In deze les wordt dieper ingegaan op het specifieke karakter van archief in de collectie. Zo leer je er wat het verschil is tussen archief en documentatie en of je documenten mag weggooien. Je krijgt er ook uitleg over hoe je aan een inventaris begint, wat het verschil is met een verzamelbeschrijving en hoe je onderzoekers de weg naar jouw archief of collectie toont via Archiefbank Vlaanderen. - See more at: http://www.heemkunde-vlaanderen.be/aan-de-slag-met-archief-en-documentatie-nieuwe-reeks-5/

1. Aan de slag met archief en documentatie:
Inleiding tot beheer en ontsluiting van archief
Hendrik Vandeginste

2. Wat is archief?
• archief, dat is:
• archiefstukken
• archiefbestanddeel: vb. de documenten bij de
secretaris: ‘mijn archief’
• archiefstelling: stadsarchief van Genk
• archiefbewaarplaats: het gebouw

3. Wat is archief?
• van Dale:
• documentatie = documentenmateriaal of het
bijeenbrengen van documenten
• bibliotheek = verzameling boeken
• archief = verzameling van geschreven stukken,
oorkonden, akten, bescheiden, registers enz. die
betrekking hebben op het bestuur van staat, gewest
of gemeente, van een instelling of vereniging, van de
werkkring van een openbaar ambtenaar of van een
geslacht

4. Wat is archief?
• den Teuling (de Bijbel?):
• www.vvbad.be/publicaties/ar
chiefterminologie-voor-
nederland-en-vlaanderen

5. Wat is archief?
• den Teuling (de Bijbel?): documentatie:
• Verzameling documenten betreffende
een feit of een reeks feiten,
bijeengebracht met een bepaald doel.
• Een verzameling of collectie
• Vaak thematisch of onderwerpsmatig
• Met een bepaald doel

6. Wat is archief?
• den Teuling (de Bijbel?): archiefstuk:
• Een archiefstuk is een document dat
ongeacht zijn vorm en zijn drager, naar
zijn aard bestemd is om te berusten
onder de persoon, groep personen of
organisatie die het heeft ontvangen of
opgemaakt uit hoofde van zijn of haar
activititeiten, zijn of haar taken of ter
handhaving van zijn of haar rechten.

7. Wat is archief?
• den Teuling (de Bijbel?): archiefstuk:
• Het moet informatie bevatten.
• Gegroeid op een organische wijze.

8. Wat is archief?
• De levende doden?:
• levend en/of dood archief
• Statisch archief: zowel de administratieve
als de juridische functie van het
document/dossier is verstreken. Het wordt
permanent bewaard omwille van zijn
historische waarde.

9. Wat is archief?
• De levende doden?:
• Semi-statisch: het dossier is afgesloten (de
zaak is volledig afgewerkt), maar het bezit
nog administratieve en juridische waarde.
• Dynamisch: het document of het dossier is
nog actief, is nog in opbouw bij de
archiefvormer, is nog niet afgerond.

10. Stappenplan voor
inventariseren
• Stappenplan voor inventariseren:
• Kennismaken met de documenten
• Onderzoek naar archiefvormer
• Reconstructie van archief + schonen
• Ordenen
• Beschrijven

11. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 1: Kennismaken met de documenten
• Maak enkele notities i.v.m. soort document ,
de inhoud, de samenstelling, de uiterlijke
vorm, datering
• Maak een soort van plaatsingslijst:
Wat staat waar?

12. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 2: Onderzoek naar archiefvormer
• Om de documenten te begrijpen, moet je de
context mee in de inventaris krijgen
• Van de archiefvormer moet je weten:
• Ontstaan en evolutie
• Functie- en takenlijst
Wat is de context
van de documenten?

13. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 3: Reconstructie van archief + schonen
• Bestemmings- en structuurbeginsel:
• Archief moet zitten waar het behoort: je stopt
ze volgens archiefvormer
• Archief heeft een meerwaarde als de
oorspronkelijke structuur behouden blijft.
• Een eerste fysieke ordening is het resultaat.
Hoe passen de documenten
in een groter geheel?

14. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 3: Reconstructie van archief + schonen
• Schonen: = verwijderen van het overbodige:
– Schadelijk materiaal: nietjes, plastic
mapjes,…
- Overbodige documenten: dubbels,
blanco’s, sommige omslagen,
kladversies,…
Hoe passen de documenten
in een groter geheel?

15. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 4: Ordenen
• Structuurbeginsel: opnieuw het vertrekpunt
• Archief krijgt extra waarde als je de context kan
meegeven:
• Opsporen van oorspronkelijke orde en
structuur, om ze daarna te evalueren op hun
bruikbaarheid
Hoe zorgen dat de documenten
terug gevonden kunnen worden?

16. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 4: Ordenen
• Gebruik een ordenings- of archiefschema
• Zie p. 22 in de handleiding
• Zie voorbeeld p.30 in de handleiding
Hoe zorgen dat de documenten
terug gevonden kunnen worden?

17. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 4: Ordenen
• Enkele tips:
• Steeds werken van het algemene naar het
bijzondere: (reeks briefwisseling, notulen,…)
• Probeer functioneel in te delen, niet via
onderwerpen. Het is immers mogelijk dat je
anders overlappingen hebt.
• Stukken van genealogische aard komen
vooraan (omdat ze vaak meerdere
archiefvormers behandelen)

18. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 4: Ordenen
• Enkele tips:
• Zoeken naar evenwichtige inventaris. Een
schema is uiteindelijk niet iets wat slaafs
gevolgd moet worden. Gebruik eventueel
een nadere toegang.
• Wees consequent in de terminologie
• Opletten met afschriften, betekent vaak een
ander doel, rekening mee houden
• Gezond verstand staat voorop

19. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 5: Beschrijven: wat heb je nodig?
• Het geordende archiefbestand
• Beschrijvingsfiches: analoog of digitaal
• Zuurvrij verpakkingsmateriaal: zie volgende week
• Potlood
• Etiketten
• Archiefterminologie: den Teuling
• Handleiding Aan de Slag met archief en
documentatie
• Gezond verstand

20. Stappenplan voor
inventariseren
Voorlopig nummer Definitief nummer
Inhoud: formele titel, redactionele vorm, inhoudsbeschrijving
Datum Ontwikkelingsstadium Omvang/uiterlijke vorm
Stap 5: Beschrijven: Voorbeeld van analoge
beschrijvingsfiche

21. Stappenplan voor
inventariseren
nr Redactionele
vorm
Formele titel Beschrijving Datum Taal Uiterlijke
vorm
doosnr plaatscode opmerking
1 Brief van Emile en Elise
Slegten uit
Neerpelt aan
Leonard en Emily
De Wolf-Noots
waarin zij hun
nieuwjaarswensen
overmaken.
1929,
januari
1
Frans 1 stuk Doos 1 17-A-1 handgeschreven
2 Krant Le Courier
Belgique
1814,
april 28
Frans 1 stuk Doos 1 17-A-1 gedrukt
9 Dagboek van Victor De Wolf
tijdens zijn
schooltijd aan het
St-Jan-
Berchmanscollege
te Antwerpen
1926,
februari
1 –
1926,
mei 4
Neder
lands
1 register Doos 1 17-A-1 handgeschreven
• Stap 5: Beschrijven: voorbeeld van
excelinventaris in opbouw

22. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 5: Beschrijven: wat heb je nodig?
• Vergeet niet te checken wat er in je omgeving
gebeurt op vlak van inventarisatie. Op die manier
vermijd je dubbel werk wanneer inventaris ooit in
een groter systeem opgaan.
• Voorgaand vb.: geen aandacht voor de structuur.
Kan problemen opleveren.

23. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 5: Beschrijven: basis van zes velden:
• Het nummer
• De redactionele vorm
• Inhoudsomschrijving
• Datering
• Ontwikkelingsstadium
• Uiterlijke vorm

24. Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 5: Beschrijven: basis van zes velden:
• De redactionele vorm:
• = soort van archiefdocument
• Voorbeelden: brief, rekening, dossier,…
• Ontwikkelingsstadium:
• Vermelden indien afwijkend
• Klad, origineel, kopie, minuut,…
• Uiterlijke vorm: materiële eenheid: stuk, omslag
(min. 5), pak (meer dan 2cm), 1 katern, 1 deel
(niet = register), 1 band (achteraf ingebonden)