Firemní hodnoty: Jak vyšvihnout firemní hodnoty, které vaši firmu odliší a po...
Timemanagement
1. OBSAH
obsah ....................................................................................................................................................... 1
Osobnost manažera................................................................................................................................. 2
Manažer a jeho role ve společnosti....................................................................................................... 11
Firemní kultura ...................................................................................................................................... 15
timemanagement .................................................................................................................................. 21
„Zloději“ času......................................................................................................................................... 22
Stanovení cíle ........................................................................................................................................ 25
Priority ................................................................................................................................................... 26
Efektivní plánování ................................................................................................................................ 29
přílohy.................................................................................................................................................... 36
1www.everesta.cz
2. OSOBNOST MANAŢERA
Cíl managementu
Cílem managementu je dosáhnout výsledků prostřednictvím druhých lidí.
Rysy osobnosti manaţera
Schopnosti
Znalosti, dovednosti, zkušenosti
Vlastnosti
Motivy a potřeby
Postoje
Hodnoty
Pracovní chování
Napište jaké rysy považujete u manažera za žádoucí.
www.everesta.cz 2
4. Co má manaţer dělat?
Proč definovat role
Manažeři mohou zvýšit svoji efektivitu, když pochopí úlohy, které mají plnit.
Pokud role nejsou jasně definovány, manažeři si nejsou jisti:
o Co se od nich požaduje, aby udělali.
o Jaké jsou hranice jejich odpovědnosti.
o Jaké jsou vztahy s ostatními.
o Jaká je potřeba rozvinout odpovídající dovednosti.
Prozkoumání rolí umožňuje manažerům prověřit:
o Co ve skutečnosti dělají ve srovnání s tím, co by měli dělat.
o Do jaké míry se mění jejich role.
o Potřebu dalšího proškolení a rozvoje.
Role manažera
Interpersonální
Informační
Rozhodovací
Napište konkrétní činnosti z jednotlivých rolí manažera.
www.everesta.cz 4
5. Manaţerské role (Henry Mintzberg)
Úloha vedoucího skupiny
o Zodpovědnost za vedení skupiny lidí; řešení problémů uvnitř skupiny a rozhodování
o činnosti, kterou by měla vaše skupina realizovat, schvalování „směru“.
Úloha styčného důstojníka
o Komunikace s ostatními jedinci a skupinami jménem vaší skupiny.
Úloha předávání informací
o Šíření informací jak uvnitř vaší vlastní skupiny, tak v celé organizaci.
Úloha shánění informací
o Získávání informací od členů vaší vlastní skupiny a od ostatních částí organizace.
Úloha mluvčího
o Reprezentování organizace vůči vnějšímu světu, tj. komunikace se zákazníky a
dodavateli.
Úloha inovátora
o Rozvíjení a pomoc při rozvíjení nových nápadů a myšlenek.
Úloha delegujícího
o Rozhodování o tom, jakou práci budou dělat jednotlivci uvnitř vaší skupiny.
Úloha zvládání rušivých prvků
o Reagování na konflikty a problémy s disciplínou uvnitř vaší skupiny a jejich
zvládání.
Úloha vyjednávače
o Vyjednávání s jedinci jak uvnitř, tak i vně vaší skupiny.
Úloha hodnocení výkonů
o Diskutování o výkonech a práci jednotlivců, provádění pravidelných hodnotících
pohovorů s podřízenými.
Úloha školitele
o Rozvíjení a realizace školicích programů pro podřízené, koučování.
5www.everesta.cz
6. Co práci manaţera ovlivňuje?
Manažer svoji práci musí vykonávat v prostředí ve kterém se nachází.
Vnější prostředí – např.:
o legislativa
o politická situace
o region
o očekávání okolí - pověry
Vnitřní prostředí – např.:
o typ organizace, její cíle
o činnosti a úkoly
o lidé a tým
o struktura
o technologie
o postavení ve formě
o firemní kultura
Síly uvnitř manaţera – např.:
o sebedůvěra
o důvěra v rým
o snášení nejistoty
www.everesta.cz 6
7. Manipulační pověry
Každý člověk má v sobě zakořeněna jakási poselství, která jsme si osvojili díky výchově a máme je
proto zejména od svých rodičů, ze školy, ze svého okolí… Odtud plyne mnoho zvyků a
charakteristického chování či reagování na určité situace. Často jsou takové reakce svázány tzv.
manipulačními pověrami.
Musím být perfektní
(samozřejmě, jistě, jasně, já vím,…)
Musím se více snaţit
(to je těžké, to asi nebudu umět, nevím, …)
Musím být milý
(jste laskav, myslíte, že byste mohl…, nezlobte se, ale Vy nejlépe víte, …)
Musím pospíchat
(co ode mě zase chtějí?, to se nedá stihnout, „Rychleji!“)
Musím být silný
(mně to nevadí, poradím si s tím, bez komentáře…)
Ţádná z uvedených pověr se nedá označit za vyloţeně špatnou, ale přehnané působení
manipulačních pověr můţe vést k tomu, ţe se staneme jejich otroky. Odstrašujícím
příkladem je workoholismus.
Vzpomeňte si na situaci, kdy jste byli pod vlivem jednotlivých pověr a zapište, jaké to mělo
konkrétní důsledky.
7www.everesta.cz
8. Co z vás dělá vedoucího?
Zapomeňte na předsudky o výlučnosti postavení vedoucího. Kdokoliv se může stát vedoucím,
pokud jsou ostatní přesvědčeni, že ho mají poslouchat. Lidé poslouchají z různých důvodů:
Strach
„Pokud nebudeme poslouchat, bude následovat trest.“
Konvence
„Posloucháme mistra, protože je to mistr“ nebo „Seznam vedoucích pracovníků stanoví, kdo
je náš přímý nadřízený“ nebo „Platí, že nejstarší člen řeší naše spory.“
S tím úzce souvisí i setrvačnost: „vždy jsme dělali to, co nám říká šéf“. Zastánci tohoto
principu si nemusí uvědomovat, že jednají právě takto.
Respekt
Lidé mohou akceptovat vedoucího, protože obdivují některou jeho osobní vlastnost: energii,
sebedůvěru, odhodlání, znalosti, kompetenci, moudrost, odvahu. Takové kvality jsou pro
vedoucího víc, než jen popularita mezi podřízenými.
Důvěra
Lidé mohou poslouchat, protože věří ve schopnost vedoucího pomoci jim dosáhnout cílů,
které jim přinášejí uspokojení. Důvěřují vedoucímu, že se bude starat o jejich zájmy. To
neznamená totéž, jako dávat jim to, co chtějí.
Toto nejsou vzájemně neslučitelné důvody. Lidé mohou například respektovat své vedoucí
a zároveň se i bát důsledků spojených s neposlušností. Podmínky vedení, které jsou
nejefektivnější v moderní organizaci, jsou pravděpodobně respekt a důvěra.
Respekt za:
kompetentnost ve vlastní práci
pochopení práce podřízených a jejich problémů
celkovou znalost firemních záležitostí
jasný záměr a schopnost dělat plány, které v praxi fungují
rozhodnost při požadování vysoké úrovně práce od ostatních i od sebe
odvahu postavit se takovým rozhodnutím, která ohrožují efektivita provozu
Důvěra na základě:
pochopení potřeb lidí, jejich skutečných zájmů a potenciálu
ochoty jednat s lidmi jako se zodpovědnými dospělými - poskytovat jim dostatek informací,
zdůvodňovat příkazy, zapojit je do plánování
ochoty dát lidem prostor pro úspěch
zájmu o to, aby se jejich úspěchům dostalo uznání
odhodlání postarat se, aby měli příležitost pro rozvoj a růst
síly postavit se úspěšně za tým proti nepatřičnému tlaku zvnějšku
www.everesta.cz 8
11. MANAŢER A JEHO ROLE VE SPOLEČNOSTI
vize
mise
strategie
11www.everesta.cz
12. Způsob řízení a práce ve společnosti
1. Uvědomte si vizi, poslání a strategické cíle organizace
2. Stanovte specifické cíle
3. Vyberte vhodná měřítka
4. Stanovte normy anebo cíle
5. Získávejte informace o postupu vůči plánu
6. Měřte výkon
7. Porovnejte výkon s normami nebo cíli
8. Rozhodněte, zda je zapotřebí opravných opatření
Dále některý z následujících kroků:
9. Pokračujte beze změny a monitorujte výkon jako předtím
10. Proveďte opatření na změnu výkonu a monitorujte jako předtím
11. Přehodnoťte cíle, měřítka anebo normy a vraťte se ke kroku 5
Řízení není výsadním právem manažera. Současným trendem je umožnit jednotlivcům a
týmům samostatné řízení jejich vlastního výkonu.
www.everesta.cz 12
13. Výhody manaţerského řízení
Získání nejlepších výsledků z daných zdrojů
Zabezpečení prostředků, které vedou k cíli
Zajištění systematických metod, které vedou k dlouhodobému úspěchu
Poskytnutí týmu pocitu zodpovědnosti, soudržnosti a zaměření na cíl
Poskytnutí základu pro předvídání, odhadování a budoucí efektivní plánování
Poskytnutí základu pro hodnocení a rozvoj zaměstnanců
Jaké musí být normy
SMART
Smysluplné
Jasné
Spravedlivé
Přizpůsobitelné
Čestné
Závazné
Systém řízení
Systém řízení je tak dobrý, jak dobré jsou informace, na kterých je založený. Totéž lze mimo jiné
říci i o procesu plánování. Nejběžnější způsoby monitorování a měření výkonu jsou tyto:
Sledování a zainteresovanost
Otázky a diskuse
Rutinní statistiky
Vlastní statistiky
Pravidelné zprávy (reporty)
Výjimečné zprávy
Informační systémy
Vždy posuďte, zda přínos ze získávání informací odpovídá vynaloženému úsilí! Potřebujete rozsáhlé
faktické informace, nebo Vám postačí několik důležitých faktů se všeobecnými indikacemi a šestý
smysl?
Některá další kritéria:
sledované informace by měly odpovídat úrovni prováděného řízení
údaje by měly být adekvátní výkonovým normám, které by měly být známé, aby porovnání
nebylo příliš obtížné
mělo by být jasné, zda jsou výsledné údaje skutečné nebo odhadnuté (pokud ano, tak
kým)
pokud jedné činnosti odpovídají dva a více ukazatelů, neměly by si odporovat, ani by mezi
nimi neměly být zásadní rozdíly
kontrolní informace by měly být zaslány kompetentním lidem (mají autoritu a zodpovídají
za řízení)
pokud manažer dostává různé zprávy z různých zdrojů, měla by se každá z nich vztahovat
na činnosti, které probíhaly v určitém období.
13www.everesta.cz
14. Přínosy vyuţívání informačních systémů:
Není účelem tohoto kurzu zabývat se informačními systémy a lze říci, že přínosy z jejich využívání
jsou zřejmé.
Závaţné nevýhody špatně navrţených systémů:
GIGO, což znamená „kecy dovnitř“ - „kecy ven“ a nepotřebuje žádné další vysvětlení
systém zpracovává čísla, ale nevysvětluje je a nemůže do zprávy dodat manažerský cit
velký objem informací produkovaných špatně navrženým systémem může způsobovat
potíže v určování klíčových problémů.
www.everesta.cz 14
15. FIREMNÍ KULTURA
Studie uvádějí až 170 různých definic kultury v organizaci, např.:
Kultura organizace je její „osobnost“.
Kultura organizace je způsob, jakým se v organizaci pracuje.
„Abyste mohli posílit směs, musíte nejprve vědět, z čeho se skládá.“
Kultura organizace je pestrým souhrnem jejích instinktivních názorů, averzí, hrdinů,
darebáků, úspěchů, zákazů a příkazů.
Organizační kultura je soubor tradic, hodnot, taktik, přesvědčení a postojů, které tvoří
kontext všeho, co děláme a co chceme dělat v organizaci.
Přesné a úplné vymezení pojmu firemní kultura je velmi obtížné. Různí autoři se pokusili o různé
definice:
Firemní kultura je sbírka hodnot, symbolů, firemních rituálů, hrdinů a vlastních
dějin, které působí pod povrchem a mají velký vliv na jednání lidí na pracovních
místech.
(Deal, Kennedy, 1983)
Firemní kulturu lze chápat jako systém hodnot a norem účelového společenství
firmy.
(Heinen, 1985)
Jsou to základní hodnoty, ideologie a odhady, které provázejí a upravují chování
jednotlivce i organizace. Tyto hodnoty jsou evidentní v hmatatelnějších prvcích,
jako jsou rituály, jazyk a žargon, dekorace a vybavení prostor, historky a
převládající oblékání zaměstnanců.
(Wilson, Resenfeld, 1990)
Kultura je soubor tradic, hodnot, politiky, víry a postojů, které vytvářejí
přetrvávající kontext pro všechno, co děláme a jak myslíme v organizaci.
(McLean, Marshall, 1993)
Co je to tedy firemní kultura?
Je to více, než souhrn lidí v organizaci
Je to více, než struktura organizace
Je to více, než cíle organizace
Někdy je firemní kultura zjednodušeně parafrázována:
„Je to to, jak děláme svou práci a všechno okolo.“
„Je to to, jak se organizace chová, i když se nikdo nedívá.“
15www.everesta.cz
16. Symboly firemní kultury
Co firemní kulturu ovlivňuje?
Vnitřní vlivy:
stáří společnosti
vývoj a historie společnosti
velikost
právní forma
majetkové uspořádání
předmět podnikání
vize a strategie
používané postupy, technologie
procesy
organizační struktura
způsob řízení
a další
Vnější vlivy:
kultura a národní dějiny
národní mentalita
politická situace a režim
ekonomický systém
legislativa
sociální systém
stav životního prostředí a ekologie
konkurence a úroveň oboru
situace na trhu
a další
Firemní kultura se projevuje prostřednictvím tzv. hlavních a vedlejších symbolů:
Hlavní symboly - záměrně vytvářejí image společnosti (logo, výroční zpráva)
(jak chceme vypadat)
Vedlejší symboly - praktické projevy toho, jak práce ve společnosti probíhá
(jak skutečně vypadáme)
Vedlejší symboly lze uspořádat do čtyř kategorií:
zvyky - obyčeje, rituály ceremonie
komunikace - příběhy, mýty, ságy, legendy, lidové pověsti, symboly, hesla
fyzické (hmotné) formy - umístění budovy, vybavení kanceláře, oblečení…
společný jazyk - slang, styl,...
www.everesta.cz 16
17. Pokuste se uvést co nejvíce symbolů Vaší organizace.
Vyjádřete je i graficky.
17www.everesta.cz
18. Typy firemních kultur
V praxi si často klademe dva typy otázek:
Je naše organizace zapojena do aktivit s vysokým rizikem a jak to ovlivňuje její kulturu?
Jak rychle dostávají zaměstnanci zpětnou vazbu o své činnosti a výkonu, dostanou-li ji
vůbec?
Ukazuje se, že kulturu organizace ovlivňují nejvíce právě uvedené dva faktory – riziko aktivit
organizace a rychlost zpětné vazby.
Na tomto principu je založen jeden z modelů organizační kultury (Deal, Kennedy)
Kultura tvrdých hochů
Svět individualistů, kteří pravidelně podstupují vysoká rizika a získávají rychlou zpětnou vazbu o
tom, zda jejich činnost byla správná či nikoliv. Zpětná vazba většinou ve finanční podobě.
Charakteristika
rychlé rozhodování, agresivní vnitřní rivalita, interní konflikty, politikaření, krátkodobý
pohled, ale také nejméně diskriminující, protože oceňuje úspěch.
Kultura pilné práce
Pravidlem je zde zábava a činnost, zaměstnanci se setkávají s malým rizikem a rychlou zpětnou
vazbou.
Charakteristika
úspěch = vytrvalost, vysoká úroveň činnosti s malým rizikem, typická pro velké organizace
s dobrou značkou. Kvalita.
www.everesta.cz 18
19. Kultura vkládání firmy do sázky
Dlouhodobá rozhodnutí, kde se zaměstnanci leckdy až za několik let dozvědí, zda rozhodnutí byla
správná. Je to prostředí s vysokým rizikem a pomalou zpětnou vazbou.
Charakteristika
dlouhodobé projekty náročné na zdroje, důležité jsou expertizy odborníků.
Kultura procesu
Svět malé nebo nulové zpětné vazby, kde je pro pracovníky těžké změřit, co dělají. Místo toho se
soustřeďují na to, jak se to dělá. Byrokracie zaštiťovaná písemnými dokumenty.
Charakteristika
typická byrokracie se zbytečnými zákazy a příkazy, v krajním případě vytvoření umělého
prostředí odtrženého od reality. Obavy z nesprávně provedené práce vede k alibismu.
Vliv firemní kultury na činnost manaţera
Kultura organizace má nejvýraznější vliv na následující činnosti manažera:
Vedení
Optimální vedení probíhá tam, kde jsou v přijatelné shodě styly manažera, lidí, úkolů a kontextu
organizace. Kontext je velmi závislý na kultuře v organizaci a jejích subkulturách.
Výběr lidí
Organizace dávají přednost takovým lidem, kteří jsou schopni ztotožnit se s image organizace. Při
každém pohovoru se hodnotí některé aspekty vztahu k organizaci, ať již vědomě či podvědomě.
Změny
Každá změna má vyšší šanci na úspěch, provede-li se řízeně. Zejména je nutné provést analýzu
odporujících sil (podrobněji kapitola o změnách). Právě zde sehrává kultura v organizaci rozhodující
roli. Poznání kultury a subkultur je tedy pro organizaci životně důležité.
Změna samotné organizační kultury je velmi náročná a dlouhodobá činnost, která se
neobejde bez aktivního přispění top managementu. Doporučujeme začít se změnami
subkultur, ve kterých máte formální moc a vůdčí postavení.
19www.everesta.cz
20. Na světě nám nepatří nic, jenom čas !
www.everesta.cz 20
21. TIMEMANAGEMENT
Svůj život řídíme podle času zhruba od stejné doby, jako nás naučili číst, psát a počítat.
Nikdo nás však nenaučil, jak řídit svůj čas...
TIMEMANAGEMENT
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................
„Čas jsou peníze“
Zacházíte se svým časem stejně, jako s penězi?
........................................................................................................................................
Kolik „stojí“ minuta Vašeho času?
Počítejte:
1 minuta mého pracovního času = ............ ,-Kč
• 50% lidí říká, že nemá čas.
• Když někdo říká, že nemá čas, říká jen, že s ním neumí hospodařit.
Čas je drahý – je to nejlepší investice
čas nelze koupit
čas nelze naspořit (akumulovat)
čas nelze zastavit
čas nelze vrátit
Všichni berou ohled na čas, jen čas na nikoho
německé přísloví
21www.everesta.cz
22. „ZLODĚJI“ ČASU
„Náš čas je nám zčásti ukrádán, zčásti šikovně ubírán, a to, co zbývá, se nepozorovaně
ztrácí“ Seneca
ZAMYSLETE SE NAD NÁSLEDUJÍCÍMI OTÁZKAMI:
ano ne
Měl Váš poslední pracovní den příliš mnoho aktivit?
Byly tyto činnosti příliš krátké na to, aby byly přínosné?
Byli jste častokrát (více než 3x) vyrušeni?
Přicházeli znovu stejní lidé?
Trávili jste čas na mnoha různých místech?
Chcete změnit organizaci svého času?
Můžete některé svoje činnosti delegovat?
Potřebujete více času na přemýšlení?
Plánujete svůj čas nedůsledně?
Potřebujete své kolegy?
Jsou Vaše telefonáty často delší než 4 minuty?
Jste zahlceni papíry?
Máte pocit, že jste nestihli vše, co jste chtěli?
Domníváte se, že Vám chybí čas?
PAMATUJTE:
Kaţdá odpověď ANO vyţaduje opatření a nabízí příleţitosti pro úsporu času
www.everesta.cz 22
23. Analýza zlodějů času
Kam se podělo těch 24 hodin času, které máme každý den všichni bez rozdílu k dispozici?
Pokuste se identifikovat pět nejčastějších a nejintenzivnějších původců svých časových ztrát –
v níže uvedeném seznamu si zakřížkujte 5 položek („zlodějů času“), které jsou pro vás
nejpříznačnější:
nejasné (nepřesné) stanovení úkolů
snaha udělat toho příliš mnoho najednou
neumím si stanovit, co je více a co méně důležité
špatný systém evidence a zakládání písemností
nestíhám termíny a tak často improvizuji
snaha znát (mít) všechna dostupná fakta
neschopnost (neumění) říci „ne“
neschopnost dokončovat (dotahovat) úkoly
chorobný sklon odkládat to, co mě nebaví
spěch, netrpělivost
snaha si raději všechno udělat sám
zdlouhavé porady
hodně papírování a čtení
neustálé hledání poznámek, lístečků, adres, tel. čísel
přeplněný psací stůl a pocit, že to všechno nelze stihnout
telefonická vyrušování
neúplná, zpožděná, nedostatečná informovanost
čekací doby (např. při jednáních, schůzkách)
neohlášení návštěvníci
nedostatečná příprava ze strany mých spolupracovníků
chybí mi přehled o tom, co již mám hotovo a co ne
nedostatečná motivace (pracovně indiferentní chování)
nepoužívám PC a další techniku tak , jak bych mohl/-a
rozptylování ze strany spolupracovníků
hlučné prostředí
snaha si o všem popovídat
soukromé hovory
zdravotní problémy
osobní problémy (nutkání na ně pořád myslet)
nulová nebo nepřesná komunikace
odkládání plánovaných činností
jiné /doplňte/:
23www.everesta.cz
24. Nyní si vyberte a přepište tři položky (tři“ zloděje času“), které vám nejvíce komplikují život:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Z výše uvedených tří položek si vyberte jednu: Toho „zloděje času“, který vám opravdu nejvíce
vadí. Pokuste se sepsat všechny možnosti, jak ho odstranit. Začněte tím, že se pokusíte analyzovat
všechny možné příčiny:
Příčiny:
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
Opatření / řešení:
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
Velký zloděj se utrhne, malý zůstane viset
maďarské přísloví
www.everesta.cz 24
25. STANOVENÍ CÍLE
Kdo na nic nezamíří, nic netrefí
polské přísloví
zásady stanovování cílů
vytvořit si jasnou představu, čeho chci dosáhnout
svůj cíl si napsat
přečíst si, co je napsáno
zamyslet se a napsat cíl znovu – tentokrát SMART cíl
S specifický
M měřitelný
A akceptovatelný, ambiciózní
R reálný
T termínovaný
Cvičení:
Formulujte si SMART cíle pro příští týden
pracovní
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
osobní rozvoj
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
relaxace
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
25www.everesta.cz
26. PRIORITY
Eisenhowerův princip
stanovení priorit, cílů a úkolů podle důležitosti a naléhavosti
Není tak důleţité, dělat věci správně, jako dělat správné věci!
důležitost
B A
O C
naléhavost
zásady stanovování priorit
vykonávat činnosti podle stupně naléhavosti a důležitosti
vyhýbat se plýtvání časem na bezvýznamné činnosti
soustředit se jen na jeden úkol
méně důležité nebo méně náročné úkoly delegovat
www.everesta.cz 26
27. Paretovo pravidlo 80 : 20
Řada lidí žije v neustálém spěchu jenom proto, že svůj čas a energii věnuje vedlejším, nebo
dokonce nepodstatným činnostem.
Pokud by se koncentrovali na méně, ale významnějších aktivit, jejich den by patrně zdánlivě
„narostl“, získali by více času třeba pro odpočinkové aktivity, rodinu, koníčky.
Je známo, že:
20% vykonávaných činností tvoří 80% celkového výkonu
20% chyb ve výrobě má za následek 80% zmetků
20% zákazníků se podílí na 80% celkového obratu
20% podřízených stojí manaţera (učitele) 80% jeho času
20% denního tisku obsahuje 80% všech zpráv
20% délky trvání porady vede k 80% smysluplných závěrů
Pravidlo 20 : 80 bylo poprvé popsáno již v 19. století italským ekonomem Wilfredo PARETEM,
který svými statistickými výzkumy zjistil, že 20% italského obyvatelstva spotřebuje 80% italského
národního důchodu.
čas, úsilí výsledek
20%
80%
80%
20%
Zkusme se podívat na svůj den. Není potvrzením tohoto pravidla?
Kdyţ sestavíte pořadí svých úkolů:
27www.everesta.cz
28. budete pracovat jen na důležitých nebo nezbytných úkolech
budete vyřizovat úkoly také podle jejich naléhavosti
soustředíte se vždy pouze na jeden úkol
cíleněji se pustíte do svých úkolů a budete je vyřizovat lépe
za daných okolností dosáhnete optimálně stanovených cílů
na konci plánovaného období (např. pracovního dne) budete mít vyřízeny alespoň ty
nejdůležitější věci
Pozitivní účinky:
budete dodržovat termíny
průběh a výsledky pracovního dne vás více uspokojí
budete předcházet konfliktům
vy sami budete klidnější a vyloučíte zbytečný stres
nebudete plýtvat časem na málo důležité úkoly
úkoly budete hodnotit realisticky
vyrovnáte se s měnícími se tlaky shora a nebudete odsouvat priority
naučíte se říkat „NE“
Pro definici cílů a plánování času nutného k realizaci priorit je nutné identifikovat právě
oněch 20 % vedoucích k 80 % úspěchu v dosahování pracovních, rozvojových i osobních
cílů.
www.everesta.cz 28
29. EFEKTIVNÍ PLÁNOVÁNÍ
Skutečně si myslíte, že:
Pořádek je pro blbce, inteligent zvládá chaos.
Nejsem robot, abych se musel pořád řídit plánem.
Nějak bylo, nějak bude.
zásady plánování:
plánujte maximálně 60% svého času
naplánujte denně 2-3 hodiny na nejdůležitější úkoly (priority A)
komplexní úkoly rozdělte na dílčí cíle
pravidelně svůj plán revidujte
Plánování času znamená přípravu k realizaci cílů, definování množství času nezbytného
k vykonání požadované aktivity a seřazení jednotlivých činností v časové posloupnosti.
Plánování určitého časového období nesmí trvat déle, než činí 1% plánovaného období -
tedy pro denní plán se uvažuje s přibližně 5-10 minutami přípravy.
Přínos těchto několika minut je možná neočekávaný – kvalifikovaný odhad hovoří o tom, že osm
minut věnovaných plánování reprezentuje přínos až celé jedné hodiny!
plánování času znamená:
stanovit cíle
definovat činnosti vedoucí k dosažení cíle
rozdělit činnosti na dílčí úseky
stanovit dobu potřebnou pro realizaci úkolů
určit pověřené pracovníky
stanovit termíny
stanovit termíny kontrol dosažení dílčích cílů
Efektivní plánování vyţaduje sladění různých časových rámců.
29www.everesta.cz
30. Plánovací období
dlouhodobé cíle 3-5 let
střednědobé cíle 1-3 roky
krátkodobé cíle 3 měsíce aţ jeden rok
průběţné cíle 1 týden aţ 3 měsíce
Týdenní plán
na co se musím tento týden hlavně soustředit
který z úkolů na tento týden je největší a časově nejnáročnější
jaké další práce musím tento týden bezpodmínečně vyřídit, dokončit nebo začít
jaké rutinní práce musím udělat
do jakých průběžných úkolů je třeba se pustit
co by ještě mohlo být účelné, žádoucí nebo vhodné
jaké nepředvídané události lze zahrnout do plánu
páteční kontrola plnění plánu a plán na další týden
Šest věrných sluhů si ponechám,naučili mne vše, co znám.
Jména jsou (znáte je, oč?)
CO a KDO
KDY a KDE
JAK a PROČ
Rudyard Kipling
Ganttův diagram
lineární graf
přehledné znázornění průběhu činností
přehledné znázornění činnosti pracovníků
hodiny, dny, měsíce,…
činnosti, pracovníci
www.everesta.cz 30
31. Plánovací a sledovací nástroje
V současné době může každý z vybírat z celé řady užitečných nástrojů plánování a kontroly -
můžeme začít papírkem v kapse nebo přilepeným na monitor počítače, poznámkovým blokem,
diářem. A dostat se k dokonale vybavenému počítači.
cvičení:
Jakou formu klasického písemného plánování využíváte?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
...............................................................................................................................
Uveďte kladné stránky
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
...............................................................................................................................
Uveďte stinné stránky
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
................................................................................................................................
Využíváte pro plánování času svůj počítač? Jak?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
................................................................................................................................
Uveďte kladné stránky tohoto plánování
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
................................................................................................................................
Uveďte jeho stinné stránky
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
...............................................................................................................................
Který systém je pro vás osobně nejlepší? Proč?
.......................................................................................................................................
„Nestačí přijít k řece s přáním chytit rybu. K řece se také musí přinést síť!“
čínská moudrost
31www.everesta.cz
32. Proč plánovat písemně
Cheme-li hospodárně zacházet se svým časem, mohlo by se zdát, že s ním plýtváme, pokud
budeme zapisovat svoje úkoly do diářů – ať již těch papírových, či elektronických.
Pozor – pokud se spolehneme jen na vlastní paměť, dopouštíme se zásadního omylu, který nás
naopak o spoustu času připraví, protože:
Denní plány, které máme „pouze v hlavě“, nejsou přehledné, nepokládáme je za
závazné, snáze se ruší.
Písemné denní plány znamenají, že odlehčujeme své paměti a můžeme její kapacitu
využít jinde a lépe.
Písemně zaznamenaný plán má psychologický efekt v podobě pracovní sebemotivace.
Naše aktivity při zvládání denní agendy se více zaměřují na cíl a na přísné dodržení
denního množství práce.
Méně se necháme rozptylovat a zabýváte se pouze stanovenými úkoly.
Kontrolou výsledků denní práce zjistíme, které úkoly jsme nevyřídili, a můžeme je
přesunout na jeden z příštích dnů.
Úspěšnost plánování ještě můžeme zvýšit tím, že lépe odhadneme vlastní spotřebu času,
doby rušení
Reálněji naplánujeme vyrovnávací časy pro nepředvídané události.
Máme k dispozici podklady pro kontrolu
Čas je jediná spravedlivá veličina – všichni máme k dispozici stejný objem času – 60
minut do hodiny, 24 hodin za den, 7 dní do týdne.
Více času nedostaneme, proto musíme tento čas vyuţít co nejúčinněji.
www.everesta.cz 32
33. Denní plán
Základním kamenem každého plánování je denní plán.
Plánovat je třeba realisticky!!!
Denní plán je posledním a zároveň nejdůleţitějším stupněm
plánování času a představuje konkrétní realizaci stanovených cílů.
Denní plán se odvozuje od příslušného týdenního plánu a v prvním
kroku stanoví, jaké úkoly a aktivity je třeba v daný pracovní den realizovat, přičemž se k
předvídaným plánovaným úkolům přidružují také nové neplánované úkoly.
Při plánování je třeba postupovat po jednotlivých krocích, rozdělit celkový úkol na dílčí úkoly,
aby bylo možno různé aktivity rozvrhnout do jednotlivých časových úseků.
Nezapomeňte: Základní zásadou při sestavování denního plánu je písemný záznam!
Denní zmatek vytváří práci a pohlcuje čas!
hledáme dokumenty, které právě potřebujeme
mnohokrát nám projdou rukama papíry, které právě vůbec nepotřebujeme
chvíle trávené tříděním a zakládáním papírů ušetří mnohem více času
Kdyţ zvedneš list papíru, nikdy ho neodkládej, aniţ bys s ním něco neudělal.
Opravdu věnujeme hlavní díl času důleţitým a naléhavým úkolům a činnostem?
33www.everesta.cz
34. Jak si dobře naplánovat a organizovat den
začátek dne
do nového dne s pozitivním vyladěním
dobře se nasnídat a nespěchat
začínat pracovat pokud možno ve stejnou pracovní dobu
prostudovat si denní plán
nejdůležitější úkoly vyřídit hned na začátku dne
sladit svůj časový plán s kolegy
komplikované, důležité věci řešit v době svého dopoledního výkonnostního vrcholu
průběh dne
dobře si připravit práci
svým jednáním nevyvolávat „ bumerangový“ efekt
odmítat dodatečné „ naléhavé“ případy
zamezit neplánovaným, impulsivním aktivitám
nezapomínat na přestávky, oběd
dodržovat přiměřené pracovní tempo
účelně dokončovat započaté úkoly
závěr dne
dokončit nevyřízené záležitosti (drobné úkoly)
provést vyhodnocení výsledků denní práce
sestavit časový plán na druhý den
odejít v pohodě domů, za rodinou či přáteli
věnovat se kvalitním volnočasovým aktivitám – tedy tomu, co máme rádi
Ţijte s vědomím času a udělejte si čas na věci, které jsou pro Vás důleţité!
www.everesta.cz 34
35. Osobní výkonnostní křivka
Ranní ptáče, dál doskáče české přísloví
Každý z nás je nenapodobitelný originál vyznačující se celou řadou osobních zvláštností, mezi které
patří teké naše individuální výkonnostní křivka.
individuální výkonnostní křivka
Znalost vlastní výkonnostní křivky nám může pomoci zařadit náročnější činnosti, na které se
potřebujeme koncentrovat, do období, kdy je náš výkon maximální.
cvičení:
Zakreslete do následujícího rastru vaši vlastní výkonnostní křivku.
výkon
+
+
+
-
-
-
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 čas
Ano, existuje řada individuálních typů – ale v zásadě při práci s lidmi můžeme v našem
středoevropském prostoru vycházet z následujících poznatků:
většina lidí dosahuje nejvyšší výkonnosti dopoledne, zpravidla mezi
9,00 – 11,00 hod
k poklesu výkonu dochází vesměs v době mezi 11,00 – 14,00 hod
odpolední výkonnostní vzestup je individuální
Kaţdý z nás by měl svůj biorytmus znát a zohlednit při svém denním plánování.
A také vědět, ţe v době individuálního poklesu výkonnosti nás zpravidla ani dobrá silná
káva nezachrání!
Sladíme-li svůj pracovní program a potřeby svého organismu, zvýšíme vlastní výkonnost.
35www.everesta.cz
36. PŘÍLOHY
Typický denv kanceláři
Panu Drobnému je 33 let a je plně zaměstnán vedoucím oddělení. Spolu se dvěma spolupracovníky
a jednou sekretářkou zodpovídá za splnění velkého počtu úkolů. Neustále se cítí přetížený
množstvím úkolů a tlačí ho termíny jejich dokončení. Přestože často pracuje přesčas, někdy večer
ani neví, co vlastně během dne vyřídil. Dnes byl právě takový den.
Podívejme se za něj na průběh tohoto dne kriticky:
Přesně v osm hodin začíná pan Drobný pracovat. Nejméně 5 minut si uklízí pracovní stůl. Pak asi tři
minuty probírá podklady pro práci, která ho čeká. Při prohlížení e-mailů z minulého dne se asi po
deseti minutách zarazí u zajímavého článku, jež mu poslal jeho kolega. Asi ve dvou minutách ho
přelétne očima a zavolá svému kolegovi, aby mu poděkoval.
Tento rozhovor mu poskytne příležitost, aby povykládal o problémech v kanceláři. Po pěti minutách
intenzívní diskuse partneři změní téma bez jakéhokoliv výsledku. Pan Drobný začne zpracovávat
zprávu o plnění úkolů pro odpolední pohovor se šéfem. Nad sestavováním právy nesedí ani dvacet
minut, když mu zazvoní telefon: pan Vlk z účetního oddělení požaduje nějaký pracovní podklad.
Pan Drobný ihned vyhledá příslušný dokument.
Sekretářka zrovna někde něco vyřizuje a kopírka se porouchala, a proto tam pan Drobný zajde
rychle sám. Pak se vrátí zpět do kanceláře a dalších dvacet minut pracuje na zprávě. Pak se
zničehonic rozhodne, že zavolá dvěma kolegům, kteří se ho den předtím marně snažili zastihnout.
Mezitím čas pokročil, je 9.30. Sekretářka přináší kávu a poštu. Po desetiminutovém čtení nahoře
ležících dopisů pokračuje pan Drobný znovu v práci na zprávě. V následující hodině a půl až do
ukončení práce vyruší pan Drobného ještě čtyři externí telefonáty (trvající celkem 25 minut) – pan
Drobný je vždy rád, když může někomu odpovědět. Než odevzdá svou zprávu sekretářce
k přepsání, musí ní ještě přiložit jednu statistiku, kterou díky svému zakládacímu systému najde
až po delším hledání. Sekretářce vysvětlí práci jen zběžně (5 minut), protože už v 11.30 má schůzi.
Už by měla s přepisováním začít, aby se tam případně mohlo dodatečně ještě něco změnit. Pro
nedostatek času nestihl pan Drobný přečíst ani poslední protokol, ani stručné informace
k nadcházející schůzi.
Do 12.40 se diskutuje bez viditelných výsledků a pak se jde rovnou na oběd. Pan Drobný pospíchá,
protože si domluvil schůzku se svými spolupracovníky na 14.00 hod. Po obědě, asi ve 13.45, si pan
Drobný projde poštu. Každý den ve 14.00 se probírá došlá pošta a případné odpovědi. Pan Drobný
nechá oba spolupracovníky čekat až do 14.10 hod., neboť chce mít nejdříve poštu zpracovanou.
Velice zevrubný rozhovor trvá 45 minut. Po několika poznámkách (30 min.) a několika telefonátech
(15 min.) zavolá panu Drobnému pan Strom, zástupce vedoucího jedné filiálky a žádá příležitostný
rozhovor. Pan Drobný mu již musel odříci několikrát, a proto se zničehonic rozhodne, že do 30 km
vzdálené firmy pojede osobně. Ve spěchu prolétne v minutě zprávu pro šéfa a doručí ji do šéfovy
kanceláře. Sekretářce dá několik pokynů (5 min.) a pak odjede.
Na místo dorazí v 16.30, pak diskutuje o nějakém problému se zástupcem vedoucího a
dvěma spolupracovníky, kteří byli narychlo přivoláni k rozhovoru. Vzhledem k obtíţné
situaci, chybějícím podkladům a nedostatečné přípravě se asi v 18 hod. dohodnou na
termínu další schůzky. Na cestě domů se ještě pan Drobný zastaví ve své kanceláři a
několik dokumentů si s sebou vezme domů večer. V 18.45 dorazí vyčerpán o svého bytu.
www.everesta.cz 36
37. Cvičení:
Naplánujte den panu Drobnému tak, aby dorazil domů v pohodě a včas.
Jeden den pana Drobného
8:00
8:30
9:00
9:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:00
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
16:00
16:30
37www.everesta.cz
38. 20 důvodů, proč to udělat právě teď!
Výmluvy, výmluvy, výmluvy!
