Presentacion utilizado en el Centro Guadalinfo de Sanlucar la Mayor para la realización del Curso de Ofimatico, parte Hoja de Calculo, Calc

1. HOJA DE CALCULO. CALCHOJA DE CALCULO. CALC
Dolo Martín Silva
AIL CG Sanlúcar la Mayor
Septiembre 2015

2. LA PANTALLA DE CALCLA PANTALLA DE CALC
Barra de Título
Barra de Menú
Barra Estandar Barra de Formato
Cuadro de
nombre
Celda
activa
Barra de
Fórmula
Barra de Estado Escala
Área de
edición
(Hoja)
Hoja Activa
Indicador
columna
Indicador
fila Barra de
Desplazamiento

3. ALGUNOS CONCEPTOSALGUNOS CONCEPTOS
➔
Libro de trabajo : Compuesto por una o varias hojas de trabajo referenciadas mediante
pestañas.
➔
Hoja de cálculo. Filas y columnas: La hoja de calculo se divide en filas y columnas; las
filas se referencian mediante números correlativos y las columnas mediante las letras del
abecedario.
➔
La celda: La intersección de una fila con una columna es la celda. Puede tener
información numérica, textual, lógica.Se designa nombrando la letra de la columna y el
número de la fila. Ej: D14..
➔
Referencia : Para poder relacionar las celdas entre sí, cada celda se referencia según el
numero de fila y la columna en la que este.
➔
Rango de celdas: Cuando agrupamos grupos de celdas. Se designa utilizando el nombre
de la primera celda seguida por dos puntos y el nombre de la última celda. Ej: B3:D9

4. SELECCIONANDO CELDASSELECCIONANDO CELDAS
➔
No consecutivas
– Tecla Ctrl
– Mayus +F8
➔
Consecutivas
– Arrastrando
– Tecla Mayus
– Tecla F8 + Flechitas

5. SELECCIONANDO CELDASSELECCIONANDO CELDAS
➔
Todas
– Columnas
●
Nos situamos en la letra de la columna
– Filas.
●
Nos situamos en el número de la fila
●
Pulsar Mayus + Barra espaciadora
– Toda
●
Nos situamos en la esquina de la hora

6. INTRODUCIENDO DATOSINTRODUCIENDO DATOS
➔
Seleccionar celda
➔
Insertar información en barra de fórmulas.
➔
Teclas de validación y cancelación.
➔
Tipos de datos básicos: números, texto y fechas y horas.
➔
Operadores: +, -, *, /, %, ^, &, <, >, =, <=, >=, <>.
➔
Fórmulas (=): funciones producidas a partir de otros valores existentes.
➔
Función: es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un
valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un
resultado

7. EDITANDO Y ELIMINANDO DATOSEDITANDO Y ELIMINANDO DATOS
➔
Edición
– Seleccionar Celda + Doble click
– Seleccionar Celda + F2
– Seleccionar Celda + Barra de fórmulas
➔
Borrado
– Seleccionar celda + Suprimir

8. INSERTANDO COLUMNAS Y FILASINSERTANDO COLUMNAS Y FILAS
➔
Menú Insertar Filas /Columnas→
➔
Menú contextual
– Pulsa en el nombre de la fila o
Columna con el boton derecho
➔
Iconos de la barra de
Herramientas
Insertar
columna
Insertar
fila

9. ELIMINAR DE FILAS O COLUMNASELIMINAR DE FILAS O COLUMNAS
➔
Seleccionar Fila/Coulmna –>
Editar Eliminar Filas /Columnas→
➔
Menú contextual
– Pulsa en el nombre de la fila o
Columna con el boton derecho
– Si pulsamos sobre una Celda y le
damos a Eliminar….
➔
Iconos de la barra de Herramientas
Eliminar
columna
Eliminar
fila

10. MODIFICANDO EL TAMAÑOMODIFICANDO EL TAMAÑO
➔
Alto y ancho:
– Nos colocamos entre las dos filas o dos
columnas y arrastramos
– Formato Fila/Columna→
➔
Ocultar-Mostrar filas/columnas
– Formato Fila/Columna Ocultar / Mostrar→ →
– Menú contextual sobre filas o columnas.

