Universidade Federal do Pampa. Curso de Relações Públicas – Ênfase em produção cultural. Disciplina: Planejamento e organização de Eventos – Profa. Elisa Lübeck Terra. Acadêmicas: Bruna Karina Gonçalves; Damaris Ignácio Silva e Ivana Cavalcante Saraiva.

1. Universidade Federal do Pampa
Relações Públicas – Ênfase em produção cultural
Planejamento e organização de Eventos – Profa. Elisa Lübeck Terra
Acadêmicas: Bruna Karina Gonçalves
Damaris Ignácio Silva
Ivana Cavalcante Saraiva
Roteiro Básico de
Planejamento de Eventos

2. Roteiro básico
O roteiro de um evento deve abranger
desde seu planejamento até seus
relatório final.
Para ficar mais fácil a sua construção, o
mesmo pode ser dividido em 4 partes.

3. 1 Parte - Planejamento
O planejamento deve ser feito de preferência por
escrito e constantemente atualizado, para que
todos os trabalhos possam ser acompanhados
pelos organizadores, colaboradores, patrocinadores
e contratantes.

4. 1 Parte - Planejamento
• Identificação: dados do contratante;
• Tipo: a primeira coisa que deve ser definida
é o que vai ser feito, qual o tipo de evento
que se pretende organizar, se será uma festa,
palestra, seminário, congresso, concurso,
competição, torneio, etc.;
• Tema: a escolha da temática é necessária
para que se consiga atrair a atenção e
influenciar na decisão de participação do
Público Alvo;

5. 1 Parte - Planejamento
• Denominação: a escolha de um bom nome para o
evento colabora para o seu sucesso;
• Objetivo: deve ser definido claramente o que se
pretende atingir com a realização do evento;
• Justificativa: a definição da justificativa é necessária
para que se possa entender o por que se fazer o
evento, ou seja, entender melhor as razões da
realização do evento;

6. 1 Parte - Planejamento
• Público-alvo: a definição do Público Alvo do
evento é de vital importância para o sucesso do
empreendimento, pois irá direcionar a forma
que será feita a sua divulgação, ou seja, é
necessário identificar, qualificar, quantificar,
localizar todos a serem envolvidos;
• Programação : a elaboração do programa do
evento consiste em se determinar as atividades
que serão desenvolvidas, com seus respectivos
horários de início e término;

7. 1 Parte - Planejamento
• Local e datas: a escolha do local que vai abrigar o
evento é fundamental para seu sucesso;
• Parceiros: A definição de quem poderá ser parceiro
ou possíveis patrocinadores delimita os contatos
iniciais a serem realizados, tanto em busca de
recursos financeiros e divulgação, quanto em relação
aos convidados que irão abrilhantar o evento;

8. 1 Parte - Planejamento
• Detalhamento: o detalhamento consiste
em esmiuçar cada atividade citada;
• Divulgação: esta é a parte de maior
importância para sucesso de um evento;
• Materiais: devem ser definidos os
materiais a serem utilizados ou distribuídos
no evento:

9. 1 Parte - Planejamento
• Apoio: devem ser definidos os serviços de apoio que
serão necessários ao evento;

10. 2 Parte - Preparação
• Aprovação dos produtos e serviços
para fornecimento dos insumos
necessários;
• Coleta de propostas e levantamento
de custos;
• Contatar parceiros e patrocinadores
para obtenção dos recursos
necessários;

11. 3 Parte - Execução
• Convidar/confirmar palestrantes, autoridades
e convidados;
• Contratar Decoração;
• Contratar Divulgação;
• Captação das inscrições e confirmações de
presença.

12. 3 Parte - Execução
• Contratação dos produtos e serviços
necessários;
• Contratação e reserva do espaço
físico, onde se realizará o evento;
• Confirmação com os fornecedores,
um a um, ao aproximar-se da data do
evento;

13. 3 Parte - Execução
• Acompanhamento da montagem, superação
dos imprevistos (falta de pontos de energia
elétrica, pontos com disponibilidade inferior a
necessária, etc.).

14. 4 Parte - Relatório
É nesse momento que será mensurado
quais foram os resultados do evento, eles
podem ser: financeiros, nível de satisfação
do público, etc.;
No relatório deve conter todos os dados do
evento, assim como modelos de peças
gráficas utilizadas, recebidos de
fornecedores, pesquisa de opinião, etc., e
deve terminar com as considerações finais
sobre o evento.

15. Colocando
em prática!

16. • A sala será dividia em dois grupos;
• Cada um estará organizando um
diferente evento;
• Em uma caixa localizada no centro da
sala estão os itens necessários para a
montagem do roteiro de cada evento;
• Só pode ser pega uma peça por vez;
• E só um membro de cada grupo por
vez, pode se dirigir a caixa;

17. Obrigada pela
atenção!