CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CQ CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC

HUỲNH BÁ HỌC 1/8 BÀI TT CÔNG TÁC VT TẠI CÁC CQCQ N. NƯỚC

BÀI THUYẾT TRÌNH
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC

CÂU HỎI THẢO LUẬN

Câu 1. Tìm hiểu bộ máy tổ chức chức năng nhiệm vụ của một cơ quan chính quyền cấp huyện (trở
xuống)?

Câu 2. Tìm hiểu sự khác biệt về công tác văn thư ở cấp chính quyền đó?

BÀI LÀM

CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG TÀI LIỆU NÀY

- Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 của Quốc hội nước Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam về việc tổ chức và hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
- Luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008 của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 3 quy định về việc
ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008 của Quốc hội
khóa XII, kỳ họp thứ 3.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ quy về kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.
- Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 05 năm 2002 của Bộ Công an - Ban Tổ chức cán bộ
chính phủ về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của chính phủ về việc quy định tổ chức các
cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
- Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 09 năm 2006 của chính phủ quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của hội HĐND, UBND.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001của Chính phủ quy định về việc quản lý và sử
dụng con dấu.
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban
nhân dân các cấp.
- Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo
cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Câu 1. Tìm hiểu bộ máy tổ chức chức năng nhiệm vụ của một cơ quan chính quyền cấp huyện (trở xuống)

SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC UBND HUYỆN HOẰNG HÓA, THANH HÓA

a. Chức năng, nhiệm vụ chung
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên
và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh
tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản
lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
b. Tổ chức và hoạt động của UBND
Tổ chức và hoạt động của UBND huyện được quy định cụ thể tại Mục 4, Chương IV Luật tổ chức HĐND
và UBND số 11/2003/QH11.
b. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể
CHỨC
MẢNG DANH, NHIỆM VỤ
BỘ PHẬN
Chủ tịch UBND là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, chịu trách
Chủ tịch nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình luật định, cùng với tập
UBND thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND cùng cấp và trước
cơ quan nhà nước cấp trên.
Các phó Phó Chủ tịch và các thành viên khác của UBND thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do
chủ tịch Chủ tịch UBND phân công và phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND về việc
LÃNH UBND thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã được giao.
ĐẠO Trưởng phòng là người đứng đầu cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm trước Ủy
ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và trước pháp luật về thực hiện
Các
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn do mình phụ trách.
Trưởng
Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác và
phòng và
chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng
phó phòng
phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các
hoạt động của cơ quan chuyên môn cấp huyện.
Phòng LĐ – TBXH có nhiệm vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực
Phòng hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động; việc làm; dạy nghề; tiền
LĐ – lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có
MẢNG
TBXH công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình
KINH đẳng giới.
TẾ
Phòng Tư pháp có nhiệm vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện
Phòng Tư
chức năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm
pháp
tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân

CHỨC
BỘ PHẬN
sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và các công tác tư pháp
khác.
Phòng Tài chính – Kế hoạch có nhiệm vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp
Phòng Tài
huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế
chính –
hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác
Kế hoạch
xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân.
Phòng Công thương có nhiệm vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về: công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mại;
Phòng
xây dựng; phát triển đô thị; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; vật liệu xây dựng; nhà ở và
Công
công sở; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp, thoát nước; vệ sinh môi trường đô thị; công
thương
viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ xe đô thị); giao thông; khoa học và
công nghệ.
Phòng Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp
huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao
Phòng
gồm: mục tiêu, chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và
Giáo dục
tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ
và Đào tạo
chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục
VĂN và đào tạo.
HÓA Phòng Y tế có nghĩa vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện
XÃ Phòng Y chức năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế cơ
HỘI tế sở; y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; dược
phẩm; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số.
Phòng Phòng Văn hóa, Thể thao – Du lịch có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân
Văn hóa, dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: văn hoá; gia đình; thể dục,
Thể thao – thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông
Du lịch tin; phát thanh; báo chí; xuất bản.
Phòng Tài Phòng Tài nguyên môi trường tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực
nguyên hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên
môi khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ và biển (đối với những
trường địa phương có biển).
SẢN
Phòng Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân
XUẤT
Nông huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm
nghiệp và nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại
phát triển nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng
nông thôn nghề nông thôn trên địa bàn xã.
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
Phòng Thanh tra nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà
huyện nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra giải
quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.
Văn phòng HĐND – UBND có trách nhiệm tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân
dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện
Văn phòng HĐND - về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành
UBND của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo
cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải
Phòng Nội vụ cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính
phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng.

