Apollon - 22/5/12 - 09:00 - User-driven Open Innovation Ecosystems
Ict Sd05 I Scan Project Sabine Rotthier
1. I-Scan Project
E-government met en voor uw org@nisatie
Sabine Rotthier, Hogeschool Gent
in samenwerking met
I-Scan Project
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
2. Aanloop
Onderzoek Hogeschool Gent door Sabine Rotthier, Elke
Boudry en Filip De Rynck in het kader van Steunpunt
Bestuurlijke Organisatie Vlaanderen:
▫ “E-government bij lokale overheden: een verkennend onderzoek” (2005)
▫ “Diffusie van ICT in kleine Vlaamse gemeenten” (2005-2006)
▫ De I-scan in enkele Vlaamse gemeenten als pilootcase (2006-2007)
Uit onderzoek blijkt dat gemeenten
▫ vaak worstelen met de inzet van ICT binnen hun organisatie.
▫ vaak onvoldoende kennis bezitten om voor zichzelf een duidelijk
beeld te vormen waar ze met hun ICT-beleid naartoe moeten.
▫ problemen al te vaak ad hoc aanpakken
▫ een goed doordachte en gedragen strategie ontbreken.
Met andere woorden, een eigen ICT- en eGovernment beleid
op poten zetten blijkt in de praktijk een moeilijke uitdaging.
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
3. Het I-Scan traject: 3 stappen
1. Intake gesprek met enkele belangrijke personen uit de organisatie
ter kennismaking met de organisatie.
2. Workshop (8 uur) met een mix van +- 12 mensen uit de organisatie
(ICT-ers en niet ICT-ers/ managers en uitvoerenden).
▫ Individueel invullen van de O-scan
▫ A.d.h.v. stellingen discussiëren over organisatiegebonden
aandachtsgebieden gerelateerd aan ICT
▫ Besproken aandachtsgebieden zijn gebaseerd op
kwaliteitsmodellen zoals INK en CAF:
~ Leiderschap
~ Medewerkers (algemeen en I-professional)
~ Beleid en Strategie
~ Processen
~ Middelen (gegeven, toepassingen en infrastructuur)
▫ Resulteert in twee profielschetsen: Organisatie- & ICT-scan
3. Rapportering
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
4. De I-scan: 5 ontwikkelingsfasen
Fase 1: Activiteit georiënteerd
Fase 2: Proces georiënteerd
Fase 3: Systeem georiënteerd
Fase 4: Keten georiënteerd
Fase 5: Transformatie georiënteerd
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
5. Fase 1: Activiteit georiënteerd
Diensten zijn eilandjes
Automatisering van taken
Toepassingen werken naast elkaar
Geen gegevensuitwisseling over diensten
heen
ICT-dienst = technische helpdesk
Problemen worden pas opgelost wanneer ze
zich voordoen
Voorbeeld stelling Strategie en Beleid fase 1: De keuzes op
vlak van ICT zijn gebaseerd op persoonlijk initiatief van de
medewerkers van de dienst.
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
6. Fase 2: Proces georiënteerd
Processen krijgen vorm
Toepassingen worden op elkaar afgestemd
Diensten wisselen onderling gegevens uit
Focus op primaire processen
Primaire processen zijn de basisprocessen van de
organisatie. Ze vormen de bestaansreden van de
organisatie. Voorbeelden: zalenbeheer,
dienstverlening loketten, subsidies, ruimtelijke
ordening, klachtenbeheer, handhaving,
begraafplaatsen, inspectie & toezicht …
Voorbeeld stelling medewerkers fase 2: De medewerkers
begrijpen welke mogelijkheden ICT biedt bij het optimaliseren
van hun primaire processen.
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
7. Fase 3: Systeem georiënteerd
ICT ingezet om de organisatie beter te kunnen
sturen
Gegevens doordacht beheerd: éénmalige
invoer, meervoudig gebruik
Alle relevante processen zijn beschreven;
niet enkel primaire processen, maar ook
ondersteuningsprocessen
Managementinformatie beschikbaar voor sturing
Gemeentebrede, gedragen visie op ICT
Voorbeeld stelling leiderschap fase 3: De visie op ICT is
gefocust op het verbeteren van de bedrijfsvoering en staat
expliciet op de agenda van het managementteam.
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
8. Fase 4: Keten georiënteerd
Samenwerking met ketenpartners
Authentieke gegevensbronnen staan
centraal
Overleg en afspraken over gebruik
gegevens
Gemeente niet enkel afnemer, wel
actieve schakel
Voorbeeld stelling Toepassingen fase 4: Door de gehele
gemeentelijke organisatie zijn de toegepaste
softwaresystemen uniform, up-to-date en passend bij de
softwaresystemen van de partners in de keten.
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
9. Fase 5: Transformatie georiënteerd
Burger als klant beheert
eigen gegevens
Klant hoeft niet meer te
weten welke dienst /
overheidsniveau iets
voor hem doet
Voorbeeld stelling gegevens fase 5: Klanten en leveranciers
beheren hun gegevens in digitale kluizen.
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
11. Resultaten voor de gemeente
Inzicht krijgen in ontwikkelingsniveau op vlak van ICT
Aantonen van knelpunten & sterktes en zwaktes
Afstemming tot stand brengen tussen organisatie en ICT
Vergroten van het draagvlak voor ICT
Formuleren van aanbevelingen
→ Basis voor ICT-beleidsplan
Bij herhaling na x aantal jaar: zicht op evolutie
De methodiek van de I-Scan maakt het mogelijk om op een
gestructureerde manier de stand van zaken inzake ICT in
kaart te brengen en duidelijke krijtlijnen voor de toekomst uit
te tekenen. Op die manier slaagt de organisatie er zelf in
om haar ICT-beleid te ontdoen van de mystificatie die vaak
rond technologie hangt.
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
12. I-Scan Project
In samenwerking met VVSG en Corve zal de Hogeschool Gent over
een periode van 2 jaar 50 scans uitvoeren in Vlaamse gemeenten
(cofinanciering Vlaamse overheid en deelnemende gemeente).
September 2007: start I-Scan project in Vlaanderen
▫ Vertaling van het instrument naar de Vlaamse context
▫ Uitvoering scan bij inmiddels 5 gemeenten
▫ Nog 22 gemeenten gepland t.e.m. september 2008
▫ Nog 23 plaatsen vrij vanaf oktober 2008
Meer info:
▫ www.iscan.be
▫ elke.boudry@hogent.be,
▫ sarah.janssens@hogent.be,
▫ herman.callens@vvsg.be
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
13. Enkele eerste overkoepelende
vaststellingen
Niet enkel kleine gemeenten ploeteren bij het ontwikkelen van
eGovernment.
De secretaris dient een goed zicht te hebben op de organisatie en
de processen binnen de organisatie (inclusief raakvlakken tussen de
diensten). Kennis van de organisatie primeert op technologische
kennis.
Interne communicatie over lopende en toekomstige ICT-projecten is
vaak een struikelblok.
Gemeenten zijn nog in een zoektocht naar het invulling geven van
het managementteam. Inzet van ICT komt hier in de meeste
gemeenten nauwelijks aan bod.
De organisatiecultuur beïnvloedt sterk het hele ontwikkelingsproces
van eGovernment. De knelpunten zetten zich hier door.
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
14. Enkele reacties als afsluiter
“We zijn een beetje met de neus op de feiten gedrukt. Maar met
deze I-Scan kunnen we nu écht aan de slag. Hiermee kunnen we
naar buiten stappen. En ook naar het bestuur. Hier is écht iets
gebeurd!”
“Met dank voor de vlugge afwerking en de professionele aanpak.
Voor mij is het rapport een trigger om de organisatieontwikkeling
nieuw leven in te blazen.”
“Ikzelf vind dit rapport de ideale leidraad voor de uitstippeling van
het ICT-beleid doorheen de komende maanden/jaren…”
“Als nieuwe werknemer is het ook zéér handig dat de
tekortkomingen niet alleen door mij naar boven worden gehaald,
maar dat die ook nog allemaal eens terug te vinden zijn in dit
rapport.”
I-Scan Project 26/02/2008
Hogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve
