Sdružení IRMS CRG uspořádalo dne 23. 10. 2014 seminář s názvem "ZABEZPEČENÍ AUTENTICITY (DIGITÁLNÍCH) DOKUMENTŮ". Setkání bylo zaměřeno na vysvětlení rozdílných přístupů k zabezpečení autenticity analogových a digitálních dokumentů. Lektorem semináře byla ing. Martina Macek, ředitelka projektu implementace elektronické spisové služby Ministerstva vnitra a vedoucí Oddělení řízení, metodiky a kontroly spisové služby Ministerstva vnitra.

1. Zabezpečení autenticity
dokumentů
Martina Macek
11. 11. 2014

2. Důvěryhodný dokument – důvěryhodná organizace
• bez důvěryhodných elektronických systému pro
správu dokumentů a výkonu spisové služby lze jen
obtížně zabezpečit důvěryhodnost dokumentů v
digitální podobě,
• důvěryhodnost organizace se odvíjí od
důvěryhodných dokumentů.

3.  Spisová služba
- soubor pravidel upravující práci s dokumenty v
úředním procesu

4. Co je to dokument?
 co se rozumí pod pojmem dokument, je definováno v zákoně 499/2004
Sb., ve znění pozdějších předpisů v § 2, písmeno e):
- dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná
zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální,
která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena; za
dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž
dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán.

5. Digitální podoba
• digitální podobou zaznamenání informace
se rozumí převedení původní analogové informace
vyjádřené například písmeny,
u informace zaznamenané psanou formou, nebo
úrovní určité fyzikální veličiny, například u informace
zaznamenané obrazově, zvukově nebo jinak do
podoby číselné, a to nejčastěji v binární číselné
soustavě.

6. Digitální podoba
• za nejdůležitější u dokumentů zaznamenaných digitální
podobě lze považovat dvě vlastnosti:
a) kvalita zaznamenané informace se kopírováním nemění,
říkáme, že není rozdíl mezi zdrojem a cílem pří
duplikování dokumentů zaznamenaných digitálně. Tudíž
nevznikají kopie, ale další originály,
b) z bodu a) plyne, že dokument zaznamenaný digitálně
není závislý na jednom konkrétním nosiči.

7. Rozdílný přístup v péči o dokumenty
• z výše uvedených vlastností dokumentů
zaznamenaných v digitální podobě plyne i
rozdílný přístup v péči o dokumenty
zaznamenané v analogové podobě a o
dokumenty zaznamenané v podobě
digitální.

8. Rozdílný přístup v péči o dokumenty
• dokument zaznamenaný v analogové podobě je
pevně svázán s nosičem, a se zánikem nosiče
zaniká i konkrétní dokument. Můžeme mít pouze
kopie původního dokumentu. Dokument
zaznamenaný v digitální podobě nezaniká se
zánikem nosiče, za předpokladu, že je v časovém
intervalu kratším než fyzická a morální životnost
nosiče převeden na nosič nový. Popřípadě
převeden do nového formátu.

9. Rozdílný přístup v péči o dokumenty
• zjednodušeně lze říci, že dokumenty můžeme
podle těchto vlastností rozdělit na dokumenty
v materiální podobě, které jsou pevně svázány
s materiálním nosičem a dokumenty v
nemateriální podobě, které nejsou pevně
svázány s jedním materiálním nosičem.

10. Otázka pravosti dokumentů
• u dokumentů v materiální podobě velmi
jednoduchá věc, neboť jakákoli změna
informace, znamená vždy fyzické poškození
nosiče,
• u dokumentů v nemateriální podobě se na
první pohled může zdát problém jen obtížně
řešitelný.

11. Otázka pravosti dokumentů
• problém u nemateriálních dokumentů však
není neřešitelný,
• mají totiž dvě velmi výhodné vlastnosti z
pohledu řešení jejich autenticity:
a) zanechávají digitální stopy,
b) velmi jednoduše u nich lze aplikovat tak
zvaný systém veřejné kontroly.

12. Přepodepisování, ani
přerazítkovávání není nutné
• právní doměnka pravosti dokumentů v
digitální podobě, je definováno v zákoně
499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů
v § 69a, odstavec 5).

13. Právní domněnka pravosti
• Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se
považuje za pravý, byl-li podepsán uznávaným
elektronickým podpisem nebo označen uznávanou
elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v
okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, a
následně za doby platnosti uznávaného elektronického
podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je
uznávaný elektronický podpis založen, nebo uznávané
elektronické značky a kvalifikovaného systémového
certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka
založena, opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. To
platí i pro dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří
nejsou určenými původci.

14. Systém veřejné kontroly
• informační systém datových schránek i
centrální registr konverzí je typickou
ukázkou zavedení systému veřejné kontroly
do procesů elektronického úřadování.

15. Digitální stopy
• zanechává dokument v digitální podobě po
celou dobu svého životního cyklu v hojné
míře.

16. „Neprokáže-li se opak…….“
• ten kdo by chtěl opak prokazovat měl by k
tomu zdrojů více než dost,
• v konečném důsledku lze konstatovat, že
pozměňování dokumentů v digitální
podobě je mnohem obtížnější než
dokumentů klasických.

17. Spisová služba
• páteřní informační systém úřadu,
• elektronický systém spisové služby je
nezbytným nástrojem pro zabezpečení
autenticity dokumentů v digitální podobě a
nelze bez něj reálně zpracovávat množství
datových zpráv přijímaných systémem
datových schránek.

