Descripcion grafica y textual de la elavoracion de un manual y su contenido explicito

1. Republica Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular Para la Educación Superior
Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño
Extensión San Cristóbal
Estado Táchira
Manuales
Administrativos
CLASIFICACIÓN Y TIPOS
Autor: Jackson L. Martinez R

2. MANUALES ADMINISTRATIVOS

¿Qué es un Manual Administrativo?


Los
manuales
administrativos
son
documentos que sirven como medios de
comunicación
y
coordinación
que
permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información de
una organización.
¿Cuáles son los objetivos de los
manuales?

· Presentar una visión de conjunto de la
organización.

· Precisar las funciones asignadas a cada
unidad administrativa.

· Establecer claramente el grado de
autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles
 jerárquicos.
• ·Coadyuvar a la correcta atención de
las labores asignadas al personal.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo
en la realización del trabajo.
• Funcionar como medio de relación y
coordinación con otras organizaciones.
• Servir como vehículo de información a
los proveedores de bienes, prestadores
de servicios, usuarios y clientes.

3. 
¿Cómo se clasifican los manuales?
Por su contenido se clasifican en:

· De organización: dónde se
especifican las diversas unidades
orgánicas
que
componen
la
empresa.

De
procedimientos:
acá
se
establecen
los
principales
procedimientos que ocurren al
interior de la empresa, por ejemplo,
de contratación de personal, de
compras, de pago de sueldos, etc.

· De políticas: se determinan las
políticas que guiarán el accionar de
la empresa.

·
De
Bienvenida:
diseñado
especialmente para los nuevos
empleados, en este manual se
detallan los antecedentes de la
empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:

Generales: que contienen
información de la totalidad
de la organización.

Específicos: que consignan
información de un área o
específica.

4. 
¿Qué contiene un Manual de Descripción de Puestos?

Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos, y a
continuación se presenta un breve modelo de este tipo de manual:

5. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos y normas, es aquel
que
describe
de
manera
detallada
las
operaciones que integran los procedimientos
administrativos, en el orden secuencial de su
ejecución, y las normas que se deben cumplir y
ejecutar los miembros de la organización
compatibles con dichos procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos son los
documentos que especifican detalladamente una
serie de normas y procedimientos, vinculados con
las actividades que se realizan en una organización
/ institución, explicando un conjunto de
procedimientos internos según los niveles de
autorización de las unidades orgánicas que forman
parte de una organización; con el objetivo de ir
creando y consolidar criterios dentro de la
organización, y uniformar la actividad operativa,
de la institución, así como también garantizar y
satisfacer la transmisión y recuperación de
información.

6. 
Este documento también especifica las normas
correspondientes con las acciones de carácter
disciplinario, relacionándose con el personal y
cada miembro del organismo, incluso se halla
también
las
nominas, permisos, vacaciones, bonos… por ello
el manual esta sujeto a cambios, debe ser
actualizado constantemente, el evoluciona al
paso que la organización o institución crezca y se
desarrolle en todos los ámbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se
caracterizan principalmente por establece
normas o pautas especificas y claras, y detalla
minuciosamente todos los procedimientos que se
realizan en la institución.

7. Objetivos

Presentar una visión integral de cómo opera la
organización.

Precisar la secuencia lógica de los pasos de que
se compone cada uno de los procedimientos.

Precisar la responsabilidad operativa
personal en cada área de trabajo.
del

Describir gráficamente
operaciones.
las

Servir como medio de integración y orientación
para el personal de nuevo ingreso con el fin de
facilitar su incorporación a su unidad orgánica.

Propiciar el mejor aprovechamiento de los
recursos humanos y materiales.
los
flujos
de

8. 
Cooperar a la correcta realización de las labores
encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad del trabajo.

Establecen un sistema de información recuperable
y accesible.

Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a
través de la descripción de tareas, y
requerimientos.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del
trabajo, evitando la repetición de instrucciones y
directrices.

Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y
aplicación de las modificaciones necesarias en la
organización.

Hacen posible establecer una inducción,
adiestramiento y capacitación del personal, ya
que describen en forma detallada las actividades
de cada oficina.

9. Tipos

De
manera
general,
los
manuales de procedimientos
por sus características diversas
pueden
clasificarse
en:
manuales de procedimientos de
oficina
y
manuales
de
procedimientos de fábrica.
También puede referirse a:

Tareas y trabajos individuales; por ejemplo:
como operar una maquina de contabilidad.

Practicas departamentales, en las que
indican los procedimientos de operación
todo un departamento; por ejemplo,
manual de reclutamiento y selección
personal.

Practicas generales en un área determinada
de actividad, por ejemplo; el manual de
procedimientos de ventas, los manuales de
producción, el manual de finanzas.
se
de
el
de

10. También se pueden clasificar de acuerdo a su
ámbito de aplicación y alcances en manual de:

Procedimiento General: es aquel que
contiene
información
sobre
los
procedimientos que se establecen
para aplicarse en toda la organización
o en más de un sector administrativo.

Procedimiento Específico: son aquellos
que contienen información sobre los
procedimientos que se siguen para
realizar las operaciones internas en
una unidad administrativa con el
propósito de cumplir de manera
sistemáticamente con sus funciones y
objetivos.

11. Presentación

Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones
a desempeñar dentro de la institución a través
de una normas establecidas, por medios de
análisis, estudios, y estrategias de planeación. La
estructura se puede presentar de la siguiente
manera:

Título y código del procedimiento.

Introducción: Explicación corta del procedimiento.

Organización: Estructura micro y macro de la
entidad.

12. MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES
Este Manual contiene las responsabilidades
y obligaciones específicas de los diferentes
puestos
que
integran
la
estructura
organizacional, a través de la descripción
de las funciones rutinarias de trabajo para
cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas
empresas
estructuradas
de
manera
funcional, es decir que están divididas en
sectores en donde se agrupan los
especialistas que tienen entrenamiento e
intereses
similares,
definiendo
las
características de cada puesto de trabajo,
delimitando las áreas de autoridad y
responsabilidad,
esquematizando
las
relaciones entre cada función de la
organización.

13. Describe el nivel jerárquico de cada
puesto dentro de la organización, así
como su relación de dependencia, lo
cual quiere decir el lugar que ocupa el
puesto
dentro
de
la
estructura
organizacional, a que posiciones está
subordinado directa e indirectamente y
cual es su relación con otros puestos de
trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y
procedimientos también es aconsejable
elaborarlo para cada una de las áreas
que integran la estructura organizacional
de la empresa, ya que elaborar uno solo
en forma general representaría ser un
documento muy complejo, por pequeña
que sea la organización.

14. 
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los
perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los
puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al
Manual de Puestos y Funciones.

La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:

- Identificación del Puesto de Trabajo

- Nombre

- Área de desempeño

- Codificación

- Descripción Genérica (objetivo)

15. 












Listado de funciones y atribuciones
inherentes al puesto
- Diarias o frecuentes
- Semanales
- Quincenales
- Mensuales
- Trimestrales
- Semestrales
- Anuales
- Ocasionales o eventuales
- Requisitos del ocupante del puesto
(perfil)
- Nivel académico
- Habilidades y destrezas
- Conocimientos técnicos y/o
específicos