3. Inkoop & Aanbesteden
Essentieel is een goede voorbereiding die bestaat uit
* vaststellen functionele inkoopbehoefte
* “zelf-doen-of-uitbesteden”
* inkoopmarktonderzoek / haalbaarheidsonderzoek
* risicoanalyses: technisch, organisatorisch, commercieel, bestuurlijk, juridisch
* aanbestedingstrategie > aanbestedingsprocedure
* contractvorm > form follows function
* voorkom belangenverstrengeling (voorkennis)
Business must drive systems!
(C) PPS 2010
4. Bedreigingen
• Nauwelijks financiële prikkels > suboptimaal inkoopresultaat
• Nauwelijks enige vorm van actief contractmanagement
• Pre-occupatie met rechtmatigheid > toegevoegde conditio sine qua
non
• Te weinig draagvlak bij de politieke en bestuurlijke leiding
• Aanbesteden wordt vaak als een “kunstje’ beschouwd
• Het ongebreideld “knippen-en-plakken”
• Langdurige besluitvormingsprocessen
• Slecht kunnen plannen: hollen voor het bedrijfsleven en stilstaan voor
de overheid
(C) PPS 2010
5. Inkoopmanoeuvreerruimte
(naar Van Weele)
Kosten
Mate waarin specificaties
vastliggen
Hoog
Kosten verbonden
Aan wijzigingen
Aanbestedings-
manoeuvreerruimte
Laag Productontwikkeling Productontwerp Fabricage voorbereiding Productie Tijd
(C) PPS 2010
Specificeren Selecteren Contracteren
6. Nomenclatura
NACE: "Nomenclature statistique des activités économiques
dans la Communauté européenne“; EG
►Bepalend of het een werk is.
CPC: Central Product Classification; VN
►Bepalend welke type dienst (A-B)
CPV: Common Procurement Vocabulary; EG
►Classificatiesysteem om termen te standaardiseren
Bij interpretatieverschillen NACE en CPC bepalend!
(C) PPS 2010
7. Overheidsopdracht voor werken
Een overheidsopdracht voor werken is een schriftelijke
overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer
aannemers en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en
betrekking heeft op:
1. hetzij de uitvoering van een bouwopdracht (realisatie)
2. hetzij zowel het ontwerp als de uitvoering
– van werken in het kader van één in bijlage XII Richtlijn SS of
bijlage I Richtlijn KO vermelde werkzaamheden]
– of van een werk,
WERK: het product van een geheel van bouwkundige of
civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een
economische of technische functie te vervullen
3. dan wel het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een
werk dat aan de door de aanbestedende dienst gestelde eisen
voldoet
(C) PPS 2010
8. Levering / Dienst
Levering
Een schriftelijke overeenkomst betreffende
koop, huur en lease van roerende zaken
Dienst
Een schriftelijke overeenkomst die
noch een werk noch een levering zijn
A- en B-diensten
(C) PPS 2010
10. Werk, Levering of Dienst?
• Vangrails voor een weg.
• Schrijnwerk van de SS Rotterdam: hutten,
deuren, tussenwanden, inbouwkeuken e.d.
• Het leveren en plaatsen van lichtmasten.
• De vervanging van het sanitair (leveren en
plaatsen)
• Gevelreiniging
• Archeologische opgraving stadsmuur.
(C) PPS 2010
11. Werk of Dienst
10de Overweging Richtlijn 2004/18
Een overeenkomst wordt alleen geacht een
overheidsopdracht voor werken te zijn
indien zij specifiek betrekking heeft op de in
bijlage I bedoelde activiteiten, zelfs indien
de overeenkomst andere voor die
activiteiten benodigde diensten omvat.
(C) PPS 2010
12. Hoofd- en bijzaak
Artikel 1 lid 2;d Richtlijn 2004/18
Een overheidsopdracht die op de in bijlage II
bedoelde diensten betrekking heeft en slechts
bijkomstig ten opzichte van het hoofdvoorwerp
van de opdracht werkzaamheden als bedoeld in
bijlage I omvat, wordt als een overheidsopdracht
voor diensten beschouwd.
(C) PPS 2010
13. Hoofd- en bijzaak
Voor het vaststellen of het een werk, een levering
dan wel een dienst is, is bepalend wat het
hoofdvoorwerp van de opdracht is.
Gestion Hotelera (C-331/92) Hoofdvoorwerp de
inrichting en opening van een casino enerzijds en
de exploitatie van een hotelbedrijf anderzijds.
De aanvullende verbouwings- en
herstelwerkzaamheden waren bijkomstig van aard
waren en derhalve geen werk.
(C) PPS 2010
15. Contractduur
Voor
• aannemings-,
• leverings-,
• dienstverleningsovereenkomsten en
Geen maximale termijn
Geen tussentijdse wijzigingen van de opdracht
Geen misbruik
• Raamovereenkomst maximaal vier jaar.
(C) PPS 2010
16. Tussentijdse wijziging
Zaak Pressetext (C-454/06)
De wijziging van een nog lopende overeenkomst inzake een
overheidsopdracht kan worden aangemerkt als wezenlijk
wanneer zij voorwaarden invoert die, wanneer zij in de
oorspronkelijke aanbestedingprocedure waren genoemd,
zouden hebben geleid tot toelating van andere inschrijvers dan
die welke oorspronkelijk waren toegelaten, of tot de keuze
voor een andere offerte dan die waarvoor oorspronkelijk was
gekozen
Een wijziging van de oorspronkelijke overeenkomst kan
eveneens als wezenlijk worden aangemerkt wanneer zij de
markt in belangrijke mate uitbreidt tot diensten die
oorspronkelijk niet waren opgenomen.
(C) PPS 2010
17. Voorwaarden
Voorwaarden zijn te onderscheiden in:
Aanbestedings- / inschrijvingsvoorwaarden
Bijzondere voorwaarden
Contractuele en uitvoeringsvoorwaarden
(C) PPS 2010
18. Aanbestedings- / Inschrijvingsvoorwaarden
Dit zijn spelregels die gegadigden / inschrijvers
tijdens de aanbesteding in acht moeten nemen.
Voorbeelden
Offerte in de Nederlandse taal
Offerte in drievoud
Volledigheid
Sluitingsdatum
Offerte is onvoorwaardelijk
Gestandhoudingstermijn
Vertrouwelijkheid
(C) PPS 2010
24. Selectie- / gunningsfase
Art. 44 lid 1 richtlijn 2004/18: volgtijdelijkheid
Gunning vindt plaats nadat geschiktheid van alle gegadigden /
inschrijvers is gecontroleerd.
Zie zaken Beentjes (31/87) en Lianakis (C‑532/06).
Europese Commissie: Interpretatieve mededeling sociale
aspecten (2001):
Zodra de gegadigden of inschrijvers zijn geselecteerd, worden de
inschrijvingen door de aanbestedende dienst beoordeeld, waarna
de opdracht wordt gegund.
Alleen de geschiktheid van de “winnende” inschrijver
Controleren is niet toegestaan!
(C) PPS 2010
25. Ongewenste effecten
1. Hoe objectief is de beoordeling
2. Zorgvuldigheid kan door tijdsdruk onder druk
komen te staan.
3. Onzorgvuldige beoordeling kan problemen
opleveren bij de uitvoering
4. Herziening van de beslissing; wat doet de
“winnende inschrijver? Naar de rechter?
5. Geen nuttige informatie voor
leveranciersmanagement.
(C) PPS 2010
27. Minimumeisen
Bij de openbare procedure alleen minimumeisen
en geen relatieve geschiktheid!
Minimumeis moet meetbaar, transparant, non-
discriminatoir en proportioneel zijn
(C) PPS 2010
28. Relatieve geschiktheid
Alleen bij de procedures met voorselectie!
• Niet-openbare procedure
• Concurrentiegerichte dialoog
• Onderhandelingsprocedure met bekendmaking
Naast de minimumeisen kan men ook gewogen criteria
hanteren voor het “shortlisten”.
Bijvoorbeeld door extra referenties of door ervaring
met specifieke van elementen te vragen.
(C) PPS 2010
29. Niet meetbaar
De gegadigde dient te beschikken over een toereikende organisatie en over
voldoende kwalitatief personeel om de werkzaamheden goed en tijdig uit
te kunnen voeren.
Het in te zetten verantwoordelijk en leidinggevend personeel dient te
beschikken over voldoende vakbekwaamheid. Gevraagd wordt het curriculum
vitae met opgave van opleidingsniveau en relevante werkervaring te
overleggen van de architect c.q. projectleider
(C) PPS 2010
31. Meetbaarheid
Geschiktheidseisen schoonmaak schoolgebouwen.
Doorgaans: Ervaring met vergelijkbare opdrachten
Hier krijg je de discussie wat is vergelijkbaar
Meetbare geschiktheidseis
• beschikken over een totale bedrijfsomzet van tenminste € 1
miljoen gemiddeld over de laatste drie boekjaren;
• minimaal drie opdrachten voor het schoonmaken van
schoolgebouwen, zijnde niet aanpalend, met een omvang
van 10.000 m2 per opdrachtgever, verdeeld over tenminste
vier schoolgebouwen in de laatste 3 jaar
32. Meetbare minimumeisen
De inschrijver of de combinatie dient in de
afgelopen drie jaar ten minste een tweetal
opdrachten (referenties) op het gebied van RFID
succesvol te hebben uitgevoerd met handheld of
portable scanners voor ten minste 200 verschillende
producten. Deze technologie behoeft niet per se in
bibliotheken te zijn toegepast. Het kan ook een
andere sector zijn, zoals de retail.