18. Spisová služba
– páteřní informační systém úřadu

19. Novela zákona 499/2004 Sb.
 jsme více jak dva roky po konci přechodného období,
 to znamená, že více jak dva roky platí povinnost plného
souladu spisové služby se zákonem a prováděcími předpisy
včetně národního standardu pro elektronické systémy
spisové služby,
 dokumenty musí být v předepsaných formátech s patřičnými
metadaty.

20. Krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů v dig. podobě

22. Novela zákona 499/2004 Sb.
 § 65 odst. 5) Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu
se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu,
kontrola a doplnění údajů podle § 66 odst. 3 před uložením
do spisovny a převedení dokumentů v digitální podobě do
výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty
podle národního standard.

23. Vyhláška č. 259/2012 Sb.
 § 24 odst. 1) Výstupní datové formáty dokumentů v digitální
podobě
(1) Výstupním datovým formátem dokumentů v digitální
podobě se rozumí
a) datový formát výstupu z elektronického systému
spisové služby,
b) datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně,
která je součástí elektronického systému spisové služby,
c) datový formát pro předávání do digitálního archivu.

24. Převedení dokumentů v digitální podobě
do výstupního datového formátu
 ten, kdo by si myslel, že lze použít autorizovanou konverzi, je
na omylu,
 autorizovaná konverze neslouží ke změně formátu, ale ke
změně podoby zaznamenané informace (analog – digitál a
naopak).

25. Převedení dokumentů v digitální podobě
do výstupního datového formátu
 převod dokumentu podle § 69a odst. 1 až 4 zákona
č. 499/2004 Sb,
 převod bude proveden tehdy, požaduje-li původce, aby
převedený dokument měl obdobné právní náležitosti jako
prvopis (výsledkem převodu je ověřená elektronická kopie
bez právních účinků prvopisu, zaručující pouhou shodu s
prvopisem). Převedený dokument musí obsahovat
autentizační prostředky podle § 69a odst. 4.

26. Převedení dokumentů v digitální podobě
do výstupního datového formátu
 § 69a odst. 4) dokument v digitální podobě vzniklý převedením z
dokumentu v analogové podobě nebo změnou datového formátu
dokumentu v digitální podobě opatří určený původce doložkou,
která obsahuje údaje týkající se převedení nebo změny datového
formátu, podepsanou uznávaným elektronickým podpisem osoby
odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě anebo
změnu datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo
označenou elektronickou značkou určeného původce, a dále
opatřenou kvalifikovaným časovým razítkem. Údaje týkající se
převedení nebo změny datového formátu stanoví prováděcí právní
předpis.

27. Převedení dokumentů v digitální podobě
do výstupního datového formátu
 § 24 odst. 3) vyhlášky - Údaje týkající se změny datového formátu
dokumentu v digitální podobě jsou
a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který
změnu datového formátu provedl,
b) prohlášení, že obsah dokumentu v digitální podobě v původním
datovém formátu odpovídá obsahu dokumentu v digitální
podobě vzniklého změnou datového formátu,
c) původní datový formát,
d) datum vyhotovení ověřovací doložky,
e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu
datového formátu proved.

28. Převedení dokumentů v digitální podobě
do výstupního datového formátu
 požadavek na prohlášení, že obsah dokumentu v digitální
podobě v původním datovém formátu odpovídá obsahu
dokumentu v digitální podobě vzniklého změnou datového
formátu, vyžaduje skutečné porovnání obsahu obou
dokumentů člověkem, není možné se spoléhat na stroj a na
základě strojové komparace prohlásit shodu obsahů,
 časová náročnost splnění takového požadavku je velká

29. Problematika trvalého ukládání
důvěryhodných archiválií v digitální podobě
 lze se domnívat, že dokumenty, které byly již původně
vytvořené ve výstupním formátu budou mít větší míru
autenticity než dokumenty původně vytvořené ve formátu
jiném a následně do tohoto formátu převedené,
 proč?

30. Od důvěryhodných dokumentů v digitální
podobě k „digitálnímu hnoji“?
 zvažuje se vypuštění požadavků na prohlášení o shodě,
 již z podstaty formátu PDF/A vyplývá, že obsah převedeného
dokumentu se nemusí shodovat s obsahem dokumentu v
původním formátu,
 celý problém vůbec nemusel nastat, kdyby nebyl změněn
původní návrh, který počítal s tím, že formát PDF/A bude
závazným formátem nejen pro určené původce, ale i pro
původce, kteří nejsou původci určenými.

31. Od důvěryhodných dokumentů v digitální
podobě k „digitálnímu hnoji“?
 § 64 odst. 1) zákona - Určení původci zajistí příjem dokumentů.
V případě dokumentů v digitální podobě určení původci zajistí
jejich příjem alespoň v datových formátech stanovených jako
výstupní datové formáty nebo formáty dokumentů, které jsou
výstupem z autorizované konverze dokumentů obsažených v
datové zprávě,
 toto ustavení však není dostatečné.

32. Od důvěryhodných dokumentů v digitální
podobě k „digitálnímu hnoji“?
 prohlášení o shodě je časově jen obtížně realizovatelné,
 jeho vypuštěním však nebude možné jednoznačně prohlásit,
že obsah dokumentu v novém a původním formátu je shodný.

33. Řešení existuje a je jednoduché
 použít formát PDF/A jako výstupní datový formát statických
textových a kombinovaných textových a obrazových
dokumentů nejen pro určené původce, ale i pro původce, kteří
nejsou původci určenými.

34. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací
umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou
správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)
DĚKUJEME ZA POZORNOST.