Organizzazione e gestione di piccoli eventi

1. Crediti Soldi Cibo Obiettivo Luogo Programma Data Luogo Accessibilità Connettività (calcolate 3 dispositivi per persona e abbastanza access points) Prese elettriche, proiettore, prove Tavoli e sedie, cancelleria, materiali Sicurezza e friendly policy Guardiania Pulizie, pattumiera Chiavi, apertura e chiusura (anche per pause) Deposito e dove riportare cose Contratto/convenzione Comunicazione Inviti personali (a volontari, relatori, partecipanti!) Poster/locandina di presentazione anche per social) Informazioni da fornire ai partecipanti: come arrivare al luogo, bar/ristoranti ed eventuali prezzi concordati, liberatoria per foto/riprese. Informazioni in wikina, mailing list regionali, canali di comunicazione di partner… Segnaletica nel luogo indicazioni per il luogo, toilettes, password wiﬁ Il vostro evento Locandina Iolanda Pensa, Organizzazione e gestione piccoli eventi, ItWikiCon 2017, Slide cc by-sa.

2. Wikimania Esino Lario 2016. Crediti foto https://commons.wikimedia.org/wiki/Wikimania_overview_selection_of_photos. Escursioni ed eventi Trasporti Programma Elettricità Connessione a Internet Comunicazione Documentazione Cibo Alloggio Registrazioni videoSedi e attrezzatura Registrazioni Borse di studio e vistiFeste SicurezzaVolontari

3. Titolo Data Luogo Breve descrizione evento. 9.30 Benvenuto 10.00 Presentazione XY … Pranzo A cura di… con Si ringrazia… Un evento di… [logo] Con il sostegno di… [logo] [logo]

4. Titolo Data Luogo Breve descrizione evento. 9.30 Benvenuto 10.00 Presentazione XY … Pranzo A cura di… con Si ringrazia… Un evento di… [logo] Con il sostegno di… [logo] [logo] Crediti La gente litiga sui crediti Soldi Siete sicuri che vi servono dei soldi? Magari cibo e trasporti… Cibo Principali opzioni: • Catering sempre costoso • Bar/ristorante • Spesa al supermercato • Fornire informazioni su bar/ristoranti • Magari negoziare prezzo con bar/ristoranti Per previsione di spesa calcolate circa 5 € per pausa caffè per persona 10-15 € per pranzo per persona Obiettivo • Perché state organizzando un evento? • Cosa volete ottenere? • Quale il modo migliore per ottenere il risultato che volete? Formato, partecipanti, luogo, data, durata, programma, ospiti… Luogo Accessibilità Connettività (calcolate 3 dispositivi per persona e abbastanza access points) Prese elettriche, proiettore, prove Tavoli e sedie, cancelleria, materiali Sicurezza e friendly policy Guardiania Pulizie, pattumiera Chiavi, apertura e chiusura (anche per pause) Deposito e dove riportare cose Contratto/convenzione Programma Fate rispettare i tempi Scegliete relatori che sanno parlare Invitate a parlare chi volete sia presente Data • Giorno festivo o serale per wikipediani • Giorno feriale e diurno per professionisti • Orario feriale, diurno e concordato con scuole per studenti Attenzione alla questione riscaldamento Comunicazione Inviti personali (a volontari, relatori, partecipanti!) Poster/locandina di presentazione anche per social) Informazioni da fornire ai partecipanti: come arrivare al luogo, bar/ristoranti ed eventuali prezzi concordati, liberatoria per foto/riprese. Informazioni in wikina, mailing list regionali, canali di comunicazione di partner… Segnaletica nel luogo indicazioni per il luogo, toilettes, password wiﬁ

6. Obiettivo Chi Quando Dove Formato Produrre nuovi contenuti Wikipediani!! Connettività!! Wikipediani Orari non lavorativi (festivi, serali) Online a distanza Vicino a casa Edit-a-thon “Gara” Challenge Istituzioni con contenuti Riunione con responsabili Evento per visibilità Esperti A distanza A distanza Revisione di articoli (review) Fotografi esperti Spesso orari non lavorativi (festivi) con luce Dove c’è roba che serve fotografare Wikigite Coinvolgere nuovi utenti Puntare ad eventi mediatici e con molti partecipanti Orario pensato per i potenziali nuovi utenti Nel posto in cui sono i potenziali nuovi utenti Presentazioni Attenzione ai relatori Studenti Orario scolastico Scuola Presentazione Donne (specificare network) Presentazione Esperti Orario di lavoro Luogo di lavoro Partner rilevante Presentazione Tavolo di discussione Bibliotecari Orario di lavoro Biblioteca, Regione Sistema bibliotecario Commissionare contributi (es. bibliografia comuni) Formazione Meglio giovanissimi! Connettività!! 6-13 elementare e media Campi estivi Orario scolastico Scuola WikiCamp Scuola superiore 14-18 Orario scolastico Alternanza scuola lavoro Scuola Compito/tesi (Assignment) Università Orario scolastico Università Compito/tesi (Assignment) Esperti Orario di lavoro Luogo di lavoro Partner rilevante Wikipediani Orari non lavorativi (festivi, serali) Online a distanza Vicino a casa Tema specifico Amicizia Team Raduni/incontri

7. Obiettivo Tipologia Cosa serve Informare Far conoscere Wikipedia Far conoscere un progetto specifico Wikimedia diverso da Wikipedia Presentazione Durata: 1h30 • Un relatore principale • Una o due persone che danno il benvenuto • Più persone possibile che partecipano o una sede significativa Sala per conferenze/auditorium con sedie allineate. Materiali: poster e investimento su comunicazione, proiettore Far conoscere Wikipedia è anche il modo più efficace per produrre nuovi contributori che “scoprono” che possono contribuire (1 potenziale contributore di Wikipedia su 3000 persone con maggiore concentrazione in biblioteca). Fare Produrre contenuti (testi, ricerche, idee) Laboratorio Edit-a-thon per esperti Durata: 2h30 • Poche persone ben selezionate oppure più persone, più tempo e più stanza (in modo che vi possiate dividere in gruppi) • Almeno due moderatori o due moderatori per gruppo di lavoro • Liberatoria dei partecipanti/volontari Stanza/e da 5-20 persone con tavoli e sedie. Materiali: carta, penne, post-it; caffè, bibite e biscotti o altri snack, prese elettriche, connettività, proiettore. Fare foto Produrre fotografie (e autorizzazione a fare fotografie) Wikigita Durata: almeno 1h • Autorizzazione per fare fotografie in esterni ed interni collocati lungo l’itinerario • Una guida che possa dare informazioni su storia e patrimonio presente nell’itinerario • Coinvolgimento di associazioni locali con appassionati di fotografia o associazioni di fotografi • Se i caricamenti non sono fatti direttamente dei partecipnti: liberatoria dei partecipanti/ volontari Solitamente escursione all’aria aperta. Eventuale stanza con ottima connettività per caricamenti. Far provare Creare lettori di Wikipedia più consapevoli Formazione Edit-a-thon per non esperti Durata: 1h30 (può svolgersi nella stessa giornata della presentazione) • Almeno due Wikipediani (perché due è più divertente di uno) • Computer e connessione a internet • Partecipanti che possono essere interessati (meglio se la chiedono loro la fo Stanza/e da 20-50 persone con tavoli e sedie. Materiali: carta, penne, post-it; caffè, bibite e biscotti o altri snack, prese elettriche, connettività, proiettore. È importante ricordare che la formazione non produce realmente nuovi contenuti ed è molto raro che produca nuovi contributori. Discutere Prendere decisioni Aggiornarsi Riunione Durata: 50 minuti • Liberatoria dei partecipanti/volontari. Stanza/e da 5-20 persone con tavoli e sedie. Connettività. Incontrarsi Stare insieme Chiarrierare Wikibirrata Durata: 1h30 circa o più (serata) • Luogo informale. Tendenzialmente sempre meglio se c’è la connessione a internet. Iolanda Pensa, Organizzazione e gestione piccoli eventi, ItWikiCon 2017, cc by-sa.

8. Niccolò Caranti,Wikimania Esino Lario, cc by-sa, 2016.

9. Wikimania 2011. Foto Wikimedia Israel, 2011, cc by-sa.

11. Wikimania 2014, Foto Sebastiaan ter Burg, 2014, cc by-sa.

14. Fate le cose per qualcuno che esiste veramente Non fate cose per un target (gruppo di utenti) immaginario. Fate le cose per persone vere, che conoscete e che sono interessate a quello che proponete.

15. Producete qualcosa Contenuti Decisioni Relazioni Competenze Saper fare Documentate quello che fate e facilitate il lavoro agli altri. Se le persone vi copiano vuol dire che avete fatto bingo. … Fotograﬁe Buone pratiche Ricerca e sperimentazione

16. Almeno 2 persone devono divertirsi

17. Almeno 2 persone devono imparare qualcosa

18. Wikimania Taipei. Foto Kat Walsh, 2007, cc by-sa. Ogni giorno più eventi e incontri in contemporanea in più sale.

19. Titolo Data Luogo Breve descrizione evento. 9.30 Benvenuto 10.00 Presentazione XY … Pranzo A cura di… con Si ringrazia… Un evento di… [logo] Con il sostegno di… [logo] [logo]

22. Guerilla networking. Foto Andrew Lih,Wikimania Taipei 2005, cc by-sa. Migliorare la connettività anche dopo Wikimania.

24. Connettività Un computer per persona 3 connessioni a internet per persona Buona connettività Formazione Scuole Sale multimediali già attrezzate Un computer per persona 3 connessioni a internet per persona Ottima connettività Caricamenti Università Sale conferenze ben attrezzate Caricamento di fotograﬁe o documenti Hackathon Andate dove c’è già una buona connettività e tanti access points (università). Un modem hotspot può essere un’integrazione furba.

26. Titolo Data Luogo Breve descrizione evento. 9.30 Benvenuto 10.00 Presentazione XY … Pranzo A cura di… con Si ringrazia… Un evento di… [logo] Con il sostegno di… [logo] [logo] Crediti La gente litiga sui crediti Soldi Siete sicuri che vi servono dei soldi? Magari cibo e trasporti… Cibo Principali opzioni: • Catering sempre costoso • Bar/ristorante • Spesa al supermercato • Fornire informazioni su bar/ristoranti • Magari negoziare prezzo con bar/ristoranti Per previsione di spesa calcolate circa 5 € per pausa caffè per persona 10-15 € per pranzo per persona Obiettivo • Perché state organizzando un evento? • Cosa volete ottenere? • Quale il modo migliore per ottenere il risultato che volete? Formato, partecipanti, luogo, data, durata, programma, ospiti… Luogo Accessibilità Connettività (calcolate 3 dispositivi per persona e abbastanza access points) Prese elettriche, proiettore, prove Tavoli e sedie, cancelleria, materiali Sicurezza e friendly policy Guardiania Pulizie, pattumiera Chiavi, apertura e chiusura (anche per pause) Deposito e dove riportare cose Contratto/convenzione Programma Fate rispettare i tempi Scegliete relatori che sanno parlare Invitate a parlare chi volete sia presente Data • Giorno festivo o serale per wikipediani • Giorno feriale e diurno per professionisti • Orario feriale, diurno e concordato con scuole per studenti Attenzione alla questione riscaldamento Comunicazione Inviti personali (a volontari, relatori, partecipanti!) Poster/locandina di presentazione anche per social) Informazioni da fornire ai partecipanti: come arrivare al luogo, bar/ristoranti ed eventuali prezzi concordati, liberatoria per foto/riprese Informazioni in wikina, mailing list regionali, canali di comunicazione di partner… Segnaletica nel luogo indicazioni per il luogo, toilettes, password wiﬁ

28. Stima uscite Costo unità Riunione Workshop Conferenza Conferenza Entrata # Persone 10 20 50 99 Sede € 100 € 100 € 100 € 100 € 100 Partenariato Guardiania € 100 Partenariato Attrezzatura € 100 Partenariato Pausa caffè € 5 € 50 € 100 € 250 € 495 Supermercato Sponsor Wikimedia/progetto Pranzo € 10 € 100 € 200 Solo indicazioni Materiali (+com) € 1 € 10 € 20 € 50 € 99 Wikimedia/progetto Preparazione € 5 € 50 € 100 € 250 € 495 Volontariato Relatori € 100 € 200 € 100 € 200 Volontariato Pulizie/riordino € 100 Volontariato Partenariato Totale € 321 € 310 € 520 € 650 € 1189 Un evento è più facile da ﬁnanziare se è iscritto all’interno di un progetto. Un progetto è una serie di attività necessarie per raggiungere un obiettivo. Siete sicuri che vi servono dei soldi? Cercare soldi richiede lavoro. Gestire i rimborsi spese richiede lavoro. Stima costi Costo unità Entrata Trasporto € 100 Solo indicazioni Wikimedia/progetto Alloggio € 50 Solo indicazioni Wikimedia/progetto

30. Finanziamenti - servizi - materiali - relazioni Rimborsi spese Small grants / piccoli contributi Wikimedia Italia Wikimedia Foundation Wikimedia CH (aree Alpi) Sede Attrezzatura Guardiania Esperti Comunicazione Amministrazione Progetti (una serie di attività per raggiungere un obiettivo Regioni Fondazioni bancarie Unione European Prodotti alimentari Materiale elettrico / informatico Premi per un concorso Partner Sponsor Un evento come attività di un progetto.

31. Tu Amici Familiari Associazioni di cui si è soci Scuola Amici di amici Conoscenti Associazioni Enti pubblici Ricerche Enti del proprio territorio Comunità Per sostegno vale sempre la pena partire dalla propria rete di contatti.

32. Modulo per i volontari Attribuzione, licenza, registrazione e consenso al trattamento dei dati personali Io sottoscritto  Nome e cognome ______________________ indirizzo e-mail ________________________ telefono ___________________ indirizzo fisico (facoltativo) _________________________ Premessa Con la presente si conferma la propria adesione come volontario al progetto/evento —-. Attribuzione (come si vuole essere menzionati in quanto contributori del progetto) Vorrei essere menzionato nella documentazione del progetto/evento nel seguente modo (seleziona anche più opzioni e fornisci i dati necessari): Nome e cognome Con pagina web di riferimento (sito personale, Facebook, LinkedIn, eccetera): ___________________________________________________________ Non voglio che il mio nome sia inserito nel gruppo dei volontari. Fermo restando buon senso e cara grazia, la menzione nella documentazione del progetto sarà rimossa nel caso i cui il contributo sia in conflitto con il progetto/ evento (menzione intenzionalmente scorretta dei crediti, diffusione di informazioni non veritiere, uso improprio di fondi). Si può chiedere di essere rimossi e può essere specificato nella menzione il periodo durante il quale si è contribuito. Licenza sulle opere prodotte (fare in modo che il materiale prodotto possa essere caricato su Wikimedia) (necessario) Acconsento alla pubblicazione delle fotografie, dei video e di eventuali altre opere originali da me prodotte nell’ambito del progetto Fossili&Bit secondo i termini della licenza Creative Commons Attribuzione – Condividi allo stesso modo (CC BY-SA) 4.0 Internazionale, la licenza che permette riuso commerciale e non commerciale delle opere e la loro modifica. Autorizzazione per fotografie e riprese video (fare in modo che si possa documentare lo sviluppo di Fossili&Bit) (raccomandato) Acconsento alla pubblicazione di immagini o video, realizzati nell’ambito dell’organizzazione e dello svolgimento per progetto Fossili&Bit, che mi ritraggono, anche per fini commerciali (in conformità ai termini della licenza CC BY- SA 4.0 Internazionale). Mantengo i diritti morali e posso sempre richiedere la cancellazione delle fotografie. Non autorizzo fotografie e riprese video (in questo caso si prega sempre di informare i fotografi durante gli eventi e i laboratori). Trattamento dei dati personali (necessario) Autorizzo gli organizzatori del progetto/evento e le istituzioni coinvolte […] al trattamento dei miei dati personali nell’ambito e con le finalità dell’organizzazione del progetto stesso, ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003. Luogo e data ________________________________ Firma: ____________________________

33. Pilastri Senso Accertatevi di essere d’accordo con quello che state facendo Accertatevi che quello che state facendo contribuisca al sapere libero e ai progetti Wikimedia Legalità e trasparenza Scrivete i crediti correttamente (l’attribuzione è un diritto morale) Usate e rispettate le licenze libere Chiedete sempre tre preventivi (o confrontate tre fornitori) per le spese importanti Documentate spese e prediligete pagamenti con boniﬁco Siate trasparenti su spese e risultati realmente ottenuti Collaborazione Coinvolgete chi ha senso coinvolgere Informate (le persone che volte coinvolgere e i vostri partner) Documentate e condividete risultati e buone pratiche Non date agli sponsor commerciali più spazio di quanto non ve ne chiedano Rispetto Scrivete i crediti correttamente Informate (le persone che volte coinvolgere e i vostri partner) Anche se le cose vanno male cercate di concludere le collaborazioni con grazia Ciò che resta Privilegiate ciò che resta o che può servire in futuro (attrezzatura, partner, relazioni…)

34. Wikimania 2014, Foto Adrian Grycuk, 2014, cc by-sa.

Organizzazione e gestione di piccoli eventi

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Plus de Iolanda Pensa

Plus de Iolanda Pensa (20)

Dernier

Dernier (18)

Organizzazione e gestione di piccoli eventi