11. ASIGNANDO FORMATO A LASASIGNANDO FORMATO A LAS
CELDAS. NúmerosCELDAS. Números
➔
Formato Celdas→
En el cuadro de
lista Categoría
vemos los
diferentes tipos
de datos que
podemos utilizar.
Cantidad,
Porcentaje,
Modena. Fecha.
Hora, etc

12. ASIGNANDO FORMATO A LASASIGNANDO FORMATO A LAS
CELDAS. Fuente.CELDAS. Fuente.
Cambiar
el tipo de
letra
Establecer
el estilo
Establecer
el tamaño
Cambiar
el idioma

13. ASIGNANDO FORMATO A LASASIGNANDO FORMATO A LAS
CELDAS. Efecto tipograficos.CELDAS. Efecto tipograficos.
Cambiar
el color
de la
letra
Tipo de
relieve
Tipo de
Suprarrayado
Tipo de
tachado
Tipo de
Subrayado
Vista
previa

14. ASIGNANDO FORMATO A LASASIGNANDO FORMATO A LAS
CELDAS. Alineación.CELDAS. Alineación.Horizontal:
Esta alineación
se establece en
relación con el
borde izquierdo
y derecho de
cada celda
seleccionada
Orientación del
texto: nos
permite dar al
contenido una
inclinación cuyo
ángulo podemos
escribir en la
casilla Ángulo
Reducir para ajustar al tamaño
de celda: En lugar de ajustar la
altura de la celda, reducirá el
tamaño del texto para que todo
el contenido de la celda sea
visible dentro de sus límites.
Ajustar texto automáticamente: Ajusta automáticamente el
tamaño de la celda en altura para que sea visible todo su
contenido. Si el contenido ocupa varias líneas, realizará el salto
de línea de forma automática.
División de palabras activa activará o desactivará la
inserción automática de guiones para el particionado de palabras
si se ha activado la opción Ajustar texto automáticamente.
Vertical nos ofrece
las tres posiciones
en las que podemos
colocar
verticalmente el
contenido dentro de
las celdas
seleccionadas

15. ASIGNANDO FORMATO A LASASIGNANDO FORMATO A LAS
CELDAS. Bordes.CELDAS. Bordes.
Bordes
predeterminados
Nos muestra un
recuadro de
simulación en el
que podemos
colocar la líneas
del borde exterior
una a una
Nos permite dar
efecto de sombra
a las celdas
seleccionadas
Nos permite
establecer el
ancho que
tendrá la
sombra
Seleccionar
el color de la
sombra
Te permite
fijar los
márgenes
internos de
cada celda
Estilo de
la linea,
anchura
y color

16. ASIGNANDO FORMATO A LASASIGNANDO FORMATO A LAS
CELDAS. Fondo.CELDAS. Fondo.
Color de fondo:
Te permite
seleccionar un
color de relleno
entre los
disponibles en
la paleta de
colores

17. ASIGNANDO FORMATO A LASASIGNANDO FORMATO A LAS
CELDAS. Protección de celda.CELDAS. Protección de celda.
Para no permitir la modificación de celdas por error o por no tener permiso
para ello.

18. BARRA DE FORMATO A LASBARRA DE FORMATO A LAS
CELDASCELDAS
Los números de las
celdas seleccionadas
se convertirán a
formato moned
Para asignar el formato
de porcentaje
(multiplicará el número
por 100 y le añadirá el
símbolo %)
Para utilizar
el formato de
numérico a
las celdas
seleccionadas
.
Para utilizar
el formato de
fecha a las
celdas
seleccionadas
.
Para añadir
un decimal a
los números
introducidos
en las celdas
seleccionadas
.
Para quitar
un decimal a
los números
introducidos
en las celdas
seleccionadas
Para
aumentar
sangria.
Para
disminuir
sangria.
Bordes,
añadir
bordes
Estilo de
linea
Formato
condiciona
l

19. DANDO FORMATO A LA LETRADANDO FORMATO A LA LETRA
Tipo de letra
Tamaño de
letra
Estilo. Negrita,
cursiva y Subrayado
Color de la
letra
Color de
fondo
Alineación.
Izquierda,
Centrar
horizonatmente
y a la derecha
Ceñir texto
Alinear
arriba,
Centrar
verticalmente y
alinear abajo

20. OPERACIÓNESOPERACIÓNES
➔
OPERACIONES ARITMÉCICOS se emplean para producir resultados
numéricos.
– Ejemplo: + - * / % ^ (Potencia) RAÍZ (= Raíz(A1)
➔
OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contenga
texto
– Ejemplo: &
➔
OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y
proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la
comparación.
– Ejemplo: < > = <= >= <>

21. Ejercicio: OperacionesEjercicio: Operaciones
A B C D E
1 5 ?? 3 = 15
2 2 ?? 5 = 7
3 3 ?? 3 = 10
4 5 ?? 3 = 2
5 6 ?? 2 = 3
6 10 ?? 5 = 2
Cual es la opreración de cada caso???

22. Ejercicio: Tabla de MultiplicarEjercicio: Tabla de Multiplicar
TABLA DE MULTIPLICAR
1 x 1 = FÓRMULA
1 x 2 = FÓRMULA
1 x 3 = FÓRMULA
1 x 4 = FÓRMULA
1 x 5 = FÓRMULA
1 x 6 = FÓRMULA
1 x 7 = FÓRMULA
1 x 8 = FÓRMULA
1 x 9 = FÓRMULA
1 x 10 = FÓRMULA
=A3*C3
=A4*C4
=A5*C5
=A6*C6
=A7*C7
=A8*C8
=A9*C9
=A10*C10
=A11*C11
=A12*C12

23. Ejercicio: ReferenciaEjercicio: Referencia
TABLA DE MULTIPLICAR 2
2 x 1 = FÓRMULA
2 x 2 = FÓRMULA
2 x 3 = FÓRMULA
2 x 4 = FÓRMULA
2 x 5 = FÓRMULA
2 x 6 = FÓRMULA
2 x 7 = FÓRMULA
2 x 8 = FÓRMULA
2 x 9 = FÓRMULA
2 x 10 = FÓRMULA
=A3*C3
=A4*C4
=A5*C5
=A6*C6
=A7*C7
=A8*C8
=A9*C9
=A10*C10
=A11*C11
=A12*C12
=D2
=D2
=D2
=D2
=D2
=D2
=D2
=D2
=D2
=D2

24. Ejercicio 1Ejercicio 1
en miles de euros T1 T2 T3 T4
INGRESOS
Ventas 31000 38000 38500 41500
Servicios 40000 45800 32900 43750
INMOBILIARIOS
Alquiler 2200 2200 2200 2200
Compra 200 200 300 250
COSTES
Promocion 3000 6500 6525 12000
Produccion 400 475 325 520
Salarios 5000 6000 6000 6000
I+D 800 450 450 600
INGRESOS NETOS 59400 67975 55600 63680
=B5+B6-B8-B9-B11-B12-B13-
B14
=SUMA(C5:C6)-SUMA(C8:C14)
=SUMA(D5:D6)-SUMA(D8:D9)-
SUMA(D11:D14)

25. FUNCIONESFUNCIONES
➔
Las funciones permiten aumentar la productividad cuando se trabaja con la hoja de
cálculo. Una función es un grupo de instrucciones que se reúnen con un nombre.
Una función por lo general devuelve un valor o ejecuta una acción específica. Cada
función requiere cero o más argumentos. Un argumento es un valor que necesita la
función para calcular el resultado. Los argumentos deben cumplir con
determinadas condiciones. Si un argumento no cumple con las restricciones que
debe cumplir, la función devuelve un valor de error o devuelve un valor que no
corresponde a la realidad. Con paciencia y experimentando, aprenderá a utilizar las
funciones. Puede utilizar el asistente para funciones que lo guía en la utilización de
las funciones.
➔
La función se introduce del siguiente modo: =Nombre_Funcion(n1;n2;...n)

26. SUMA(número 1; número 2; ...)SUMA(número 1; número 2; ...)
➔
Calcula la suma de todos los números dados como
argumentos. La función acepta mínimo uno y máximo 30
argumentos. Cada argumento puede ser un número o la
referencia a un rango de celdas que contienen los números
utilizados para realizar el cálculo. Por ejemplo:
– SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
– SUMA(A1;B3) esta función equivales a =A1+B3

27. Ejercicio 2Ejercicio 2
Nº DE TRABAJADORES 1996
NOMBRE INVIERNO VERANO TOTAL
ARENALES 339 400 739
BBARRACA 19 19 38
BERNARDINO 395 443 838
ESCARRA 200 715 915
MIRA SIERRA 160 317 477
BALDOLERO 346 388 734
SIETE PICOS 464 669 1133
ZABALETA 534 456 990
TOTAL 2457 3407
=SUMA(C5:C12)
=C5+D
5

28. AUTOCOMPLETARAUTOCOMPLETAR
➔
1. Escribir en la celda inicial la serie a rellenar (el número,
fecha, nombre del mes, de la semana).
➔
2. Seleccionar esa celda y la columna o fila a rellenar
(asegúrate que no hay en datos en ninguna de esas celdas o
que sigan el orden o no funcionará).
➔
3. Menú Editar/Rellenar/Series aceptar (dado que Write
detectará automáticamente la opción adecuada a tomar, si
no siempre lo puedes hacer manualmente)

29. Ejercicio: AutocompletarEjercicio: Autocompletar
NUMEROS MESES NUMERO DIAS SEMANA FECHA HORAS
1 enero 1 lunes 23/09/15 12:00
2 febrero 1 martes 24/09/15 13:00
3 marzo 1 miércoles 25/09/15 14:00
4 abril 1 jueves 26/09/15 15:00
5 mayo 1 viernes 27/09/15 16:00
6 junio 1 sábado 28/09/15 17:00
7 julio 1 domingo 29/09/15 18:00
8 agosto 1 lunes 30/09/15 19:00
9 septiembre 1 martes 01/10/15 20:00
10 octubre 1 miércoles 02/10/15 21:00
11 noviembre 1 jueves 03/10/15 22:00
12 diciembre 1 viernes 04/10/15 23:00

30. REFERENCIASREFERENCIAS
➔
El principal problema al que nos enfrentamos al hacer uso
de las referencias es que éstas cambian cuando se colocan
en otras localizaciones.
– Relativas: Cambia fila y columna. Ej: A2+B1
– Absolutas: en una fórmula tendremos que poner el signo $
delante del nombre de la fila y de la columna de la celda. Ej:
$A$2+$B$1, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca
variará la referencia
– Mixtas: pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de
la columna, dependiendo de lo que queremos fijar. Ej: $A2+B$1

31. VÍNCULOSVÍNCULOS
➔
Referencia a otras horas
– Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja
seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja
Hoja2.
– Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia
sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de
la hoja entre comillas simples ' '.
➔
Referencia a otros libros
– Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro
entre corchetes y el resto como acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se
encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2.
Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios
debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.

32. MÁX(número1;número2;...)MÁX(número1;número2;...)
➔
Devuelve un valor numérico. Dado un grupo de números, determina cuál es el
mayor valor encontrado. La función acepta mínimo 1 y máximo 30 argumentos.
Cada argumento contiene la referencia a una celda, la referencia a un rango de
celdas o un valor numérico. Las celdas que contienen datos que no son
numéricos y que pertenecen a la celda, son tomados como 0 para calcular el
resultado. Las celdas vacías que pertenecen a los argumentos no son tenidas en
cuanta por la función.
=MÁX(C1:G3)
88

33. MÍN(número1;número2;...)MÍN(número1;número2;...)
➔
Devuelve un valor numérico. Dado un grupo de números, determina cuál es el
menor valor encontrado. La función acepta mínimo 1 y máximo 30 argumentos.
Cada argumento contiene la referencia a una celda, la referencia a un rango de
celdas o un valor numérico. Las celdas que no contienen números y que
pertenecen a los argumentos, no son tenidos en cuenta para calcular el
resultado. Si en los rangos de celdas que pertenecen a los argumentos no
encuentra ningún valor numérico, la función devuelve 0. Si la función tiene como
argumento una o varias constantes no numéricas, la función devuelve el código
de error Err:504.
=MÍN(C1:G3)
3

