Experiencias de Seguridad en Archivo Electrónico con Oracle WebCenter Content

"Experiencias de
Seguridad en Archivo
Electrónico con Oracle
WebCenter Content"
Jaime Cid
WebCenter Principal Sales Consultant

Copyright © 2014, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved. Oracle WebCenter2
Agenda
 Marcos Normativos Nacionales e Internacionales
 Oracle WebCenter Content
 Experiencias y Referencias

Marco Normativo de Archivo Electrónico (Nacional)
Ley 11/2007 (Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos)
ENS – Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 3 / 2010)
ENI – Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4 / 2010)
NTI – Normas Técnicas de Interoperabilidad

NTI : Normas Técnicas de Interoperabilidad
 Catálogo de estándares (03.10.2012)
 Documento electrónico (19.07.2011)
 Digitalización de documentos (19.07.2011)
 Expediente electrónico (19.07.2011)
 Política de firma electrónica y de certificados de
la Administración (19.07.2011)
 Protocolos de intermediación de datos
(28.05.2012)
 Relación de modelos de datos que tengan el
carácter de comunes en la Administración y
aquellos que se refieran a materias sujetas a
intercambio de información con los ciudadanos y
otras administraciones (28.05.2012)
 Política de gestión de documentos electrónicos
(28.05.2012)
 Requisitos de conexión a la Red de
comunicaciones de las Administraciones
Públicas españolas (19.07.2011)
 Procedimientos de copiado auténtico y
conversión entre documentos electrónicos, así
como desde papel u otros medios físicos a
formatos electrónicos (19.07.2011)
 Modelo de Datos para el intercambio de
asientos entre las Entidades Registrales
(19.07.2011)
 Declaración de conformidad con el Esquema
Nacional de Interoperabilidad (en elaboración)
 Reutilización de recursos de información
(19.02.2013)

Normativas Archivo Digital (Records Manag.)

Agenda

Documentos,
Archivo Digital,
Conversiones, …
Completa
Arquitectura
Oracle (Weblogic,
SOA, Database)
Integrada
Estándares,
Integración,
Multicanal, …
Abierta
Reconocida por la
industria, clientes
y analistas
Líder
#1
Oracle WebCenter Content
Plataforma Enterprise Content Management (ECM)

WorkflowSeguridad
Portales
Content Server: servicios comunes
Metadatos Otros Servicios
Integración (WebServices, J2EE, .NET)
Búsquedas
Versionado
Gestión
Documental
Contenidos Activos
Digitales
Records
Acceso multicanal : Windows, Office, Web, Mobile Apps
Aplicaciones
Oracle WebCenter Content: Plataforma Completa
 Plataforma ECM completa
 Acceso multicanal
– Windows, Office, Web y
Aplicaciones móviles
 Módulos integrados:
– Gestión Documental
– Contenidos Web
– Contenidos Multimedia
– Archivo Digital
– Conversiones
 Arquitectura basada en
servicios y estándares
Plataforma Enterprise Content Management (ECM)

R&R
} + 800 servicios
disponibles
Oracle WebCenter Content : Plataforma Abierta
Arquitectura Abierta Orientada a Servicios
 Toda la funcionalidad expuesta como servicios
 Diferentes APIs de Acceso, incluyendo WebServices, Java, .Net,
JSON, AJAX, REST, HTML, Scripts, … facilitan interoperabilidad

Oracle WebCenter Content: Integrada
Fusion Middleware (Weblogic, SOA) + Database + Otras
 Integraciones
– Instalador y Arquitectura común
– Servidor de Aplicaciones (WebLogic)
– Base de Datos (Oracle Database)
 Opciones de Seguridad de Database
 Posibilidad de guardar documentos en DB
– Gestión y Monitorización (Enterprise Manager)
– Integraciones SOA
– Bus de Servicios (OSB – Oracle Service Bus)
– Otros productos de Seguridad / IDM de Oracle
 Internet Directory (OID)
 Virtual Directory (OVD)
 Access Management (OAM)
 Web Services Mgmt (OWSM)
Servers &
Storage
Systems
Database
Middleware
(SOA, Weblogic)
WebCenter

Oracle WebCenter Content : Records & Archivo

WebCenter Content : Records Management
Políticas de retención y ciclo de vida

Disposiciones

Oracle WebCenter Content: Archivo Digital
Sistema Gestion
Archivo
Carpeta ciudadana
Framework Servicios Documentales
Firma
Extras ECM
Cuadro de
Clasificación,
Digitalización
Oracle Service Bus (opcional)
Access
Manager
LDAP,
IDM, OID
Seguridad
y Firma
externa
Sistema Gestion
Expedientes
Registro

Seguridad en las copias, conversiones con Marcas de Agua
 Conversiones a múltiples formatos
– HTML, PDF, PDF/A JPEG, etc.
– Visualización en Web de Escritorio,
Tabletas y Teléfonos
– Más de 500 formatos origen (Word
97, WordPerfect, OpenOffice, …)
 Marcas de Agua
– Basadas en Plantillas
– Estáticas o Dinámicas usando
metadatos del documento
 “Autor: …, Ciudadano: …
 Clasificación de Seguridad
 Número de Expediente

Seguridad y Control de Acceso
 Los usuarios se gestionan en repositorios externos, habitualmente
directorios LDAP / Active Directory o plataformas de Gestión de Acceso
y SSO.
 Toda la información allí gestionada se puede heredar / mapear para
definir los modelos de seguridad de WebCenter Content
 La validación de usuarios y la conexión con los sistemas de seguridad
externos queda delegada en el Servidor de Aplicaciones (Weblogic)
 Los modelos de Seguridad permiten combinar múltiples estrategias:
Roles y Grupos, Cuentas, Listas de Control de Acceso y NTK (Need To
Know)
 Los modelos de seguridad de Oracle WebCenter Content pueden
moldearse para adaptarse a los modelos de seguridad lógicos de
aplicaciones existentes: ERPs, CRMs, BPMs, desarrollo a medida, etc

Integración con Plataformas de Firma
 Integración con plataformas de firma
electrónica avanzada (mediante certificados
digitales)

Trazabilidad y Auditorías
 Auditoría de servicios y accesos (Content Tracker)
– Trazabilidad de todas las actividades y servicios de WebCenter Content,
incluyendo el uso de los contenidos, descargas, visitas, uso de las herramientas
de búsqueda, accesos al sistema, etc.
– Toda la información queda registrada en Bases de Datos, y se puede llegar a
explotar con herramientas externas de Informes o Business Intelligence
– También se cuenta con algunos informes predefinidos

Trazabilidad y Auditorías
• Informes predefinidos
• Ver historial de acceso por usuario
• Ver historial de acceso por contenido
• Informes de administración
• Informes personalizados

Agenda

 Repositorio de Documentos
Administrativos Electrónicos
– Almacenamiento
– Repositorio Seguro:
Autenticidad, Integridad,
Conservación
– Conversión de Formatos
– Seguridad y Control de
Acceso
– LOPD, historial / auditoría
http://bit.ly/Navarra-Archivo

Ayuntamiento de Tarrasa
 Elaboración de los instrumentos esenciales de gestión
documental por parte del Archivo:
 Cuadro de clasificación (Fileplan)
 Calendario de conservación /retención/eliminación
 Cuadro de Seguridad y Acceso
 Vocabulario de metadatos
 Catálago de tipologías documentales

Cuadro de Clasificación

Calendario de Conservación

 La finalidad de este proyecto es conseguir:
1. Convertir todos los documentos en papel que entran en las oficinas del Ayuntamiento
en documentos digitales con los mismos valores legales que los originales para
tramitar y gestionarlos electrónicamente
2. Aplicar la compulsa electrónica en los documentos originales, siguiendo la normativa
municipal garantizando la seguridad, la autenticidad, la integridad y la accesibilidad de
la documentación y de la información.
3. Tramitar, gestionar y conservar los expedientes 100% electrónicamente dentro de los
sistemas de información municipales
4. Eliminación definitiva de los documentos en papel a las Oficinas de atención al público
5. Cumplir los requerimientos legales en materia de administración electrónica y las
Normas técnicas de interoperabilidad ( ENI )
Digitalización y Compulsa electrónica http://blogs.terrassa.cat/smarterrassa/?p=1214

 El Congreso Nacional de Interoperabilidad y Seguridad –CNIS 2014–
ha cerrado su IV edición con un elevado índice de participación. Cerca
de 700 personas asistieron a este congreso
 El Ayuntamiento de Terrassa finalista a los Premios CNIS 2014 del IV
Congreso Nacional de Interoperabilidad y Seguridad
 http://blogs.terrassa.cat/smarterrassa/?p=1117
 La adopción del Esquema Nacional de Seguridad por el Ayuntamiento
de Terrassa
 http://bit.ly/ENS-Terrassa
CNIS, ENI, ENS

Ayuntamiento de Valencia
 La Sede Electrónica del Ayuntamiento
de Valencia ha sido reconocida como
el mejor proyecto consolidado en
Interoperabilidad en Administración
Local de 2014 en la IV edición de los
Premios CNIS 2014
 El Ayuntamiento, además de haber
sido premiado en esta categoría,
también ha sido finalista al mejor
proyecto consolidado en Seguridad en
Administración Local.
CNIS, ENI, ENS http://bit.ly/Valencia-CNIS

Universidad de Navarra
Gestión Documental + Archivo
• SGIC
• Dirección de Personas
• Fotos
• Convenios
• Comunicaciones
Gestión
Documental
• Documentos de Archivo
• Políticas Records
Management
ARCHIVIUN

Universidad de Navarra
Requisitos del Proyecto:
 Adaptación al Cuadro de Clasificación Funcional
 Definición de las Políticas de Conservación del Archivo
 Formato PDF/A
 Ligadas a la Clasificación
 Plan de Conservación (en Records Management “Retention Plan”)
 Registro único
 Esquema de metadatos
 Firma
 Requerimientos de Acceso
ARCHIVIUN (Archivo Electrónico)

Referencias Archivo Documental

Otras Referencias Gestión Documental en
Administración Pública

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