboration
Enterprise Portal
Rich and Web template, Site
Platform
forms based Directory, My
Business Services
front-ends, LOB Sites, social
Workspaces, Mgmt, Portal
actions, Forms Security, Storage, networking,
enterprise SSO Topology, Site Model privacy control
Integrated document Content
management, records
Search Enterprise scalability,
Management
management, and Web contextual relevance,
content management rich
with policies and people and business
www.contium.pl
workflow data search

8. Wdrożenie MOSS 2007 – dobry kompromis?
„+” „-”
Uczynienie z MS Office Płatne licencje,
środowiska wymiany nie open source
Szeroka społeczność firm Wyjście od dokumentu
wdrożeniowych a nie współpracy
Jeden system z wyszukiwarką Ograniczone standardowe
pod dokumenty funkcje Wiki czy Blogu
i „społecznościówkę”
Technologie uznane za
bezpieczne przez IT
Elastyczna platforma
www.contium.pl

9. Co daje Sharepoint
All in one
Znane interfejsy spójne z MS Office
Aktywności uwzględniają pracę z dokumentami
Duża elastyczność wyzwala motywację ludzi do
samodzielnych udoskonaleń
Wspiera innowacyjność
Rozwiązanie uniezależniające od konkretnego
dostawcy
Jednolite z Active Direktory zarządzanie osobowością
i Single Sign On
www.contium.pl

10. Wyzwanie?
Scalić
Centralne procesy zarządzania dokumentami
Oddolne inicjatywy zmian i udoskonaleń
www.contium.pl

11. Warstwy systemu zarządzania dokumentami
3
Nawigacja /
personalizacja /
widoki /
wyszukiwanie
2
Procesy / cykl
życia treści
1
Struktura /
sposób
przechowywa
nia treści
www.contium.pl

12. Etapy wdrażania systemu zarządzania dokumentami
1. Przygotować strategię zarządzania dokumentami
2. Zaprojektować architekturę informacji
3. Zaimplementować narzędzia
www.contium.pl

13. Sukces przedsięwzięcia
Strategia,
procesy, Technologia
zaangażowanie
www.contium.pl

14. Grupa Pracuj – wdrożenie w firmie innowacyjnej
Grupa Pracuj jest spółką tworzącą i prowadzącą znane w Polsce i w Europie
Środkowo-Wschodniej serwisy rekrutacyjne oraz serwis edukacyjny:
„Pomagamy organizacjom w rekrutacji najlepszych kandydatów.
Kandydatom pomagamy w znalezieniu najlepszej dla nich pracy i w rozwoju
zawodowym. Wykorzystujemy do tego najbardziej efektywne nowoczesne
technologie”
„Budujemy największą grupę rekrutacji on-line i edukacji
w Polsce oraz w Europie Środkowo-Wschodniej.”
www.contium.pl

15. Cele wdrożenia:
• usprawnienie komunikacji, zarządzania zasobami i dokumentami
• wprowadzenie elektronicznego obiegu informacji
• szybki dostęp do obowiązujących standardów i wzorców
• ułatwiona integracja i proces wdrażania nowych pracowników
• kontrola dostępu do danych i zasobów dla właściwych grup pracowników
• stworzenie kluczowego dla kadry zarządzającej źródła wiedzy o stanie
organizacji
• przyspieszenie procesów podejmowania decyzji
• udostępnienie wszystkich kluczowych informacji w jednym interfejsie
użytkownika

16. Wdrożone moduły
Wnioski
urlopowe i
nieobecności
Struktura Zgłoszenia do IT
organizacyjna helpdesk
Portal
informacyjny
Moduł obsługi Witryny
rekrutacji i działowe i
ścieżek karier projektowe
Obsługa
administracyjna
biura

17. Co osiągnęliśmy?
• Intranet stanowiący cenione przez pracowników, żyjące narzędzie.
• Zarządzanie informacją zgodnie z indywidualnymi potrzebami
Komunikacja poszczególnych działów oraz pracowników
• Uniwersalne środowisko do komunikacji (wsparcie zespołu komunikacji
wewnętrznej i PR)
• Automatyzacja pracy, obiegu spraw i dokumentów w organizacji oraz
nadzór nad procesami
Procesy • Tworzenie narzędzi do „samoobsługi” pracowników przy pomocy witryn
intranetowych, list i modułów zgłoszeniowych
• Gromadzenie wszystkich ważnych informacji w JEDNYM MIEJSCU, co
ułatwia zarządzanie dostępem do nich i ich skuteczne zabezpieczanie
Wiedza • Łatwośd publikowania treści on-line i udostępniania jej wybranym
użytkownikom
• Udostępnianie pracownikom środowiska do wspólnej pracy nad
dokumentami
• System uprawnieo i dostępu do witryn, elementów witryn oraz
Bezpieczeostwo dokumentów wykorzystujący grupy dystrybucyjne
• Jedna platforma dla wielu różnych typów potrzeb; centralne
zabezpieczanie danych

18. „Podstawowym celem projektu wdrożenia
Intranetu w Grupie Pracuj było wsparcie procesu
komunikacji i gromadzenia wiedzy w organizacji.
Poszukiwaliśmy rozwiązania, które
gwarantowałoby ponadprzeciętną elastycznośd i
możliwośd dostosowywania do aktualnych
potrzeb. Microsoft SharePoint okazał się
spełniad te oczekiwania. Byliśmy w stanie
zautomatyzowad zarówno skomplikowane
procesy i procedury obejmujące całą
organizację, jak i w bardzo szybkim tempie
przygotowad proste narzędzia ułatwiające
codzienna pracę.”
Paweł Leks
Dyrektor ds. rozwoju produktów

19. www.contium.pl

20. Wniosek urlopowy – przykład procesu biznesowego
www.contium.pl

21. Pracuj.pl – elastyczność systemu
www.contium.pl

22. Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów
www.contium.pl

23. Wiki, forum
Komponenty szablonów stron
www.contium.pl

24. Dlaczego Contium
www.contium.pl

25. Contium SA w liczbach
spółka akcyjna; kapitał akcyjny 3 850 000 zł
11 rok na rynku
dotychczas ponad 150 klientów w całej Polsce
i za granicą
6,5 mln zł przychodów z usług w 2007 roku
Blisko 100 pracowników
biura: Wrocław (siedziba), Warszawa, Częstochowa
www.contium.pl

26. Zakres działalności
www.contium.pl

27. Contium – Microsoft Gold Partner
Posiadamy kompetencje
Microsoft Information Worker Solutions
Networking Infrastructure Solutions
ISV
Advanced Infrastructure
Wdrażamy:
Microsoft Office SharePoint Server
Microsoft Commerce Server
Microsoft Dynamics CRM
Korzystna oferta Windows Web Hoster Program:
dzierżawa licencji Microsoft (SPLA)
www.contium.pl
www.sharepointdemo.pl

28. www.contium.pl

29. www.contium.pl
Dziękujęm