1. HUỲNH BÁ HỌC 1/3 ÔN TẬP THI MÔN CÔNG TÁC VTCS
ÔN TẬP THI MÔN
CÔNG TÁC VĂN THƯ CS
Chương I quyết định, chỉ thị của cấp ủy hoặc thực hiện một số nhiệm vụ
VĂN PHÒNG CẤP ỦY ĐẢNG cụ thể.
14. Tuyên bố: là văn bản dùng để chính thc công bố lập
I. Những vấn đề chung về văn bản của Đảng trường, qđiểm, thái độ của Đảng về một sự kiện, sự việc quan
1. Văn bản và hệ thống văn bản của Đảng trọng.
Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng 15. Lời kêu gọi: là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động
ngôn ngữ viết để ghi lại các hoạt động của tổ chức Đảng do viên mọi người thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một
các cấp, ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban chủ trương có ý nghĩa chính trị.
hành theo quy định của Lệ Đảng và Trung ương.
Hệ thống của Đảng gồm toàn bộ các loại văn bản được sử III. Tìm hiểu về T.Th văn bản của Đảng.
dụng trong hệ thống tổ chức Đảng từ TW đến địa phương. T.Th văn bản của Đảng gồm 2 phần.
1. T.Th văn bản bắt buộc.
2. Đặc điểm hệ thống văn bản của Đảng a. Tiêu đề: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM, in hoa, đứng
Văn bản của Đảng có giá trị đặc biệt trong toàn bộ tài liệu đậm, cỡ chữ 15, dưới là đường gạch ngang bao hết tiêu đề.
văn kiện của nước ta. b. Cơ quan ban hành văn bản: Như cơ quan ban hành
Văn bản của Đảng không mang tính pháp luật như văn có 2 cấp thì cơ quan chủ quản IN HOA, đứng, không đậm, cơ
bản của nhà nước nhưng nó có hiệu lực thi hành cao. quan trực thuộc IN HOA, đứng đậm, cỡ chữ 13 đến 14, trình
Văn bản của Đảng mang tính định hướng cho mọi hoạt bày ngang với dòng tiêu đề phía dưới có dấu *, ngăn cách
động của Nhà nước. phần số với phần ký hiệu.
Văn bản của Đảng có những quy định riêng về thể loại c. Số ký hiệu: bên góc trái chính giữa cơ quan ban hành,
thẩm quyền ban hành và T.Th văn bản. số: ngăn cách giữa số và tên loại văn bản là dấu gạch ngang,
ngăn cách giữa ký hiệu văn bản và cơ quan ban hành là dấu
3. Vai trò của văn bản Đảng gạch chéo “/”. Sau chữ số không có dấu 2 chấm.
Là phương tiện chủ yếu phổ biến nhất dể tổ chức các mối d. Địa danh, ngày tháng năm: được trình bày phía trên
quan hệ trong hệ thống của Đảng. góc phải của văn bản dưới tiêu đề và ngang hàng với số ký
Văn bản Đảng giúp cho các cấp ủy Đảng nắm bắt thông tin hiệu.
đảm bảo sự chỉ đạo, xử lý các mặt công tác của Đảng nhanh e. Tên loại và trích yếu nội dung: Tên loại văn bản được
chóng hiệu quả và chất lượng. trình bày dưới số ký hiệu khoảng 2 dòng. Tên loại văn bản
Văn bản Đảng là cứ liệu, là bằng chứng lịch sử để nghiên được trình bày IN HOA đứng đậm cỡ chữ 16. Phần trích yếu
cứu tổng hợp hoạt động lãnh đạo của Đảng. nội dung được trình bày in thường, đứng đậm cỡ chữ 13, 14.