Kdyţ něco nechceme udělat, nějaká ta výmluva se vţdycky najde. Lidé, které
obdivujeme, ale nikdy nic neodkládají. Jsou úspěšní, protoţe jejich motto zní: "Udělej to
teď!" Pro ty, kteří na zítra odkládají úkoly, které mohli udělat jiţ dnes, přinášíme dvacet
nejčastěji pouţívaných výmluv... a jak se s nimi vypořádat.
1. "Je to nepříjemné."
Určitě ano. Ale stane se váš úkol zítra nebo příští týden méně nepříjemným? Asi ne. A může se
dokonce stát opak: pokud budete úkol opakovaně odkládat, budete se je obávat ještě více.
2. "Má to být hotové aţ za hodinu, zítra, za týden..."
Správně. Právě nyní tedy máte příležitost k tomu, abyste úkol dokončili. Nic vás netlačí, nikam
nespěcháte a konečně můžete všem ukázat, jak dobrou práci dokážete odvést... když na to máte
dostatek času.
3. "Ve stresu pracuji lépe."
Tato výmluva je matkou všech výmluv. Skrývá v sobě samozřejmě zrnko pravdy: pod tlakem ze
sebe dokážeme vydat maximum. Proč ale čekat, až na nás tento tlak vyvinou vnější okolnosti?
Vytvořte si jej sami! Trocha osobní disciplíny dokáže zapůsobit stejně účinně, úkol splníte v
předstihu a ještě získáte čas na případné opravy nebo řešení neočekávaného.
4. "Moţná, ţe se to vyřeší samo. Počkám a uvidím, co se stane."
To určitě! Zvažte všechna pro a proti. Je možné, že se situace skutečně sama vyřeší. Ale je také
možné, že ne - a vám pak vzniknou problémy. Pečlivě zvažte, zda toto riziko chcete podstoupit.
5. "Nemusí to fungovat."
Existuje jen jeden způsob, jak to zjistit, že?
6. "Nemám s sebou podklady."
(Nebo své brýle, nářadí, kufřík atd.) Zapomenutí důležitého podkladu, nástroje nebo pomůcky je
někdy podvědomým činem, kterým se snažíme vyvléci z řešení situace. Nemám podklad, nemůžu
rozhodnout, říkáte si.
7. "Je to náročné."
No a co? Určitě jste už zvládli spoustu situací, jejichž řešení bylo náročné. A dokázali jste to. Stane
se úkol méně náročným tím, že jej odložíte?
8. "Teď se na to necítím."
Výborně. Alespoň máte šanci sami sobě dokázat, že vaše výkonnost není ovlivněna tím, jakou máte
právě náladu.
9. "Bolí mně hlava."
Jako mnoho dalších důvodů, toto může být legitimní omluva. Anebo také ne. Často se však stává,
že bolest hlavy je způsobena právě vidinou úkolu, který máte před sebou. A když se do něj pustíte,
bolest najednou mizí.
10. "Stejně se nic nestane, kdyţ to udělám později."
Tato výmluva se objevuje velmi často - a je nejvíce nebezpečná. Odklad rozhodnutí, vyřešení
problému nebo reakce na situace s sebou vždy nese následky. Snižuje pravděpodobnost, že úkol
bude vůbec splněn. Zvyšuje pravděpodobnost, že úkol bude odbytý. A obírá vás o pocit jistoty,
který získáte, když máte situaci plně pod kontrolou. A samozřejmě také podporuje špatný návyk ,
který se vám může vymstít v budoucnosti.
www.everesta.cz 38
40. TEST – Jak je vysoký váš „koeficient odkládání“?
„Lidé, kteří překládají něco z dneška na zítřek, jsou ti samí, kteří to již přesunuli ze
včerejška na dnešek“Peter Ustinov
Ke každému výroku zvolte jednu možnost (A, B,nebo C): téměř pokaţdé = A
často = B
nikdy = C
1. Vyhledávám důvody a omluvy, abych přesunul(a) obtížný problém
2. Potřebuji tlak, abych pokračoval(a) v práci na složitých úkolech
3. Existuje příliš mnoho rušivých vlivů, které mě zdržují od vyřízení důležitých věcí
4. Otálím s jasnými odpověďmi, když mám udělat nepříjemná rozhodnutí
5. Znesnadňuji kontrolu a následně přepracování důležitých projektů
6. Zkouším, zda by ostatní za mne nevyřídili nepříjemné záležitosti
7. Práci si beru s sebou domů, abych ji vyřídil(a) večer nebo o víkendu
8. Jsem přiliš unaven(a) nebo přiliš nervózní, než abych vyřídil(a) všechny úkoly
9. Nejprve musím vyřídit všechno, co mi leží na stole, než začnu s důležitým úkolem
10.Zanedbávám to, abych si stanovil(a) konečné termíny
Sečtěte odpovědi za „A“ : …………………………………
za „B“ : …………………………………
Vynásobte součet: „A“ 3x : ………………
„B“ 2x : ……………..
Sečtěte dílčí výsledky dostanete váš osobní „koeficient odkládání“ práce: …………
VYHODNOCENÍ
10 – 15 bodů:
Obecně nemáte problémy s odkládáním práce. Co máte a potřebujete udělat, uděláte. Máte asi
také smysl pro dodržování termínů a okolí to dokáže ocenit.
16 – 22 bodů:
Máte běžné problémy s odkládáním práce, prostě nejste dokonalí a víte, jak je sladké někdy se na
něco vykašlat a přesunout to na neurčito. Horší to bývá, když ono neurčito nastane.
23 – 30 bodů:
Zřejmě máte vážné problémy s odkládáním práce a málokdy něco dokončíte v termínu. Možná si
toho nabíráte příliš mnoho najednou.
A nebudu odkládat, protože v tom případě vše dopadne následovně:
www.everesta.cz 40