Dokumen tersebut membahasikan pengurusan fail dan penyusunan dokumen secara sistematik melalui pendekatan 5S (seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke) untuk mencapai persekitaran kerja yang berkualiti dan meningkatkan produktiviti. Dokumen tersebut menjelaskan unsur-unsur penting dalam pengurusan fail seperti butiran fail, pengkodan nombor rujukan, cara menyusun dan mencatat kandungan

1. TRANSFORMASIONAL GURU BESAR 2010 TAJUK: 5 S DAN PENGURUSAN FAIL

2. PENYERAGAMAN PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN FAIL BAGI KESELURUHAN PENTADBIRAN DIBAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI JOHOR

3. AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI MELALUI PENDEKATAN 5S

7. AKTIVITI SISIH Item Tak Diperlukan SISIH Yang Mana ??? Tindakan Cari pembeli yang menawarkan harga tinggi Cari cara merendahkan kos dan selamat Buang dengan segera Stratifikasi Item yang tiada nilai dan senang dibuang Item ada nilai dan boleh dijual Item tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi

9. SUSUN Pengasingan Tindakan diperlukan Bahan selalu digunakan Mesti diletakkan dekat di kawasan kerja yang utama Bahan kadang kala digunakan Boleh ditempatkan jauh sedikit Bahan tidak digunakan langsung tetapi mesti disimpan Mesti disimpan dalam setor dengan pengenalan yang jelas SUSUN Bahan diperlukan SISIH

16. KULIT FAIL ( WARNA PUTIH ) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (Am 435 – Pin. 1/80) Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR PERKARA

17. MELUBANG FAIL ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (Am 435 – Pin. 1/80) Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR LUBANG UNTUK TALI HIJAU JARAK 4 SM DARI ATAS BUCU FAIL PERKARA

18. CARA MELUBANG LUBANG FAIL (Am 435 – Pin. 1/80) PENANDA TETENGAH FAIL MESIN PENEBOK KERTAS LUBANG

19. CARA MELUBANG SURAT SURAT PENANDA TETENGAH MESIN PENEBOK KERTAS LUBANG

20. TAJUK FAIL ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (Am 435 – Pin. 1/80) Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR TAJUK FAIL PERKARA PEKELILING IKHTISAS

21. NO. RUJUKAN FAIL ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (Am 435 – Pin. 1/80) JBA 6028/100-1/1 Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR NO RUJUKAN FAIL Pentadbiran PERKARA PERKELILING IKHTISAS

22. NO PENDAFTARAN FAIL ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Pentadbiran (Am 435 – Pin. 1/80) 150 JBA 6028/100-1/1 Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR NO PENDAFTARAN FAIL PERKARA PERKELILING IKHTISAS

23. TARIKH FAIL DIBUKA ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Pentadbiran (Am 435 – Pin. 1/80) 150 JBA 6028/100-1/1 Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara TARIKH KANDUNGAN PERTAMA 02/10/10 TARIKH KANDUNGAN AKHIR TARIKH FAIL DIBUKA PERKARA PERKELILING IKHTISAS

24. TARIKH FAIL DITUTUP ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Pentadbiran (Am 435 – Pin. 1/80) 150 JBA 6028/100-1/1 Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara TARIKH KANDUNGAN PERTAMA 02/10/10 TARIKH KANDUNGAN AKHIR 02/10/11 TARIKH FAIL DITUTUP PERKARA PERKELILING IKHTISAS

25. BUTIRAN FAIL LENGKAP ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Pentadbiran (Am 435 – Pin. 1/80) 150 JBA 6028/100-1/1 Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara TARIKH KANDUNGAN PERTAMA 02/10/10 TARIKH KANDUNGAN AKHIR 02/10/11 PERKARA PERKELILING IKHTISAS

26. KEPERLUAN BUTIRAN FAIL ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Pentadbiran (Am 435 – Pin. 1/80) 150 JBA 6028/100-1/1 Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara TARIKH KANDUNGAN PERTAMA 02/10/10 TARIKH KANDUNGAN AKHIR 02/10/10 NO PENDAFTARAN FAIL NO RUJUKAN FAIL TAJUK FAIL TARIKH FAIL DIBUKA TARIKH FAIL DITUTUP LUBANG UNTUK TALI HIJAU PERKARA PERKELILING IKHTISAS

27. PENGKODAN NOMBOR YANG MANA AKAN MENJADI NOMBOR RUJUKAN FAIL KATEGORI NOMBOR FAIL URUSAN AM 100 PENTADBIRAN 200 BANGUNAN DAN HARTA 300 KELENGKAPAN DAN BEKALAN 400 KEWANGAN 500 PERSONEL URUSAN FUNGSIAN 600 PENGURUSAN KURIKULUM 700 PENGURUSAN KOKURIKULUM

29. KERTAS MINIT

38. Kertas Minit No: Fail: m.s. JBA8011/100-01/01/002 21 28 SEP 2008 Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22.9.2008. t.t. Dipersetujui. t.t. Ringkas tarikh Dikirim pada