2. - Se establecen objetivos.
- Se elabora el mensaje a comunicar.
- Expectativas del organizador.
Ejemplo: Reunión para aumentar la productividad del sector de ventas de empresa de
artículos deportivos.
Objetivos: Aumentar la productividad del sector de ventas de una empresa de artículos
deportivos para obtener mayores ganancias.
¿Qué se quiere comunicar?: Las alternativas y herramientas que se tienen para potenciar
y aumentar la productividad en el sector de ventas de una empresa de artículos.
deportivos.
Expectativas de los organizadores: Entendimiento, receptividad, retroalimentación e
ideas para ejecutar además de presentar las proyecciones deseadas luego de poner en
práctica la estrategia.
¿Con qué recursos se cuenta?: Sala bien equipada con una pantalla gigante para realizar la
presentación, además de material de apoyo para mantener atentos a los presentes.
3. Gestiones previas al evento, que tienen la finalidad de preparar los
recursos para la realización del mismo. Debe incluir todos los
recursos y servicios necesarios para elaborar el evento.
EJEMPLO: Conferencia sobre las redes sociales como unidad de negocio.
Actividades que se deben realizar:
- Convocatoria a través de la prensa y redes sociales.
- Reservación de transporte para los ponentes.
- Alquiler de local.
- Organizar el refrigerio.
- Decoración que incluya mesas, sillas, iluminación, sonido.
- Material de apoyo para los que asistan.
- Reservación de hoteles para los ponentes y personal adicional que participen en la
conferencia.
4. Recursos técnicos y humanos para poder ejecutar el evento de
forma ideal.
EJEMPLO: Torneo de futbol en las canchas del Sambil.
Actividades a realizar:
- Reglas, inscripción y todos los detalles del torneo bien señalados en la
entrada.
- Delimitar zonas de banco de suplentes, equipos aún por jugar.
- Instalación de zona de hidratación para los participantes.
- Delimitar una zona en la cual se entregarán los premios a los equipos
ganadores.
5. Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar
y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.
EJEMPLO: Torneo de futbol en las canchas del Sambil.
Con todos los equipos, árbitros y premios a disposición, se
procede a realizar el torneo de fútbol en las canchas del
Sambil bajo el orden ya prestablecido y los reglamentos
previamente comunicado a todos los que hagan parte de
dicho evento.
6. Retiro de los materiales y elementos utilizados en el evento.
EJEMPLO: Conferencia sobre las redes sociales como unidad de
negocio.
Luego de culminado el evento, se debe desmontar todos los
materiales y recursos utilizados, además de acondicionar y
limpiar la zona para que quede en la forma en la cual fue
recibida.
7. Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos y la eficiencia de las prestaciones.
Ejemplo: Reunión para aumentar la productividad del
sector de ventas de empresa de artículos deportivos.
En esta etapa final se evalúan las estrategias utilizadas y sus
resultados en el sector de ventas mediante la recolección de
datos de ingresos de la empresa para determinar el éxito de
dicho evento.