(C) PPS 2010
33. Minimumeis en Relatieve
Geschiktheideis
Minimumeis
Een gerealiseerde opdracht met betrekking tot een voor geheel of
gedeeltelijk uitgevoerd ruimtelijk plan voor stedenbouwkundig
plan
• groter dan 10 hectare
• met een multifunctioneel programma als beschreven in het
Verkort Bestek
Relatieve geschiktheid
De wijze waarop een gerealiseerd stedenbouwkundig plan met
een bijzondere ligging in een watergebied betekenis heeft
gekregen in het ruimtelijk concept.
Weegfactor: 0.2
(C) PPS 2010
34. Beoordeling
Bureau A
Het ontwerp voor XXX is een geslaagd concept waarbij de relatie tussen de
stad en haar rivier weer voelbaar is geworden.
Waardering Weegfactor Punten
5 0,2 1
Bureau B
Het integraal ontwikkelingsplan YYY geeft naar oordeel van de commissie
een oplossing van een specifiek stedenbouwkundig probleem in dit gebied.
Minder sterk blijkt hoe in een dergelijk concept de bijzondere ligging wordt
benut, zeker in vergelijking tot andere referenties
Waardering Weegfactor Punten
3 0,2 0,6
(C) PPS 2010
36. Gunningscriteria
• Laagste prijs: wat kost het
• Economisch voordeligste aanbieding:
* wat houdt de aanbieding in?
* hoe wordt de opdracht uitgevoerd?
* wat kost het?
Subcriteria moeten verband houden met het voorwerp
van de opdracht!
(C) PPS 2010
37. Casus Conditioneel Inkopen
Economisch voordeligste aanbieding, twee criteria:
• Laagste prijs
• “Criterium met een uitsluitend karakter”
Het criterium met een uitsluitend karakter werkt als volgt. Nadat de per perceel
is bepaald welke inschrijvers de laagste prijs hebben geoffreerd, wordt aan de
hand van een wiskundige formule definitief bepaald welke inschrijver welk
perceel toebedeeld krijgt. Het resultaat kan zijn dat een perceel niet aan een
inschrijver met de laagste aanbieding wordt toebedeeld.
De wiskundige formule houdt geen verband met het voorwerp van de
opdracht!
(C) PPS 2010
38. Gunningscriteria
• Duidelijk vermelden op welke onderdelen
van het PvE de criteria betrekking hebben
• Formuleer de vragen zodanig dat het
meetbare en vergelijkbare antwoorden
oplevert
• Toets vooraf of de gunningscriteria tot
ongewenste keuzes leiden
• Verwissel gunningscriteria niet met
geschiktheidseisen
(C) PPS 2010
39. Wat zijn gunningscriteria
• Drukwerkcapaciteit
• Beschikbare projectleiders
• Presentaties
• Inzet werklozen
• De mate van deskundigheid van de onderzoeker
• Beveiliging persoonsgegevens (ISO 27000)
(C) PPS 2010
40. Open vragen
Eis 2.6E
Nadat de bestelling heeft plaatsgevonden, dient de levering van
farmaceutische producten op maandag tot en met vrijdag binnen 24 uur
te zijn geleverd bij elke apotheek of apotheekhoudende huisarts of
dierenarts in Nederland.
De “24-uurs-levering” zal door Leverancier als volgt worden uitgevoerd:
bestellingen die op werkdagen voor 16.30 uur door Leverancier zijn
ontvangen worden nog dezelfde dag aan de afnemer verzonden.
Bestellingen die later worden ontvangen worden uiterlijk op de
eerstvolgende werkdag verzonden
Vraag
Op welke wijze waarborgt u de leveringsbetrouwbaarheid, als
beschreven in Eis 2.6E en hoe bewaakt u het?
(C) PPS 2010
41. Beoordelingsmethodiek
Par. Eis/PvE Weegfactor Punten Totaal
2.2C Veiligheidsplan 5 7 35
2.6E Waarborgen leveringsbetrouwbaarheid… 4 5 20
4.3A Alleen geautoriseerd personeel…….. 4 5 20
_____
_____
_____
Totaal aantal te behalen punten 150
Totaal aantal te behalen punten voor kosten 100
(C) PPS 2010
42. TIPS
• Bron van inspiratie is het PvE: lees het door
• Categoriseer de elementen voor geschiktheidseisen,
gunningscriteria en de overeenkomst.
• PvE is de input voor de selectie- en gunningscriteria en de
overeenkomst. Proportionaliteitsbeginsel
• Integrale benadering van inkoopvraagstukken
• Formuleer de criteria en voorwaarden duidelijk zodat het
meetbare en vergelijkbare gegevens oplevert.
• De jurist adviseert en voert de juridische risicoanalyse uit.
• Beperk de administratieve rompslomp.
(C) PPS 2010