CHỨC
BỘ PHẬN
Trong hoạt động của mình, Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân,
Uỷ ban nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân phối
hợp chặt chẽ với Ban thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức
Tổ chức chính trị xã
thành viên của Mặt trận, các tổ chức xã hội khác chăm lo và bảo vệ lợi ích của nhân
hội
dân, vận động nhân dân tham gia vào việc quản lý nhà nước và thực hiện các nghĩa vụ
đối với Nhà nước. (Điều 9, Chương 1, Luật tổ chức HĐND và UBND số
11/2003/QH11).
- Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp huyện được quy định tại mục 2 chương IV luật tổ chức HĐND và
UBND số 11/2003/QH11.
- Tổ chức và hoạt động của UBND được quy định tại mục 4 chương IV luật tổ chức HĐND và UBND số
11/2003/QH11.
- Việc tổ chức các phòng chuyên môn tuân thủ theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP.

Câu 2. Sự khác biệt về công tác văn thư ở cơ quan chính quyền nhà nước
I. Tổng quát công tác văn thư tại các cơ quan chính quyền nhà nước
Công tác văn thư trong các cơ quan, chính quyền nhà nước là các hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ cho công tác quản lý của từng đơn vị. Đó là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, ban hành
văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của trong cơ quan nói riêng và các
đơn vị, tổ chức trong toàn xã hội nói chung.
Công tác Văn thư tại các cơ quan chính quyền Nhà nước được coi trọng hơn so với các tổ chức khác vì nó
có ý nghĩa rất nhiều đối với việc quản lý Nhà nước ở các cấp, các ngành. Công tác Văn thư được xác định như
một hoạt động, một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của các cơ quan chính quyền
Nhà nước. Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quần chúng và giữa nhà nước với
công dân, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, đảm bảo hiệu lực pháp lý của Văn bản. Do đó,
một khi công tác Văn thư được quán triệt thì sẽ có tác dụng tích cực đối với toàn xã hội.

II. Các đặc thù hệ thống văn bản tại các cơ quan chính quyền Nhà nước
Khác với văn bản được ban hành bởi các cơ quan, tổ chức đã đề cập trước, các loại văn bản do các cơ quan
chính quyền Nhà nước ban hành thường mang tính chất pháp luật, tính pháp lý cao hơn. Chính vì vậy mà có
khá nhiều văn bản pháp lý, luật định quy định cụ thể, chi tiết về công tác này.
Toàn bộ các văn bản này được sử dụng làm công cụ thiết yếu trong hoạt động điều hành của nhà nước, các
tổ chức chính trị, xã hội và công dân; đặc biệt, hệ thống văn bản có thuộc tính pháp lý (văn bản quy phạm
pháp luật) là nền tảng cơ bản để hình thành hệ thống pháp luật quốc gia của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam. Các văn bản được ban hành là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một chỉnh thể
các văn bản cấu thành hệ thống, người ta gọi đó là hệ thống văn bản quản lý Nhà nước; trong đó tất cả các văn
bản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan logíc và
khoa học. Đó là một hệ thống kết hợp chặt chẽ các cấu trúc nội dung bên trong và hình thức biểu hiện bên
ngoài phản ánh được và phù hợp với cơ cấu quan hệ xã hội, yêu cầu của công tác quản lý Nhà nước. Hệ thống
này chứa đựng những tiểu hệ thống với tính chất và cấp độ hiệu lực pháp lý cao thấp, rộng hẹp khác nhau.
Các văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành không chỉ dừng lại ở góc độ phương tiện quản lý đơn thuần
mà nó còn là công cụ thể hiện tính uy nghiêm, quyền lực của Nhà nước trong việc tổ chức, quản lý xã hội.

III. Các loại Văn bản mà UBND huyện được phép ban hành:
1. Văn bản quy phạm pháp luật
Theo như Điều 21 Chương II Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng
06 năm 2008 của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 3 có quy định về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân được ban hành theo nội dung, thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định tại Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản
quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này.
Theo như Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có

quy định: “Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các
văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này”.
Theo đó, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân gồm các loại như:
Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quy định chi tiết tại Nghị định số 91/2006/NĐ-
CP ngày 06 tháng 09 năm 2006 của chính phủ.

