Dar de alta una ficha (registro), modificarlo, darla de baja (eliminar) y duplicar una ficha. Tambien se ofrece una introduccion a los campos que componen una ficha.

1. 2
Alta, baja y modificacion de un documento
(registro)

2. Titulo del Curso:
Software “Herramienta de Documentalista”
Su uso para profesionales de la informacion
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3. TEMARIO
1 Instalacion y personalizacion del software
2 Alta, baja y modificacion de un documento (registro)
3 Recolectar RSS, lector de feed
4 Recolectar enlaces, captura masiva de documentos en internet
5 Definicion de la Tabla de materias y del Cuadro de clasificacion
6 Asignar materia, Etiquetado, Cuadro de clasificacion
7 Importar imagenes de un disco, extraer metadatos
8 Importar documentos de un disco, extraer metadatos
9 Metadatos y Recuperacion de la informacion
10 Difusion de la informacion, Generar informes
11 Gestion de necesidades de informacion, calcular relevancia y
pertinencia.

4. Para reflexionar...
“¿Que es exactamente el
documento? El documento
en papel, el fichero
informatico que contiene
una imagen del documento,
el enlace o link que nos
permite acceder a la
informacion que contiene..,
“
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

5. DESCRIPCION Y OBJETIVOS DE ESTE TEMA
Dar de alta una ficha (registro), modificarlo, darla de baja
(eliminar) y duplicar una ficha.
Tambien se ofrece una introduccion a los campos que componen
una ficha.

6. REGISTRO INFORMÁTICO
En el contexto de una base de datos, un registro es una unidad de
información formada por un conjunto de datos heterogéneos
agrupados en torno a uno, denominado indicativo.
Adaptación de la definición y explicación que aparece en MINGUET, Jesús María; GARCÍA, José
Maximino; MUÑOZ GARCÍA, Manuel. Archivos, ficheros y bases de datos informáticos. Zaragoza:
Distresa, 1985, pp. 13-14 y de: LUQUE RUIZ, Irene; ROMERO DEL CASTILLO, Juan Antonio; GÓMEZ-NIETO,
Miguel Ángel. Ficheros: organizaciones clásicas para el almacenamiento de la información. Córdoba: Servicio
de Publicaciones de la Universidad de Córdoba, 1998, p. 15.
Del Vocabulario sobre documentos electrónicos y administración electrónica elaborado por la
Mesa de Trabajo de Archivos de la Administracion Local
http://www.ssreyes.org/archivo/mesa/documentos/VOCABULARIO_DE.pdf

7. Desde el menu principal elegimos la opcion Ver todos los documentos
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

8. Esta es la pantalla de control, en el icono Ficha podemos dar de alta, modificar, eliminar
y duplicar la ficha actual.
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
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9. Al pulsar en el icono FICHA se despliega un menu con las distintas opciones
Pulsamos en Alta para
añadir un nuevo
documento
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

10. Al pulsar en ALTA se crea un registro en blanco, excepto el campo fecha de alta que
se actualiza con el valor de la fecha actual
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España 1937

11. Cada ficha tiene una serie de pestañas, (Datos, Ver, Relaciones, NI, Materia, Datos
recolectados, Recolectado RSS, Pertenecen, Ref. Biblio) Mas adelante veremos el
contenido de cada una de ellas.
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12. Como la filosofia del programa es poder almacenar todo tipo de documentos, el
numero de campos es extenso, de todas maneras no siempre se usan todos ni se
deben cumplimentar todos. Excepto el campo NOMBRE y URL que son obligatorios.
La URL debe ser unica, no admite duplicados, el NOMBRE si se puede repetir.
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España 1937

13. Numero del Campos de la cabecera de la ficha
documento, es
unico y lo da Documento, Tipologia Presentacion,
automaticamen expediente formato del blog, tesis,
te el programa o volumen documento, mapa... o Boletin
PDF, DOC... Oficial
Nombre del URL, tambien sirve para el Activo o inactivo,
documento, podria PATH de un documento que es un documento
coincidir con Titulo este en nuestro disco local que aunque se
c:archivosejemplo.txt mantiene en la
base de datos, no
se usa por el
momento

14. Campos de la pestaña Datos Presentacion, este campo
se repite tambien en la cabecera
para que este presente aunque
se cambie de pestaña
Metadatos Dublin Core, estos Acepta, graba el
campos prometian mucho, pero Abre el Interes, 0,1,5 y registro
la experiencia personal (la documento 9 (Son valores Cancelar: Sale
escasez de documentos que lo en el subjetivos pero sin guardar los
usan, o lo usan mal) es negativa Navegador utiles) cambios

15. MODIFICACION DE UNA FICHA (Registro)
Existen dos maneras de elegir la ficha a modificar
A) Pulsar en el icono Ficha y en el B) Haciendo doble click en
menu ficha, elegir la opcion la linea seleccionada (fondo
modificacion azul)

16. Eliminar, dar de baja una sola ficha (registro),
Tres pasos
1Seleccionamos
2En el menu 3 Se abre el formulario de la
la linea del registro ficha seleccionada y pulsamos
que queremos dar de Ficha en opciones, Eliminar
de baja y pulsamos elegimos Baja
en el icono Ficha (Suprimir)
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17. Eliminar, dar de baja varias fichas (registros)
Tres pasos
1En la pantalla de 2 Se pulsa 3 Se despliega el menu Procesos
control se señalan las en el icono
casillas de verificacion de Proceso y se selecciona la opcion Eliminar
los registros a eliminar documentos seleccionados
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18. “Desconocemos
como sera la
tecnologia y el
acceso a la
informacion dentro
de una decada. Solo
formando parte,
aunque sea
minimamente, del
proceso de
desarrollo, aunque
sea minimamente,
estaremos en
mejores condiciones
para asumir el
futuro con exito”
(G. Toga 2009)
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