oplæg ved seminar om modeltudvikling om abm-samarbejde om lokalhistorie på Rigsarkivet 9. marts ved Flemming Nielsen, arkivar på Aalborg Stadsarkiv.

1. ABM fællesmagasin
Parter:
Aalborg Stadsarkiv
Nordjyllands Historiske Museum
Kunsten – Museum of Modern Art Aalborg
Aalborg Bibliotekerne

2. Projektmål
• Optimal samlet bevaring
• Effektiv håndtering af arkivalier og genstande
• Studierum til brugere=forbedret adgang
• Synergi ved fællesskab mellem institutioner

3. Fase 0: Projektudformning
• Initiering af pilotprojekt • Forudsætninger:
Eksisterende
samarbejde
• Øget pladsbehov
• Økonomisk ramme
• Intern afklaring • Hvor tæt integration
• Valg af klimatiserings-
principper

4. Fase 0: Projektudformning
• Etablering af netværk • Inspektør fra Kunsten,
konservator fra NHM,
samlingsarkivar fra
Stadsarkivet
• Afklaring af
problemstilling • Skabelse af én fælles
opbevaringsfunktion
• Værksteds- og
kontorfaciliteter
• Studierumsfacilitet

5. Fase 0: Projektudformning
• Forventningsafstemning • Beskrivelse af, hvad den
og formål fælles facilitet skal rumme
• Partsroller og partsbidrag • Parternes funktioner og
roller i projektet
• Ressourcer • Afklaring af de økono-
miske rammebetingelser
• Samarbejdsform • Koordineret af tovholder
• Tidsplaner • Tidsramme bestemt af
pres fra kommunalreform
• Projekt klar til
• Forventet udbytte igangsættelse

6. Fase 0: Projektudformning
• Initiering af projekt • Kontakt til forvaltning
vedrørende prioriteret • Økonomisk ramme for
ABM-aktivitet netværksarbejde
• Intern afklaring og • Ledelser enige om at
ledelsesmæssig pulje ressourcer
forankring • Forvaltningsdeltagelse i
netværket

7. Fase 0: Projektudformning
• Etablering af ABM- • Gruppen blev
gruppe og styregruppe formaliseret med
økonomimedarbejder
som medlem og i denne
fase Stadsarkivets
repræsentant som
tovholder
• Styregruppe de tre
institutioners ledere

8. Fase 0: Projektudformning
• Afklaring af projektets • Rapport med funktions-
problemstilling krav
• Nuværende økonomi
• Langtidsøkonomi
• Finansieringsmulighe-
der
• Politisk behandling =>
• Etableres som OPP

9. Fase 1: Eksterne parter og relationer
• Inddragelse af eksterne • Forvaltning
parter • Nationalmuseets
bevaringssektion
• Borgmesterens
forvaltnings jurister
• Byggerådgiver fra
forvaltning
• Kammeradvokaten
(med Alectia og
Deloitte)

10. Fase 1: Eksterne parter og relationer
• Planlægning, • I nyetableret arbejds-
forventningsafstemning, gruppe blev hele
formål, partsroller og – forløbet i processens
bidrag, ressourcer, første fase gennemført
samarbejdsform, med en plan for forlø-
tidsplaner og forventet bet, der har været
udbytte bestemt af OPP-
formens formelle
rammer

11. Fase 2: Gennemførelse af konkret
forløb
• Projektaktiviteter • Prækvalifikation af
selskaber
• Udarbejdelse af færdig
funktionalitetsbeskri-
velse
• Økonomiske rammer
• Udbud
• Dialogmøder
• Endeligt udbud
• Behandling af tilbud

12. Udvikling af modellens elementer
• Netværksstruktur og • Formaliserede rammer
Netværkssystemer bestemt af projektets
OPP-rammer
• Netværkskultur • Stor grad af gensidig
forpligtelse, tæt og
effektivt samarbejde

13. Udvikling af parternes interne forhold
• Det oprindelige netværk • Har formået at samar-
bejde krav og forvent-
ninger, så de tre insti-
tutioner har fremstået
som en enhed overfor alle
eksterne parter
• Arbejdsgruppen • Effektivt kollegialt
samarbejde =>
• Alle aftaler og tidsfrister
overholdt

14. Fase 3: Evaluering
• Netværksprocessen har fungeret og modellen
vist sin bæredygtighed ved tilpasning i.f.t.
eksternt betingede ændringer
• Barrierer identificeret og indtil videre
overkommet
• Praksis i den nye facilitet: Driftssamarbejdet
og nye kollegiale relationer ikke afprøvet
endnu
• Drift starter 1. november 2011