Riêng công văn được ghi dưới số ký hiệu, in nghiêng, cỡ chữ
II. T.Th văn bản của Đảng 12 (công văn được ký hiệu là CV).
f. Nội dung của văn bản: được trình bày dưới phần tên
1. Cương lĩnh chính trị. 13. Thông cáo. loại và trích yếu, kết thúc nội dung có dấu khóa “./.” cỡ chữ 14.
2. Điều lệ. 14. Tuyên bố. g. T.Th đề ký:
3. Chiến lược. 15. Lời kêu gọi. + Nếu T.Th đề ký là một cấp được trình bày IN HOA đứng
4. Nghị định. 16. Báo cáo. đậm, cỡ chữ 14.
5. Quyết định. 17. Kế hoạch. + Nếu T.Th đề ký là 2 cấp (ký thay mặt, ký thừa lệnh, ký ủy
6. Chỉ thị. 18. Quy hoạch. quyền) thì cấp cao hơn được trình bày IN HOA đứng đậm cỡ
7. Kết luận. 19. Chương trình. chữ 14, cấp thấp hơn được trình bày IN HOA, đứng không
8. Quy chế. 20. Đề án. đậm, cỡ chữ 14.
9. Quy định. 21. Tờ trình. Họ tên người ký được trình bày in thường, đứng đậm, cỡ
10. Thông tri. 22. Công văn. chữ 14 cách với T.Th đề ký khoảng 3 cm.
11. Hướng dẫn. 23. Biên bản. Con dấu: đóng lên chữ kỹ trùm lên 1/3 chữ ký, con dấu có
12. Thông báo. 24. Các loại giấy tờ hành chính. hình búa liềm có tiêu đề Đảng cộng sản Việt Nam.
h. Nơi nhận: Được trình bày cơ phía bên dưới gốc bên
trái văn bản cách phần nội dung khoảng 2 dòng gồm 3 phần
1. Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội nơi nhận (được trình bày in thường đứng, không đậm) cỡ chữ
dung cơ bản về mục tiêu đường lối, nhiệm vụ và phương 13, 14, ở dưới có dấu gạch ngang). Các nơi nhận cụ thể
pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất định. (được trình bày bằng gạch đầu dòng kết thúc mỗi hàng ngăn
2. Điều lệ đảng là văn bản xác định tôn chỉ mục đích, hệ tư cách bằng dấu chấm phẩy).
tưởng các nguyên tắc tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức Dòng lưu (được trình bày cuối cùng sau chữ lưu không có
bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn dấu 2 chấm, kết thúc dòng lưu là dấu chấm, các nơi nhận chữ
của Đảng viên và các tổ chức Đảng. thường cỡ chữ 12).
3. Chiến lược: Là văn bản trình bày quan điểm phương
châm mục tiêu chủ yếu và giải pháp có tính toàn cục và phát 2. T.Th văn bản bố sung
triển một hoặc một số lĩnh vực trong một giai đoạn nhất định. 3. Canh lề: Quy ước, 35, 15, 25, 25.
4. Nghị quyết: Là văn bản ghi lại các quyết định được
thông qua ở đại hội hội nghị đảng viên và đường lối, chủ IV. Yêu cầu tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
trương, chính sách, kế hoạch, hoặc các vấn đề cụ thể. 1. Yêu cầu tổ chức
7. Kết luận: là văn bản ghi lại các ý kiến chính thc của cấp Quản lý chặt chẽ bảo vệ bí mật tài liệu, thu hồi đầy đủ và
ủy, tổ chức, cơ quan đảng về những vấn đề nhất định hoặc đúng hạn các tài liệu có quy định thu hồi.
chủ trương biện pháp xử lý công việc cụ thể. Lập HS đầy đủ để phục vụ kịp thời các yêu cầu của các
10. Thông tri: là văn bản chỉ đạo giải thích hướng dẫn các cấp ủy và ban ngành về khai thác tài liệu và nộp vào kho đúng
cấp ủy tổ chức cơ quan đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, hạn quy định.

2. HUỲNH BÁ HỌC 2/3 ÔN TẬP THI MÔN CÔNG TÁC VTCS
Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành và lưu giữ các tài Văn thư lưu trữ nhà nước về công tác văn thư. Tuy nhiên vẫn
liệu của các cấp ủy đảng và tài liệu các ngành, các cấp gửi có một số điểm khác biệt do:
đến ủy đảng. Luật doanh nghiệp và các văn bản khác quy định.
Hợp lý hóa quá trình luân chuyển quá trình tài liệu đi và Tính chất của hoạt động kinh doanh vì sự tiện ích và lợi
đến theo dõi chặt chẽ việc giải quyết công văn, tài liệu không nhuận.
để sót việc chậm trễ. Ý.th của lãnh đạo, nhân viên và cán bộ văn thư.
