Presentace z konference Docuride 2014.

1. Records Management
Úvod do problematiky správy dokumentů a
informací
10. 9. 2014

2. Základní pojmy (1)
• Records Management
– Proces nebo obor zaměřený na správu klíčových
dokumentů organizace v průběhu celého jejich
životního cyklu od jejich vzniku, přes jejich identifikaci,
zatřídění, zpracování, uložení až po případnou skartaci
či předání do archivu.
– Součást širšího konceptu Information Governance
(Information Governance je celostní přístup k řízení
podnikových informací prostřednictvím zavádění
procesů, rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází
s informací jako s cenným obchodním aktivem)

3. Základní pojmy (2)
• Dokument
– Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. e)
• Každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná
informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla
vytvořena původcem nebo byla původci doručena;
– ISO 15489 (3.15 Record)
• Informace vytvořené, přijaté a spravované organizací nebo
osobou jako důkazy a informace v rámci zákonných
povinností nebo při provádění pracovních činností.
• Charakteristiky dokumentu: hodnověrnost, autentičnost,
integrita, použitelnost
• Dokument není definován formou nebo nosičem informace

4. Legislativní ukotvení (1)
• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
– Soukromoprávní původce (§3) má za povinnost u vybraných
typů dokumentů v případě, že se rozhodne provést jejich
skartaci, umožnit výběr archiválií z těchto dokumentů (§5).
– V případě, že státní archiv vybere dokumenty za archiválie,
vznikají soukromoprávnímu původci další povinnosti
• Za porušení povinností v oblasti uchování dokumentů a
jejich předložení k výběru archiválií může být právnické
osobě uložena pokuta až do výše 200 tisíc Kč za každý
dokument.

5. Legislativní ukotvení (2)
• Povinnost předložení k výběru archiválií se týká především následujících
typů dokumentů:
– Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce (zakladatelské dokumenty,
statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata, dokumenty o
přeměnách právnických osob, dokumentace o zrušení a zániku, …)
– Dokumenty o řízení původce (protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu
a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s
přílohami, zápisy z porad vedení, výroční zprávy, zprávy o auditu, …)
– Dokumenty o majetku původce (mimořádné inventarizace majetku při vzniku,
dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev
bytových, smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny
osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace zápisu
a certifikace ochranných známek, …)
– Finanční dokumenty (účetní závěrky, …)
– Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce (podnikatelské
záměry, vývojové studie, výrobní programy roční a delší, rozbory s komentáři,
dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy,
vzorkovnice), ocenění výrobků, …)

6. Legislativní ukotvení (3)
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
– Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely
vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li
tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy
(viz výše zák. č. 499/2004 Sb.)
– Existují případy, kdy se doba uložení účetních dokladů automaticky
prodlužuje – jedná se zejména o případy trestního řízení, opatření
proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského
soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení
nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného
zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv
• Za porušení povinností týkajících se archivace může být účetní
jednotce uložena pokuta až do výše 3 % z hodnoty úhrnu rozvahy

7. Legislativní ukotvení (4)
• Zákonná doba
archivace 5 let:
– Účetní doklady
– Účetní knihy
– Inventurní soupisy
– Účtový rozvrh
– Odpisové plány
– Přehledy
– Účetní záznamy, kterými
účetní jednotka dokládá
formu vedení účetnictví
• Zákonná doba
archivace 10 let:
– Účetní závěrka
– Výroční zpráva
– Daňové doklady rozhodné pro
stanovení daně z přidané
hodnoty
– Účetní záznamy o údajích
potřebných pro stanovení a
odvod pojistného na sociální
zabezpečení (zákon
č. 589/1992 Sb.)

8. Legislativní ukotvení (5)
• Zákon č. 582/1991 Sb., o
organizaci a provádění
sociálního zabezpečení
– (§ 35a) Zaměstnavatelé
jsou povinni uschovávat
• záznamy o skutečnostech
vedených v evidenci podle
§ 37 odst. 1, pokud jde o
poživatele starobního nebo
invalidního důchodu, po
dobu 10 kalendářních roků,
• mzdové listy nebo účetní
záznamy o údajích
potřebných pro účely
důchodového pojištění po
dobu 30 kalendářních roků
• Zákon č. 589/1992 Sb., o
pojistném na sociální
zabezpečení
– Účetní záznamy o údajích
potřebných pro stanovení a
odvod pojistného jsou
plátci pojistného povinni
schovávat po dobu 10
kalendářních roků
následujících po roce,
kterého se týkají.
Za porušení povinností týkajících se §
35a může být zaměstnavateli uložena
pokuta až do výše 500 tisíc Kč

9. Legislativní ukotvení (6)
• Další oborová legislativa
– Zákon č. 372/2011 Sb., o
zdravotních službách
– Zákon č. 183/2006 Sb.,
stavební zákon
– Zákon č. 378/2007 Sb., o
léčivech
– atp.
• Oborové normy a
standardy
– Systémy řízení jakosti
(např. ISO 9001, VDA,
TQM, …)
– Oborové standardy
(např. BAASEL III)
– Standardy správy
dokumentů (např.
ISO 15489, ISO 30300,
aj.)

10. Organizační selhání v oblasti správy dokumentů může být poměrně
nákladné, nehledě na dopady do vlastních činností organizace. Tam se
může jednat přímo o katastrofu …
CO Z TOHO PLYNE?

11. Records Management v praxi (1)
• Jaké informace jsou pro fungování organizace klíčové?
– Informační strategie, Politika správy informací
• Jakou mají tyto informace hodnotu?
– Aktivum, řízení rizik
• V jaké formě a jakým způsobem s těmito informacemi
organizace pracuje a jak je uchovává?
– Procesy, systémy, nástroje …

12. Records Management v praxi (2)
• Praktické otázky
– Vznik a příjem dokumentů (identifikace,
digitalizace dokumentů a procesů)
– Oběh a zpracování dokumentů (autenticita,
bezpečnost, integrita)
– Ukládání dokumentů (evidence, dostupnost,
použitelnost)
– Vyřazování (skartace, archivace)

13. Records Management v praxi (3)
• Technické implikace
– Scanování a ukládání (originál vs kopie)
– Práce s elektronickými dokumenty
– Systémy pro zpracování dokumentů (elektronická spisovna vs digitální
hnůj)
– Autentifikace (elektronický podpis a jiná řešení)
• Organizační a personální implikace
– Nastavení standardů, nástrojů a procesů
– Auditní a kontrolní mechanismy
– Osvěta a vzdělávání zaměstnanců

14. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací
umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou
správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)
DĚKUJEME ZA POZORNOST.