Dokumen tersebut membahas tentang Knowledge Management System (KMS) dan siklus manajemen pengetahuan. KMS adalah sistem TIK yang mengintegrasikan fungsi untuk pengelolaan pengetahuan eksplisit dan tersirat di organisasi. Siklus utama KMS meliputi penciptaan, penyebaran, dan penerapan pengetahuan. Dokumen ini juga membandingkan beberapa model siklus KM dan menjelaskan tujuan penerapan KMS di organisasi.

1. Kowladge Managemen system
BASIROH, S. KOM, M. KOM

2. Knowledge Management Syste ( KMS)
 (KMS) atau sistem manajemen pengetahuan adalah suatu sistem TIK (Teknologi
Informasi dan Komunikasi) dalam pengertian sebuah sistem aplikasi yang
mengkombinasikan dan mengintegrasikan fungsi untuk sebuah perlakukan
kontekstual terhadap masing – masing pengetahuan eksplisit dan tasit, selama
sebuah organisasi atau bagian organisasi tersebut menjadi target dari tindakan
manajemen pengetahuan.

3. People & motivation
1. Prestasi: Hal ini dapat ditingkatkan dengan merancang tugas
kerja yang menarik dan menyelaraskannya dengan
kepentingan karyawan.
2. Otonomi: Hal ini dapat ditingkatkan dengan memberdayakan
karyawan dengan tanggung jawab dan wewenang untuk
melakukan pekerjaan mereka.
3. kompeten: Hal ini dapat ditingkatkan dengan menawarkan
kesempatan kepada karyawan untuk menunjukkan dan
meningkatkan keahlian mereka.
4. kemajuan: Hal ini dapat ditingkatkan dengan mendorong
suasana kolaboratif di mana keberhasilan proyek dirayakan.

4. Komponen Rekomendasi kontekstual berdasarkan
jenis pengetahuan dan motivasi
 Manajemen pengetahuan Tacit / motivasi intrinsik: Ini adalah situasi yang ideal. Di sini peran
manajer adalah untuk mendukung peserta dalam mencapai tujuan proyek daripada
mempengaruhi perilaku mereka melalui penghargaan. Imbalan ekstrinsik harus dihindari
karena peserta secara intrinsik termotivasi.
 Manajemen pengetahuan / motivasi ekstrinsik Tacit: Dari pembahasan teori motivasi
sebelumnya, jelas bahwa ini bukanlah situasi yang baik. Namun, semua tidak hilang. Seorang
manajer dapat mengembangkan strategi manajemen pengetahuan berdasarkan pelatihan
terstruktur, kelompok diskusi, dll. Untuk membantu menyusun dan mentransfer
pengetahuan diam-diam. Strategi ini harus menyoroti manfaat proyek (untuk karyawan dan
organisasi). Selanjutnya, penghargaan ekstrinsik dapat ditawarkan, namun efek "crowding-
out" mereka dari waktu ke waktu harus selalu diingat.

5. LANJUTAN
 Pengetahuan eksplisit / motivasi intrinsik: Disini aspek
manajemen pengetahuan lebih mudah karena
pengetahuannya eksplisit. Biasanya, begitu tujuan
diidentifikasi, jelas bagaimana pengetahuan harus
ditangkap dan diatur. Tentunya, pelatihan dan alat
terstruktur seperti Wikis dan database dapat membantu
memfasilitasi transfer pengetahuan. Selanjutnya, ini akan
lebih efektif daripada kasus (2) di atas, karena peserta
secara intrinsik termotivasi .. Rekomendasi, sejauh
penghargaan terkait sama seperti pada kasus pertama.
 Pengetahuan eksplisit / motivasi ekstrinsik: Untuk
manajemen pengetahuan, pertimbangan yang sama
berlaku seperti pada kasus (3). Namun, strategi ini akan
kurang efektif karena karyawan diinduksi secara
ekstrinsik

6. Tujuan Penerapan Knowledge Management
 Tujuan utama dari KMS adalah untuk mendukung dinamika pembelajaran organisasional
dan keefektifan organisasi tersebut.
 Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur
dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut
untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan
biaya.
 Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan
kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan
pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas
dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan
kompetensinya.

7. LANJUTAN
Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat
dengan mudah beradaptasi dengan perubahan
lingkungan bisnis yang terjadi.
Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah
ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk
yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari
perusahaan akan meningkat.

8. Penerapan KMS
 1. Komunikasi Pemasaran yang Bersifat One-Voice.
 Maksudnya adalah, walaupun elemen komunikasi pemasaran yang digunakan
berbeda-beda dalam meraih konsumen namun semua itu harus dapat
dikoordinasi dengan cara yang tepat oleh berbagai organisasi dan agensi yang
bekerja pada elemen-elemen yang berbeda tersebut.
 2. Pengembangan SDM
 Karyawan merupakan aset berharga bagi ULI, karena itu mereka membuat
strategi dan sistem human capital yang komprehensif.Beberapa hal yang
dilakukan antara lain Performance Development Program (PDP) yaitu rencana
pengembangan setiap karyawan sesuai dengan pekerjaan masing-masing.
setiap pertengahan tahun PDP dimonitor melalui Continuous Improvement
Discussion (CID) untuk membahas hal-hal yang perlu dilakukan untuk
pengembangan karyawan.

9.  3. Budaya Coaching
 Budaya coaching disini dilakukan dengan menempatkan senior manager untuk
menjadi coach suatu department. Sebelum menjadi coach, mereka dibekali
dengan pelatihan dan teknik coaching. Untuk budaya coaching ini diberi nama
Building Leaders as Generative Coaches
 Budaya Sharing Knowledge
 ULI menuntuk senior manager menjadi learning champion yang dengan
membagi pengetahuan karena mereka adalah ahli dalam bidangnya.

10. KM pendekatan Cycle
Untuk memenuhi perbedaan tentang siklus-siklus KM
yang memiliki arti berbeda, dipilih 4 model yaitu Meyer
and Zack (1996), Bukowitz and Williams (2000),
McElroy (2003), dan Wiig (1993) KM cycles.

11. . Zack and Meyer KM Cycle
Pendekatan ini menyediakan sejumlah analogi yang
berguna, seperti gagasan
platform produk (repositori pengetahuan) dan platform
proses informasi (sumber pengetahuan) untuk
menekankan pengertian pengolahan nilai tambah
diperlukan dalam rangka untuk meningkatkan
pengetahuan organisasi. Siklus KM ini mempunyai
peranan utama yang terdiri dari menciptakan nilai
yang lebih tinggi “produk pengetahuan” pada setiap
pengolahan pengetahuan.

12.  Bukowitz and Williams KM Cycle
 Pendekatan ini menerangkan kerangka proses manajemen berjalan didalam
perusahaan, dalam arti bagaimana suatu perusahaan dapat dipelihara
disebarkan (deploy) dan dapat menghasilkan sesuatu (generate).

13.  3.McElroy KM Cycle
 Pendekatan ini menjelaskan tentang siklus daur hidup sebuah pengetahuan,
dimana melibatkan proses pengetahuan produksi dan pengetahun yang
terintergrasi dengan tahap menerima masukan-masukan yang berulang dari
dimulai dari proses bisnis,kinerja, dll. dari lingkungan internal maupun eksternal
dari perusahaan itu sendiri.

14.  4. Wiig KM Cycle
 Pendekatan ini focus terhadap 3 kondisi yang dibutuhkan dan disiapkan untuk
sebuah organisasi untuk memacu suatu keberhasilan didalam suatu bisnis,
membutuhkan sebuah bisnis (barang atau jasa) dan pelanggan (customer),
sumber daya (tenaga kerja, materi, dan fasilitas), dan mempunyai kemampuan
untuk bertindak.

15. Siklus Utama KM
 3 tahapan utama dalam siklus KM :
 a. penciptaan pengetahuan
 b. penyebaran pengetahuan
 c. akuisisi dan penerapan pengetahuan