SlideShare une entreprise Scribd logo
1  sur  42
OBSAH

obsah ....................................................................................................................................................... 1
Osobnost manažera................................................................................................................................. 2
Manažer a jeho role ve společnosti....................................................................................................... 11
Firemní kultura ...................................................................................................................................... 15
timemanagement .................................................................................................................................. 21
„Zloději“ času......................................................................................................................................... 22
Stanovení cíle ........................................................................................................................................ 25
Priority ................................................................................................................................................... 26
Efektivní plánování ................................................................................................................................ 29
přílohy.................................................................................................................................................... 36




1www.everesta.cz
OSOBNOST MANAŢERA
Cíl managementu
Cílem managementu je dosáhnout výsledků prostřednictvím druhých lidí.


Rysy osobnosti manaţera

       Schopnosti
       Znalosti, dovednosti, zkušenosti
       Vlastnosti
       Motivy a potřeby
       Postoje
       Hodnoty
       Pracovní chování


    Napište jaké rysy považujete u manažera za žádoucí.




                            www.everesta.cz                             2
Atributy manaţerské práce


Kapitán (koncepční a projekční schopnost)
Leader (vedení lidí)
Odborník (ve své profesi)




3www.everesta.cz
Co má manaţer dělat?


Proč definovat role

      Manažeři mohou zvýšit svoji efektivitu, když pochopí úlohy, které mají plnit.

      Pokud role nejsou jasně definovány, manažeři si nejsou jisti:
         o Co se od nich požaduje, aby udělali.
         o Jaké jsou hranice jejich odpovědnosti.
         o Jaké jsou vztahy s ostatními.
         o Jaká je potřeba rozvinout odpovídající dovednosti.

      Prozkoumání rolí umožňuje manažerům prověřit:
          o Co ve skutečnosti dělají ve srovnání s tím, co by měli dělat.
          o Do jaké míry se mění jejich role.
          o Potřebu dalšího proškolení a rozvoje.



Role manažera

      Interpersonální
      Informační
      Rozhodovací




    Napište konkrétní činnosti z jednotlivých rolí manažera.




                             www.everesta.cz                                          4
Manaţerské role (Henry Mintzberg)

Úloha vedoucího skupiny
           o   Zodpovědnost za vedení skupiny lidí; řešení problémů uvnitř skupiny a rozhodování
               o činnosti, kterou by měla vaše skupina realizovat, schvalování „směru“.

Úloha styčného důstojníka
           o   Komunikace s ostatními jedinci a skupinami jménem vaší skupiny.

Úloha předávání informací
           o   Šíření informací jak uvnitř vaší vlastní skupiny, tak v celé organizaci.

Úloha shánění informací
           o   Získávání informací od členů vaší vlastní skupiny a od ostatních částí organizace.

Úloha mluvčího
           o   Reprezentování organizace vůči vnějšímu světu, tj. komunikace se zákazníky a
               dodavateli.

Úloha inovátora
           o   Rozvíjení a pomoc při rozvíjení nových nápadů a myšlenek.

Úloha delegujícího
           o   Rozhodování o tom, jakou práci budou dělat jednotlivci uvnitř vaší skupiny.

Úloha zvládání rušivých prvků
           o   Reagování na konflikty a problémy s disciplínou uvnitř vaší skupiny a jejich
               zvládání.

Úloha vyjednávače
           o   Vyjednávání s jedinci jak uvnitř, tak i vně vaší skupiny.

Úloha hodnocení výkonů
           o   Diskutování o výkonech a práci jednotlivců, provádění pravidelných hodnotících
               pohovorů s podřízenými.

Úloha školitele
           o   Rozvíjení a realizace školicích programů pro podřízené, koučování.




5www.everesta.cz
Co práci manaţera ovlivňuje?

Manažer svoji práci musí vykonávat v prostředí ve kterém se nachází.

       Vnější prostředí – např.:

           o   legislativa
           o   politická situace
           o   region
           o   očekávání okolí - pověry

       Vnitřní prostředí – např.:

           o   typ organizace, její cíle
           o   činnosti a úkoly
           o   lidé a tým
           o   struktura
           o   technologie
           o   postavení ve formě
           o   firemní kultura

       Síly uvnitř manaţera – např.:

           o   sebedůvěra
           o   důvěra v rým
           o   snášení nejistoty




                              www.everesta.cz                          6
Manipulační pověry

Každý člověk má v sobě zakořeněna jakási poselství, která jsme si osvojili díky výchově a máme je
proto zejména od svých rodičů, ze školy, ze svého okolí… Odtud plyne mnoho zvyků a
charakteristického chování či reagování na určité situace. Často jsou takové reakce svázány tzv.
manipulačními pověrami.

       Musím být perfektní
(samozřejmě, jistě, jasně, já vím,…)

         Musím se více snaţit
(to je těžké, to asi nebudu umět, nevím, …)

         Musím být milý
(jste laskav, myslíte, že byste mohl…, nezlobte se, ale Vy nejlépe víte, …)

        Musím pospíchat
(co ode mě zase chtějí?, to se nedá stihnout, „Rychleji!“)

       Musím být silný
(mně to nevadí, poradím si s tím, bez komentáře…)

Ţádná z uvedených pověr se nedá označit za vyloţeně špatnou, ale přehnané působení
manipulačních pověr můţe vést k tomu, ţe se staneme jejich otroky. Odstrašujícím
příkladem je workoholismus.



     Vzpomeňte si na situaci, kdy jste byli pod vlivem jednotlivých pověr a zapište, jaké to mělo
     konkrétní důsledky.




7www.everesta.cz
Co z vás dělá vedoucího?

Zapomeňte na předsudky o výlučnosti postavení vedoucího. Kdokoliv se může stát vedoucím,
pokud jsou ostatní přesvědčeni, že ho mají poslouchat. Lidé poslouchají z různých důvodů:


       Strach

       „Pokud nebudeme poslouchat, bude následovat trest.“


       Konvence

       „Posloucháme mistra, protože je to mistr“ nebo „Seznam vedoucích pracovníků stanoví, kdo
       je náš přímý nadřízený“ nebo „Platí, že nejstarší člen řeší naše spory.“
       S tím úzce souvisí i setrvačnost: „vždy jsme dělali to, co nám říká šéf“. Zastánci tohoto
       principu si nemusí uvědomovat, že jednají právě takto.


       Respekt

       Lidé mohou akceptovat vedoucího, protože obdivují některou jeho osobní vlastnost: energii,
       sebedůvěru, odhodlání, znalosti, kompetenci, moudrost, odvahu. Takové kvality jsou pro
       vedoucího víc, než jen popularita mezi podřízenými.


       Důvěra

       Lidé mohou poslouchat, protože věří ve schopnost vedoucího pomoci jim dosáhnout cílů,
       které jim přinášejí uspokojení. Důvěřují vedoucímu, že se bude starat o jejich zájmy. To
       neznamená totéž, jako dávat jim to, co chtějí.
       Toto nejsou vzájemně neslučitelné důvody. Lidé mohou například respektovat své vedoucí
       a zároveň se i bát důsledků spojených s neposlušností. Podmínky vedení, které jsou
       nejefektivnější v moderní organizaci, jsou pravděpodobně respekt a důvěra.


Respekt za:

       kompetentnost ve vlastní práci
       pochopení práce podřízených a jejich problémů
       celkovou znalost firemních záležitostí
       jasný záměr a schopnost dělat plány, které v praxi fungují
       rozhodnost při požadování vysoké úrovně práce od ostatních i od sebe
       odvahu postavit se takovým rozhodnutím, která ohrožují efektivita provozu


Důvěra na základě:
      pochopení potřeb lidí, jejich skutečných zájmů a potenciálu
      ochoty jednat s lidmi jako se zodpovědnými dospělými - poskytovat jim dostatek informací,
      zdůvodňovat příkazy, zapojit je do plánování
      ochoty dát lidem prostor pro úspěch
      zájmu o to, aby se jejich úspěchům dostalo uznání
      odhodlání postarat se, aby měli příležitost pro rozvoj a růst
      síly postavit se úspěšně za tým proti nepatřičnému tlaku zvnějšku




                            www.everesta.cz                                                       8
Jmenujte, co podporuje autoritu.




    Jmenujte, co naopak snižuje autoritu.




9www.everesta.cz
Fayolovy prvky managementu



předvídání a plánování




organizování




řízení




koordinace




kontrola




                  www.everesta.cz   10
MANAŢER A JEHO ROLE VE SPOLEČNOSTI
vize




mise




strategie




11www.everesta.cz
Způsob řízení a práce ve společnosti




  1. Uvědomte si vizi, poslání a strategické cíle organizace
  2. Stanovte specifické cíle
  3. Vyberte vhodná měřítka
  4. Stanovte normy anebo cíle
  5. Získávejte informace o postupu vůči plánu
  6. Měřte výkon
  7. Porovnejte výkon s normami nebo cíli
  8. Rozhodněte, zda je zapotřebí opravných opatření
     Dále některý z následujících kroků:
  9. Pokračujte beze změny a monitorujte výkon jako předtím
  10. Proveďte opatření na změnu výkonu a monitorujte jako předtím
  11. Přehodnoťte cíle, měřítka anebo normy a vraťte se ke kroku 5



Řízení není výsadním právem manažera. Současným trendem je umožnit jednotlivcům a
                   týmům samostatné řízení jejich vlastního výkonu.




                          www.everesta.cz                                      12
Výhody manaţerského řízení

       Získání nejlepších výsledků z daných zdrojů
       Zabezpečení prostředků, které vedou k cíli
       Zajištění systematických metod, které vedou k dlouhodobému úspěchu
       Poskytnutí týmu pocitu zodpovědnosti, soudržnosti a zaměření na cíl
       Poskytnutí základu pro předvídání, odhadování a budoucí efektivní plánování
       Poskytnutí základu pro hodnocení a rozvoj zaměstnanců


Jaké musí být normy

       SMART
       Smysluplné
       Jasné
       Spravedlivé
       Přizpůsobitelné
       Čestné
       Závazné


Systém řízení
Systém řízení je tak dobrý, jak dobré jsou informace, na kterých je založený. Totéž lze mimo jiné
říci i o procesu plánování. Nejběžnější způsoby monitorování a měření výkonu jsou tyto:
          Sledování a zainteresovanost
          Otázky a diskuse
          Rutinní statistiky
          Vlastní statistiky
          Pravidelné zprávy (reporty)
          Výjimečné zprávy




Informační systémy

Vždy posuďte, zda přínos ze získávání informací odpovídá vynaloženému úsilí! Potřebujete rozsáhlé
faktické informace, nebo Vám postačí několik důležitých faktů se všeobecnými indikacemi a šestý
smysl?

Některá další kritéria:

       sledované informace by měly odpovídat úrovni prováděného řízení
       údaje by měly být adekvátní výkonovým normám, které by měly být známé, aby porovnání
       nebylo příliš obtížné
       mělo by být jasné, zda jsou výsledné údaje skutečné nebo odhadnuté (pokud ano, tak
       kým)
       pokud jedné činnosti odpovídají dva a více ukazatelů, neměly by si odporovat, ani by mezi
       nimi neměly být zásadní rozdíly
       kontrolní informace by měly být zaslány kompetentním lidem (mají autoritu a zodpovídají
       za řízení)
       pokud manažer dostává různé zprávy z různých zdrojů, měla by se každá z nich vztahovat
       na činnosti, které probíhaly v určitém období.




13www.everesta.cz
Přínosy vyuţívání informačních systémů:

Není účelem tohoto kurzu zabývat se informačními systémy a lze říci, že přínosy z jejich využívání
jsou zřejmé.


Závaţné nevýhody špatně navrţených systémů:

       GIGO, což znamená „kecy dovnitř“ - „kecy ven“ a nepotřebuje žádné další vysvětlení
       systém zpracovává čísla, ale nevysvětluje je a nemůže do zprávy dodat manažerský cit
       velký objem informací produkovaných špatně navrženým systémem může způsobovat
       potíže v určování klíčových problémů.




                            www.everesta.cz                                                      14
FIREMNÍ KULTURA
Studie uvádějí až 170 různých definic kultury v organizaci, např.:

        Kultura organizace je její „osobnost“.
        Kultura organizace je způsob, jakým se v organizaci pracuje.
        „Abyste mohli posílit směs, musíte nejprve vědět, z čeho se skládá.“
        Kultura organizace je pestrým souhrnem jejích instinktivních názorů, averzí, hrdinů,
        darebáků, úspěchů, zákazů a příkazů.
        Organizační kultura je soubor tradic, hodnot, taktik, přesvědčení a postojů, které tvoří
        kontext všeho, co děláme a co chceme dělat v organizaci.

Přesné a úplné vymezení pojmu firemní kultura je velmi obtížné. Různí autoři se pokusili o různé
definice:

       Firemní kultura je sbírka hodnot, symbolů, firemních rituálů, hrdinů a vlastních
       dějin, které působí pod povrchem a mají velký vliv na jednání lidí na pracovních
       místech.
                                                                   (Deal, Kennedy, 1983)

       Firemní kulturu lze chápat jako systém hodnot a norem účelového společenství
       firmy.
                                                                        (Heinen, 1985)

       Jsou to základní hodnoty, ideologie a odhady, které provázejí a upravují chování
       jednotlivce i organizace. Tyto hodnoty jsou evidentní v hmatatelnějších prvcích,
       jako jsou rituály, jazyk a žargon, dekorace a vybavení prostor, historky a
       převládající oblékání zaměstnanců.
                                                                (Wilson, Resenfeld, 1990)

       Kultura je soubor tradic, hodnot, politiky, víry a postojů, které vytvářejí
       přetrvávající kontext pro všechno, co děláme a jak myslíme v organizaci.
                                                                   (McLean, Marshall, 1993)


Co je to tedy firemní kultura?
        Je to více, než souhrn lidí v organizaci
        Je to více, než struktura organizace
        Je to více, než cíle organizace

Někdy je firemní kultura zjednodušeně parafrázována:
        „Je to to, jak děláme svou práci a všechno okolo.“
        „Je to to, jak se organizace chová, i když se nikdo nedívá.“




15www.everesta.cz
Symboly firemní kultury


Co firemní kulturu ovlivňuje?

Vnitřní vlivy:

        stáří společnosti
        vývoj a historie společnosti
        velikost
        právní forma
        majetkové uspořádání
        předmět podnikání
        vize a strategie
        používané postupy, technologie
        procesy
        organizační struktura
        způsob řízení
        a další


Vnější vlivy:

        kultura a národní dějiny
        národní mentalita
        politická situace a režim
        ekonomický systém
        legislativa
        sociální systém
        stav životního prostředí a ekologie
        konkurence a úroveň oboru
        situace na trhu
        a další



Firemní kultura se projevuje prostřednictvím tzv. hlavních a vedlejších symbolů:
Hlavní symboly - záměrně vytvářejí image společnosti (logo, výroční zpráva)
(jak chceme vypadat)

Vedlejší symboly - praktické projevy toho, jak práce ve společnosti probíhá
(jak skutečně vypadáme)

Vedlejší symboly lze uspořádat do čtyř kategorií:

        zvyky - obyčeje, rituály ceremonie
        komunikace - příběhy, mýty, ságy, legendy, lidové pověsti, symboly, hesla
        fyzické (hmotné) formy - umístění budovy, vybavení kanceláře, oblečení…
        společný jazyk - slang, styl,...




                             www.everesta.cz                                        16
Pokuste se uvést co nejvíce symbolů Vaší organizace.




    Vyjádřete je i graficky.




17www.everesta.cz
Typy firemních kultur

V praxi si často klademe dva typy otázek:

        Je naše organizace zapojena do aktivit s vysokým rizikem a jak to ovlivňuje její kulturu?
        Jak rychle dostávají zaměstnanci zpětnou vazbu o své činnosti a výkonu, dostanou-li ji
        vůbec?

Ukazuje se, že kulturu organizace ovlivňují nejvíce právě uvedené dva faktory – riziko aktivit
organizace a rychlost zpětné vazby.

Na tomto principu je založen jeden z modelů organizační kultury (Deal, Kennedy)




Kultura tvrdých hochů
Svět individualistů, kteří pravidelně podstupují vysoká rizika a získávají rychlou zpětnou vazbu o
tom, zda jejich činnost byla správná či nikoliv. Zpětná vazba většinou ve finanční podobě.

Charakteristika
        rychlé rozhodování, agresivní vnitřní rivalita, interní konflikty, politikaření, krátkodobý
        pohled, ale také nejméně diskriminující, protože oceňuje úspěch.


Kultura pilné práce

Pravidlem je zde zábava a činnost, zaměstnanci se setkávají s malým rizikem a rychlou zpětnou
vazbou.

Charakteristika
        úspěch = vytrvalost, vysoká úroveň činnosti s malým rizikem, typická pro velké organizace
        s dobrou značkou. Kvalita.


                             www.everesta.cz                                                          18
Kultura vkládání firmy do sázky
Dlouhodobá rozhodnutí, kde se zaměstnanci leckdy až za několik let dozvědí, zda rozhodnutí byla
správná. Je to prostředí s vysokým rizikem a pomalou zpětnou vazbou.

Charakteristika
       dlouhodobé projekty náročné na zdroje, důležité jsou expertizy odborníků.


Kultura procesu
Svět malé nebo nulové zpětné vazby, kde je pro pracovníky těžké změřit, co dělají. Místo toho se
soustřeďují na to, jak se to dělá. Byrokracie zaštiťovaná písemnými dokumenty.

Charakteristika
       typická byrokracie se zbytečnými zákazy a příkazy, v krajním případě vytvoření umělého
       prostředí odtrženého od reality. Obavy z nesprávně provedené práce vede k alibismu.




Vliv firemní kultury na činnost manaţera


Kultura organizace má nejvýraznější vliv na následující činnosti manažera:

Vedení
Optimální vedení probíhá tam, kde jsou v přijatelné shodě styly manažera, lidí, úkolů a kontextu
organizace. Kontext je velmi závislý na kultuře v organizaci a jejích subkulturách.

Výběr lidí
Organizace dávají přednost takovým lidem, kteří jsou schopni ztotožnit se s image organizace. Při
každém pohovoru se hodnotí některé aspekty vztahu k organizaci, ať již vědomě či podvědomě.

Změny
Každá změna má vyšší šanci na úspěch, provede-li se řízeně. Zejména je nutné provést analýzu
odporujících sil (podrobněji kapitola o změnách). Právě zde sehrává kultura v organizaci rozhodující
roli. Poznání kultury a subkultur je tedy pro organizaci životně důležité.



  Změna samotné organizační kultury je velmi náročná a dlouhodobá činnost, která se
  neobejde bez aktivního přispění top managementu. Doporučujeme začít se změnami
             subkultur, ve kterých máte formální moc a vůdčí postavení.




19www.everesta.cz
Na světě nám nepatří nic, jenom čas !




 www.everesta.cz                        20
TIMEMANAGEMENT

Svůj život řídíme podle času zhruba od stejné doby, jako nás naučili číst, psát a počítat.
Nikdo nás však nenaučil, jak řídit svůj čas...


TIMEMANAGEMENT
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................




                                                                                                               „Čas jsou peníze“


Zacházíte se svým časem stejně, jako s penězi?
........................................................................................................................................


Kolik „stojí“ minuta Vašeho času?
Počítejte:




                                                         1 minuta mého pracovního času = ............ ,-Kč


•         50% lidí říká, že nemá čas.
•         Když někdo říká, že nemá čas, říká jen, že s ním neumí hospodařit.


Čas je drahý – je to nejlepší investice


                     čas nelze koupit
                     čas nelze naspořit (akumulovat)
                     čas nelze zastavit
                     čas nelze vrátit


          Všichni berou ohled na čas, jen čas na nikoho
                     německé přísloví




21www.everesta.cz
„ZLODĚJI“ ČASU
 „Náš čas je nám zčásti ukrádán, zčásti šikovně ubírán, a to, co zbývá, se nepozorovaně
ztrácí“              Seneca

        ZAMYSLETE SE NAD NÁSLEDUJÍCÍMI OTÁZKAMI:
                                                                    ano             ne
Měl Váš poslední pracovní den příliš mnoho aktivit?


Byly tyto činnosti příliš krátké na to, aby byly přínosné?


Byli jste častokrát (více než 3x) vyrušeni?


Přicházeli znovu stejní lidé?


Trávili jste čas na mnoha různých místech?


Chcete změnit organizaci svého času?


Můžete některé svoje činnosti delegovat?


Potřebujete více času na přemýšlení?


Plánujete svůj čas nedůsledně?


Potřebujete své kolegy?


Jsou Vaše telefonáty často delší než 4 minuty?


Jste zahlceni papíry?


Máte pocit, že jste nestihli vše, co jste chtěli?


Domníváte se, že Vám chybí čas?



PAMATUJTE:



        Kaţdá odpověď ANO vyţaduje opatření a nabízí příleţitosti pro úsporu času




                                www.everesta.cz                                          22
Analýza zlodějů času
Kam se podělo těch 24 hodin času, které máme každý den všichni bez rozdílu k dispozici?
Pokuste se identifikovat pět nejčastějších a nejintenzivnějších původců svých časových ztrát –
v níže uvedeném seznamu si zakřížkujte 5 položek („zlodějů času“), které jsou pro vás
nejpříznačnější:
nejasné (nepřesné) stanovení úkolů
snaha udělat toho příliš mnoho najednou
neumím si stanovit, co je více a co méně důležité
špatný systém evidence a zakládání písemností
nestíhám termíny a tak často improvizuji
snaha znát (mít) všechna dostupná fakta
neschopnost (neumění) říci „ne“
neschopnost dokončovat (dotahovat) úkoly
chorobný sklon odkládat to, co mě nebaví
spěch, netrpělivost
snaha si raději všechno udělat sám
zdlouhavé porady
hodně papírování a čtení
neustálé hledání poznámek, lístečků, adres, tel. čísel
přeplněný psací stůl a pocit, že to všechno nelze stihnout
telefonická vyrušování
neúplná, zpožděná, nedostatečná informovanost
čekací doby (např. při jednáních, schůzkách)
neohlášení návštěvníci
nedostatečná příprava ze strany mých spolupracovníků
chybí mi přehled o tom, co již mám hotovo a co ne
nedostatečná motivace (pracovně indiferentní chování)
nepoužívám PC a další techniku tak , jak bych mohl/-a
rozptylování ze strany spolupracovníků
hlučné prostředí
snaha si o všem popovídat
soukromé hovory
zdravotní problémy
osobní problémy (nutkání na ně pořád myslet)
nulová nebo nepřesná komunikace
odkládání plánovaných činností
jiné /doplňte/:




23www.everesta.cz
Nyní si vyberte a přepište tři položky (tři“ zloděje času“), které vám nejvíce komplikují život:


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….




Z výše uvedených tří položek si vyberte jednu: Toho „zloděje času“, který vám opravdu nejvíce
vadí. Pokuste se sepsat všechny možnosti, jak ho odstranit. Začněte tím, že se pokusíte analyzovat
všechny možné příčiny:


Příčiny:
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..




Opatření / řešení:
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..


Velký zloděj se utrhne, malý zůstane viset
                                                               maďarské přísloví




                             www.everesta.cz                                                       24
STANOVENÍ CÍLE
Kdo na nic nezamíří, nic netrefí
                                                                                    polské přísloví



zásady stanovování cílů
                  vytvořit si jasnou představu, čeho chci dosáhnout
                  svůj cíl si napsat
                  přečíst si, co je napsáno
                  zamyslet se a napsat cíl znovu – tentokrát SMART cíl




S             specifický
M             měřitelný
A             akceptovatelný, ambiciózní
R             reálný
T             termínovaný




Cvičení:
Formulujte si SMART cíle pro příští týden


pracovní
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................


osobní rozvoj
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................


relaxace
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................




25www.everesta.cz
PRIORITY
 Eisenhowerův princip


stanovení priorit, cílů a úkolů podle důležitosti a naléhavosti


Není tak důleţité, dělat věci správně, jako dělat správné věci!




důležitost




                              B                      A




                              O                          C




naléhavost




zásady stanovování priorit


             vykonávat činnosti podle stupně naléhavosti a důležitosti
             vyhýbat se plýtvání časem na bezvýznamné činnosti
             soustředit se jen na jeden úkol
             méně důležité nebo méně náročné úkoly delegovat




                               www.everesta.cz                           26
Paretovo pravidlo                80 : 20


Řada lidí žije v neustálém spěchu jenom proto, že svůj čas a energii věnuje vedlejším, nebo
dokonce nepodstatným činnostem.


Pokud by se koncentrovali na méně, ale významnějších aktivit, jejich den by patrně zdánlivě
„narostl“, získali by více času třeba pro odpočinkové aktivity, rodinu, koníčky.


Je známo, že:
20% vykonávaných činností tvoří 80% celkového výkonu
20% chyb ve výrobě má za následek 80% zmetků
20% zákazníků se podílí na 80% celkového obratu
20% podřízených stojí manaţera (učitele) 80% jeho času
20% denního tisku obsahuje 80% všech zpráv
20% délky trvání porady vede k 80% smysluplných závěrů




Pravidlo 20 : 80 bylo poprvé popsáno již v 19. století italským ekonomem Wilfredo PARETEM,
který svými statistickými výzkumy zjistil, že 20% italského obyvatelstva spotřebuje 80% italského
národního důchodu.
čas, úsilí            výsledek




                                    20%




             80%



                                    80%




             20%




Zkusme se podívat na svůj den. Není potvrzením tohoto pravidla?




Kdyţ sestavíte pořadí svých úkolů:


27www.everesta.cz
budete pracovat jen na důležitých nebo nezbytných úkolech
         budete vyřizovat úkoly také podle jejich naléhavosti
         soustředíte se vždy pouze na jeden úkol
         cíleněji se pustíte do svých úkolů a budete je vyřizovat lépe
         za daných okolností dosáhnete optimálně stanovených cílů
         na konci plánovaného období (např. pracovního dne) budete mít vyřízeny alespoň ty
         nejdůležitější věci




Pozitivní účinky:
         budete dodržovat termíny
         průběh a výsledky pracovního dne vás více uspokojí
         budete předcházet konfliktům
         vy sami budete klidnější a vyloučíte zbytečný stres




         nebudete plýtvat časem na málo důležité úkoly
         úkoly budete hodnotit realisticky
         vyrovnáte se s měnícími se tlaky shora a nebudete odsouvat priority
         naučíte se říkat „NE“




Pro definici cílů a plánování času nutného k realizaci priorit je nutné identifikovat právě
oněch 20 % vedoucích k 80 % úspěchu v dosahování pracovních, rozvojových i osobních
cílů.




                           www.everesta.cz                                               28
EFEKTIVNÍ PLÁNOVÁNÍ
Skutečně si myslíte, že:
Pořádek je pro blbce, inteligent zvládá chaos.
                Nejsem robot, abych se musel pořád řídit plánem.
                        Nějak bylo, nějak bude.


zásady plánování:


           plánujte maximálně 60% svého času
           naplánujte denně 2-3 hodiny na nejdůležitější úkoly (priority A)
           komplexní úkoly rozdělte na dílčí cíle
           pravidelně svůj plán revidujte




Plánování času znamená přípravu k realizaci cílů, definování množství času nezbytného
k vykonání požadované aktivity a seřazení jednotlivých činností v časové posloupnosti.


Plánování určitého časového období nesmí trvat déle, než činí 1% plánovaného období -
tedy pro denní plán se uvažuje s přibližně 5-10 minutami přípravy.


Přínos těchto několika minut je možná neočekávaný – kvalifikovaný odhad hovoří o tom, že osm
minut věnovaných plánování reprezentuje přínos až celé jedné hodiny!


plánování času znamená:
stanovit cíle
           definovat činnosti vedoucí k dosažení cíle
           rozdělit činnosti na dílčí úseky
           stanovit dobu potřebnou pro realizaci úkolů
           určit pověřené pracovníky
           stanovit termíny
           stanovit termíny kontrol dosažení dílčích cílů


Efektivní plánování vyţaduje sladění různých časových rámců.




29www.everesta.cz
Plánovací období
          dlouhodobé cíle               3-5 let
          střednědobé cíle              1-3 roky
          krátkodobé cíle               3 měsíce aţ jeden rok
          průběţné cíle                 1 týden aţ 3 měsíce


Týdenní plán
          na co se musím tento týden hlavně soustředit
          který z úkolů na tento týden je největší a časově nejnáročnější
          jaké další práce musím tento týden bezpodmínečně vyřídit, dokončit nebo začít
          jaké rutinní práce musím udělat
          do jakých průběžných úkolů je třeba se pustit
          co by ještě mohlo být účelné, žádoucí nebo vhodné
          jaké nepředvídané události lze zahrnout do plánu
          páteční kontrola plnění plánu a plán na další týden


                          Šest věrných sluhů si ponechám,naučili mne vše, co znám.
Jména jsou (znáte je, oč?)
CO    a        KDO
KDY   a        KDE
JAK   a        PROČ
                                        Rudyard Kipling




Ganttův diagram
          lineární graf
          přehledné znázornění průběhu činností
          přehledné znázornění činnosti pracovníků


hodiny, dny, měsíce,…
 činnosti, pracovníci




                              www.everesta.cz                                             30
Plánovací a sledovací nástroje
V současné době může každý z vybírat z celé řady užitečných nástrojů plánování a kontroly -
můžeme začít papírkem v kapse nebo přilepeným na monitor počítače, poznámkovým blokem,
diářem. A dostat se k dokonale vybavenému počítači.


cvičení:
Jakou formu klasického písemného plánování využíváte?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
...............................................................................................................................


Uveďte kladné stránky
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
...............................................................................................................................


Uveďte stinné stránky
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
................................................................................................................................




Využíváte pro plánování času svůj počítač? Jak?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
................................................................................................................................


Uveďte kladné stránky tohoto plánování
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
................................................................................................................................


Uveďte jeho stinné stránky
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
...............................................................................................................................


Který systém je pro vás osobně nejlepší? Proč?
.......................................................................................................................................




„Nestačí přijít k řece s přáním chytit rybu. K řece se také musí přinést síť!“
                                                                                                            čínská moudrost




31www.everesta.cz
Proč plánovat písemně


Cheme-li hospodárně zacházet se svým časem, mohlo by se zdát, že s ním plýtváme, pokud
budeme zapisovat svoje úkoly do diářů – ať již těch papírových, či elektronických.


Pozor – pokud se spolehneme jen na vlastní paměť, dopouštíme se zásadního omylu, který nás
naopak o spoustu času připraví, protože:


         Denní plány, které máme „pouze v hlavě“, nejsou přehledné, nepokládáme je za
         závazné, snáze se ruší.


         Písemné denní plány znamenají, že odlehčujeme své paměti a můžeme její kapacitu
         využít jinde a lépe.


         Písemně zaznamenaný plán má psychologický efekt v podobě pracovní sebemotivace.
         Naše aktivity při zvládání denní agendy se více zaměřují na cíl a na přísné dodržení
         denního množství práce.


         Méně se necháme rozptylovat a zabýváte se pouze stanovenými úkoly.


         Kontrolou výsledků denní práce zjistíme, které úkoly jsme nevyřídili, a můžeme je
         přesunout na jeden z příštích dnů.


         Úspěšnost plánování ještě můžeme zvýšit tím, že lépe odhadneme vlastní spotřebu času,
         doby rušení


         Reálněji naplánujeme vyrovnávací časy pro nepředvídané události.


         Máme k dispozici podklady pro kontrolu




Čas je jediná spravedlivá veličina – všichni máme k dispozici stejný objem času – 60
minut do hodiny, 24 hodin za den, 7 dní do týdne.




         Více času nedostaneme, proto musíme tento čas vyuţít co nejúčinněji.




                          www.everesta.cz                                                  32
Denní plán

Základním kamenem každého plánování je denní plán.


Plánovat je třeba realisticky!!!


Denní plán je posledním a zároveň nejdůleţitějším stupněm
plánování času a představuje konkrétní realizaci stanovených cílů.


Denní plán se odvozuje od příslušného týdenního plánu a v prvním
kroku stanoví, jaké úkoly a aktivity je třeba v daný pracovní den realizovat, přičemž se k
předvídaným plánovaným úkolům přidružují také nové neplánované úkoly.


Při plánování je třeba postupovat po jednotlivých krocích, rozdělit celkový úkol na dílčí úkoly,
aby bylo možno různé aktivity rozvrhnout do jednotlivých časových úseků.


Nezapomeňte: Základní zásadou při sestavování denního plánu je písemný záznam!


Denní zmatek vytváří práci a pohlcuje čas!
          hledáme dokumenty, které právě potřebujeme
          mnohokrát nám projdou rukama papíry, které právě vůbec nepotřebujeme
          chvíle trávené tříděním a zakládáním papírů ušetří mnohem více času


Kdyţ zvedneš list papíru, nikdy ho neodkládej, aniţ bys s ním něco neudělal.


Opravdu věnujeme hlavní díl času důleţitým a naléhavým úkolům a činnostem?




33www.everesta.cz
Jak si dobře naplánovat a organizovat den


začátek dne
        do nového dne s pozitivním vyladěním
        dobře se nasnídat a nespěchat
        začínat pracovat pokud možno ve stejnou pracovní dobu
        prostudovat si denní plán
        nejdůležitější úkoly vyřídit hned na začátku dne
        sladit svůj časový plán s kolegy
        komplikované, důležité věci řešit v době svého dopoledního výkonnostního vrcholu


průběh dne
        dobře si připravit práci
        svým jednáním nevyvolávat „ bumerangový“ efekt
        odmítat dodatečné „ naléhavé“ případy
        zamezit neplánovaným, impulsivním aktivitám
        nezapomínat na přestávky, oběd
        dodržovat přiměřené pracovní tempo
        účelně dokončovat započaté úkoly


závěr dne
        dokončit nevyřízené záležitosti (drobné úkoly)
        provést vyhodnocení výsledků denní práce
        sestavit časový plán na druhý den
        odejít v pohodě domů, za rodinou či přáteli
        věnovat se kvalitním volnočasovým aktivitám – tedy tomu, co máme rádi




       Ţijte s vědomím času a udělejte si čas na věci, které jsou pro Vás důleţité!




                           www.everesta.cz                                                 34
Osobní výkonnostní křivka


Ranní ptáče, dál doskáče                                                          české   přísloví


Každý z nás je nenapodobitelný originál vyznačující se celou řadou osobních zvláštností, mezi které
patří teké naše individuální výkonnostní křivka.


individuální výkonnostní křivka
Znalost vlastní výkonnostní křivky nám může pomoci zařadit náročnější činnosti, na které se
potřebujeme koncentrovat, do období, kdy je náš výkon maximální.




cvičení:
Zakreslete do následujícího rastru vaši vlastní výkonnostní křivku.



výkon
        +
        +

        +

        -

        -
        -

            6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 čas




Ano, existuje řada individuálních typů – ale v zásadě při práci s lidmi můžeme v našem
středoevropském prostoru vycházet z následujících poznatků:
            většina lidí dosahuje nejvyšší výkonnosti dopoledne, zpravidla mezi
            9,00 – 11,00 hod
            k poklesu výkonu dochází vesměs v době mezi 11,00 – 14,00 hod
            odpolední výkonnostní vzestup je individuální


Kaţdý z nás by měl svůj biorytmus znát a zohlednit při svém denním plánování.
A také vědět, ţe v době individuálního poklesu výkonnosti nás zpravidla ani dobrá silná
káva nezachrání!
Sladíme-li svůj pracovní program a potřeby svého organismu, zvýšíme vlastní výkonnost.




35www.everesta.cz
PŘÍLOHY

Typický denv kanceláři

Panu Drobnému je 33 let a je plně zaměstnán vedoucím oddělení. Spolu se dvěma spolupracovníky
a jednou sekretářkou zodpovídá za splnění velkého počtu úkolů. Neustále se cítí přetížený
množstvím úkolů a tlačí ho termíny jejich dokončení. Přestože často pracuje přesčas, někdy večer
ani neví, co vlastně během dne vyřídil. Dnes byl právě takový den.
Podívejme se za něj na průběh tohoto dne kriticky:
Přesně v osm hodin začíná pan Drobný pracovat. Nejméně 5 minut si uklízí pracovní stůl. Pak asi tři
minuty probírá podklady pro práci, která ho čeká. Při prohlížení e-mailů z minulého dne se asi po
deseti minutách zarazí u zajímavého článku, jež mu poslal jeho kolega. Asi ve dvou minutách ho
přelétne očima a zavolá svému kolegovi, aby mu poděkoval.


Tento rozhovor mu poskytne příležitost, aby povykládal o problémech v kanceláři. Po pěti minutách
intenzívní diskuse partneři změní téma bez jakéhokoliv výsledku. Pan Drobný začne zpracovávat
zprávu o plnění úkolů pro odpolední pohovor se šéfem. Nad sestavováním právy nesedí ani dvacet
minut, když mu zazvoní telefon: pan Vlk z účetního oddělení požaduje nějaký pracovní podklad.
Pan Drobný ihned vyhledá příslušný dokument.


Sekretářka zrovna někde něco vyřizuje a kopírka se porouchala, a proto tam pan Drobný zajde
rychle sám. Pak se vrátí zpět do kanceláře a dalších dvacet minut pracuje na zprávě. Pak se
zničehonic rozhodne, že zavolá dvěma kolegům, kteří se ho den předtím marně snažili zastihnout.


Mezitím čas pokročil, je 9.30. Sekretářka přináší kávu a poštu. Po desetiminutovém čtení nahoře
ležících dopisů pokračuje pan Drobný znovu v práci na zprávě. V následující hodině a půl až do
ukončení práce vyruší pan Drobného ještě čtyři externí telefonáty (trvající celkem 25 minut) – pan
Drobný je vždy rád, když může někomu odpovědět. Než odevzdá svou zprávu sekretářce
k přepsání, musí ní ještě přiložit jednu statistiku, kterou díky svému zakládacímu systému najde
až po delším hledání. Sekretářce vysvětlí práci jen zběžně (5 minut), protože už v 11.30 má schůzi.
Už by měla s přepisováním začít, aby se tam případně mohlo dodatečně ještě něco změnit. Pro
nedostatek času nestihl pan Drobný přečíst ani poslední protokol, ani stručné informace
k nadcházející schůzi.


Do 12.40 se diskutuje bez viditelných výsledků a pak se jde rovnou na oběd. Pan Drobný pospíchá,
protože si domluvil schůzku se svými spolupracovníky na 14.00 hod. Po obědě, asi ve 13.45, si pan
Drobný projde poštu. Každý den ve 14.00 se probírá došlá pošta a případné odpovědi. Pan Drobný
nechá oba spolupracovníky čekat až do 14.10 hod., neboť chce mít nejdříve poštu zpracovanou.
Velice zevrubný rozhovor trvá 45 minut. Po několika poznámkách (30 min.) a několika telefonátech
(15 min.) zavolá panu Drobnému pan Strom, zástupce vedoucího jedné filiálky a žádá příležitostný
rozhovor. Pan Drobný mu již musel odříci několikrát, a proto se zničehonic rozhodne, že do 30 km
vzdálené firmy pojede osobně. Ve spěchu prolétne v minutě zprávu pro šéfa a doručí ji do šéfovy
kanceláře. Sekretářce dá několik pokynů (5 min.) a pak odjede.


Na místo dorazí v 16.30, pak diskutuje o nějakém problému se zástupcem vedoucího a
dvěma spolupracovníky, kteří byli narychlo přivoláni k rozhovoru. Vzhledem k obtíţné
situaci, chybějícím podkladům a nedostatečné přípravě se asi v 18 hod. dohodnou na
termínu další schůzky. Na cestě domů se ještě pan Drobný zastaví ve své kanceláři a
několik dokumentů si s sebou vezme domů večer. V 18.45 dorazí vyčerpán o svého bytu.




                            www.everesta.cz                                                     36
Cvičení:
Naplánujte den panu Drobnému tak, aby dorazil domů v pohodě a včas.

Jeden den pana Drobného

 8:00



 8:30



 9:00



 9:30



10:00



10:30



11:00



11:30



12:00



12:30



13:00



13:30



14:00



14:30



15:00



15:30



16:00




16:30




37www.everesta.cz
20 důvodů, proč to udělat právě teď!


Výmluvy, výmluvy, výmluvy!


Kdyţ něco nechceme udělat, nějaká ta výmluva se vţdycky najde. Lidé, které
obdivujeme, ale nikdy nic neodkládají. Jsou úspěšní, protoţe jejich motto zní: "Udělej to
teď!" Pro ty, kteří na zítra odkládají úkoly, které mohli udělat jiţ dnes, přinášíme dvacet
nejčastěji pouţívaných výmluv... a jak se s nimi vypořádat.


1. "Je to nepříjemné."
Určitě ano. Ale stane se váš úkol zítra nebo příští týden méně nepříjemným? Asi ne. A může se
dokonce stát opak: pokud budete úkol opakovaně odkládat, budete se je obávat ještě více.
2. "Má to být hotové aţ za hodinu, zítra, za týden..."
Správně. Právě nyní tedy máte příležitost k tomu, abyste úkol dokončili. Nic vás netlačí, nikam
nespěcháte a konečně můžete všem ukázat, jak dobrou práci dokážete odvést... když na to máte
dostatek času.
3. "Ve stresu pracuji lépe."
Tato výmluva je matkou všech výmluv. Skrývá v sobě samozřejmě zrnko pravdy: pod tlakem ze
sebe dokážeme vydat maximum. Proč ale čekat, až na nás tento tlak vyvinou vnější okolnosti?
Vytvořte si jej sami! Trocha osobní disciplíny dokáže zapůsobit stejně účinně, úkol splníte v
předstihu a ještě získáte čas na případné opravy nebo řešení neočekávaného.
4. "Moţná, ţe se to vyřeší samo. Počkám a uvidím, co se stane."
To určitě! Zvažte všechna pro a proti. Je možné, že se situace skutečně sama vyřeší. Ale je také
možné, že ne - a vám pak vzniknou problémy. Pečlivě zvažte, zda toto riziko chcete podstoupit.
5. "Nemusí to fungovat."
Existuje jen jeden způsob, jak to zjistit, že?
6. "Nemám s sebou podklady."
(Nebo své brýle, nářadí, kufřík atd.) Zapomenutí důležitého podkladu, nástroje nebo pomůcky je
někdy podvědomým činem, kterým se snažíme vyvléci z řešení situace. Nemám podklad, nemůžu
rozhodnout, říkáte si.
7. "Je to náročné."
No a co? Určitě jste už zvládli spoustu situací, jejichž řešení bylo náročné. A dokázali jste to. Stane
se úkol méně náročným tím, že jej odložíte?
8. "Teď se na to necítím."
Výborně. Alespoň máte šanci sami sobě dokázat, že vaše výkonnost není ovlivněna tím, jakou máte
právě náladu.
9. "Bolí mně hlava."
Jako mnoho dalších důvodů, toto může být legitimní omluva. Anebo také ne. Často se však stává,
že bolest hlavy je způsobena právě vidinou úkolu, který máte před sebou. A když se do něj pustíte,
bolest najednou mizí.
10. "Stejně se nic nestane, kdyţ to udělám později."
Tato výmluva se objevuje velmi často - a je nejvíce nebezpečná. Odklad rozhodnutí, vyřešení
problému nebo reakce na situace s sebou vždy nese následky. Snižuje pravděpodobnost, že úkol
bude vůbec splněn. Zvyšuje pravděpodobnost, že úkol bude odbytý. A obírá vás o pocit jistoty,
který získáte, když máte situaci plně pod kontrolou. A samozřejmě také podporuje špatný návyk ,
který se vám může vymstít v budoucnosti.




                              www.everesta.cz                                                       38
11. "Vţdyť to stejně nespěchá."
Někteří lidé jsou tzv. "hasiči". To znamená, že pracují jen na úkolech, které je právě tíží, a které
jsou právě naléhavé. Na aktivity, které jsou však důležité z dlouhodobého hlediska, pak nezbývá
čas. Vždy se tedy zeptejte: "Odkládám tento úkol jen proto, protože není naléhavý?" Pokud jej
budete odkládat i nadále, může se stát, že nesplnění úkolu, na který před tím nikdo nespěchal,
najednou způsobuje krizi. A to už může být pozdě na jakoukoliv záchranu.
12. "Mohlo by to bolet."
Bylo by velmi zajímavé zjistit, kolik vrtání a plombování u zubaře bylo způsobeno jen tím, že
pacienti odkládali návštěvu ordinace jen proto, "že by to mohlo bolet".
13. "Musím si nejdřív uspořádat stůl."
I tento důvod může a nemusí být pravdivý. Pokud "uspořádání stolu" znamená, že papíry z jednoho
rohu přeskládáte na druhý, nebo je přeskládáte v novém pořadí, následovně je založíte do
speciálních šanonů a pak ještě trochu naleštíte nábytek a utřete prach, zamyslete se, zda to
neděláte jen proto, abyste oddálili něco, co nechcete udělat.
14. "Musím se na to vyspat."
Některé věci si musíte dlouze promyslet. Ale často naopak stačí rychlé rozhodnutí. Neobvyklý
nápad, který by vás mohl zachránit, druhý den smetete jako příliš riskantní. A začnete opět
přemýšlet, jak situaci vyřešit. Čas ale běží a problém i nadále zůstává nevyřešen.
15. "Skutečně to chci udělat, ale zapomínám na to."
Zapomnětlivost může znamenat dvojí. Buď zapomínáte, protože tyto činnosti nechcete dělat
(dlužníci mají vždy horší paměť než věřitelé). Anebo nemáte systém, který by vám tyto úkoly
připomínal. Lístek s poznámkou, zápis do diáře, pípání hodinek, gumička kolem zápěstí, klasický
uzlík na kapesníku nebo partner, který vám úkol bude neustále připomínat. Pokud je vaše paměť
skutečně tak špatná, je mnoho technik, jak ji osvěžit.
16. "Neţ začnu, udělám si přestávku."
Tato výmluva má několik variant: "Než začnu, dám si cigaretu, přečtu si noviny, zajdu na oběd..."
Ve většině případů je to chyba. Místo toho, abyste nejprve absolvovali něco příjemného a teprve
potom to nepříjemné, obraťte pořadí. Nejdříve udělejte to, co dělat nechcete. A potom se odměňte
aktivitou, které je vám příjemná.
17. "Nejdřív potřebuji pořádného panáka."
Toto jsou slova, která vedou do záhuby. Odhalují totiž, že potřebujete alkohol jako berličku, která
vám pomůže zvládnout nepříjemné situace. A určitě sami znáte jedince, kteří se tak dlouho
posilovali "na kuráž", až nebyli schopni mluvit, natožpak splnit nějaký úkol.
18. "Dnes je venku škaredě."
V našich zeměpisných šířkách se střídání ročních období zřetelně projevuje na počasí... a pokud
tedy potřebujete k práci modrou oblohu, nemá smysl kromě pozdního jara a léta vůbec chodit do
práce.
19. "Dnes je venku krásně."
"Tak krásně, že je škoda trávit čas v práci." Někteří lidé si dokáží udělat z počasí výmluvu ať je
krásné, nebo škaredé. Fascinující, že?
20. "Uţ je stejně pozdě."
Na tuto odpověď skutečně není co říci. Je skutečně zbytečné zamykat prázdný sklad, když už vám z
něj všechno vykradli. Ale proč jej vykradli? Protože jste přistoupili na některou z výše uvedených
devatenácti výmluv, proč jej zamknete až později.
                                                      © Copyright České vzdělávací centrum, s.r.o.




39www.everesta.cz
TEST – Jak je vysoký váš „koeficient odkládání“?

„Lidé, kteří překládají něco z dneška na zítřek, jsou ti samí, kteří to již přesunuli ze
včerejška na dnešek“Peter Ustinov


Ke každému výroku zvolte jednu možnost (A, B,nebo C):           téměř pokaţdé = A
                                                                                často = B
                                                                                nikdy = C
1. Vyhledávám důvody a omluvy, abych přesunul(a) obtížný problém
2. Potřebuji tlak, abych pokračoval(a) v práci na složitých úkolech
3. Existuje příliš mnoho rušivých vlivů, které mě zdržují od vyřízení důležitých věcí
4. Otálím s jasnými odpověďmi, když mám udělat nepříjemná rozhodnutí
5. Znesnadňuji kontrolu a následně přepracování důležitých projektů
6. Zkouším, zda by ostatní za mne nevyřídili nepříjemné záležitosti
7. Práci si beru s sebou domů, abych ji vyřídil(a) večer nebo o víkendu
8. Jsem přiliš unaven(a) nebo přiliš nervózní, než abych vyřídil(a) všechny úkoly
9. Nejprve musím vyřídit všechno, co mi leží na stole, než začnu s důležitým úkolem
10.Zanedbávám to, abych si stanovil(a) konečné termíny


Sečtěte odpovědi za „A“      : …………………………………
                za „B“   : …………………………………
Vynásobte součet:               „A“ 3x :   ………………
                                „B“ 2x :   ……………..
Sečtěte dílčí výsledky dostanete váš osobní „koeficient odkládání“ práce:      …………


VYHODNOCENÍ
10 – 15 bodů:
Obecně nemáte problémy s odkládáním práce. Co máte a potřebujete udělat, uděláte. Máte asi
také smysl pro dodržování termínů a okolí to dokáže ocenit.
16 – 22 bodů:
Máte běžné problémy s odkládáním práce, prostě nejste dokonalí a víte, jak je sladké někdy se na
něco vykašlat a přesunout to na neurčito. Horší to bývá, když ono neurčito nastane.
23 – 30 bodů:
Zřejmě máte vážné problémy s odkládáním práce a málokdy něco dokončíte v termínu. Možná si
toho nabíráte příliš mnoho najednou.
                A nebudu odkládat, protože v tom případě vše dopadne následovně:




                             www.everesta.cz                                                 40
Plán uplatnění poznatků




Začnu dělat …




Přestanu dělat …




Budu dělat jinak …




41www.everesta.cz
Děkujeme za spolupráci a přejeme Vám mnoho úspěchů.




   Mimoňská 3223, Česká Lípa                                       Hvožďanská 2053/3, Praha 4

    tel./fax: +420 487 826 886                                       tel.: +420 284 820 478




      Stránského 28, Brno                                            Novinářská 7, Ostrava


     tel.: +420 516 116 536                                          tel.: + 420 734 445 846


                                 Průmyslová 1200, Hradec králové
                                      tel.: +420 777 038 394




                      www.everesta.cz                                                           42

Contenu connexe

Similaire à Timemanagement

Příloha 2 prezentace konzultační provázení organizační změnou
Příloha 2   prezentace konzultační provázení organizační změnouPříloha 2   prezentace konzultační provázení organizační změnou
Příloha 2 prezentace konzultační provázení organizační změnouNarodniInstitut
 
BrandBakers Advisory
BrandBakers AdvisoryBrandBakers Advisory
BrandBakers AdvisoryPetr Hovorka
 
Design firmy stavící na svobodě & zodpovědnosti
Design firmy stavící na svobodě & zodpovědnostiDesign firmy stavící na svobodě & zodpovědnosti
Design firmy stavící na svobodě & zodpovědnostiTomáš Hajzler
 
North Star: Rozvoj firemní kultury
North Star: Rozvoj firemní kulturyNorth Star: Rozvoj firemní kultury
North Star: Rozvoj firemní kulturyTomáš Zykán
 
Osobní rozvoj
Osobní rozvojOsobní rozvoj
Osobní rozvojRadek Maca
 
Projekty, organizační kultura & leadership
Projekty, organizační kultura & leadershipProjekty, organizační kultura & leadership
Projekty, organizační kultura & leadershipagile-coaches
 
Komunita Business Mastermind
Komunita Business MastermindKomunita Business Mastermind
Komunita Business MastermindMartin Čechak
 
Employer Branding Workshop / Akademie personalistiky při VŠE
Employer Branding Workshop / Akademie personalistiky při VŠEEmployer Branding Workshop / Akademie personalistiky při VŠE
Employer Branding Workshop / Akademie personalistiky při VŠEBrandBakers
 
Uspesnejsi diky lidem
Uspesnejsi diky lidemUspesnejsi diky lidem
Uspesnejsi diky lidemPetr Hovorka
 
Management úVod
Management úVodManagement úVod
Management úVodJiří Husa
 
Uspesnejsi diky lidem
Uspesnejsi diky lidemUspesnejsi diky lidem
Uspesnejsi diky lidemPetr Hovorka
 
Charismatic leadership
Charismatic leadershipCharismatic leadership
Charismatic leadershipPeter Ulcin
 
BrandBakers - Podle čeho si lidé vybírají zaměstnavatele?
BrandBakers - Podle čeho si lidé vybírají zaměstnavatele?BrandBakers - Podle čeho si lidé vybírají zaměstnavatele?
BrandBakers - Podle čeho si lidé vybírají zaměstnavatele?BrandBakers
 
Iva Berná, DMC management consulting s.r.o.
Iva Berná, DMC management consulting s.r.o.Iva Berná, DMC management consulting s.r.o.
Iva Berná, DMC management consulting s.r.o.DMCPraha
 
Koučink a podnikání
Koučink a podnikáníKoučink a podnikání
Koučink a podnikáníPetr Prazak
 
Firemní hodnoty: Jak vyšvihnout firemní hodnoty, které vaši firmu odliší a po...
Firemní hodnoty: Jak vyšvihnout firemní hodnoty, které vaši firmu odliší a po...Firemní hodnoty: Jak vyšvihnout firemní hodnoty, které vaši firmu odliší a po...
Firemní hodnoty: Jak vyšvihnout firemní hodnoty, které vaši firmu odliší a po...Petr Hovorka
 

Similaire à Timemanagement (20)

Budování a rozvoj adaptivní organizace
Budování a rozvoj adaptivní organizaceBudování a rozvoj adaptivní organizace
Budování a rozvoj adaptivní organizace
 
Příloha 2 prezentace konzultační provázení organizační změnou
Příloha 2   prezentace konzultační provázení organizační změnouPříloha 2   prezentace konzultační provázení organizační změnou
Příloha 2 prezentace konzultační provázení organizační změnou
 
BrandBakers Advisory
BrandBakers AdvisoryBrandBakers Advisory
BrandBakers Advisory
 
Hosek
HosekHosek
Hosek
 
Design firmy stavící na svobodě & zodpovědnosti
Design firmy stavící na svobodě & zodpovědnostiDesign firmy stavící na svobodě & zodpovědnosti
Design firmy stavící na svobodě & zodpovědnosti
 
North Star: Rozvoj firemní kultury
North Star: Rozvoj firemní kulturyNorth Star: Rozvoj firemní kultury
North Star: Rozvoj firemní kultury
 
Osobní rozvoj
Osobní rozvojOsobní rozvoj
Osobní rozvoj
 
Projekty, organizační kultura & leadership
Projekty, organizační kultura & leadershipProjekty, organizační kultura & leadership
Projekty, organizační kultura & leadership
 
Komunita Business Mastermind
Komunita Business MastermindKomunita Business Mastermind
Komunita Business Mastermind
 
Sebepoznání jako cesta ke své manažerské roli
Sebepoznání jako cesta ke své manažerské roliSebepoznání jako cesta ke své manažerské roli
Sebepoznání jako cesta ke své manažerské roli
 
Employer Branding Workshop / Akademie personalistiky při VŠE
Employer Branding Workshop / Akademie personalistiky při VŠEEmployer Branding Workshop / Akademie personalistiky při VŠE
Employer Branding Workshop / Akademie personalistiky při VŠE
 
Uspesnejsi diky lidem
Uspesnejsi diky lidemUspesnejsi diky lidem
Uspesnejsi diky lidem
 
Management úVod
Management úVodManagement úVod
Management úVod
 
Uspesnejsi diky lidem
Uspesnejsi diky lidemUspesnejsi diky lidem
Uspesnejsi diky lidem
 
Charismatic leadership
Charismatic leadershipCharismatic leadership
Charismatic leadership
 
Kdo jsme?
Kdo jsme?Kdo jsme?
Kdo jsme?
 
BrandBakers - Podle čeho si lidé vybírají zaměstnavatele?
BrandBakers - Podle čeho si lidé vybírají zaměstnavatele?BrandBakers - Podle čeho si lidé vybírají zaměstnavatele?
BrandBakers - Podle čeho si lidé vybírají zaměstnavatele?
 
Iva Berná, DMC management consulting s.r.o.
Iva Berná, DMC management consulting s.r.o.Iva Berná, DMC management consulting s.r.o.
Iva Berná, DMC management consulting s.r.o.
 
Koučink a podnikání
Koučink a podnikáníKoučink a podnikání
Koučink a podnikání
 
Firemní hodnoty: Jak vyšvihnout firemní hodnoty, které vaši firmu odliší a po...
Firemní hodnoty: Jak vyšvihnout firemní hodnoty, které vaši firmu odliší a po...Firemní hodnoty: Jak vyšvihnout firemní hodnoty, které vaši firmu odliší a po...
Firemní hodnoty: Jak vyšvihnout firemní hodnoty, které vaši firmu odliší a po...
 

Timemanagement

  • 1. OBSAH obsah ....................................................................................................................................................... 1 Osobnost manažera................................................................................................................................. 2 Manažer a jeho role ve společnosti....................................................................................................... 11 Firemní kultura ...................................................................................................................................... 15 timemanagement .................................................................................................................................. 21 „Zloději“ času......................................................................................................................................... 22 Stanovení cíle ........................................................................................................................................ 25 Priority ................................................................................................................................................... 26 Efektivní plánování ................................................................................................................................ 29 přílohy.................................................................................................................................................... 36 1www.everesta.cz
  • 2. OSOBNOST MANAŢERA Cíl managementu Cílem managementu je dosáhnout výsledků prostřednictvím druhých lidí. Rysy osobnosti manaţera Schopnosti Znalosti, dovednosti, zkušenosti Vlastnosti Motivy a potřeby Postoje Hodnoty Pracovní chování Napište jaké rysy považujete u manažera za žádoucí. www.everesta.cz 2
  • 3. Atributy manaţerské práce Kapitán (koncepční a projekční schopnost) Leader (vedení lidí) Odborník (ve své profesi) 3www.everesta.cz
  • 4. Co má manaţer dělat? Proč definovat role Manažeři mohou zvýšit svoji efektivitu, když pochopí úlohy, které mají plnit. Pokud role nejsou jasně definovány, manažeři si nejsou jisti: o Co se od nich požaduje, aby udělali. o Jaké jsou hranice jejich odpovědnosti. o Jaké jsou vztahy s ostatními. o Jaká je potřeba rozvinout odpovídající dovednosti. Prozkoumání rolí umožňuje manažerům prověřit: o Co ve skutečnosti dělají ve srovnání s tím, co by měli dělat. o Do jaké míry se mění jejich role. o Potřebu dalšího proškolení a rozvoje. Role manažera Interpersonální Informační Rozhodovací Napište konkrétní činnosti z jednotlivých rolí manažera. www.everesta.cz 4
  • 5. Manaţerské role (Henry Mintzberg) Úloha vedoucího skupiny o Zodpovědnost za vedení skupiny lidí; řešení problémů uvnitř skupiny a rozhodování o činnosti, kterou by měla vaše skupina realizovat, schvalování „směru“. Úloha styčného důstojníka o Komunikace s ostatními jedinci a skupinami jménem vaší skupiny. Úloha předávání informací o Šíření informací jak uvnitř vaší vlastní skupiny, tak v celé organizaci. Úloha shánění informací o Získávání informací od členů vaší vlastní skupiny a od ostatních částí organizace. Úloha mluvčího o Reprezentování organizace vůči vnějšímu světu, tj. komunikace se zákazníky a dodavateli. Úloha inovátora o Rozvíjení a pomoc při rozvíjení nových nápadů a myšlenek. Úloha delegujícího o Rozhodování o tom, jakou práci budou dělat jednotlivci uvnitř vaší skupiny. Úloha zvládání rušivých prvků o Reagování na konflikty a problémy s disciplínou uvnitř vaší skupiny a jejich zvládání. Úloha vyjednávače o Vyjednávání s jedinci jak uvnitř, tak i vně vaší skupiny. Úloha hodnocení výkonů o Diskutování o výkonech a práci jednotlivců, provádění pravidelných hodnotících pohovorů s podřízenými. Úloha školitele o Rozvíjení a realizace školicích programů pro podřízené, koučování. 5www.everesta.cz
  • 6. Co práci manaţera ovlivňuje? Manažer svoji práci musí vykonávat v prostředí ve kterém se nachází. Vnější prostředí – např.: o legislativa o politická situace o region o očekávání okolí - pověry Vnitřní prostředí – např.: o typ organizace, její cíle o činnosti a úkoly o lidé a tým o struktura o technologie o postavení ve formě o firemní kultura Síly uvnitř manaţera – např.: o sebedůvěra o důvěra v rým o snášení nejistoty www.everesta.cz 6
  • 7. Manipulační pověry Každý člověk má v sobě zakořeněna jakási poselství, která jsme si osvojili díky výchově a máme je proto zejména od svých rodičů, ze školy, ze svého okolí… Odtud plyne mnoho zvyků a charakteristického chování či reagování na určité situace. Často jsou takové reakce svázány tzv. manipulačními pověrami. Musím být perfektní (samozřejmě, jistě, jasně, já vím,…) Musím se více snaţit (to je těžké, to asi nebudu umět, nevím, …) Musím být milý (jste laskav, myslíte, že byste mohl…, nezlobte se, ale Vy nejlépe víte, …) Musím pospíchat (co ode mě zase chtějí?, to se nedá stihnout, „Rychleji!“) Musím být silný (mně to nevadí, poradím si s tím, bez komentáře…) Ţádná z uvedených pověr se nedá označit za vyloţeně špatnou, ale přehnané působení manipulačních pověr můţe vést k tomu, ţe se staneme jejich otroky. Odstrašujícím příkladem je workoholismus. Vzpomeňte si na situaci, kdy jste byli pod vlivem jednotlivých pověr a zapište, jaké to mělo konkrétní důsledky. 7www.everesta.cz
  • 8. Co z vás dělá vedoucího? Zapomeňte na předsudky o výlučnosti postavení vedoucího. Kdokoliv se může stát vedoucím, pokud jsou ostatní přesvědčeni, že ho mají poslouchat. Lidé poslouchají z různých důvodů: Strach „Pokud nebudeme poslouchat, bude následovat trest.“ Konvence „Posloucháme mistra, protože je to mistr“ nebo „Seznam vedoucích pracovníků stanoví, kdo je náš přímý nadřízený“ nebo „Platí, že nejstarší člen řeší naše spory.“ S tím úzce souvisí i setrvačnost: „vždy jsme dělali to, co nám říká šéf“. Zastánci tohoto principu si nemusí uvědomovat, že jednají právě takto. Respekt Lidé mohou akceptovat vedoucího, protože obdivují některou jeho osobní vlastnost: energii, sebedůvěru, odhodlání, znalosti, kompetenci, moudrost, odvahu. Takové kvality jsou pro vedoucího víc, než jen popularita mezi podřízenými. Důvěra Lidé mohou poslouchat, protože věří ve schopnost vedoucího pomoci jim dosáhnout cílů, které jim přinášejí uspokojení. Důvěřují vedoucímu, že se bude starat o jejich zájmy. To neznamená totéž, jako dávat jim to, co chtějí. Toto nejsou vzájemně neslučitelné důvody. Lidé mohou například respektovat své vedoucí a zároveň se i bát důsledků spojených s neposlušností. Podmínky vedení, které jsou nejefektivnější v moderní organizaci, jsou pravděpodobně respekt a důvěra. Respekt za: kompetentnost ve vlastní práci pochopení práce podřízených a jejich problémů celkovou znalost firemních záležitostí jasný záměr a schopnost dělat plány, které v praxi fungují rozhodnost při požadování vysoké úrovně práce od ostatních i od sebe odvahu postavit se takovým rozhodnutím, která ohrožují efektivita provozu Důvěra na základě: pochopení potřeb lidí, jejich skutečných zájmů a potenciálu ochoty jednat s lidmi jako se zodpovědnými dospělými - poskytovat jim dostatek informací, zdůvodňovat příkazy, zapojit je do plánování ochoty dát lidem prostor pro úspěch zájmu o to, aby se jejich úspěchům dostalo uznání odhodlání postarat se, aby měli příležitost pro rozvoj a růst síly postavit se úspěšně za tým proti nepatřičnému tlaku zvnějšku www.everesta.cz 8
  • 9. Jmenujte, co podporuje autoritu. Jmenujte, co naopak snižuje autoritu. 9www.everesta.cz
  • 10. Fayolovy prvky managementu předvídání a plánování organizování řízení koordinace kontrola www.everesta.cz 10
  • 11. MANAŢER A JEHO ROLE VE SPOLEČNOSTI vize mise strategie 11www.everesta.cz
  • 12. Způsob řízení a práce ve společnosti 1. Uvědomte si vizi, poslání a strategické cíle organizace 2. Stanovte specifické cíle 3. Vyberte vhodná měřítka 4. Stanovte normy anebo cíle 5. Získávejte informace o postupu vůči plánu 6. Měřte výkon 7. Porovnejte výkon s normami nebo cíli 8. Rozhodněte, zda je zapotřebí opravných opatření Dále některý z následujících kroků: 9. Pokračujte beze změny a monitorujte výkon jako předtím 10. Proveďte opatření na změnu výkonu a monitorujte jako předtím 11. Přehodnoťte cíle, měřítka anebo normy a vraťte se ke kroku 5 Řízení není výsadním právem manažera. Současným trendem je umožnit jednotlivcům a týmům samostatné řízení jejich vlastního výkonu. www.everesta.cz 12
  • 13. Výhody manaţerského řízení Získání nejlepších výsledků z daných zdrojů Zabezpečení prostředků, které vedou k cíli Zajištění systematických metod, které vedou k dlouhodobému úspěchu Poskytnutí týmu pocitu zodpovědnosti, soudržnosti a zaměření na cíl Poskytnutí základu pro předvídání, odhadování a budoucí efektivní plánování Poskytnutí základu pro hodnocení a rozvoj zaměstnanců Jaké musí být normy SMART Smysluplné Jasné Spravedlivé Přizpůsobitelné Čestné Závazné Systém řízení Systém řízení je tak dobrý, jak dobré jsou informace, na kterých je založený. Totéž lze mimo jiné říci i o procesu plánování. Nejběžnější způsoby monitorování a měření výkonu jsou tyto: Sledování a zainteresovanost Otázky a diskuse Rutinní statistiky Vlastní statistiky Pravidelné zprávy (reporty) Výjimečné zprávy Informační systémy Vždy posuďte, zda přínos ze získávání informací odpovídá vynaloženému úsilí! Potřebujete rozsáhlé faktické informace, nebo Vám postačí několik důležitých faktů se všeobecnými indikacemi a šestý smysl? Některá další kritéria: sledované informace by měly odpovídat úrovni prováděného řízení údaje by měly být adekvátní výkonovým normám, které by měly být známé, aby porovnání nebylo příliš obtížné mělo by být jasné, zda jsou výsledné údaje skutečné nebo odhadnuté (pokud ano, tak kým) pokud jedné činnosti odpovídají dva a více ukazatelů, neměly by si odporovat, ani by mezi nimi neměly být zásadní rozdíly kontrolní informace by měly být zaslány kompetentním lidem (mají autoritu a zodpovídají za řízení) pokud manažer dostává různé zprávy z různých zdrojů, měla by se každá z nich vztahovat na činnosti, které probíhaly v určitém období. 13www.everesta.cz
  • 14. Přínosy vyuţívání informačních systémů: Není účelem tohoto kurzu zabývat se informačními systémy a lze říci, že přínosy z jejich využívání jsou zřejmé. Závaţné nevýhody špatně navrţených systémů: GIGO, což znamená „kecy dovnitř“ - „kecy ven“ a nepotřebuje žádné další vysvětlení systém zpracovává čísla, ale nevysvětluje je a nemůže do zprávy dodat manažerský cit velký objem informací produkovaných špatně navrženým systémem může způsobovat potíže v určování klíčových problémů. www.everesta.cz 14
  • 15. FIREMNÍ KULTURA Studie uvádějí až 170 různých definic kultury v organizaci, např.: Kultura organizace je její „osobnost“. Kultura organizace je způsob, jakým se v organizaci pracuje. „Abyste mohli posílit směs, musíte nejprve vědět, z čeho se skládá.“ Kultura organizace je pestrým souhrnem jejích instinktivních názorů, averzí, hrdinů, darebáků, úspěchů, zákazů a příkazů. Organizační kultura je soubor tradic, hodnot, taktik, přesvědčení a postojů, které tvoří kontext všeho, co děláme a co chceme dělat v organizaci. Přesné a úplné vymezení pojmu firemní kultura je velmi obtížné. Různí autoři se pokusili o různé definice: Firemní kultura je sbírka hodnot, symbolů, firemních rituálů, hrdinů a vlastních dějin, které působí pod povrchem a mají velký vliv na jednání lidí na pracovních místech. (Deal, Kennedy, 1983) Firemní kulturu lze chápat jako systém hodnot a norem účelového společenství firmy. (Heinen, 1985) Jsou to základní hodnoty, ideologie a odhady, které provázejí a upravují chování jednotlivce i organizace. Tyto hodnoty jsou evidentní v hmatatelnějších prvcích, jako jsou rituály, jazyk a žargon, dekorace a vybavení prostor, historky a převládající oblékání zaměstnanců. (Wilson, Resenfeld, 1990) Kultura je soubor tradic, hodnot, politiky, víry a postojů, které vytvářejí přetrvávající kontext pro všechno, co děláme a jak myslíme v organizaci. (McLean, Marshall, 1993) Co je to tedy firemní kultura? Je to více, než souhrn lidí v organizaci Je to více, než struktura organizace Je to více, než cíle organizace Někdy je firemní kultura zjednodušeně parafrázována: „Je to to, jak děláme svou práci a všechno okolo.“ „Je to to, jak se organizace chová, i když se nikdo nedívá.“ 15www.everesta.cz
  • 16. Symboly firemní kultury Co firemní kulturu ovlivňuje? Vnitřní vlivy: stáří společnosti vývoj a historie společnosti velikost právní forma majetkové uspořádání předmět podnikání vize a strategie používané postupy, technologie procesy organizační struktura způsob řízení a další Vnější vlivy: kultura a národní dějiny národní mentalita politická situace a režim ekonomický systém legislativa sociální systém stav životního prostředí a ekologie konkurence a úroveň oboru situace na trhu a další Firemní kultura se projevuje prostřednictvím tzv. hlavních a vedlejších symbolů: Hlavní symboly - záměrně vytvářejí image společnosti (logo, výroční zpráva) (jak chceme vypadat) Vedlejší symboly - praktické projevy toho, jak práce ve společnosti probíhá (jak skutečně vypadáme) Vedlejší symboly lze uspořádat do čtyř kategorií: zvyky - obyčeje, rituály ceremonie komunikace - příběhy, mýty, ságy, legendy, lidové pověsti, symboly, hesla fyzické (hmotné) formy - umístění budovy, vybavení kanceláře, oblečení… společný jazyk - slang, styl,... www.everesta.cz 16
  • 17. Pokuste se uvést co nejvíce symbolů Vaší organizace. Vyjádřete je i graficky. 17www.everesta.cz
  • 18. Typy firemních kultur V praxi si často klademe dva typy otázek: Je naše organizace zapojena do aktivit s vysokým rizikem a jak to ovlivňuje její kulturu? Jak rychle dostávají zaměstnanci zpětnou vazbu o své činnosti a výkonu, dostanou-li ji vůbec? Ukazuje se, že kulturu organizace ovlivňují nejvíce právě uvedené dva faktory – riziko aktivit organizace a rychlost zpětné vazby. Na tomto principu je založen jeden z modelů organizační kultury (Deal, Kennedy) Kultura tvrdých hochů Svět individualistů, kteří pravidelně podstupují vysoká rizika a získávají rychlou zpětnou vazbu o tom, zda jejich činnost byla správná či nikoliv. Zpětná vazba většinou ve finanční podobě. Charakteristika rychlé rozhodování, agresivní vnitřní rivalita, interní konflikty, politikaření, krátkodobý pohled, ale také nejméně diskriminující, protože oceňuje úspěch. Kultura pilné práce Pravidlem je zde zábava a činnost, zaměstnanci se setkávají s malým rizikem a rychlou zpětnou vazbou. Charakteristika úspěch = vytrvalost, vysoká úroveň činnosti s malým rizikem, typická pro velké organizace s dobrou značkou. Kvalita. www.everesta.cz 18
  • 19. Kultura vkládání firmy do sázky Dlouhodobá rozhodnutí, kde se zaměstnanci leckdy až za několik let dozvědí, zda rozhodnutí byla správná. Je to prostředí s vysokým rizikem a pomalou zpětnou vazbou. Charakteristika dlouhodobé projekty náročné na zdroje, důležité jsou expertizy odborníků. Kultura procesu Svět malé nebo nulové zpětné vazby, kde je pro pracovníky těžké změřit, co dělají. Místo toho se soustřeďují na to, jak se to dělá. Byrokracie zaštiťovaná písemnými dokumenty. Charakteristika typická byrokracie se zbytečnými zákazy a příkazy, v krajním případě vytvoření umělého prostředí odtrženého od reality. Obavy z nesprávně provedené práce vede k alibismu. Vliv firemní kultury na činnost manaţera Kultura organizace má nejvýraznější vliv na následující činnosti manažera: Vedení Optimální vedení probíhá tam, kde jsou v přijatelné shodě styly manažera, lidí, úkolů a kontextu organizace. Kontext je velmi závislý na kultuře v organizaci a jejích subkulturách. Výběr lidí Organizace dávají přednost takovým lidem, kteří jsou schopni ztotožnit se s image organizace. Při každém pohovoru se hodnotí některé aspekty vztahu k organizaci, ať již vědomě či podvědomě. Změny Každá změna má vyšší šanci na úspěch, provede-li se řízeně. Zejména je nutné provést analýzu odporujících sil (podrobněji kapitola o změnách). Právě zde sehrává kultura v organizaci rozhodující roli. Poznání kultury a subkultur je tedy pro organizaci životně důležité. Změna samotné organizační kultury je velmi náročná a dlouhodobá činnost, která se neobejde bez aktivního přispění top managementu. Doporučujeme začít se změnami subkultur, ve kterých máte formální moc a vůdčí postavení. 19www.everesta.cz
  • 20. Na světě nám nepatří nic, jenom čas ! www.everesta.cz 20
  • 21. TIMEMANAGEMENT Svůj život řídíme podle času zhruba od stejné doby, jako nás naučili číst, psát a počítat. Nikdo nás však nenaučil, jak řídit svůj čas... TIMEMANAGEMENT .......................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... „Čas jsou peníze“ Zacházíte se svým časem stejně, jako s penězi? ........................................................................................................................................ Kolik „stojí“ minuta Vašeho času? Počítejte: 1 minuta mého pracovního času = ............ ,-Kč • 50% lidí říká, že nemá čas. • Když někdo říká, že nemá čas, říká jen, že s ním neumí hospodařit. Čas je drahý – je to nejlepší investice čas nelze koupit čas nelze naspořit (akumulovat) čas nelze zastavit čas nelze vrátit Všichni berou ohled na čas, jen čas na nikoho německé přísloví 21www.everesta.cz
  • 22. „ZLODĚJI“ ČASU „Náš čas je nám zčásti ukrádán, zčásti šikovně ubírán, a to, co zbývá, se nepozorovaně ztrácí“ Seneca ZAMYSLETE SE NAD NÁSLEDUJÍCÍMI OTÁZKAMI: ano ne Měl Váš poslední pracovní den příliš mnoho aktivit? Byly tyto činnosti příliš krátké na to, aby byly přínosné? Byli jste častokrát (více než 3x) vyrušeni? Přicházeli znovu stejní lidé? Trávili jste čas na mnoha různých místech? Chcete změnit organizaci svého času? Můžete některé svoje činnosti delegovat? Potřebujete více času na přemýšlení? Plánujete svůj čas nedůsledně? Potřebujete své kolegy? Jsou Vaše telefonáty často delší než 4 minuty? Jste zahlceni papíry? Máte pocit, že jste nestihli vše, co jste chtěli? Domníváte se, že Vám chybí čas? PAMATUJTE: Kaţdá odpověď ANO vyţaduje opatření a nabízí příleţitosti pro úsporu času www.everesta.cz 22
  • 23. Analýza zlodějů času Kam se podělo těch 24 hodin času, které máme každý den všichni bez rozdílu k dispozici? Pokuste se identifikovat pět nejčastějších a nejintenzivnějších původců svých časových ztrát – v níže uvedeném seznamu si zakřížkujte 5 položek („zlodějů času“), které jsou pro vás nejpříznačnější: nejasné (nepřesné) stanovení úkolů snaha udělat toho příliš mnoho najednou neumím si stanovit, co je více a co méně důležité špatný systém evidence a zakládání písemností nestíhám termíny a tak často improvizuji snaha znát (mít) všechna dostupná fakta neschopnost (neumění) říci „ne“ neschopnost dokončovat (dotahovat) úkoly chorobný sklon odkládat to, co mě nebaví spěch, netrpělivost snaha si raději všechno udělat sám zdlouhavé porady hodně papírování a čtení neustálé hledání poznámek, lístečků, adres, tel. čísel přeplněný psací stůl a pocit, že to všechno nelze stihnout telefonická vyrušování neúplná, zpožděná, nedostatečná informovanost čekací doby (např. při jednáních, schůzkách) neohlášení návštěvníci nedostatečná příprava ze strany mých spolupracovníků chybí mi přehled o tom, co již mám hotovo a co ne nedostatečná motivace (pracovně indiferentní chování) nepoužívám PC a další techniku tak , jak bych mohl/-a rozptylování ze strany spolupracovníků hlučné prostředí snaha si o všem popovídat soukromé hovory zdravotní problémy osobní problémy (nutkání na ně pořád myslet) nulová nebo nepřesná komunikace odkládání plánovaných činností jiné /doplňte/: 23www.everesta.cz
  • 24. Nyní si vyberte a přepište tři položky (tři“ zloděje času“), které vám nejvíce komplikují život: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Z výše uvedených tří položek si vyberte jednu: Toho „zloděje času“, který vám opravdu nejvíce vadí. Pokuste se sepsat všechny možnosti, jak ho odstranit. Začněte tím, že se pokusíte analyzovat všechny možné příčiny: Příčiny: ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. Opatření / řešení: ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. Velký zloděj se utrhne, malý zůstane viset maďarské přísloví www.everesta.cz 24
  • 25. STANOVENÍ CÍLE Kdo na nic nezamíří, nic netrefí polské přísloví zásady stanovování cílů vytvořit si jasnou představu, čeho chci dosáhnout svůj cíl si napsat přečíst si, co je napsáno zamyslet se a napsat cíl znovu – tentokrát SMART cíl S specifický M měřitelný A akceptovatelný, ambiciózní R reálný T termínovaný Cvičení: Formulujte si SMART cíle pro příští týden pracovní ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... osobní rozvoj ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... relaxace ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... 25www.everesta.cz
  • 26. PRIORITY Eisenhowerův princip stanovení priorit, cílů a úkolů podle důležitosti a naléhavosti Není tak důleţité, dělat věci správně, jako dělat správné věci! důležitost B A O C naléhavost zásady stanovování priorit vykonávat činnosti podle stupně naléhavosti a důležitosti vyhýbat se plýtvání časem na bezvýznamné činnosti soustředit se jen na jeden úkol méně důležité nebo méně náročné úkoly delegovat www.everesta.cz 26
  • 27. Paretovo pravidlo 80 : 20 Řada lidí žije v neustálém spěchu jenom proto, že svůj čas a energii věnuje vedlejším, nebo dokonce nepodstatným činnostem. Pokud by se koncentrovali na méně, ale významnějších aktivit, jejich den by patrně zdánlivě „narostl“, získali by více času třeba pro odpočinkové aktivity, rodinu, koníčky. Je známo, že: 20% vykonávaných činností tvoří 80% celkového výkonu 20% chyb ve výrobě má za následek 80% zmetků 20% zákazníků se podílí na 80% celkového obratu 20% podřízených stojí manaţera (učitele) 80% jeho času 20% denního tisku obsahuje 80% všech zpráv 20% délky trvání porady vede k 80% smysluplných závěrů Pravidlo 20 : 80 bylo poprvé popsáno již v 19. století italským ekonomem Wilfredo PARETEM, který svými statistickými výzkumy zjistil, že 20% italského obyvatelstva spotřebuje 80% italského národního důchodu. čas, úsilí výsledek 20% 80% 80% 20% Zkusme se podívat na svůj den. Není potvrzením tohoto pravidla? Kdyţ sestavíte pořadí svých úkolů: 27www.everesta.cz
  • 28. budete pracovat jen na důležitých nebo nezbytných úkolech budete vyřizovat úkoly také podle jejich naléhavosti soustředíte se vždy pouze na jeden úkol cíleněji se pustíte do svých úkolů a budete je vyřizovat lépe za daných okolností dosáhnete optimálně stanovených cílů na konci plánovaného období (např. pracovního dne) budete mít vyřízeny alespoň ty nejdůležitější věci Pozitivní účinky: budete dodržovat termíny průběh a výsledky pracovního dne vás více uspokojí budete předcházet konfliktům vy sami budete klidnější a vyloučíte zbytečný stres nebudete plýtvat časem na málo důležité úkoly úkoly budete hodnotit realisticky vyrovnáte se s měnícími se tlaky shora a nebudete odsouvat priority naučíte se říkat „NE“ Pro definici cílů a plánování času nutného k realizaci priorit je nutné identifikovat právě oněch 20 % vedoucích k 80 % úspěchu v dosahování pracovních, rozvojových i osobních cílů. www.everesta.cz 28
  • 29. EFEKTIVNÍ PLÁNOVÁNÍ Skutečně si myslíte, že: Pořádek je pro blbce, inteligent zvládá chaos. Nejsem robot, abych se musel pořád řídit plánem. Nějak bylo, nějak bude. zásady plánování: plánujte maximálně 60% svého času naplánujte denně 2-3 hodiny na nejdůležitější úkoly (priority A) komplexní úkoly rozdělte na dílčí cíle pravidelně svůj plán revidujte Plánování času znamená přípravu k realizaci cílů, definování množství času nezbytného k vykonání požadované aktivity a seřazení jednotlivých činností v časové posloupnosti. Plánování určitého časového období nesmí trvat déle, než činí 1% plánovaného období - tedy pro denní plán se uvažuje s přibližně 5-10 minutami přípravy. Přínos těchto několika minut je možná neočekávaný – kvalifikovaný odhad hovoří o tom, že osm minut věnovaných plánování reprezentuje přínos až celé jedné hodiny! plánování času znamená: stanovit cíle definovat činnosti vedoucí k dosažení cíle rozdělit činnosti na dílčí úseky stanovit dobu potřebnou pro realizaci úkolů určit pověřené pracovníky stanovit termíny stanovit termíny kontrol dosažení dílčích cílů Efektivní plánování vyţaduje sladění různých časových rámců. 29www.everesta.cz
  • 30. Plánovací období dlouhodobé cíle 3-5 let střednědobé cíle 1-3 roky krátkodobé cíle 3 měsíce aţ jeden rok průběţné cíle 1 týden aţ 3 měsíce Týdenní plán na co se musím tento týden hlavně soustředit který z úkolů na tento týden je největší a časově nejnáročnější jaké další práce musím tento týden bezpodmínečně vyřídit, dokončit nebo začít jaké rutinní práce musím udělat do jakých průběžných úkolů je třeba se pustit co by ještě mohlo být účelné, žádoucí nebo vhodné jaké nepředvídané události lze zahrnout do plánu páteční kontrola plnění plánu a plán na další týden Šest věrných sluhů si ponechám,naučili mne vše, co znám. Jména jsou (znáte je, oč?) CO a KDO KDY a KDE JAK a PROČ Rudyard Kipling Ganttův diagram lineární graf přehledné znázornění průběhu činností přehledné znázornění činnosti pracovníků hodiny, dny, měsíce,… činnosti, pracovníci www.everesta.cz 30
  • 31. Plánovací a sledovací nástroje V současné době může každý z vybírat z celé řady užitečných nástrojů plánování a kontroly - můžeme začít papírkem v kapse nebo přilepeným na monitor počítače, poznámkovým blokem, diářem. A dostat se k dokonale vybavenému počítači. cvičení: Jakou formu klasického písemného plánování využíváte? .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ............................................................................................................................... Uveďte kladné stránky .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ............................................................................................................................... Uveďte stinné stránky .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ................................................................................................................................ Využíváte pro plánování času svůj počítač? Jak? .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ................................................................................................................................ Uveďte kladné stránky tohoto plánování .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ................................................................................................................................ Uveďte jeho stinné stránky .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ............................................................................................................................... Který systém je pro vás osobně nejlepší? Proč? ....................................................................................................................................... „Nestačí přijít k řece s přáním chytit rybu. K řece se také musí přinést síť!“ čínská moudrost 31www.everesta.cz
  • 32. Proč plánovat písemně Cheme-li hospodárně zacházet se svým časem, mohlo by se zdát, že s ním plýtváme, pokud budeme zapisovat svoje úkoly do diářů – ať již těch papírových, či elektronických. Pozor – pokud se spolehneme jen na vlastní paměť, dopouštíme se zásadního omylu, který nás naopak o spoustu času připraví, protože: Denní plány, které máme „pouze v hlavě“, nejsou přehledné, nepokládáme je za závazné, snáze se ruší. Písemné denní plány znamenají, že odlehčujeme své paměti a můžeme její kapacitu využít jinde a lépe. Písemně zaznamenaný plán má psychologický efekt v podobě pracovní sebemotivace. Naše aktivity při zvládání denní agendy se více zaměřují na cíl a na přísné dodržení denního množství práce. Méně se necháme rozptylovat a zabýváte se pouze stanovenými úkoly. Kontrolou výsledků denní práce zjistíme, které úkoly jsme nevyřídili, a můžeme je přesunout na jeden z příštích dnů. Úspěšnost plánování ještě můžeme zvýšit tím, že lépe odhadneme vlastní spotřebu času, doby rušení Reálněji naplánujeme vyrovnávací časy pro nepředvídané události. Máme k dispozici podklady pro kontrolu Čas je jediná spravedlivá veličina – všichni máme k dispozici stejný objem času – 60 minut do hodiny, 24 hodin za den, 7 dní do týdne. Více času nedostaneme, proto musíme tento čas vyuţít co nejúčinněji. www.everesta.cz 32
  • 33. Denní plán Základním kamenem každého plánování je denní plán. Plánovat je třeba realisticky!!! Denní plán je posledním a zároveň nejdůleţitějším stupněm plánování času a představuje konkrétní realizaci stanovených cílů. Denní plán se odvozuje od příslušného týdenního plánu a v prvním kroku stanoví, jaké úkoly a aktivity je třeba v daný pracovní den realizovat, přičemž se k předvídaným plánovaným úkolům přidružují také nové neplánované úkoly. Při plánování je třeba postupovat po jednotlivých krocích, rozdělit celkový úkol na dílčí úkoly, aby bylo možno různé aktivity rozvrhnout do jednotlivých časových úseků. Nezapomeňte: Základní zásadou při sestavování denního plánu je písemný záznam! Denní zmatek vytváří práci a pohlcuje čas! hledáme dokumenty, které právě potřebujeme mnohokrát nám projdou rukama papíry, které právě vůbec nepotřebujeme chvíle trávené tříděním a zakládáním papírů ušetří mnohem více času Kdyţ zvedneš list papíru, nikdy ho neodkládej, aniţ bys s ním něco neudělal. Opravdu věnujeme hlavní díl času důleţitým a naléhavým úkolům a činnostem? 33www.everesta.cz
  • 34. Jak si dobře naplánovat a organizovat den začátek dne do nového dne s pozitivním vyladěním dobře se nasnídat a nespěchat začínat pracovat pokud možno ve stejnou pracovní dobu prostudovat si denní plán nejdůležitější úkoly vyřídit hned na začátku dne sladit svůj časový plán s kolegy komplikované, důležité věci řešit v době svého dopoledního výkonnostního vrcholu průběh dne dobře si připravit práci svým jednáním nevyvolávat „ bumerangový“ efekt odmítat dodatečné „ naléhavé“ případy zamezit neplánovaným, impulsivním aktivitám nezapomínat na přestávky, oběd dodržovat přiměřené pracovní tempo účelně dokončovat započaté úkoly závěr dne dokončit nevyřízené záležitosti (drobné úkoly) provést vyhodnocení výsledků denní práce sestavit časový plán na druhý den odejít v pohodě domů, za rodinou či přáteli věnovat se kvalitním volnočasovým aktivitám – tedy tomu, co máme rádi Ţijte s vědomím času a udělejte si čas na věci, které jsou pro Vás důleţité! www.everesta.cz 34
  • 35. Osobní výkonnostní křivka Ranní ptáče, dál doskáče české přísloví Každý z nás je nenapodobitelný originál vyznačující se celou řadou osobních zvláštností, mezi které patří teké naše individuální výkonnostní křivka. individuální výkonnostní křivka Znalost vlastní výkonnostní křivky nám může pomoci zařadit náročnější činnosti, na které se potřebujeme koncentrovat, do období, kdy je náš výkon maximální. cvičení: Zakreslete do následujícího rastru vaši vlastní výkonnostní křivku. výkon + + + - - - 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 čas Ano, existuje řada individuálních typů – ale v zásadě při práci s lidmi můžeme v našem středoevropském prostoru vycházet z následujících poznatků: většina lidí dosahuje nejvyšší výkonnosti dopoledne, zpravidla mezi 9,00 – 11,00 hod k poklesu výkonu dochází vesměs v době mezi 11,00 – 14,00 hod odpolední výkonnostní vzestup je individuální Kaţdý z nás by měl svůj biorytmus znát a zohlednit při svém denním plánování. A také vědět, ţe v době individuálního poklesu výkonnosti nás zpravidla ani dobrá silná káva nezachrání! Sladíme-li svůj pracovní program a potřeby svého organismu, zvýšíme vlastní výkonnost. 35www.everesta.cz
  • 36. PŘÍLOHY Typický denv kanceláři Panu Drobnému je 33 let a je plně zaměstnán vedoucím oddělení. Spolu se dvěma spolupracovníky a jednou sekretářkou zodpovídá za splnění velkého počtu úkolů. Neustále se cítí přetížený množstvím úkolů a tlačí ho termíny jejich dokončení. Přestože často pracuje přesčas, někdy večer ani neví, co vlastně během dne vyřídil. Dnes byl právě takový den. Podívejme se za něj na průběh tohoto dne kriticky: Přesně v osm hodin začíná pan Drobný pracovat. Nejméně 5 minut si uklízí pracovní stůl. Pak asi tři minuty probírá podklady pro práci, která ho čeká. Při prohlížení e-mailů z minulého dne se asi po deseti minutách zarazí u zajímavého článku, jež mu poslal jeho kolega. Asi ve dvou minutách ho přelétne očima a zavolá svému kolegovi, aby mu poděkoval. Tento rozhovor mu poskytne příležitost, aby povykládal o problémech v kanceláři. Po pěti minutách intenzívní diskuse partneři změní téma bez jakéhokoliv výsledku. Pan Drobný začne zpracovávat zprávu o plnění úkolů pro odpolední pohovor se šéfem. Nad sestavováním právy nesedí ani dvacet minut, když mu zazvoní telefon: pan Vlk z účetního oddělení požaduje nějaký pracovní podklad. Pan Drobný ihned vyhledá příslušný dokument. Sekretářka zrovna někde něco vyřizuje a kopírka se porouchala, a proto tam pan Drobný zajde rychle sám. Pak se vrátí zpět do kanceláře a dalších dvacet minut pracuje na zprávě. Pak se zničehonic rozhodne, že zavolá dvěma kolegům, kteří se ho den předtím marně snažili zastihnout. Mezitím čas pokročil, je 9.30. Sekretářka přináší kávu a poštu. Po desetiminutovém čtení nahoře ležících dopisů pokračuje pan Drobný znovu v práci na zprávě. V následující hodině a půl až do ukončení práce vyruší pan Drobného ještě čtyři externí telefonáty (trvající celkem 25 minut) – pan Drobný je vždy rád, když může někomu odpovědět. Než odevzdá svou zprávu sekretářce k přepsání, musí ní ještě přiložit jednu statistiku, kterou díky svému zakládacímu systému najde až po delším hledání. Sekretářce vysvětlí práci jen zběžně (5 minut), protože už v 11.30 má schůzi. Už by měla s přepisováním začít, aby se tam případně mohlo dodatečně ještě něco změnit. Pro nedostatek času nestihl pan Drobný přečíst ani poslední protokol, ani stručné informace k nadcházející schůzi. Do 12.40 se diskutuje bez viditelných výsledků a pak se jde rovnou na oběd. Pan Drobný pospíchá, protože si domluvil schůzku se svými spolupracovníky na 14.00 hod. Po obědě, asi ve 13.45, si pan Drobný projde poštu. Každý den ve 14.00 se probírá došlá pošta a případné odpovědi. Pan Drobný nechá oba spolupracovníky čekat až do 14.10 hod., neboť chce mít nejdříve poštu zpracovanou. Velice zevrubný rozhovor trvá 45 minut. Po několika poznámkách (30 min.) a několika telefonátech (15 min.) zavolá panu Drobnému pan Strom, zástupce vedoucího jedné filiálky a žádá příležitostný rozhovor. Pan Drobný mu již musel odříci několikrát, a proto se zničehonic rozhodne, že do 30 km vzdálené firmy pojede osobně. Ve spěchu prolétne v minutě zprávu pro šéfa a doručí ji do šéfovy kanceláře. Sekretářce dá několik pokynů (5 min.) a pak odjede. Na místo dorazí v 16.30, pak diskutuje o nějakém problému se zástupcem vedoucího a dvěma spolupracovníky, kteří byli narychlo přivoláni k rozhovoru. Vzhledem k obtíţné situaci, chybějícím podkladům a nedostatečné přípravě se asi v 18 hod. dohodnou na termínu další schůzky. Na cestě domů se ještě pan Drobný zastaví ve své kanceláři a několik dokumentů si s sebou vezme domů večer. V 18.45 dorazí vyčerpán o svého bytu. www.everesta.cz 36
  • 37. Cvičení: Naplánujte den panu Drobnému tak, aby dorazil domů v pohodě a včas. Jeden den pana Drobného 8:00 8:30 9:00 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30 16:00 16:30 37www.everesta.cz
  • 38. 20 důvodů, proč to udělat právě teď! Výmluvy, výmluvy, výmluvy! Kdyţ něco nechceme udělat, nějaká ta výmluva se vţdycky najde. Lidé, které obdivujeme, ale nikdy nic neodkládají. Jsou úspěšní, protoţe jejich motto zní: "Udělej to teď!" Pro ty, kteří na zítra odkládají úkoly, které mohli udělat jiţ dnes, přinášíme dvacet nejčastěji pouţívaných výmluv... a jak se s nimi vypořádat. 1. "Je to nepříjemné." Určitě ano. Ale stane se váš úkol zítra nebo příští týden méně nepříjemným? Asi ne. A může se dokonce stát opak: pokud budete úkol opakovaně odkládat, budete se je obávat ještě více. 2. "Má to být hotové aţ za hodinu, zítra, za týden..." Správně. Právě nyní tedy máte příležitost k tomu, abyste úkol dokončili. Nic vás netlačí, nikam nespěcháte a konečně můžete všem ukázat, jak dobrou práci dokážete odvést... když na to máte dostatek času. 3. "Ve stresu pracuji lépe." Tato výmluva je matkou všech výmluv. Skrývá v sobě samozřejmě zrnko pravdy: pod tlakem ze sebe dokážeme vydat maximum. Proč ale čekat, až na nás tento tlak vyvinou vnější okolnosti? Vytvořte si jej sami! Trocha osobní disciplíny dokáže zapůsobit stejně účinně, úkol splníte v předstihu a ještě získáte čas na případné opravy nebo řešení neočekávaného. 4. "Moţná, ţe se to vyřeší samo. Počkám a uvidím, co se stane." To určitě! Zvažte všechna pro a proti. Je možné, že se situace skutečně sama vyřeší. Ale je také možné, že ne - a vám pak vzniknou problémy. Pečlivě zvažte, zda toto riziko chcete podstoupit. 5. "Nemusí to fungovat." Existuje jen jeden způsob, jak to zjistit, že? 6. "Nemám s sebou podklady." (Nebo své brýle, nářadí, kufřík atd.) Zapomenutí důležitého podkladu, nástroje nebo pomůcky je někdy podvědomým činem, kterým se snažíme vyvléci z řešení situace. Nemám podklad, nemůžu rozhodnout, říkáte si. 7. "Je to náročné." No a co? Určitě jste už zvládli spoustu situací, jejichž řešení bylo náročné. A dokázali jste to. Stane se úkol méně náročným tím, že jej odložíte? 8. "Teď se na to necítím." Výborně. Alespoň máte šanci sami sobě dokázat, že vaše výkonnost není ovlivněna tím, jakou máte právě náladu. 9. "Bolí mně hlava." Jako mnoho dalších důvodů, toto může být legitimní omluva. Anebo také ne. Často se však stává, že bolest hlavy je způsobena právě vidinou úkolu, který máte před sebou. A když se do něj pustíte, bolest najednou mizí. 10. "Stejně se nic nestane, kdyţ to udělám později." Tato výmluva se objevuje velmi často - a je nejvíce nebezpečná. Odklad rozhodnutí, vyřešení problému nebo reakce na situace s sebou vždy nese následky. Snižuje pravděpodobnost, že úkol bude vůbec splněn. Zvyšuje pravděpodobnost, že úkol bude odbytý. A obírá vás o pocit jistoty, který získáte, když máte situaci plně pod kontrolou. A samozřejmě také podporuje špatný návyk , který se vám může vymstít v budoucnosti. www.everesta.cz 38
  • 39. 11. "Vţdyť to stejně nespěchá." Někteří lidé jsou tzv. "hasiči". To znamená, že pracují jen na úkolech, které je právě tíží, a které jsou právě naléhavé. Na aktivity, které jsou však důležité z dlouhodobého hlediska, pak nezbývá čas. Vždy se tedy zeptejte: "Odkládám tento úkol jen proto, protože není naléhavý?" Pokud jej budete odkládat i nadále, může se stát, že nesplnění úkolu, na který před tím nikdo nespěchal, najednou způsobuje krizi. A to už může být pozdě na jakoukoliv záchranu. 12. "Mohlo by to bolet." Bylo by velmi zajímavé zjistit, kolik vrtání a plombování u zubaře bylo způsobeno jen tím, že pacienti odkládali návštěvu ordinace jen proto, "že by to mohlo bolet". 13. "Musím si nejdřív uspořádat stůl." I tento důvod může a nemusí být pravdivý. Pokud "uspořádání stolu" znamená, že papíry z jednoho rohu přeskládáte na druhý, nebo je přeskládáte v novém pořadí, následovně je založíte do speciálních šanonů a pak ještě trochu naleštíte nábytek a utřete prach, zamyslete se, zda to neděláte jen proto, abyste oddálili něco, co nechcete udělat. 14. "Musím se na to vyspat." Některé věci si musíte dlouze promyslet. Ale často naopak stačí rychlé rozhodnutí. Neobvyklý nápad, který by vás mohl zachránit, druhý den smetete jako příliš riskantní. A začnete opět přemýšlet, jak situaci vyřešit. Čas ale běží a problém i nadále zůstává nevyřešen. 15. "Skutečně to chci udělat, ale zapomínám na to." Zapomnětlivost může znamenat dvojí. Buď zapomínáte, protože tyto činnosti nechcete dělat (dlužníci mají vždy horší paměť než věřitelé). Anebo nemáte systém, který by vám tyto úkoly připomínal. Lístek s poznámkou, zápis do diáře, pípání hodinek, gumička kolem zápěstí, klasický uzlík na kapesníku nebo partner, který vám úkol bude neustále připomínat. Pokud je vaše paměť skutečně tak špatná, je mnoho technik, jak ji osvěžit. 16. "Neţ začnu, udělám si přestávku." Tato výmluva má několik variant: "Než začnu, dám si cigaretu, přečtu si noviny, zajdu na oběd..." Ve většině případů je to chyba. Místo toho, abyste nejprve absolvovali něco příjemného a teprve potom to nepříjemné, obraťte pořadí. Nejdříve udělejte to, co dělat nechcete. A potom se odměňte aktivitou, které je vám příjemná. 17. "Nejdřív potřebuji pořádného panáka." Toto jsou slova, která vedou do záhuby. Odhalují totiž, že potřebujete alkohol jako berličku, která vám pomůže zvládnout nepříjemné situace. A určitě sami znáte jedince, kteří se tak dlouho posilovali "na kuráž", až nebyli schopni mluvit, natožpak splnit nějaký úkol. 18. "Dnes je venku škaredě." V našich zeměpisných šířkách se střídání ročních období zřetelně projevuje na počasí... a pokud tedy potřebujete k práci modrou oblohu, nemá smysl kromě pozdního jara a léta vůbec chodit do práce. 19. "Dnes je venku krásně." "Tak krásně, že je škoda trávit čas v práci." Někteří lidé si dokáží udělat z počasí výmluvu ať je krásné, nebo škaredé. Fascinující, že? 20. "Uţ je stejně pozdě." Na tuto odpověď skutečně není co říci. Je skutečně zbytečné zamykat prázdný sklad, když už vám z něj všechno vykradli. Ale proč jej vykradli? Protože jste přistoupili na některou z výše uvedených devatenácti výmluv, proč jej zamknete až později. © Copyright České vzdělávací centrum, s.r.o. 39www.everesta.cz
  • 40. TEST – Jak je vysoký váš „koeficient odkládání“? „Lidé, kteří překládají něco z dneška na zítřek, jsou ti samí, kteří to již přesunuli ze včerejška na dnešek“Peter Ustinov Ke každému výroku zvolte jednu možnost (A, B,nebo C): téměř pokaţdé = A často = B nikdy = C 1. Vyhledávám důvody a omluvy, abych přesunul(a) obtížný problém 2. Potřebuji tlak, abych pokračoval(a) v práci na složitých úkolech 3. Existuje příliš mnoho rušivých vlivů, které mě zdržují od vyřízení důležitých věcí 4. Otálím s jasnými odpověďmi, když mám udělat nepříjemná rozhodnutí 5. Znesnadňuji kontrolu a následně přepracování důležitých projektů 6. Zkouším, zda by ostatní za mne nevyřídili nepříjemné záležitosti 7. Práci si beru s sebou domů, abych ji vyřídil(a) večer nebo o víkendu 8. Jsem přiliš unaven(a) nebo přiliš nervózní, než abych vyřídil(a) všechny úkoly 9. Nejprve musím vyřídit všechno, co mi leží na stole, než začnu s důležitým úkolem 10.Zanedbávám to, abych si stanovil(a) konečné termíny Sečtěte odpovědi za „A“ : ………………………………… za „B“ : ………………………………… Vynásobte součet: „A“ 3x : ……………… „B“ 2x : …………….. Sečtěte dílčí výsledky dostanete váš osobní „koeficient odkládání“ práce: ………… VYHODNOCENÍ 10 – 15 bodů: Obecně nemáte problémy s odkládáním práce. Co máte a potřebujete udělat, uděláte. Máte asi také smysl pro dodržování termínů a okolí to dokáže ocenit. 16 – 22 bodů: Máte běžné problémy s odkládáním práce, prostě nejste dokonalí a víte, jak je sladké někdy se na něco vykašlat a přesunout to na neurčito. Horší to bývá, když ono neurčito nastane. 23 – 30 bodů: Zřejmě máte vážné problémy s odkládáním práce a málokdy něco dokončíte v termínu. Možná si toho nabíráte příliš mnoho najednou. A nebudu odkládat, protože v tom případě vše dopadne následovně: www.everesta.cz 40
  • 41. Plán uplatnění poznatků Začnu dělat … Přestanu dělat … Budu dělat jinak … 41www.everesta.cz
  • 42. Děkujeme za spolupráci a přejeme Vám mnoho úspěchů. Mimoňská 3223, Česká Lípa Hvožďanská 2053/3, Praha 4 tel./fax: +420 487 826 886 tel.: +420 284 820 478 Stránského 28, Brno Novinářská 7, Ostrava tel.: +420 516 116 536 tel.: + 420 734 445 846 Průmyslová 1200, Hradec králové tel.: +420 777 038 394 www.everesta.cz 42