Αρχειακά Μεταδεδομένα: Πρότυπα και Διαχείριση στον Παγκόσμιο Ιστό
•
0 j'aime•590 vues
Από τη δεκαετία του 1970 μέχρι σήμερα το Διεθνές Συμβούλιο Αρχείων δημιουργεί και παρέχει στην κοινότητα των Αρχείων και των Αρχειονόμων μια σειρά από πρότυπα για την ανάπτυξη αρχειακών βοηθημάτων έρευνας και συναφών καταλόγων και ευρετηρίων. Στόχος των προτύπων είναι η κοινή αντίληψη, προσέγγιση και ομοιομορφία στη δημιουργία καταλόγων, καθιερωμένων εγγραφών και στη θεματική περιγραφή των αρχείων, της δομής και του περιεχομένου τους. Ο Παγκόσμιος ιστός έχει γίνει ένα από τα σημαντικότερα μέσα διακίνησης πληροφορίας και η εκρηκτική ανάπτυξη των αντίστοιχων τεχνολογιών ανάπτυξης εφαρμογών στο περιβάλλον του έχει οδηγήσει στην αξιοποίησή του από διάφορες κοινότητες. Σε αυτό το πλαίσιο οι Αρχειονόμοι καλούνται να κωδικοποιήσουν τα μεταδεδομένα τους και να τα καταστήσουν ικανά να διαλειτουργήσουν σε ένα παγκόσμιο περιβάλλον διαχείρισης πληροφορίας και γνώσης, όπου όλες οι επιστημονικές κοινότητες συνυπάρχουν. Στόχος του σεμιναρίου είναι να παρουσιάσει (α) βασικά πρότυπα διαχείρισης αρχειακής πληροφορίας και (β) το τεχνολογικό υπόβαθρο το οποίο καθορίζει τους τρόπους με τους οποίους είναι δυνατή η ανταλλαγή και η διαλειτουργικότητα - διασύνδεση της αρχειακής πληροφορίας με την πληροφορία που παράγουν άλλοι οργανισμοί και κοινότητες με τις οποίες οι αρχειακές υπηρεσίες έχουν άμεση σχέση. Το σεμινάριο απευθύνεται σε εργαζόμενους σε δημόσιους και ιδιωτικούς αρχειακούς φορείς, φοιτητές και πτυχιούχους αρχειονόμους, βιβλιοθηκονόμους και πτυχιούχους Πανεπιστημίων και ΤΕΙ με παρεμφερή επαγγελματικά και επιστημονικά ενδιαφέροντα. Το σεμινάριο εντάσσεται στις δραστηριότητες της Ομάδας Βάσεων Δεδομένων και Πληροφοριακών Συστημάτων του Εργαστηρίου Ψηφιακών Βιβλιοθηκών και Ηλεκτρονικής Δημοσίευσης του Τμήματος Αρχειονομίας, Βιβλιοθηκονομίας και Μουσειολογίας του Ιονίου Πανεπιστημίου, διοργανώνεται στο πλαίσιο του 21st International Conference on Theory and Practice of Digital Libraries και θα διεξαχθεί στο ξενοδοχείο Grand Hotel Palace, Μοναστηρίου 305, Θεσσαλονίκη, την Τρίτη 19 Σεπτεμβρίου 2017 και ώρες 14.00 – 17.00.
Recommandé
Contenu connexe
Tendances
Tendances (20)
Similaire à Αρχειακά Μεταδεδομένα: Πρότυπα και Διαχείριση στον Παγκόσμιο Ιστό
Similaire à Αρχειακά Μεταδεδομένα: Πρότυπα και Διαχείριση στον Παγκόσμιο Ιστό (20)
Plus de Giannis Tsakonas
Plus de Giannis Tsakonas (20)
Dernier
Dernier (20)
Αρχειακά Μεταδεδομένα: Πρότυπα και Διαχείριση στον Παγκόσμιο Ιστό
- 1. 1 Σεμινάριο: Αρχειακά Μεταδεδομένα: Πρότυπα και Διαχείριση στον Παγκόσμιο Ιστό Χρήστος Παπαθεοδώρου (papatheodor@ionio.gr) Ομάδα Βάσεων Δεδομένων και Πληροφοριακών Συστημάτων, Εργαστήριο Ψηφιακών Βιβλιοθηκών και Ηλεκτρονικής Δημοσίευσης, Τμήμα Αρχειονομίας, Βιβλιοθηκονομίας και Μουσειολογίας, Ιόνιο Πανεπιστήμιο
- 2. 2 Ποιοί είμαστε § Ερευνητική Ομάδας Βάσεων Δεδομένων και Πληροφοριακών συστημάτων, Εργαστήριο Ψηφιακών Βιβλιοθηκών και Ηλεκτρονικής Δημοσίευσης, Τμήμα Αρχειονομίας και Βιβλιοθηκονομίας του Ιονίου Πανεπιστημίου § Με δεδομένα § Τις επιστημονικές εξελίξεις που αναζητούν μεθόδους και εργαλεία διαχείρισης και διασύνδεσης των πληροφοριών που διατίθενται μέσω του παγκόσμιου ιστού § Τη διεθνή ανταπόκριση των μουσείων, αρχείων και βιβλιοθηκών στο νέο περιβάλλον δεδομένων και τη συμμετοχή τους σε μια προσπάθεια προδιαγραφής ενός πλαισίου υπηρεσιών πληροφόρησης βασισμένων στη διαλειτουργικότητα. § Τις σοβαρές εργασιακές δυσκολίες που αντιμετωπίζει o κλάδος των πτυχιούχων αρχειονόμων και βιβλιοθηκονόμων, εξαιτίας της ανυπαρξίας μιας πολιτικής «πληροφόρησης» § Η Ερευνητική Ομάδα επιδιώκει να συμβάλει θετικά στην επικοινωνία των μελών της κοινότητας και στην αναβάθμιση του γνωσιακού υποβάθρου των νέων επιστημόνων/επαγγελματιών της 2
- 3. General InternaEonal Standard Archival DescripEon ISAD (G)
- 4. Σκοπός § Παροχή γενικών κανόνων για τη δημιουργία των αρχειακών περιγραφών. § ανεξάρτητα από το είδος και το υπόστρωμα του αρχειακού υλικού, § δεν προβλέπονται κανόνες για την περιγραφή ειδικών κατηγοριών αρχειακού υλικού(σφραγίδες, ηχητικές εγγραφές, χάρτες) 4
- 5. Ορισμοί Αρχείο είναι το σύνολο των τεκμηρίων ανεξαρτήτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης που έχει δεχθεί ή παραγάγει οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, οποιοσδήποτε οργανισμός, δημόσιος ή ιδιωτικός, στα πλαίσια των δραστηριοτήτων του. 5
- 6. Αρχείο Υπό-αρχείο Υπό-αρχείο Φάκελος Σειρά Σειρά Σειρά Υπό-σειρά Υπό-σειρά Φάκελος Τεκµήριο Φάκελος Τεκµήριο 6
- 7. 7 Αρχειακή περιγραφή (1/2) § Παραγωγή μεταδεδομένων: διαδικασία από την οποία προκύπτουν περιεκτικές, κατάλληλες και επεξηγηματικές περιγραφές ενός αρχείου. § Με ομοιόμορφο και διεθνώς κοινό τρόπο: § Παραγωγή και ενσωμάτωση μεταδεδομένων (περιγραφών) σε βάσεις δεδομένων και χρήση τους με κοινό τρόπο. § Κοινή γλώσσα αναφοράς στο αρχειακό περιεχόμενο. § Διευκόλυνση της ανάκτησης αρχειακής πληροφορίας και της ανταλλαγής σχετικής πληροφορίας.
- 8. 8 Αρχειακή περιγραφή (2/2) § Ταύτιση § Πρόσβαση § Περιβάλλον παραγωγής § Περιεχόμενο § Σχέση τεκμηρίων Εργαλεία έρευνας (Finding aids)
- 9. Εργαλεία έρευνας (Finding aids) § Τελικό προϊόν της αρχειακής περιγραφής. § Πληροφοριακό εργαλείο το οποίο περιλαμβάνει μεταδεδομένα που εξυπηρετούν την αναζήτηση, διαχείριση και ερμηνεία ενός αρχείου και εξηγούν το περιβάλλον δημιουργίας του. 9
- 10. Τέσσερις βασικές αρχές 1. Περιγραφή από τα γενικότερα (υψηλότερο επίπεδο αρχειακού δεσμού π.χ.αρχείο (fonds)) προς τα ειδικότερα (χαμηλότερα επίπεδα αρχειακού δεσμού π.χ. Τεκμήρια (items)). 2. Τα μεταδεδομένα (πληροφορία) σχετίζονται με το επίπεδο περιγραφής. 3. Σύνδεση των περιγραφών των επιπέδων. 4. Κληρονομικότητα: Δεν επαναλαμβάνεται η πληροφορία που έχει δοθεί σε ανώτερο επίπεδο 10
- 11. Η δομή του ISAD (G) (1/2) § 26 πεδία (data elements) αρχειακής περιγραφής οργανωμένα σε 7 περιοχές (areas) 1. Ταυτότητας (αναγνώρισης): απαραίτητες πληροφορίες για την αναγνώριση/ταύτιση της ενότητας περιγραφής. 2. Πλαισίου παραγωγής (context): βασικές πληροφορίες προέλευσης της ενότητας περιγραφής. 3. Περιεχομένου και δομής (διάρθρωσης): ταξινόμηση και περιγραφή περιεχομένου της ενότητας περιγραφής). 11
- 12. Η δομή του ISAD (G) (2/2) 4. Όρων (condiNons) πρόσβασης και χρήσης: δικαιώματα πρόσβασης και χρήσης του περιεχομένου της ενότητας περιγραφής. 5. Συμπληρωματικών πηγών (allied materials): αρχειακό υλικό που έχει σημαντική σχέση με την ενότητα περιγραφής. 6. Παρατηρήσεων – Σημειώσεων (notes): πληροφορία πρόσθετη που δεν αφορά και δεν μπορεί να δοθεί στις υπόλοιπες περιοχές. 7. Μεταδεδομένα της περιγραφής (descripNon control, έλεγχος της περιγραφής): συντάκτης της περιγραφής της ενότητας περιγραφής, χρόνος και τρόπος περιγραφής. 12
- 13. Υποχρεωτικά στοιχεία 1. Κωδικός(οί) αναγνώρισης (Reference code, 1.1) 2. Τίτλος (Title, 1.2) 3. Όνομα Παραγωγού (Creator, 2.1) 4. Χρονολογίες (Dates, 1.3) 5. Επίπεδο περιγραφής (Level of descrip}on, 1.4) 6. Μέγεθος και υπόστρωμα της ενότητας περιγραφής (Extent of the unit of descrip}on, 1.5) 13
- 14. ISAD (G): Πληροφοριακά Συστήματα § Αρχειομνήμων, h•p://arxeiomnimon.gak.gr § ICAAtoM, από το Διεθνές Συμβούλιο Αρχείων, εγκατεστημένο στο Ιόνιο Πανεπιστήμιο, h•p://83.212.168.140/icaatom/index.php/ § επιδεικνύεται στο σεμινάριο § Εκπαιδευτικό υλικό – εγχειρίδιο χρήσης: h•ps://wiki.ica-‐atom.org/images/2/25/AtoM_2.0-‐ Archivist_Training.pdf 14
- 15. Περιοχή Ταυτότητας Reference code(s) [Κωδικός (οί) αναγνώρισης] § Στόχος: Να προσδιοριστεί µε µοναδικό τρόπο η ενότητα περιγραφής και να δηµιουργηθεί ένας δεσµός µε την περιγραφή που την αντιπροσωπεύει. § ︎ Κανόνας: κωδικός της χώρας σύμφωνα με την τελευταία εκδοχή του ΙSO 3166, κωδικός του αρχειακού φορέα, ιδιαίτερο, τοπικό κωδικό αναγνώρισης, ή αριθμός ελέγχου ή οποιοδήποτε άλλο μοναδικό αναγνωριστικό στοιχείο. § EAD: <uni}d> COUNTRYCODE and REPOSITORYCODE a•ributes 15
- 16. Περιοχή Ταυτότητας Title (Τίτλος) § Στόχος: Να δοθεί µία ονοµασία στην ενότητα περιγραφής. § Κανόνας: δυνατότητα συντόμευσης μεγάλου τίτλου, στο μέτρο που δεν χάνονται ουσιαστικές πληροφορίες. Οι τίτλοι στο ανώτερο επίπεδο περιγραφής, συμπεριλαμβάνουν και το όνομα του παραγωγού. § EAD: <uni—tle> 16
- 17. Περιοχή Ταυτότητας Dates of creaEon [Χρονολογία (ες)] § Στόχος:Να προσδιοριστούν και να δοθούν οι χρονολογίες της ενότητας περιγραφής. § Κανόνας: ︎Χρονολογία/ες συγκρότησης του αρχείου στο Χρονολογία/ες συγκρότησης του αρχείου στο πλαίσιο δραστηριοτήτων του παραγωγού, ή χρονολογία/ες δημιουργίας των εγγράφων. Ημερομηνίες δημιουργίας αντιγράφων, εκδόσεων ή διαφορετικών εκδοχών, συνημμένων τεκμηρίων και/ ή πρωτοτύπων τεκμηρίων που δημιουργήθηκαν πριν τη συγκρότησή τους σε αρχείο. § EAD: <unitdate> 17
- 18. Περιοχή Ταυτότητας Level of descripEon (Επίπεδο περιγραφής) § Στόχος:Να προσδιοριστεί το επίπεδο ταξινόµησης της ενότητας περιγραφής. § Κανόνας: § ︎EAD: <archdesc> and <c> υποχρεωτικό το γνώρισμα LEVEL 18
- 19. Περιοχή Ταυτότητας Extent of the unit [Μέγεθος και υπόστρωµα της ενότητας περιγραφής (ποσότητα, όγκος ή διαστάσεις)] § Στόχος: Να προσδιοριστεί και να περιγραφεί: α) το µέγεθος, η ποσότητα, ο όγκος ή οι διαστάσεις και β) το υπόστρωµα της ενότητας περιγραφής § Κανόνας: μέγεθος, ποσότητα, είδος και μονάδα μέτρησης της ενότητας περιγραφής, μήκος των ραφιών σε γραμμικά μέτρα ή όγκος σε κυβικά μέτρα. § EAD: <physdesc>, <extent> 19
- 20. Περιοχή Πλαισίου Παραγωγής Name of creator (Όνοµα του παραγωγού (ών)) § Στόχος: Η επισήµανση του παραγωγού (ή των παραγωγών) της ενότητας περιγραφής. § Κανόνας: σύμφωνα με τις εθνικές ή διεθνείς πρακτικές και τις αρχές του διεθνούς προτύπου ISAAR (CPF). § EAD: <origina}on> 20
- 21. Περιοχή Πλαισίου Παραγωγής AdministraEve/Biographical history (∆ιοικητική Ιστορία / Βιογραφικό Σηµείωµα) § Στόχος: Να παρουσιαστεί η διοικητική ιστορία ή τα βιογραφικά στοιχεία του/των παραγωγού/ών της ενότητας περιγραφής ώστε να ενταχθεί το αρχειακό υλικό στο πλαίσιο παραγωγής του και να γίνει περισσότερο κατανοητό. § Κανόνας: συνοπτική περιγραφή της προέλευσης, εξέλιξης, επέκτασης, λειτουργιιών του παραγωγού της ενότητας περιγραφής. § EAD: <bioghist> 21
- 22. Περιοχή Πλαισίου Παραγωγής Dates of accumulaEon (Ιστορικό της ενότητας περιγραφής) § Στόχος: Να δοθούν πληροφορίες για την ιστορία της ενότητας περιγραφής, οι οποίες περιέχουν σηµαντικά στοιχεία για την αυθεντικότητα, την ακεραιότητα και την κατανόησή της. § Κανόνας: μεταβιβάσεις κυριότητας, ευθύνης και/ ή εποπτείας, ιστορικό της ταξινόμησης, σύνταξη σύγχρονων εργαλείων έρευνας, χρήση των τεκμηρίων για άλλους εκτός της έρευνας σκοπούς ή διαφορετικές εφαρμογές λογισμικού, οι οποίες έχουν επηρεάσει την παρούσα διάρθρωση και ταξινόμηση της ενότητας. Χρονολογίες. Όταν η ενότητα περιγραφής προέρχεται απ’ ευθείας από τον παραγωγό της, δεν συντάσσουμε ιστορικό αλλά καταγράφουμε απλώς τη διαδικασία πρόσκτησης. § EAD: <custodhist><date type="accumula}on"> 22
- 23. Περιοχή Πλαισίου Παραγωγής Custodial history (∆ιαδικασία πρόσκτησης) § Στόχος: Να προσδιοριστεί η άμεση πηγή πρόσκτησης. § Κανόνας: Η πηγή από την οποία προέρχεται η ενότητα περιγραφής καθώς και η χρονολογία και/ή ο τρόπος πρόσκτησης, με την προϋπόθεση ότι αυτές οι πληροφορίες δεν είναι εμπιστευτικές. § EAD: <custodhist> 23
- 24. Περιοχή Πλαισίου Παραγωγής Custodial history (∆ιαδικασία πρόσκτησης) § Στόχος: Να προσδιοριστεί η άμεση πηγή πρόσκτησης. § Κανόνας: Η πηγή από την οποία προέρχεται η ενότητα περιγραφής καθώς και η χρονολογία και/ή ο τρόπος πρόσκτησης, με την προϋπόθεση ότι αυτές οι πληροφορίες δεν είναι εμπιστευτικές. § EAD: <custodhist> Immediate source of acquisiEon (Ενδιάμεση πηγή των προσκτήσεων) EAD: <acqinfo> 24
- 25. Περιοχή Περιεχομένου και δομής (διάρθρωσης) Scope and content (Παρουσίαση περιεχοµένου) § Στόχος: Να δοθεί η δυνατότητα στους χρήστες να εκτιµήσουν τη σηµασία της ενότητας περιγραφής. § Κανόνας: Περίληψη του εύρους (χρονικό, γεωγραφικό́) και του περιεχομένου (π.χ. τυπολογία τεκμηρίων, θεματολογία, διοικητικές διαδικασίες) της ενότητας περιγραφής. § EAD: <scopecontent> 25
- 26. Περιοχή Περιεχομένου και δομής (διάρθρωσης) Appraisal, destrucEon and scheduling (Επιλογές, εκκαθαρίσεις και τελική διατήρηση) § Στόχος:Να δοθούν οι πληροφορίες που αφορούν τις ενέργειες επιλογής, εκκαθάρισης § Κανόνας: ενέργειες επιλογής, εκκαθαρίσεων και διατήρησης που έγιναν ή που προγραμματίζονται, κυρίως εάν επηρεάζουν την κατανόηση/ερμηνεία του υλικού. Αναφέρεται ο υπεύθυνος των ενεργειών. § EAD: <appraisal> 26
- 27. Περιοχή Περιεχομένου και δομής (διάρθρωσης) Accruals (Προσθήκες υλικού) § Στόχος: Να ενηµερωθεί ο χρήστης για πιθανές προσθήκες που θα συµπληρώσουν την ενότητα περιγραφής. § EAD: <accruals> System of arrangement (Σύστηµα ταξινόµησης) § Στόχος: Να δοθούν πληροφορίες για την εσωτερική δοµή, την τάξη και/ή το σύστηµα ταξινόµησης της ενότητας περιγραφής § EAD: <arrangement > 27
- 28. Περιοχή Όρων Πρόσβασης και χρήσης Legal status (Νομικό καθεστώς-‐ πλαίσιο) § EAD: <archdesc> LEGALSTATUS a•ribute Access condiEons (Όροι πρόσβασης) § Στόχος: Να δοθούν πληροφορίες για το νοµικό πλαίσιο ή άλλες ρυθµίσεις που περιορίζουν ή επηρεάζουν την πρόσβαση στην ενότητα περιγραφής. § Κανόνας: Νομικό πλαίσιο, ιδιωτικό συμφωνητικό, ρυθμίσεις ή πολιτική που επηρεάζουν την πρόσβαση στην ενότητα περιγραφής και το αντίστοιχο χρονικό διάστημα κατά την οποία το υλικό θα γίνει προσβάσιμο. § EAD: <accessrestrict> 28
- 29. Περιοχή Όρων Πρόσβασης και χρήσης Copyright/ReproducEon (Όροι αναπαραγωγής) § Στόχος: Να προσδιοριστούν οι περιορισμοί στην αναπαραγωγή της ενότητας περιγραφής. § EAD: <userestrict> Language of material (Γλώσσα / γραφή των τεκµηρίων) § Στόχος:Να αναγνωριστούν η γλώσσα/ες και/ή το σύστηµα γραφής/ών και συµβόλων που χρησιµοποιούνται στην ενότητα περιγραφής. § EAD: <archdesc> γνώρισμα LANGMATERIAL 29
- 30. Περιοχή Όρων Πρόσβασης και χρήσης Physical characterisEcs (Φυσικά χαρακτηριστικά και τεχνικές προϋποθέσεις) § Στόχος: Να δοθούν πληροφορίες για οποιαδήποτε σηµαντικά φυσικά χαρακτηριστικά ή τεχνικές προϋποθέσεις που επηρεάζουν τη χρήση της ενότητας περιγραφής. § Κανόνας: σημαντικά φυσικά χαρακτηριστικα που επηρεάζουν τη χρήση της ενότητας περιγραφής, όπως ανάγκη συντήρησης, λογισμικό, μηχανολογικό εξοπλισμό που απαιτείται για την πρόσβαση στην ενότητα περιγραφής. § EAD: <physdesc><physfacet> 30
- 31. Περιοχή Όρων Πρόσβασης και χρήσης Finding aids (Εργαλεία έρευνας) § Στόχος: Να αναφερθεί κάθε εργαλείο έρευνας που αφορά την ενότητα περιγραφής. § Κανόνας: σημαντικά φυσικά χαρακτηριστικα που επηρεάζουν τη χρήση της ενότητας περιγραφής, όπως ανάγκη συντήρησης, λογισμικό, μηχανολογικό εξοπλισμό που απαιτείται για την πρόσβαση στην ενότητα περιγραφής. § EAD: <otherfindaid> 31
- 32. Περιοχή Όρων Πρόσβασης και χρήσης LocaEon of originals (Εντοπισµός πρωτοτύπων) § Στόχος:Να προσδιοριστεί η ύπαρξη, η θέση, η διαθεσιµότητα και/ή η καταστροφή των πρωτοτύπων στην περίπτωση που η ενότητα περιγραφής αποτελείται από αντίγραφα. § EAD: <odd> Existence of copies (Εντοπισµός αντιγράφων) § Στόχος: Να υποδειχθεί η ύπαρξη αντιγράφων, ο χώρος φύλαξής τους και η δυνατότητα πρόσβασης σ’αυτά. § EAD: <al¤ormavail> 32
- 33. Περιοχή Όρων Πρόσβασης και χρήσης Related units of descripEon (Συµπληρωµατικές πηγές / σχετικές ενότητες περιγραφής) § Στόχος: Να προσδιοριστούν οι σχετικές ενότητες περιγραφής. § Κανόνας: πληροφορίες σχετικά με τις ενότητες περιγραφής που υπάρχουν στον οικείο φορέα ή αλλού, οι οποίες έχουν κοινή προέλευση ή άλλη σχέση. Εξηγείται η φύση της μεταξύ τους σχέσης. Στην περίπτωση που η σχετιζόμενη ενότητα περιγραφής είναι εργαλείο έρευνας, χρησιμοποιείται το στοιχείο εργαλεία έρευνας για να γίνει παραπομπή. § EAD: <relatedmaterial> Associated material (Σχετιζόμενο ή διαχωρισμένο υλικό) § EAD: <separatedmaterial> 33
- 34. Περιοχή Παρατηρήσεων – Σημειώσεων PublicaEon note (∆ηµοσιεύσεις / βιβλιογραφία) § Στόχος: Να προσδιοριστεί οποιαδήποτε έκδοση σχετίζεται ή βασίζεται στη χρήση, µελέτη ή ανάλυση της ενότητας περιγραφής. § EAD: <bibliography> Note (Παρατηρήσεις) § Στόχος: Να δοθούν πληροφορίες οι οποίες δεν µπορούν να συµπεριληφθούν σε κανένα άλλο πεδίο. § EAD: <odd> 34