2. Giải quyết văn bản đi 1. Xây dựng và ban hành văn bản.
Các bước thực hiện. Hệ thống văn bản: có 2 nhóm văn bản:
Bước 1. Đánh máy in, kiểm tra. a. Văn bản hành chính
Bước 2. Trình bày, đóng dấu. Quyết định, thông báo, công văn, giấy đề nghị, báo cáo,
Bước 3. Đăng ký văn bản đi. biên bản, kế hoạch, điều lệ, hợp đồng.
Bước 4. Chuyển giao văn bản đi. 2. Văn bản giao dịch
Bước 5. Sắp xếp bảng lưu. Hóa đơn, tài liệu kế toán, bảng báo giá, thư cảm ơn, thư
Bước 6. Theo dõi kiểm tra thu hồi văn bản đi. chúc mừng, giấy giới thiệu sản phẩm, thư khiếu nại, thư trả lời.
Giao nhận tài liệu đánh máy gồm 11 cột:
T.gian Người
Tên gọi
Số lượng
trang
Số
bảng
Số
trang
Người
Ngày Ký Ghi
Các doanh nghiệp thường thiết kế nhiều biểu mẫu riêng,
đánh
STT
nhận nhận
và trích
yếu
bảng đánh đánh
máy
trả nhận chú có sẵn để giải quyết công việc chuyên ngành, nhanh chóng,
thảo máy máy
giảm tải thời gian.
Tuy nhiên các mẫu văn bản này thường ít tuân thủ theo
Sổ đăng ký văn bản đi: quy định của nhà nước mà chúng được soạn theo ý đồ sử
Tên loại Người ký
Ngày
tháng
Số
ký hiệu
trích yếu
Bản thảo Bản sao
Số
trang
Số
bản
Nơi
nhận
Lưu
HS
Ghi
chú
dụng mang tính đặc trưng của từng doanh nghiệp nên tính
nội dung
thống nhất và đồng bộ chưa cao.
(Cột 4, 5, 6, 9 nhà nước không có) - Quy trình xây dựng văn bản hết sức chặt chẽ và mang
tính chất giữ gìn thông tin bí mật để đảm bảo thông tin không
3. Tổ chức văn bản đi bị phát tán ra ngoài.
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến + Là những thông tin về hoạt động tài chính, sự nghiệp
Bước 2. Đóng dấu đến và đăng ký công văn đến. kinh doanh sản xuất, đối ngoại.
Bước 3. Phân phối theo dõi giải quyết công văn đến. + Các thông tin quyết định sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
Sổ đăng ký văn bản đến: Quy trình diễn ra theo trình tự chặt chẽ giản đơn có thể bỏ
Người ký
một số giai đoạn.
Ngày Số Ghi
tháng đến Tác Số Ngày Tên gọi Số Số Chuyển Lưu HS
chú Thẩm quyền ban hành văn bản theo điều 55, luật doanh
giả ký hiệu tháng trích yếu trang bản cho ai
nghiệp.
Về T.Th thủ tục: Các tổ chức kinh tế chỉ được ban hành
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành không được
4. Lập HS và lưu trữ tài liệu
ban hành văn bản quy phạm pháp luật, T.Th văn bản phải
4.1 Thời hạn giao nộp HS
đảm bảo theo yêu cầu của nhà nước, tuy nhiên cho phép:
Căn cứ điều 7, quyết định 20-QĐ/TW thời hạn giao nộp
+ Giám đốc của tổng giám đốc: Quyết định, quy chế, hợp
HS trong kho lưu trữ như sau:
đồng, công văn, thông báo, kế hoạch, phương án, báo cáo.
Kho lưu trữ cấp tỉnh ủy:
+ Phó tổng giám đốc, phó giám đốc: Một số văn bản tương
Tài liệu các cơ quan tham mưu, giúp việc cho tỉnh ủy,
tự như trên khi giám đốc ủy quyền.
thành ủy, các Đảng ủy trực thuộc, các tổ chức chính trị, xã hội
+ Các thành viên sáng lập ban đầu: Ban hành điều lệ.
cấp tỉnh là 5 năm.
+ Chủ tịch hội đồng quản trị: Quyết định.
Tài liệu các đơn vị cá nhân trong cơ quan tỉnh ủy, văn
+ Trưởng đơn vị: Báo cáo, giấy ra vào cổng, giấy đề xuất,
phòng tỉnh ủy là 1 năm.
giấy dự trù và các bảng biểu.
HS các cán bộ đảng viên do các cấp ủy quản lý chỉ giao
Nội dung: Các doanh nghiệp có thẩm quyền ban hành văn
nộp vào kho lưu trữ.
bản có nội dung thuộc nội bộ tổ chức, có căn cứ pháp lý được
Kết luận: Công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan đảng
quy định như luật doanh nghiệp, điều lệ quy định, quy chế,
có một số đặc thù nhưng về cơ bản đều thống nhất trên cơ sở
hoạt động tổ chức, biên bản nghị quyết họp của lãnh đạo tổ
quy định chung của công tác văn thư và lưu trữ.
chức.
Do tổ chức bộ máy gọn nhẹ và tài liệu sản sinh cho hoạt
- Soạn thảo văn bản:
động của cơ quan Đảng không nhiều cho nên công tác văn
+ Đối với các doanh nghiệp nhỏ thường do Giám đốc, ban
thư lưu trữ của đảng thường đơn giản hơn nhà nước.
giám đốc soạn thảo.
Trong hơn 20 năm nay, các cơ quan quản lý đảng từ TW
+ Đối với doanh nghiệp lớn hơn sẽ do thư ký, trợ lý, hoặc
đến địa phương có những hướng dẫn cụ thể thiết thực nên
văn thư đảm nhiệm.
nhìn chung công tác văn thư lưu trữ đảng dễ thực hiện và
+ Các doanh nghiệp có hoạt động rộng lớn, mối quan hệ
cũng dễ được đến sự thống nhất trong toàn bộ hệ thống.
nhiều thì các đơn vị chuyên môn liên quan đến nội dung trình
duyệt sẽ soạn thảo.
+ Yêu cầu soạn thảo văn bản quản lý nhà nước theo đúng
T.Th, HT trình bày nhưng ít được chú trọng, thường đội ngũ
Chương II
soạn thảo không đào tạo nội dung này, họ soạn theo cảm tính
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TỔ CHỨC KINH TẾ
nên nhiều phần khác biệt với quy định của nhà nước.
+ Các tổ chức kinh tế rất xem trọng về tính cô đọng, ngắn
I. Tìm hiểu chung về các tổ chức kinh tế
gọn mà thiết thực của nội dung.
II. Những nội dung của đơn vị trong tổ chức kinh tế.
+ Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo thường do bộ phận
Cũng như các đơn vị Nhà nước ở các cơ sở, công tác văn
thư ký, văn thư xem xét về mặt T.Th và trình giám đốc về mặt
thư ở các doanh nghiệp vẫn thực hiện theo yêu cầu của cục
nội dung.

3. HUỲNH BÁ HỌC 3/3 ÔN TẬP THI MÔN CÔNG TÁC VTCS
+ Ở doanh nghiệp người quản lý và sử dụng con dấu
2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản không nhất thiết là nhân viên văn thư mà là người lãnh đạo,
- Quản lý văn bản HS tài liệu trong doanh nghiệp một cách người có quyền trong công ty.
thống nhất. + Doanh nghiệp có yếu tố nhà nước: Ví dụ quản lý dấu.
- Xác định toàn bộ HS văn bản tài liệu của doanh nghiệp là + Doanh nghiệp có yếu tố tư nhân: Sử dụng và quản lý
tài sản chung. con dấu theo quy định của doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp
- Xây dựng các quy định cụ thể về mặt nghiệp vụ quản lý đích thân chủ doanh nghiệp giữ dấu và đóng dấu.
HS, tài liệu. + Doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài chỉ đóng dấu những
- Định kỳ tổ chức các cuộc họp hoặc tổng kết các mặt văn bản quan trọng.
nghiệp vụ quản lý văn bản trong doanh nghiệp. + Các con dấu trong doanh nghiệp thường ít đầy đủ như
a. Quản lý và giải quyết văn bản đến các cơ quan nhà nước.
- Nguồn văn bản đến: + Dấu pháp nhân được xem là quan trọng nhất.
+ Các văn bản chỉ đạo của các cơ quan quản lý nhà nước. + Dấu các tổ chức: công đoàn, đảng.
