Automatisiert Dokumente bearbeiten – digitaler Posteingang in SAP! Gestalten sie Ihre Prozesse für das Bearbeiten von Dokumenten transparenter, nachvollziehbarer, sicherer und schneller! Täglich bekommen Unternehmen aus den verschiedensten externen Quellen Dokumente zugeschickt. Diese verschiedenen Dokumente zu bearbeiten und dann in das SAP System zu übertragen erfordert viel Zeit und Aufwand. Mit dem biz²ScanServer wird der gesamte Posteingang automatisch erfasst und lässt sich so in das SAP System überführen. Ganze Stapel an Dokumenten zu bearbeiten ist somit schnell und einfach möglich. Der Server verfügt über mehrere Eingangskanäle wie beispielsweise Scans, Files und Emails und lässt somit viele Arten an Formaten zu. Um die Dokumente automatisch zu bearbeiten, gehen sie in Papier- und digitaler Form ein und werden nach der Art getrennt, in das Archiv abgelegt und mit dem zugehörigen Objekt verknüpft. Es bedarf keiner Vorsortierung Ihrer Unterlagen, da die gleiche Technologie genutzt wird um die verschiedensten Dokumente zu bearbeiten. Je nach Bedarf werden Werte über Free Form OCR-Texterkennung ausgelesen, mit Stammdaten verglichen, artspezifische Workflows gestartet und zuständige Mitarbeiter benachrichtigt. Schnell und mit wenig Aufwand große Mengen an Dokumenten bearbeiten – mit dem biz²Scan Server ist es möglich!

1. 1. Ein Stapel von Reisebelegen
eines Vertriebsmitarbeiters liegt
vor. Darin enthalten sind Rech-
nungen für Flug, Hotel, Taxi und
Verpflegung.
2. Es gilt, diese Dokumente zu
bearbeiten. Die Belege sollen
gemäß der jeweiligen Doku-
mentart ins SAP™-Archiv (z.B.
biz²Archiver) und dabei auch mit
der richtigen Reise des Vertriebs-
mitarbeiters verknüpft werden.
3. Damit die Logik des ERP Sys-
tems angesprochen werden
kann, wird in SAP™ natürlich
auch ein grundsätzliches Cus-
tomizing für das Dokumente
Bearbeiten der verschiedenen
Reisebelege benötigt – d.h. die
erforderlichen Dokumentarten
sind gepflegt.
4. Gemäß den Dokumentarten im
System werden die Dokumen-
te bearbeitet und Trennblätter
erzeugt. Diese Trennblätter
beinhalten einen spezifischen
„Patchcode“ (z.B. sprechender
Barcode) mit einer spezifischen
SAP™-Bedeutung (= Bezeich-
nung der jeweiligen Dokumen-
tart). Diese Trennblätter können
objektunabhängig (also ohne An-
gabe der ReiseNr. oder PersNr.)
erstellt werden.
5. Der Sachbearbeiter kann nun die
Dokumente bearbeiten und den
Stapel der Reisebelege anhand
der Trennblätter strukturieren.
Auf die erste Seite bringt er einen
Barcode auf, welcher in SAP™
an dem Reise-Objekt via Hand-
scanner bekannt gegeben wird.
Mit der Transaktion OAM1 hat
der Sachbearbeiter die Kontrol-
le über die noch ausstehenden
Scanstapel.
6. Den/die derart strukturierten
Stapel gibt der Sachbearbeiter
weiter an die Scan-Stelle (oder
er führt das Scannen der Stapel
selbst am Arbeitsplatzscanner
durch). Es wird in Masse via
biz²Scanner eingescannt – eine
weitere Logik oder Kompetenz ist
für das Dokumente Bearbeiten
in diesem Prozess-Schritt nicht
erforderlich.
7. Unser Massenverarbeitungs-
server biz²ScanServer übernimmt
das weitere Dokumente- Bearbei-
ten im Hintergrund: er separiert
die Scanergebnisse, archiviert
sie und verknüpft sie logisch mit
den entsprechenden Business
Objekten (hier: Verknüpfung
zum offenen Barcode/aufgeteilte
Seiten gemäß Dokumentart an
gleiche Objekte, via ArchiveLink-
Verknüpfung).
8. Zur übersichtlichen Darstellung
der Dokumente eines Objektes
wird der biz²Explorer verwen-
det. Hierin werden – wie in einer
virtuellen Akte – Verzeichnis-
Strukturen, Voransichten und die
jeweiligen Dokumente angezeigt.
Falls nur einzelne Images an-
gezeigt werden sollen, kann der
biz²Viewer verwendet werden.
9. Falls weitere Aktionen für das
Dokumente Bearbeiten erforder-
lich sind, können ggf. relevante
Workflows gestartet werden.
ANWENDUNGSBEREICHE:
- Rechnungswesen
- Personalwesen
- Logistik und Produktion
- Branchenspezifisch:
Energieversorger (Auslesen,
Verbuchung von Ablesekarten
oder Zählerkarten, etc.)
- Ect.
Ihr inPuncto Team
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Hochvolumiges Scannen und automatisches Dokumente Bearbeiten -
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