2. Hệ thống văn bản hành chính
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên
loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại.
Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị (cá biệt) và thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành,
các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp.
Theo như Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có
quy định: Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định,
thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình,
hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền,
giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư
công".
a. Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính
nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp
trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
Ví dụ như: các quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công
chức; chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,…
b. Văn bản hành chính thông thường
Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các
văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ
quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất.
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tín thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao
đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức.
Hệ thống này rất đa dạng và phức tạp bao gồm 2 loại chính:
- Văn bản không có tên loại: Công văn
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các
loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghĩ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu
báo,phiếu trình…)
4. Văn bản chuyên ngành
Ngoài văn bản hành chính, các cơ quan, tổ chức chính quyền nhà nước còn sử dụng một số loại văn bản
mang tính chuyên môn đặc thù như: Sổ chuyển giao văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đi, sổ theo dõi giải quyết
văn bản đến, lịch làm việc, hóa đơn, chứng từ, đơn từ, diễn văn... Hoặc các văn bản gắn với từng phòng ban
chuyên môn như: Tài liệu kế toán, tài liệu dự án, báo cáo thuế, thuyết minh công trình...
Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi
thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

IV. Nội dung, trách nhiệm, chức năng, tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác văn thư
Nội dung này được quy định tại các Điều 27, 28, 29, 30, Chương IV, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
Ngoài ra, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư tại UBND huyện được quy định
tại Điều 7, Chương III Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 của Bộ Nội vụ.

1. Chức năng và nhiệm vụ
Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho
Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ sau:
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh
đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;
b) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
c) Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ.

d) Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
đ) Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.

2. Biên chế
Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bố trí trong biên chế được giao. Công chức
chuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn
thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
3. Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ
Căn cứ Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế
độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ. Hằng năm, Văn phòng UBND; các cơ quan, đơn vị thuộc
UBND huyện thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở bằng việc gửi báo cáo về Lưu trữ huyện.

V. Thể thức Văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản tuân thủ rất chặt chẽ đúng theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ quy về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Gồm các thành phần như sau:
1. Quốc hiệu;
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
3. Số, ký hiệu của văn bản;
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
6. Nội dung văn bản;
7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
8. Dấu của cơ quan, tổ chức;
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ.
9. Nơi nhận;
10. Các thành phần khác:
- Dấu chỉ mức độ mật;
- Dấu chỉ mức độ khẩn;
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành;
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện
tử;
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành;
- Phụ lục văn bản;
- Số trang văn bản;

Đối với với bản sao
Gồm: “SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.
Các thành phần:
1. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản;
2. Số, ký hiệu bản sao;
3. Các thành phần khác:
- Địa danh và ngày, tháng, năm sao;
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận.
Kỹ thuật trình bày và nội dung cụ thể được trình bày chi tiết tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ.

VI. Các nội dung của công tác văn thư
1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Quá trình soạn thảo và ban hành văn bản được quy định cụ thể tại các văn bản:
Bước 1. Xác định nhu cầu ban hành văn bản
Bước 2. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bước 3. Đánh máy, nhân bản

Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 5. Ký văn bản
Các Điều 6, 7, 8, 9, 10 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại các Khoản 4, 5, 6 Điều 1,
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP.
2. Tổ chức quản lý văn bản
Quá trình tổ chức quản lý văn bản được quy định tại các văn bản sau:
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
a. Quản lý văn bản đến
Tại Điều 12, Mục 1, Chương III, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP có quy định trình tự quản lý văn bản đến
như sau:
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Nội dung cụ thể từng trình tự được quy định tại các Điều 13, 14, 15, 16 Mục 1, Chương III, Nghị định số
110/2004/NĐ-CP và được trình bày chi tiết hơn tại mục II (quản lý văn bản đến), Công văn số 425/VTLTNN-
NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản
đi, văn bản đến.
b. Quản lý văn bản đi
Tại Điều 17, Mục 2, Chương III, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP có quy định trình tự quản lý văn bản đến
như sau:
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
3. Đăng ký văn bản đi;
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
Nội dung cụ thể từng trình tự được quy định tại các Điều 18, 19, 20 Mục 2, Chương III, Nghị định số
110/2004/NĐ-CP, sửa chữa bổ sung tại Khoản 7, 8 Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và được trình bày
chi tiết hơn tại mục III (quản lý văn bản đi), Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005
của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

3. Quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan tuân thủ đúng theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 08 năm 2001của Chính phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu, tại III của Thông tư liên tịch
số 07/2002/TT-LT. Ngoài ra việc quản lý và sử dụng con dấu còn được quy định tại Điều 25, 26 Mục 4,
Chương III, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP:
Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về
quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ
chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ
chức được quy định như sau:
a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu
của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
Điều 26. Đóng dấu
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được
đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định
của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
4. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ
Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ được quy định tại các Điều 21, 22, 23, 24, Mục 3, chương III,
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
Điều 21. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình
tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 22. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào
lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh
mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn
giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được
nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ
khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài
liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
Điều 23. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức
mình.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức
về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.
Điều 24. Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện
theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước./.

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CQ CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (19)

En vedette

En vedette (16)

Similaire à CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CQ CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC

Similaire à CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CQ CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC (20)

Plus de Học Huỳnh Bá

Plus de Học Huỳnh Bá (20)

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CQ CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC