Ringkasan dokumen tersebut adalah tentang pengertian, manfaat, fungsi, tujuan, dan tahapan pelaksanaan stock opname untuk mengontrol dan mengecek stok barang secara fisik di gudang dengan pencatatan sistem.

1. STOCK
OPNAME
OLEH:
ELTIRA MUTIARA, S.T
MAPEL : PENGENDALIAN DOKUMEN
ADMINISTRASI GUDANG

2. PENGERTIAN
Stock opname atau inventory checking atau rekaman stok
merupakan aktifitas melakukan verifikasi fisik dengan
menghitung jumlah persediaan yang ada digudang.
Kegiatan ini merupakan langkah pengendalian dari
internal perusahaan untuk meminimalisir risiko
terjadinya selisih antara stok fisik dengan pencatatan
stok yang dilakukan

3. MANFAAT
1. Meminimalisir penyimpangan terhadap barang, baik
itu kekurangan atau kelebihan.
2. Bisa untuk tindak lanjut secara cepat jika ada
barang hilang atau kekurangan barang, sehingga
tidak sampai terjadi kekosongan stok barang.
3. Dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun
sebelumnya sehingga perkembangan perusahaan
bisa diketahui.
4. Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar
barang secara pasti.
5. Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.

4. FUNGSI
1. Mengetahui kondisi stok secara
faktual
2. Menindaklanjuti selisih
pencatatan dan perhitungan stok
3. Mitigasi terjadinya kesalahan
atau fraud dalam perusahaan.

5. TUJUAN
Tujuan dilakukannya stock opname tidak hanya untuk
mengetahui persediaan perusahaan saja, tapi juga dapat
dilakukan untuk kas, aktiva, piutang, dan hutang.
Tujuan dari stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran
catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana
termasuk salah satu fungsi untuk Sistem Pengendalian
Intern (SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui
keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan
persediaan fisik yang ada.
Pada beberapa perusahaan stock opname dilakukan untuk
persediaan barang dan kas, sedangkan stock opname pada
perusahaan manufaktur dilakukan untuk persediaan bahan
baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang
jadi.

6. WAKTUPELAKSANAAN
01. Berdasarkan Harian
Biasanya pebisnis yang melakukan inventory checking secara
harian memiliki jenis produk yang fast moving dan
memiliki cycle life yang rendah seperti makanan dan minuman.
02. Berdasarkan Periodik
Biasanya waktu yang dilakukan ialah per kwartal atau 3 Bulan,
per semester atau 6 bulan atau bahkan per tahun. Pebisnis bisa
menentukan periode melakukan stock opname sesuai dengan
tingkat urgency dan kemampuan dalam melakukannya.
03. Berdasarkan event atau peristiwa.
Pebisnis tentunya bisa saja melakukan rekaman stok di waktu-waktu tertentu sesuai kebutuhan.
Misalnya ada force majeure yang menyebabkan harus verifikasi stok. Bisa juga ada event khusus
yang menyebabkan trafik keluar masuk stok yang tinggi seperti HARBOLNAS, Promo Hari Raya
dan sebagainya.

7. TAHAP –TAHAP PELAKSANAAN
STOCK OPNAME

8. 1. TAHAP AWAL
1. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag
atau stiker yang digunakan untuk memberi tanda stok yang
telah dihitung pada saat stock opname.
2. Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok
dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang, sehingga
pada saat melakukan stock opname tidak terjadi kerancuan
karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
3. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok
gudang dengan barcode yang sesuai dengan program. Jadi
setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan
kode barang, ini untuk memudahkan tim penghitung pada
saat dilakukannya proses stock opname.
4. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker
dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya
digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung
pada saat dilakukannya stock opname.

9. 2. TAHAP PERSIAPAN
Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal
yang perlu dilakukan pada tahap ini, antara lain:
1. Memanggil semua tim untuk
melakukan briefing terkait pelaksanaan stock opname.
Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-
masing orang yang akan terlibat dalam proses stock
opname.
2. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi
inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam
tutup operasional pada H-1.
3. Menginstruksikan bagian gudang untuk
menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya
jam operasional sampai dengan selesainya
proses stock opname.

10. 2. TAHAP STOCK PERHITUNGAN (STOCK OPNAME)
Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah:
1. Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah
terinput semua ke program.
2. Setelah semua stok sudah terinput ke program, print semua stok
dari program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian
dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing tim stock
opname
3. Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah
dihitung diberi tag atau stiker agar tidak terjadi double
4. Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan
hasil opname diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin
ke microsoft excel terlebih dahulu.
5. Kemudian setelah proses stock opname selesai, yang perlu
dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas
stok yang selisih.
6. Setelah semua proses selesai, maka hasil stock opname tersebut
diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment
stock atau penyesuaian persediaan

11. PERHITUNGANSTOCKOPNAME

12. Secara umum, stock opname disusun sebagai berikut:
• Kode barang
• Nama barang
• Satuan
• Harga jual
• Harga pokok
• Persediaan awal
• Penjualan
• Pembelian (barang masuk)
• Persediaan akhir (Dalam sistem Pencatatan/buku)
• Persediaan di gudang (Nilai Fisik Gudang)
• Selisih
• Keterangan
DATA STOCK OPNAME

13. PERHITUNGANSTOCKOPNAME

14. PERHITUNGANSTOCKOPNAME

15. PERHITUNGANSTOCKOPNAME

16. RUMUSPERHITUNGANSTOCKOPNAMEDIMS.EXCELL
Rumus untuk kolom "Nilai Persediaan Awal" = harga pokok x jumlah persediaan awal.
Rumus untuk kolom " Nilai Penjualan" = harga jual satuan x jumlah penjualan.
Rumus untuk kolom "Barang Masuk" = harga pokok x jumlah barang masuk.
Rumus untuk kolom "Jumlah Persediaan Akhir" = jumlah persediaan awal - jumlah
penjualan + jumlah barang masuk.
Rumus untuk kolom "Nilai Persediaan Akhir" = harga pokok x jumlah persediaan
akhir.
Rumus untuk kolom "Nilai Persediaan Gudang" = harga pokok x jumlah persediaan
gudang.’
Rumus untuk kolom “ Jumlah Selisih” = Jmlh Persediaan di Gudang –Jmlh
Persediaan akhir.
Rumus untuk kolom “Nilai Selisih” = Jmlh Selisih lebih/kurang x Harga Pokok

17. PENCOCOKAN DATA
• Cocokkan data jumlah persediaan akhir dengan persediaan gudang.
• Jika terjadi selisih baik itu minus ataupun plus, masukkan data tersebut ke kolom
selisih.
• Kalikan Jumlah selisih dengan harga pokok untuk mengetahui nilai selisih barang.
• Bila hasil perhitungan tersebut minus (-), berarti terjadi selisih kurang. Sebaliknya,
bila hasilnya plus (+), berarti terjadi selisih lebih. Data yang benar adalah yang
selisihnya 0.
• Langkah selanjutnya setelah proses penghitungan ialah menulis keterangan bila
menemukan selisih lebih ataupun kurang.
• Keterangan yang ditulis dapat berupa alasan mengapa terjadi selisih tersebut. Bila
pada akhirnya telah dilakukan pembenaran, maka ubah data sehingga selisih
menjadi nol. Jangan lupa hapus juga data keterangan untuk produk dengan selisih
nol.

18. "Tidak ada rahasia untuk sukses.
Semuanya adalah hasil dari
persiapan, kerja keras, dan belajar
dari kegagalan." - Colin Powell.

19. TUGAS :
BUATLAH CONTOH LAPORAN STOCK OPNAME
SUATU PERUSAHAAN DENGAN MENGGUNAKAN
MS.EXCELL