- 35. Περιοχή Ελέγχου -‐ Μεταδεδομένα της περιγραφής Archivist’s Note (Παρατηρήσεις και όνομα αρχειονόμου ) § Στόχος: Να εξηγηθεί πώς και από ποιόν συντάχθηκε η περιγραφή. § EAD: eadheader/filedesc/}tlestmt/author Rules or convenEons (Κανόνες ή πρότυπα περιγραφής) § Στόχος: Να αναφερθούν οι βασικοί κανόνες στους οποίους βασίστηκε η περιγραφή. § EAD: eadheader/profiledesc/descrules Date of descripEon (Xρονολογία (ες) περιγραφής) § Στόχος: Να προσδιοριστεί ο χρόνος σύνταξης και/ή αναθεώρησης της περιγραφής. § EAD: eadheader/profiledesc/date 35
- 36. InternaEonal Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR)
- 37. Σκοπός Να παρασχεθούν οι γενικοί κανόνες για την τυποποίηση των εγγραφών περιγραφής των δημιουργών των αρχείων και του πλαισίου της δημιουργίας αρχείων, επιτρέποντας: § πρόσβαση στα αρχεία και τους φακέλους που είναι βασισμένα στην παροχή περιγραφών για το πλαίσιο της δημιουργίας αρχείων που συνδέονται με τις περιγραφές των συχνά διαφορετικών και φυσικά διασκορπισμένων αρχείων § κατανόηση από τους χρήστες του πλαισίου που υπάρχει κάτω από τη δημιουργία και τη χρήση των αρχείων και των φακέλων έτσι ώστε να μπορούν να ερμηνεύσουν καλύτερα την έννοια και τη σημασία τους § τον ακριβή προσδιορισμό των δημιουργών των αρχείων που ενσωματώνουν τις περιγραφές των σχέσεων μεταξύ των διαφορετικών οντοτήτων, ειδικότερα την τεκμηρίωση της διοικητικής αλλαγής μέσα στους εταιρικούς οργανισμούς ή της προσωπικής αλλαγής των περιστάσεων στα άτομα και τις οικογένειες και τέλος § την ανταλλαγή αυτών των περιγραφών μεταξύ των ιδρυμάτων, των συστημάτων ή/ και των δικτύων. 37
- 38. 38 Ορισμοί (1/2) § Παρέχει οδηγίες για την δημιουργία καθιερωμένων αρχειακών εγγραφών των οντοτήτων (εταιρικοί οργανισμοί, πρόσωπα και οικογένειες) που συνδέονται με τη δημιουργία και τη συντήρηση των αρχείων. § Το ISAAR καθορίζει τους τύπους πληροφοριών που θα μπορούσαν να περιληφθούν σε μια καθιερωμένη αρχειακή εγγραφή. § Το περιεχόμενο των πεδίων του ISAAR καθορίζεται από τις συμβάσεις ή/ και τους κανόνες τους οποίους ακολουθεί η κάθε αρχειακή υπηρεσία για να καθιερώσει την εγγραφή και τη σχετική παράλληλη καταχώρηση/ καταχωρήσεις, τον μη-‐ προτιμώμενο όρο (-‐ους), και τη σχετική καταχώρηση/ καταχωρήσεις της εγγραφής.
- 39. 39 Ορισμοί (1/2) § Επιτρέπει την κατανόηση του ερμηνευτικού πλαισίου της δημιουργίας και της χρήσης των αρχείων και της δομής τους, έτσι ώστε να μπορεί να ερμηνευθεί η έννοια και η σημασία τους. § Επιτρέπει τον ακριβή προσδιορισμό των δημιουργών των αρχείων και την περιγραφή των σχέσεων μεταξύ των διαφορετικών οντοτήτων. § Επιτρέπει την τεκμηρίωση της διοικητικής αλλαγής μέσα στα συλλογικά όργανα και τους οργανισμούς § Επιτρέπει την τεκμηρίωση της προσωπικής αλλαγής των περιστάσεων στα άτομα και τις οικογένειες, και τέλος την ανταλλαγή αυτών των περιγραφών μεταξύ των ιδρυμάτων, των συστημάτων ή/ και των δικτύων.
- 40. Χρησιμότητα Οι καθιερωμένες αρχειακές εγγραφές μπορούν να: § χρησιμοποιηθούν για να περιγράψουν ένα οργανισμό, ένα πρόσωπο ή μια οικογένεια ως μονάδες μέσα σε ένα αρχειακό περιγραφικό σύστημα, § ελέγξουν τη δημιουργία και τη χρήση των σημείων πρόσβασης στις αρχειακές περιγραφές και § να τεκμηριώσουν τις σχέσεις μεταξύ των διαφορετικών δημιουργών αρχείων και μεταξύ εκείνων των οντοτήτων και των αρχείων που δημιουργούνται από αυτές ή/ και από άλλους σχετικούς πόρους. 40
- 41. Περιοχές (1/2) § Περιοχή Ταυτότητας § μεταβιβάζονται οι πληροφορίες για να προσδιορίσουν μεμονωμένα την οντότητα που περιγράφεται και η οποία καθορίζει τα τυποποιημένα σημεία πρόσβασης για το αρχείο § Περιοχή Περιγραφής § μεταβιβάζονται οι σχετικές πληροφορίες για τη φύση, το πλαίσιο και τις δραστηριότητες της οντότητας που περιγράφεται § Περιοχή Σχέσεων § καταγράφονται και περιγράφονται οι σχέσεις με άλλους εταιρικούς οργανισμούς, πρόσωπα ή/ και οικογένειες 41
- 42. Περιοχές (2/2) § Περιοχή Ελέγχου § προσδιορίζεται η καθιερωμένη εγγραφή μεμονωμένα και οι πληροφορίες καταγράφονται στο πως, πότε και από ποια υπηρεσία δημιουργήθηκε και διατηρήθηκε η καθιερωμένη εγγραφή. § Επιπλέον, αυτή η έκδοση περιέχει ένα τμήμα περιγραφής για το πώς οι καθιερωμένες εγγραφές μπορούν να συνδεθούν αρχειακές περιγραφές του ISAD(G). 42
- 43. Περιοχή Ταυτότητας Τύπος οντότητας § Σκοπός: να δείξει εάν η οντότητα που περιγράφεται είναι εταιρικό σώμα, πρόσωπο, οικογένεια. § Κανόνας: διευκρινίζουμε τον τύπο οντότητας (εταιρικό σώμα, πρόσωπο ή οικογένεια) που περιγράφεται σε αυτή την καθιερωμένη εγγραφή. 43
- 44. Περιοχή Ταυτότητας Καθιερωμένη μορφή (ες) ονόματος § Σκοπός: να δημιουργήσει ένα καθιερωμένο σημείο πρόσβασης που να προσδιορίζει μεμονωμένα ένα εταιρικό σώμα, ένα πρόσωπο ή μια οικογένεια. § Κανόνας: καταγράφουμε την πρότυπη μορφή της περιγραφής του ονόματος για την οντότητα σύμφωνα με οποιεσδήποτε σχετικές εθνικές ή διεθνείς συμβάσεις ή κανόνες που εφαρμόζονται από την υπηρεσία που δημιούργησε την καθιερωμένη εγγραφή. Χρησιμοποιούμε τις ημερομηνίες, τη θέση, την αρμοδιότητα, το επάγγελμα, το επίθετο και άλλες προσδιοριστικές λέξεις για να διακρίνετε ανάλογα με την περίπτωση την εξουσιοδοτημένη μορφή ονόματος από εκείνες άλλων οντοτήτων με παρόμοια ονόματα. Διευκρινίζουμε χωριστά στους κανόνες ή/ και στο πεδίο συμβάσεων (5.4.3) το σύνολο κανόνων που έχουν εφαρμοστεί για αυτό το στοιχείο. Παραδείγματα: § Granducato di Toscana, principato mediceo, Auditore dei benefici ecclesias}ci, Firenze (1545-‐1722) § Granducato di Toscana, principato mediceo, Segreteria del Regio diri•o, Firenze (1722-‐1737) § Italy, Archivio di Stato di Firenze § Σημείωση: Πολλαπλές εξουσιοδοτημένες μορφές ονόματος για το ίδιο εταιρικό σώμα 44
- 45. Περιοχή Ταυτότητας Παράλληλες μορφές ονόματος § Σκοπός: Να δείξει τις διάφορες μορφές στις οποίες η εξουσιοδοτημένη μορφή ονόματος εμφανίζεται σε άλλη γλώσσα ή μορφή(ες) χειρογράφων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ειδικότερα στις χώρες που έχουν περισσότερες από μια επίσημες γλώσσες, η αρμόδια αρχήγια την καθιερωμένη εγγραφή μπορεί να καθιερώσει μια ή περισσότερες εξουσιοδοτημένες μορφές ονόματος που αναγνωρίζονται σαν να έχουν παρόμοια ή ίση θέση. Αυτή η κατάσταση εμφανίζεται συνηθέστερα με τα ονόματα των εταιρικών οργανισμών που έχουν περισσότερες από μια γλώσσα ή/ και μορφές χειρογράφων στη θέση ενός επίσημου ονόματος § Κανόνας: Καταγράφουμε την παράλληλη μορφή(ες) ονόματος σε συμφωνία με οποιεσδήποτε σχετικές εθνικές ή διεθνείς συμβάσεις ή κανόνες που εφαρμόζονται από την υπηρεσία που δημιούργησε την καθιερωμένη εγγραφή, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε απαραίτητων υποπεδίων ή/ και προσδιοριστικών λέξεων που απαιτήθηκαν από εκείνες τις συμβάσεις ή τους κανόνες. Διευκρινίζουμε στους κανόνες ή/ και το πεδίο των συμβάσεων (5.4.3) που έχουν εφαρμοστεί στους κανόνες. 45
- 46. Περιοχή Ταυτότητας Τυποποιημένες μορφές ονόματος σύμφωνα με άλλους κανόνες § Σκοπός: να δείξει τις τυποποιημένες μορφές ονόματος για το εταιρικό σώμα, το πρόσωπο ή την οικογένεια που έχουν κατασκευαστεί σύμφωνα με τους κανόνες εκτός από εκείνους που χρησιμοποιούνται για να κατασκευάσουν την εξουσιοδοτημένη μορφή ονόματος. Αυτό μπορεί να διευκολύνει τη διανομή καθιερωμένων εγγραφών μεταξύ των διαφορετικών επαγγελματικών κοινοτήτων. 46
- 47. Περιοχή Ταυτότητας Άλλες μορφές ονόματος § Σκοπός: Να υποβάλει οποιοδήποτε άλλο όνομα (ονόματα) για το εταιρικό σώμα, το πρόσωπο ή την οικογένεια που δεν χρησιμοποιούνται αλλού εκτός από την Περιοχή Ταυτότητας. § Στα χειρογραφικά συστήματα άλλες μορφές ονόματος πρέπει να παραπεμφθούν στην καθιερωμένη μορφή ονόματος μέσω μιας αναφοράς «Βλέπε». § Κανόνας: Καταγράφουμε άλλα ονόματα από τα οποία η οντότητα μπορεί να θεωρηθεί, ως: § άλλες μορφές του ίδιου ονόματος, π.χ. αρκτικόλεξα § άλλα ονόματα των εταιρικών οργανισμών, παραδείγματος χάριν, αλλαγές του ονόματος κατά τη διάρκεια του χρόνου και των ημερομηνιών τους. Όταν, σύμφωνα με τους εθνικούς κανόνες ή/ και τις συμβάσεις, μια αλλαγή ονόματος πρόκειται να αποτελέσει τη δημιουργία μιας νέας οντότητας, καταγράφει τη σχέση μεταξύ των οντοτήτων ως χρονική σχέση στην περιοχή σχέσεων (5.3). § άλλα ονόματα των προσώπων ή των οικογενειών, παραδείγματος χάριν, αλλαγές του ονόματος κατά τη διάρκεια του χρόνου με τις ημερομηνίες τους συμπεριλαμβανομένων των ψευδωνύμων, των γενών, κ.λπ... § Ονόματα και τίτλοι των προσώπων και των οικογενειών, π.χ. τίτλοι της αριστοκρατίας, ή τίτλοι της τιμής που κατέχει το άτομο ή η οικογένεια. 47
- 48. Περιοχή Ταυτότητας Προσδιοριστικές λέξεις για τους εταιρικούς οργανισμούς § Σκοπός: να παρέχει οποιοδήποτε αριθμητικό ή προσδιοριστικές λέξεις που χρησιμοποιούνται για να προσδιορίσουν το εταιρικό σώμα. § Κανόνας: καταγράφουμε όπου είναι δυνατόν οποιοδήποτε επίσημο αριθμό ή άλλη προσδιοριστική λέξη (π.χ. ένας αριθμός μητρώου της εταιρίας) για το εταιρικό σώμα και παραπέμψτε την αρμοδιότητα και το σχέδιο υπό τους όρους των οποίων έχει διατεθεί. § Παράδειγμα: Για την εταιρία Cerain Iron Ore Company Ltd δίνουμε: Registered company 60096 (Companies House, England) 48
- 49. Περιοχή Περιγραφής Ημερομηνίες της δημιουργίας § Σκοπός: να δείξει τις ημερομηνίες της δημιουργίας του εταιρικού σώματος, του προσώπου ή της οικογένειας. § Κανόνας: καταγράφουμε τις ημερομηνίες της δημιουργίας της οντότητας που έχει περιγραφεί. § Για τα εταιρικά σώματα περιλαμβάνονται οι ημερομηνίες της ίδρυσης, της νομοθεσίας που επικρατεί στο εταιρικό σώμα και της διάλυσης. § Για τα πρόσωπα περιλαμβάνονται οι ακριβείς ημερομηνίες ή οι κατά προσέγγιση ημερομηνίες γέννησης και θανάτου. § Τα παράλληλα, χρονολογικά συστήματα χρησιμοποιούνται, οι ισοδυναμίες μπορούν να καταγραφούν σύμφωνα με τις σχετικές συμβάσεις ή τους κανόνες. § Διευκρινίζουμε στο πεδίο κανόνων ή/ και συμβάσεων (5.4.3) το σύστημα (τα) της χρονολόγησης που χρησιμοποιούνται, π.χ. ISO 8601. 49
- 50. Περιοχή Περιγραφής Ιστορία § Σκοπός: να παρέχει μια συνοπτική ιστορία του εταιρικού σώματος, του προσώπου ή της οικογένειας. § Κανόνας: καταγράφουμε σε αφηγηματική μορφή ή σε χρονολογική σειρά τα κύρια γεγονότα της ζωής, τις δραστηριότητες, τα επιτεύγματα ή/ και τους ρόλους της οντότητας που περιγράφεται. § Περιλαμβάνει και πληροφορίες για το γένος, την υπηκοότητα, την οικογένεια και τους θρησκευτικούς ή πολιτικούς δεσμούς. § Οπουδήποτε είναι δυνατόν, εμπλουτίζουμε με ημερομηνίες. 50
- 51. Περιοχή Περιγραφής Θέσεις § Σκοπός: να δείξει τις κυρίαρχες θέσεις ή/ και τις αρμοδιότητες όπου το συλλογικό όργανο, το πρόσωπο ή η οικογένεια ήταν βασισμένο, έζησε ή κατοίκησε ή είχε κάποια άλλη σύνδεση. § Κανόνας: Καταγράφουμε το όνομα της κυρίαρχης θέσης (εων) /αρμοδιότητας (ων), μαζί με τη φύση και κάλυψη των ημερομηνιών σε σχέση με την οντότητα. Λειτουργίες, επαγγέλματα και δραστηριότητες § Σκοπός: να δείξει τις λειτουργίες, τα επαγγέλματα και τις δραστηριότητες που εκτελούνται από το εταιρικό σώμα, το πρόσωπο ή την οικογένεια. § Κανόνας: καταγράφουμε τις λειτουργίες, τα επαγγέλματα και τις δραστηριότητες που εκτελούνται από την οντότητα η οποία έχει περιγραφεί, μαζί με τις καταγεγραμμένες ημερομηνίες όταν είναι χρήσιμες. Εάν είναι απαραίτητο, περιγράφουμε τη φύση της λειτουργίας, του επαγγέλματος ή της δραστηριότητας. 51
- 52. Περιοχή Περιγραφής Εξουσιοδοτήσεις/ καθιερωμένες πηγές § Σκοπός: να δείξει τις καθιερωμένες πηγές για το εταιρικό σώμα, το πρόσωπο ή την οικογένεια από την άποψη των εξουσιών (αρχών), των λειτουργιών, των ευθυνών ή του πεδίου δραστηριοτήτων του (αρμοδιοτήτων), συμπεριλαμβανομένου του εθνοφρουρού. § Κανόνας: καταγράφουμε οποιοδήποτε έγγραφο, νόμο, οδηγία ή χάρτη που ενεργούν ως καθιερωμένη πηγή για τις εξουσίες, τις λειτουργίες και τις ευθύνες της οντότητας που περιγράφονται, μαζί με τις πληροφορίες για την αρμοδιότητα (ες) και την κάλυψη των ημερομηνιών όταν ίσχυε η εξουσιοδότηση (εις) ή είχαν αλλάξει. 52
- 53. Περιοχή Περιγραφής Εσωτερικές δομές/ γενεαλογία § Σκοπός: να περιγράψει ή/ και να αναπαραστήσει την διοικητική δομή (ες) ενός εταιρικού σώματος ή τη γενεαλογία μιας οικογένειας. § Κανόνες: § περιγράφουμε την εσωτερική δομή ενός εταιρικού σώματος και τις ημερομηνίες οποιωνδήποτε αλλαγών σε εκείνη την δομή που είναι σημαντικές στην κατανόηση του τρόπου με τον οποίο το εταιρικό σώμα διεύθυνε τις υποθέσεις του (π.χ. με τη βοήθεια των χρονολογημένων διαγραμμάτων οργάνωσης). § περιγράφουμε τη γενεαλογία μιας οικογένειας (π.χ. με τη βοήθεια ενός οικογενειακού δέντρου) με έναν τρόπο που καταδεικνύει τις αλληλεξαρτήσεις των μελών του με την κάλυψη των ημερομηνιών. Όταν περιγράφονται τα πρόσωπα, οι πληροφορίες για τη γενεαλογία τους μπορούν να καταγραφούν στο πεδίο της ιστορίας (5.2.2) ή/ και στην περιοχή σχέσεων (5.3). 53
- 54. Περιοχή Περιγραφής Εσωτερικές δομές/ γενεαλογία § Σκοπός: να περιγράψει ή/ και να αναπαραστήσει την διοικητική δομή (ες) ενός εταιρικού σώματος ή τη γενεαλογία μιας οικογένειας. § Κανόνες: § περιγράφουμε την εσωτερική δομή ενός εταιρικού σώματος και τις ημερομηνίες οποιωνδήποτε αλλαγών σε εκείνη την δομή που είναι σημαντικές στην κατανόηση του τρόπου με τον οποίο το εταιρικό σώμα διεύθυνε τις υποθέσεις του (π.χ. με τη βοήθεια των χρονολογημένων διαγραμμάτων οργάνωσης). § περιγράφουμε τη γενεαλογία μιας οικογένειας (π.χ. με τη βοήθεια ενός οικογενειακού δέντρου) με έναν τρόπο που καταδεικνύει τις αλληλεξαρτήσεις των μελών του με την κάλυψη των ημερομηνιών. Όταν περιγράφονται τα πρόσωπα, οι πληροφορίες για τη γενεαλογία τους μπορούν να καταγραφούν στο πεδίο της ιστορίας (5.2.2) ή/ και στην περιοχή σχέσεων (5.3). 54
- 55. Περιοχή Περιγραφής Γενικό πλαίσιο § Σκοπός: να παράσχει τις σημαντικές πληροφορίες για το γενικό κοινωνικό, πολιτιστικό, οικονομικό, πολιτικό ή/ και ιστορικό πλαίσιο στο οποίο το εταιρικό σώμα, το πρόσωπο ή η οικογένεια ανέπτυξαν δραστηριότητες, έζησαν ή ήταν ενεργά. § Κανόνας: Παρέχουμε οποιεσδήποτε σημαντικές πληροφορίες για το κοινωνικό, πολιτιστικό, οικονομικό, πολιτικό ή/ και ιστορικό πλαίσιο στο οποίο η οντότητα που περιγράφεται λειτουργούσε. 55
- 56. Περιοχή Σχέσεων Ονόματα/ προσδιοριστικές λέξεις των σχετικών εταιρικών οργανισμών, των προσώπων ή των οικογενειών § Σκοπός: να παρουσιάσει τα ονόματα και οποιεσδήποτε μοναδικές προσδιοριστικές λέξεις των σχετικών οντοτήτων και να υποστηρίξει τους συνδέσμους στις καθιερωμένες εγγραφές για τους σχετικούς εταιρικούς οργανισμούς, τα πρόσωπα ή τις οικογένειες. § Κανόνας: καταγράφουμε την καθιερωμένη μορφή ονόματος και οποιαδήποτε σχετική μοναδική προσδιοριστική λέξη, συμπεριλαμβανομένων των προσδιοριστικών λέξεων των καθιερωμένων εγγραφών, για τη σχετική οντότητα. 56
- 57. Περιοχή Σχέσεων Κατηγορία σχέσης § Σκοπός: να προσδιορίσει τη γενική κατηγορία σχέσης μεταξύ της οντότητας που περιγράφεται και ενός άλλου εταιρικού σώματος, προσώπου ή οικογένειας. § Κανόνας: καταγράφουμε την κατηγορία της σχέσης που περιγράφεται. Καταγράφουμε στους κανόνες ή/ και στο πεδίο συμβάσεων (5.4.3) οποιοδήποτε σχέδιο ταξινόμησης που χρησιμοποιείται ως πηγή ελεγχόμενων όρων λεξιλογίου για να περιγράψει τη σχέση. 57
- 58. Κατηγορίες Σχέσεων § Ιεραρχική: Σε μια ιεραρχική σχέση μια οντότητα μπορεί να ασκήσει κάποια αρχή και έλεγχο των δραστηριοτήτων διάφορων άλλων εταιρικών οργανισμών, προσώπων ή οικογενειών. Μια οντότητα μπορεί επίσης να είναι κατώτερη σε διάφορους άλλους εταιρικούς οργανισμούς, πρόσωπα ή οικογένειες, όπως παραδείγματος χάριν μια κοινή-‐επιτροπή ή οργάνωση ο των οποίων ανώτερος άλλαξε κατά τη διάρκεια του χρόνου. § Χρονική π.χ. προκάτοχος / διάδοχος): σε μια χρονική σχέση μια οντότητα μπορεί να ασκήσει διαφορετικές δραστηριότητες σε έναν αριθμό οργανισμών, προσώπων ή οικογενειών. § Οικογένεια: σε μια οικογένεια ένα πρόσωπο μπορεί να έχει έναν ευρύ κύκλο σχέσεων με άλλα μέλη της οικογένειας και με την οικογένεια ως οντότητα. Όπου η γενεαλογική δομή της οικογένειας είναι σύνθετη μπορεί να είναι αρμόζον να δημιουργηθούν χωριστές καθιερωμένες εγγραφές για κάθε μέλος και να συνδεθούν με το γονέα (εις), το σύζυγο (ους) και το παιδί (παιδιά). Εναλλακτικά αυτές οι πληροφορίες μπορούν να καταγραφούν στις Εσωτερικές δομές/ το στοιχείο γενεαλογίας (5.2.7). § Συνειρμική: μια συνειρμική σχέση είναι μια γενική κατηγορία για τις σχέσεις που δεν καλύπτονται από οποιαδήποτε από τις ανωτέρω κατηγορίες (π.χ. προμηθευτής/ πελάτης, ιδιότητα μέλους, μέρος/ σύνολο, επιχειρησιακός συνεργάτης). 58
- 59. Περιοχή Σχέσεων Περιγραφή της σχέσης § Σκοπός: να παρέχει μια συγκεκριμένη περιγραφή της φύσης της σχέσης. § Κανόνας: καταγράφουμε την ακριβή περιγραφή της φύσης της σχέσης μεταξύ της οντότητας που περιγράφεται σε αυτή την καθιερωμένη εγγραφή και μιας άλλης σχετικής οντότητας, π.χ. ανώτερη αντιπροσωπεία, κατώτερη αντιπροσωπεία, ιδιοκτήτης, προκάτοχος, σύζυγος, σύζυγος, γιος, ξάδελφος, δάσκαλος, σπουδαστής, του επαγγελματικού συναδέλφου. § Καταγράφουμε στο πεδίο κανόνων ή/ και συμβάσεων (5.4.3) οποιοδήποτε σχέδιο ταξινόμησης που χρησιμοποιείται ως πηγή ελεγχόμενων όρων λεξιλογίου για να περιγράψει τη σχέση. 59
- 60. Περιοχή Σχέσεων Ημερομηνίες της σχέσης § Σκοπός: να δείξει τις ημερομηνίες της διάρκειας της σχέσης με ένα άλλο εταιρικό σώμα, πρόσωπο ή οικογένεια. § Κανόνας: καταγράφουμε, την ημερομηνία έναρξης της σχέσης ή την ημερομηνία διαδοχής και διακοπής της σχέσης. § Διευκρινίζουμε στο στοιχείο κανόνων ή/ και συμβάσεων (5.4.3) τα συστήματα χρονολόγησης χρησιμοποιούνται, π.χ. ISO 8601. 60
- 61. Σύνδεση καθιερωμένων εγγραφών με αρχειακές περιγραφές και άλλες πηγές Προσδιοριστικές λέξεις και τίτλοι των σχετικών πόρων § Σκοπός: να προσδιορίσει μοναδικά τους σχετικούς πόρους με τους οποίους συνδέεται η καθιερωμένη εγγραφή. § Κανόνας: παρέχουμε τις μοναδικές προσδιοριστικές λέξεις/ τους κωδικούς ταυτοποίησης ή/ και τους τίτλους αναφοράς για τους σχετικούς πόρους. Όπου απαιτείται παρέχουμε τα προσδιοριστικά οποιασδήποτε επιμέρους περιγραφής του σχετικού πόρου. 61
- 62. Σύνδεση καθιερωμένων εγγραφών με αρχειακές περιγραφές και άλλες πηγές Τύποι σχετικών πόρων § Σκοπός: να προσδιορίσει τον τύπο του σχετικού πόρου (ων) για τους οποίους υπάρχει παραπομπή. § Κανόνας: αναφέρουμε τον τύπο σχετικών πόρων, π.χ. αρχειακά υλικά (πηγές, σειρά αρχείων, κ.λπ.), αρχειακή περιγραφή, μονογραφία, άρθρο σε περιοδικά, ιστοχώρος, φωτογραφία, συλλογή μουσείων, ντοκιμαντέρ, προφορική καταγραφή ιστορίας. Φύση των σχέσεων § Σκοπός: να προσδιορίσει τη φύση των σχέσεων μεταξύ του εταιρικού σώματος, του προσώπου ή της οικογένειας και των σχετικών πόρων. § Κανόνας: περιγράφουμε τη φύση των σχέσεων μεταξύ του εταιρικού σώματος, του προσώπου ή της οικογένειας και του σχετικού πόρου, π.χ. δημιουργός, συντάκτης, θέμα, επιστάτης, ιδιοκτήτης πνευματικών δικαιωμάτων, ελεγκτής, ιδιοκτήτης. 62
- 63. Σύνδεση καθιερωμένων εγγραφών με αρχειακές περιγραφές και άλλες πηγές Ημερομηνίες των σχετικών πόρων ή/ και των σχέσεων § Σκοπός: να παρέχει οποιεσδήποτε σχετικές ημερομηνίες για τους σχετικούς πόρους ή/ και τις ημερομηνίες της σχέσης μεταξύ του εταιρικού σώματος, του προσώπου ή της οικογένειας και των σχετικών πόρων, και για να δείξουν τη σημασία εκείνων των ημερομηνιών. § Κανόνας: παρέχουμε οποιεσδήποτε ημερομηνίες για τους σχετικούς πόρους ή/ και τη σχέση μεταξύ του εταιρικού σώματος, του προσώπου ή της οικογένειας και του σχετικού πόρου και περιγράφουμε τη σημασία εκείνων των ημερομηνιών. 63
- 64. Περιοχή ελέγχου Προσδιοριστικό καθιερωμένης εγγραφής § Σκοπός: να προσδιορίσει την καθιερωμένη εγγραφή μοναδικά μέσα στο πλαίσιο στο οποίο θα χρησιμοποιηθεί. § Κανόνας: καταγράφουμε μία μοναδική προσδιοριστική λέξη καθιερωμένων εγγραφών σύμφωνα με τις τοπικές ή/ και εθνικές συμβάσεις. Εάν η καθιερωμένη εγγραφή πρόκειται να χρησιμοποιηθεί διεθνώς, καταγράφουμε τον κωδικό αναγνώρισης της χώρας στην οποία η καθιερωμένη εγγραφή δημιουργήθηκε σύμφωνα με την πιο πρόσφατη έκδοση των κωδίκων του ISO 3166 για την αντιπροσώπευση των ονομάτων των χωρών. Όπου ο δημιουργός της καθιερωμένης είναι ένας διεθνής οργανισμός, δίνουμε την προσδιοριστική λέξη του οργανισμού αντί του κώδικα αναγνώρισης. § Παράδειγμα: ES47161AGS RA 00001 64
- 65. Περιοχή ελέγχου Προσδιοριστικό καθιερωμένης εγγραφής § Σκοπός: να προσδιορίσει την καθιερωμένη εγγραφή μοναδικά μέσα στο πλαίσιο στο οποίο θα χρησιμοποιηθεί. § Κανόνας: καταγράφουμε μία μοναδική προσδιοριστική λέξη καθιερωμένων εγγραφών σύμφωνα με τις τοπικές ή/ και εθνικές συμβάσεις. Εάν η καθιερωμένη εγγραφή πρόκειται να χρησιμοποιηθεί διεθνώς, καταγράφουμε τον κωδικό αναγνώρισης της χώρας στην οποία η καθιερωμένη εγγραφή δημιουργήθηκε σύμφωνα με την πιο πρόσφατη έκδοση των κωδίκων του ISO 3166 για την αντιπροσώπευση των ονομάτων των χωρών. Όπου ο δημιουργός της καθιερωμένης είναι ένας διεθνής οργανισμός, δίνουμε την προσδιοριστική λέξη του οργανισμού αντί του κώδικα αναγνώρισης. § Παράδειγμα: ES47161AGS RA 00001 65
- 66. Περιοχή ελέγχου Προσδιοριστικές λέξεις ιδρύματος § Σκοπός: να προσδιορίσει την υπηρεσία(ες) που είναι αρμόδια για την καθιερωμένη εγγραφή. § Κανόνας: καταγράφουμε την πλήρη καθιερωμένη μορφή ονόματος (ων) της υπηρεσίας (ων) που είναι υπεύθυνη για τη δημιουργία, ή την τροποποίηση της καθιερωμένης εγγραφής ή, εναλλακτικά, καταγράφουμε έναν κώδικα για την υπηρεσία σύμφωνα με τα εθνικά ή διεθνή πρότυπα. Περιλαμβάνουμε την αναφορά σε οποιαδήποτε συστήματα προσδιοριστικών λέξεων που χρησιμοποιούνται για να προσδιορίσουν τα ιδρύματα (π.χ. ISO 15511). § Παράδειγμα: Archivo General de la Nación MX9AGN (ISO 15511) 66
- 67. Περιοχή ελέγχου Κανόνες -‐ συμβάσεις § Σκοπός: να προσδιορίσει τις εθνικές ή διεθνείς συμβάσεις ή τους κανόνες που εφαρμόζονται στη δημιουργία της καθιερωμένης αρχειακής εγγραφής. § Κανόνας: Καταγράφουμε τα ονόματα και όπου είναι χρήσιμο τις εκδόσεις ή τις ημερομηνίες δημοσίευσης των συμβάσεων ή των κανόνων που εφαρμόζονται. Διευκρινίζουμε χωριστά ποιοι κανόνες έχουν εφαρμοστεί για τη δημιουργία της καθιερωμένης μορφής ονόματος. Περιλαμβάνουμε την αναφορά σε οποιοδήποτε σύστημα(τα) χρονολόγησης που χρησιμοποιείται για να προσδιορίσει τις ημερομηνίες σε αυτό το αρχείο αρχής (π.χ. ISO 8601). 67
- 68. Περιοχή ελέγχου Κατάσταση § Σκοπός: να δείξει την κατάσταση σύνταξης της καθιερωμένης εγγραφής έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να καταλάβουν την παρούσα κατάσταση της καθιερωμένης εγγραφής. § Κανόνας: καταγράφουμε την παρούσα κατάσταση της καθιερωμένης εγγραφής, δείχνοντας εάν το αρχείο είναι ένα σχέδιο, που οριστικοποιείται ή/ και αναθεωρείται ή ένα σχέδιο που διαγράφεται. 68
- 69. Περιοχή ελέγχου Επίπεδο λεπτομέρειας § Σκοπός: να δείξει εάν η καθιερωμένη εγγραφή εφαρμόζει ένα ελάχιστο, μερικό ή ένα πλήρες επίπεδο λεπτομέρειας. § Κανόνας: Δείχνουμε εάν η εγγραφή αποτελείται από ένα ελάχιστο, μερικό ή πλήρες επίπεδο της λεπτομέρειας σύμφωνα με τις σχετικές διεθνείς ή/ και εθνικές οδηγίες ή/ και τους κανόνες. Ελλείψει των εθνικών οδηγιών ή των κανόνων, είναι ελάχιστες εκείνες οι εγγραφές που αποτελούνται μόνο από τα τέσσερα απαραίτητα στοιχεία μιας υποχρεωτικής αρχειακής εγγραφής του προτύπου ISAAR (CPF), ενώ οι πλήρεις εγγραφές είναι εκείνες που μεταβιβάζουν τις πληροφορίες για όλα τα σχετικά στοιχεία της περιγραφής του προτύπου ISAAR (CPF). 69
- 70. Περιοχή ελέγχου Ημερομηνίες της δημιουργίας, της αναθεώρησης ή της διαγραφής § Σκοπός: να δείξει πότε αυτή η αρχειακή εγγραφή δημιουργήθηκε, αναθεωρήθηκε ή διαγράφηκε. § Κανόνας: καταγράφουμε την ημερομηνία που η καθιερωμένη εγγραφή δημιουργήθηκε και τις ημερομηνίες οποιωνδήποτε αναθεωρήσεων στην εγγραφή. Διευκρινίστε στο στοιχείο κανόνων ή/ και συμβάσεων (5.4.3) το σύστημα (τα) της χρησιμοποιούμενης χρονολόγησης, π.χ. ISO 8601. Γλώσσα (ες) και χειρόγραφο (α) § Σκοπός: να δείξει τη γλώσσα (ες) ή/ και το χειρόγραφο (α) που χρησιμοποιήθηκαν για να δημιουργηθεί η καθιερωμένη εγγραφή. § Κανόνας: καταγράφουμε τη γλώσσα (ες) ή/ και το χειρόγραφο (α) της καθιερωμένης αρχειακής εγγραφής. Περιλαμβάνουμε τους κατάλληλους κώδικες του ISO για τις γλώσσες (ISO 639-‐2) ή/ και τα χειρόγραφα (κώδικες του ISO 15924 για την αντιπροσώπευση των ονομάτων των χειρογράφων). Σημειώσεις συντήρησης § Σκοπός: να τεκμηριώσει τη δημιουργία και τις αλλαγές στην καθιερωμένη εγγραφή. 70
- 71. 71 EAD § Διεθνές πρότυπο § Δημιουργία ηλεκτρονικών εργαλείων έρευνας § Ορισμός και έλεγχος της ιεραρχίας § Προσδιορισμός περιεχομένου και περιβάλλοντος παραγωγής § Ευρετηρίαση και ανάκτηση της πληροφορίας § Διάθεση εργαλείων έρευνας στο Διαδίκτυο § Δημιουργία ομοιόμορφων βάσεων δεδομένων
- 72. EAD § Περιγραφικά μεταδεδομένα § Έμπνευση: Text Encoding Ini}a}ve (TEI, 1987) § Πρώτη προσπάθεια: Πανεπιστήμιο Μπέρκλεϋ της Καλιφόρνια (1993) § SGML/XML DTD § EAD version 1.0: 1998 § EAD version 2002: η νέα έκδοση § Η ανάπτυξη του EAD ξεκίνησε από τις ΗΠΑ § Γρήγορα υπήρξε ενδιαφέρον από τη παγκόσμια αρχειακή κοινότητα § Society of American Archivists (h•p://www.archivists.org/) και Library of Congress (h•p://www.loc.gov/ead/) 72
- 73. Ξεκινώντας... § Απαραίτητες πληροφορίες § Τίτλος § Όνομα δημιουργού και σκοπός δημιουργίας § Ημερομηνίες § Μοναδικός αριθμός ταυτοποίησης § Διαδικασία πρόσκτησης § Περιορισμοί πρόσβασης και / ή αναπαραγωγής § Υλικό που έχει αποκοπεί από το κύριο μέρος 73
- 74. 74 EAD DTD § Στοιχεία (elements) § Γνωρίσματα (a•ributes) § Γενικά γνωρίσματα (General a•ributes) § Γνωρίσματα σύνδεσης (Linking a•ributes) § Γνωρίσματα εμφάνισης (Tabular Display A•ributes)
- 75. <ead> <ead> <eadheader> υποχρεωτικό <frontmatter> προαιρετικό <archdesc> υποχρεωτικό Χρησιμοποιείται για την παροχή πληροφοριών έκδοσης, όπως της σελίδας τίτλου του έντυπου εργαλείου έρευνας ή άλλων προκαταρτικών πληροφοριών Πληροφορίες για το εργαλείο έρευνας και όχι για το αρχείο. Μεταδεδομένα ηλεκτρονικού εργαλείου έρευνας Περιλαμβάνει επισκόπηση του αρχείου (<did>), διαχειριστικές και συμπληρωματικές πληροφορίες (π.χ. <bioghist>, <accessrestrict> κτλ), περιγραφή συστατικών μερών (<dsc>) 75
- 76. <eadheader> § Υποχρεωτικό στοιχείο § Βασισμένο στο TEI header § Πληροφορίες για το εργαλείο έρευνας και όχι για το αρχείο § Μεταδεδομένα ηλεκτρονικού εργαλείου έρευνας § «Ηλεκτρονική σελίδα τίτλου» 76
- 77. <eadheader> <ead> <eadheader> <eadid> <filedesc> <profiledesc> <revisiondesc> 77
- 78. <eadheader> § <eadid> § Υποχρεωτικό στοιχείο § Κωδικός ταύτισης του εργαλείου έρευνας § <filedesc> § Υποχρεωτικό στοιχείο § Βασικές βιβλιογραφικές πληροφορίες για το εργαλείο έρευνας § <}tlestmt>, <edi}onstmt>, <publica}onstmt>, <seriesstmt>, <notestmt> 78
- 79. <eadheader> § <profiledesc> § Πληροφορίες για την κωδικοποίηση του εργαλείου έρευνας § <crea}on>, <langusage>, <descrules> § <revisiondesc> § Πληροφορίες για αλλαγές στο εργαλείο έρευνας § <list>, <change> 79
- 80. 80 <frontma‡er> § Προαιρετικό § Χρησιμοποιείται για την παροχή πληροφοριών έκδοσης, όπως της σελίδας τίτλου του έντυπου εργαλείου έρευνας ή άλλων προκαταρτικών πληροφοριών § <div>, <}tlepage> § <ead> § <frontmatter> § <div> § <titlepage>
- 81. <archdesc> § Υποχρεωτικό στοιχείο § Εργαλείο έρευνας § Περιλαμβάνει § Επισκόπηση του αρχείου (<did>) § Διαχειριστικές και συμπληρωματικές πληροφορίες (π.χ. <bioghist>, <accessrestrict> κτλ) § Περιγραφή συστατικών μερών (<dsc>) 81
- 83. <archdesc> § <did> § Υποχρεωτικό στοιχείο § Εμφανίζεται και μέσα στην περιγραφή των συστατικών μερών (<c> και <c01> -‐ <c12>) § Βασικές πληροφορίες για το σύνολο του αρχείου (υψηλότερο επίπεδο) § <uni—tle>, <origina}on>, <langmaterial>, <physdesc>, <unitdate>, <uni}d>, <abstract>, <physloc>, <repository> ... 83
- 84. <archdesc> § <accessrestrict> § Διαθεσιμότητα του αρχείου § <acqinfo> § Πηγή πρόσκτησης και συνθήκες πρόσκτησης § <bioghist> § Βιογραφία ή διοικητική ιστορία δημιουργού § <controlaccess> § Σημεία πρόσβασης § <corpname>, <famname>, <geogname>, <persname>, <subject>, <}tle>, <genreform> ... 84
- 85. <archdesc> § <scopecontent> § Επισκόπηση περιεχομένου του αρχείου (σε μορφή κειμένου) § <separatedmaterial> § Υλικό από την ίδια πηγή που έχει αποκοπεί φυσικά ή εκκαθαριστεί από το αρχείο § <userestrict> § Πληροφορίες για τις συνθήκες που επηρεάζουν τη χρήση του αρχείου εφόσον έχει επιτραπεί η πρόσβαση 85
- 86. <archdesc> § <dsc> § Προαιρετικό στοιχείο § Αναλυτική περιγραφή του αρχείου § Περιγραφή από το γενικό στο ειδικό § Συστατικά μέρη: <c> ή <c01> -‐ <c12> 86
- 87. <archdesc> § Για τη σύνδεση με ένα ή περισσότερα ψηφιακά αντικείμενα § <daogrp> Digital Archival Object Group § <daodesc> Digital Archival Object Descrip}on § <daoloc> Digital Archival Object Loca}on <daogrp> <daodesc> <head>Image Sampler</head> <p>Explanatory paragraph</p> </daodesc> <daoloc href="//images/Baker109.jpeg"> <daodesc> <p>Ella Baker, head-‐and-‐shoulders portrait</p> </daodesc> </daoloc> </daogrp> 87