34. PROMEDIO(número1;número2;...)PROMEDIO(número1;número2;...)
➔
Devuelve un valor numérico. Média aritmética. Dado un grupo de números,
calcula el promedio de los valores dados. La función acepta mínimo 1 y máximo
30 argumentos. Cada argumento contiene la referencia a una celda, la
referencia a un rango de celdas o un valor numérico. Las celdas que no
contienen números y que pertenecen a los argumentos, no son tenidos en cuenta
para calcular el resultado. Si en los rangos hay celdas que pertenecen a los
argumentos y no tienen ningún valor numérico, la función devuelve el código de
error #DIV/0!. Si algún argumento contiene una constante que no sea un
número, la función devuelve el código de error #VALOR!
=PROMEDIO(C1:G5)
44

35. CONTAR(número1;número2;...)CONTAR(número1;número2;...)
➔
La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los
números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad
de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. Por ejemplo, puede
escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20:
➔
Sintaxis: CONTAR(valor1, [valor2], …)
– valor1 (obligatorio): Primer celda a considerar o el rango donde se desea contar.
– valor2 (opcional): Celdas o rangos adicionales a considerar. Hasta 255 elementos.
➔
Ejemplos
– CONTAR(A1:A5) = Cuenta las celdas dentro del rango A1:A5 que contienen números
Es importante saber que NO se incluirán en la cuenta las celdas vacías, los
textos, valores lógicos (VERDADERO / FALSO), ni los valores de error de Calc

36. IMPRESIÓNIMPRESIÓN
➔
Para imprimir en Calc es
importante revisar el numero de
hojas que ocupa nuestro
documento y/o ajustar las tablas
a nuestro/s folio/s.
➔
Para ello:
– Barra de menús – Formato -
Página - Pestaña de Hoja - Escala;
Ajustar intervalos de impresión.

37. MENSAJES DE ERRORMENSAJES DE ERROR
➔
#####: Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negrita
➔
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede
ser sumar textos.
➔
#VALOR!: El valor resultado de la fórmula no se corresponde con la definición, o una celda a
la que se hace referencia en la fórmula contiene texto en vez de un número.
➔
#REF!: se produce cuando una referencia de celda no es válida.
➔
#¿NOMBRE? cuando Calc no reconoce el texto de la fórmula.
➔
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
➔
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
➔
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

38. PROTEGER HOJA DE CALCULOPROTEGER HOJA DE CALCULO
1) Marcar las celdas que no deseamos proteger. El primer
paso es decidir y marcar aquello que deseamos no proteger.
●
Selecciona las celdas que deseas desproteger
●
Muestra el diálogo Formato de celdas y accede a la pestaña
titulada Protección de celda

39. ● Por defecto todas las celdas tienen activada la propiedad Protegido.
● Si deseas desproteger las celdas seleccionadas, desactiva esta propiedad.
● Quizás quieras ocultar de ojos indiscretos tanto el contenido como las fórmulas de
determinadas celdas. En este caso activa la propiedad Ocultar todo.
● Si tan sólo quieres que se oculten las fórmulas utilizadas en las celdas, estén
protegidas o no (quizás no tenga mucho sentido si no están protegidas), activa la
propiedad Ocultar fórmulas.
PROTEGER HOJA DE CALCULOPROTEGER HOJA DE CALCULO

40. PROTEGER HOJA DE CALCULOPROTEGER HOJA DE CALCULO
2) Activar la protección de la hoja. El segundo paso consiste en activar la
protección de la hoja.
➔
Selecciona desde el menú Herramientas → Proteger documento →
Hoja…
●
Calc presentará el diálogo Proteger hojas. Pulsando sobre el botón Aceptar
la hoja quedará protegida, ocultando fórmulas, datos y evitando la edición de
las celdas protegidas.
●
El incluir la Contraseña es opcional. Por supuesto que si no indicamos una
contraseña cualquiera podrá desproteger la hoja.