+ Văn bản của cơ quan chủ quản. + Dấu chức danh: Họ tên của người có thẩm quyền ký văn
+ Văn bản các đối tác kinh doanh. bản.
+ Các văn bản nội bộ. + Các dấu hình chính khác ít được xem trọng. Dấu của
- Tiếp nhận văn bản. doanh nghiệp có nội dung khác với dấu của cơ quan hành
- Phân loại văn bản nhờ vào tính chất quan trọng của văn chính.
bản: Sau khi văn thư tiếp nhận văn bản và đăng ký thì có sự  Vòng tròn trong: Tên tổ chức.
phân loại. Những văn bản quan trọng và thật sự cần thiết  Vòng tròn ngoài: Số đăng ký hoạt động, loại hình hoạt
thường được đưa thẳng cho giám đốc để xử lý và giải quyết, động, địa phương hoạt động. Các cơ quan nhà nước con dấu
sau đó giám đốc sẽ chuyển cho thư ký hoặc văn thư lưu bản đơn giản hơn.
chính. Các văn bản gửi đến các bộ phận liên quan thì chuyển
thẳng cho họ mà không cần thông qua lãnh đạo. III. Kết luận
- Giải quyết văn bản: Theo quy định chuyên môn của tổ 1. Công tác văn thư có thể không do văn thư trực tiếp xử lý
chức nhưng phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng chính xác nhưng họ thực hiện khâu trung gian rất quan trọng.
hiệu quả. Để đảm bảo yêu cầu các doanh nghiệp thường áp 2. Việc bảo quản văn bản và các phương pháp theo dõi
dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2009 trong quản văn bản trong doanh nghiệp rất được xem trọng.
lý và giải quyết văn bản. 3. Bố trí bộ phận văn thư và công tác văn thư rất linh hoạt
sáng tạo vừa đảm bảo theo yêu cầu chung của nhà nước vừa
b. Quản lý và giải quyết văn bản đi có những quy định riêng phù hợp với tính chất hoạt động
- Nguồn văn bản đi (thẩm quyền và ban hành). chuyên ngành.
- Tầm quan trọng của văn bản đi.
- Quản lý văn bản mật.
- Quy trình không nhất phải tuân thủ theo đúng yêu cầu
của nhà nước nhưng diễn ra hết sức chặt chẽ.
3. Lập HS lưu trữ
Tầm quan trọng của HS trong doanh nghiệp: Những HS có
liên quan đến thanh tra, kiểm tra, vấn đề tồn tại phát triển
trong việc lập và bảo quản hồ sơ.
- Trong các loại HS doanh nghiệp chú trọng HS nhân sự Biên tập & tổng hợp
và công việc vì đây là 2 HS có liên quan đến yếu tố con người
và thành tra, quyết định sự phát triển và an toàn của doanh HUỲNH BÁ HỌC
nghiệp.
- HS nguyên tắc thì chỉ có chủ doanh nghiệp mới chú trọng
lập, vì đó là căn cứ để họ thực hiện công tác kinh doanh, sản
xuất của mình theo đúng pháp luật. Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn Phan Thị Kim Chung
- Các loại HS quan trọng trong doanh nghiệp. Doanh trong quá trình biên soạn tài liệu này.
nghiệp phải thu giữ các văn bản theo quy định của nhà nước
nên các doanh nghiệp phải thu thập bổ sung có chọn lọc
những tài liệu thật cần thiết. Điều 12 luật doanh nghiệp quy
định theo loại hình doanh nghiệp để chọn lưu trữ 8 loại tài liệu
sau:
Quy định lập HS diễn ra quy định như quy định của nhà
nước nhưng các tổ chức kinh tế thường bỏ qua một số yêu
cầu. Bìa HS không theo mẫu, không đánh số th.tự không viết
mục lục.
4. Quản lý và sử dụng con dấu
Trong các doanh nghiệp thì con dấu họ tên, chức danh,
dấu công ty là quan trọng nhất.
- Quản lý con dấu theo quy định của luật DN điều 36.
- Chế độ quản lý và bảo quản con dấu ở DN vừa đảm bảo
tuân thủ của nhà nước vừa có những ngoại lệ rất khác quy
định của nhà nước.