Introduktion till projektledning för ingenjörer. Med fokus på IT-projekt.

1. Copyright 2002 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.Copyright 2003 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
2015 7 sep kl 10-12 Umeå universitet
Del 1 – Vad, när och hur?
Del 2 – Uppstart och verktyg
PROJEKTLEDNING

2. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.

3. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Tillfällig:
• Uppgift
• Organisation
• Kollegor
• Rutiner
• Ledare
Projekt
Resultat
KostnadTid ?

4. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Viktigast med ett Projekt?
Att kunden är nöjd!
UTTRYCKT
BEHOV!

5. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Svårast med ett Projekt?
Att få ett slut på det!

6. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Presentationsteknik
UX
Kort om mig
GAMIFICATION

7. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Processmodell
UPPSTART GENOMFÖRANDE AVSLUT

8. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Projektstyrning
Hantering av tid och kostnad
Riskhantering
Resurshantering
Kundrelationer
Kommunikation
Incident- /ärendehantering
Scope och Kravhantering
Kvalitetssäkring
Projektledning : strömmar
UPPSTART
GENOMFÖRANDE
AVSLUT

9. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Fler aktiviteter strömmar
beroende på projekt
Infrastruktur
CM (konfigurering o leverans)
Kunskapshantering/ kompetensutveckling
Upphandling/inköp
UPPSTART
GENOMFÖRANDE
AVSLUT

10. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Faser i projektledning
Project
Issue
Scopeor
Requirements
Change
Bills
Received
Supplier
CommunicationOr
DeliverableReceived
SupplierAudit
Required
ProjectAudit
OrReview
Required
EndOf
Week
EndOf
Period
StartOfDelivery
PhaseOrIteration
EndOfDelivery
PhaseOrIteration
Team
Member
Change
Deliverable
Completed
Final
Acceptance
Required
Project
Completion
Project
Manager
Invited
ProjectManager
Committed
Project
TeamMembers
Required
Suppliers
Required
Team
Members
Arrival
Project
Confirmation
Required
UPPSTART
GENOMFÖRADE
AVSLUT
EVENT 02 - PROJECT MANAGER COMMITED
Task 07 - Initiate Project
Task 08 - Set-up Project Infrastructure
Task 09 - Refine Client Overview
Task 10 - Develop Client Acceptance Strategy
Task 11 - Set-up Invoicing and Billing Procedures
Task 12 - Produce Project Quality Plan
Task 13 - Update Project Budget
Task 14 - Update Project Plan
Task 16 - Contribute to Knowledge Repository
TASK 09 - REFINE CLIENT OVERVIEW
Steps
1 - Establish Client Relationships Client Relationships Action List
2 - Update Project Contact List Project Contact List
3 - Clarify Client Profile Client Profile
4 - Define Client Satisfaction Criteria Client Satisfaction Criteria
5 - Get Int. Approval for Client Satisfaction Criteria Client Satisfaction Criteria
6 - Define Client Satisfaction Survey Client Satisfaction Survey
7 - Get Int.l Approval for Client Satisfaction Survey Client Satisfaction Survey
8 - Define Client Obligations Client Obligations
9 - Co-ordinate Client Steering Committee Set-up Client Steering Committee Description
SBA Local Practices Extended PERFORM
Guidelines Task Guidelines
Roles and Responsibilities
Project Quality Plan Writing Guidelines
Checklists Client Obligations
Techniques and Tools Communication

11. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Projektstyrmodell
Utvecklingsmetod (Agilt, Linjär utv...
Godkänt
resultat
Resultat
tidigare
fas
Direktiv
Projekt-
rapport
Kvalitets-
plan
START-UP
(Projekuppstart)
EXECUTION
(Genomförande)
CLOSE DOWN
Avslut
Direktiv
Förutsättning och bakgrund
Mål och inriktning
Omfattning och avgränsning
Tidplan
Organisation och bemanning
Kalkyl
Kvalitetsplan
1 Inledning 8 Arbetssätt
2 Tillämpliga dokument 9 Projektledning
3 Terminologi 10 Konfigurationsstyrning
4 Projektbeskrivning 11 Ändringshantering
5 Hantering av kvalitetsplanen12 Kvalitetsstyrning
6 Fasindelning 13 Säkerhet & Sekretess
7 Kvalitetsmål 14 Leverans, Service

12. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
• Fastställ slutleverans (sista milstolpen)
• Definiera milstolpar
• Identifiera huvudaktiviteter
• Kalkylera volymtid
• Fastställ resurser och tillgänglighet
• Bemanna aktiviteter (ev restriktioner)
• Upprätta kalenderplan
Planera
METOD?

13. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Olika projektmetoder
VATTENFALL
(ett steg levererar till nästa)
AGILA
(lättrörliga)

14. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Projektledare vs. ScrumMasterBESTALLARE
LEVERANTOR
..
..

15. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Aktivitet
• Går att följa upp
• Entydigt "verifierbart" slutresultat
• 1 ansvarig
... Projektets minsta byggsten

16. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Styr-
grupp
Projekt-
ledning
Projekt-
grupp
"Strategi"
"Operation"
"Taktik"
Organisation
Uppdrags-
givare

17. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Beslut – ansvar - information
BUDGET
TIDPLAN
INNEHÅLL
RESURSER
Vem beslutar? Vem är ansvarig?
Vem ska informeras?
Projektledare
Uppdragsgivare
ProjektGrupp
Styrgrupp
RACI

18. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
• Projektbeskrivningen
• Skapa "grupp"
• Roller och ansvar
• Regler för samarbete
• Motivation
UPPSTARTSMÖTE

19. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER
• Projektledning
• Kravbestämning/tydliga krav
• Högsta ledningen
• Projektteamet
• Förmåga att hantera förändring
• Projektomfattning och mål
• Användardelaktighet
?
Källa: Ekonomihögskolan Lund, Kandidatuppsats juni 2015
”IT-projekt och dess kritiska framgångsfaktorer”
https://lup.lub.lu.se/student-papers/search/publication/5467558

20. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER
1) Projektteam
2) Förmåga att hantera förändringar
3) Projektomfattning och mål
4) Kravbestämning/tydliga krav
5) Projektledning
6) Användardelaktighet
7) Högsta ledningen

22. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Period BT NT NT-ack ÅT PG FP UA
Jan
Feb
Mar
Apr
Framstegsrapportering
Mar-
ginal
BT = Budgeterad Tid
NT = Nedlagd Tid (ack)
ÅT = Återstående Tid
PG = Prognos (NT + ÅT)
FP = Färdig-% (NT / PG)
UA = Utfört Arbete (FP x BT)
Marginal = BT - PG

23. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Trenddiagram
0
150
300
450
600
Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep
Timmar
BT = Budgeterad Tid
NT = Nedlagd Tid (ack)
ÅT = Återstående Tid
PG = Prognos (NT + ÅT)
FP = Färdig-% (NT / PG)
UA = Utfört Arbete (FP x BT)
BT
PG
ÅT
UA
NT

24. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
”Hur mycket är det kvar på den aktiviteten?” – frågade du Kjell. Du är projektledare för ett
utvecklingsprojekt och Kjell är en av åtta personer som arbetar i projektet.
Ni satt i ett projektmöte och skulle stämma av hur arbetet gick framåt. Projektet hade varit igång ett
tag och just nu var aktiviteten på topp i projektet. Mycket var på gång samtidigt och ni hade en tuff
tidplan att leva upp till. ”Bara 2-3 dagar till behövs för att vi skall bli klara” – svarade Kjell. Skönt tänkte
du, då kommer vi att klara nästa delleverans. Dessutom kan du ge styrgruppen en positiv rapport när
ni träffas imorgon. De hade ju valt att omprioritera projektet med fokus på just den här delleveransen.
Det kändes bra, speciellt då du skulle ha semester nästa vecka.
14 dagar senare hade du kallat till ett nytt avstämningsmöte för projektet.
Tyvärr kom kallelsen ut lite sent så det blev bara fyra projektdeltagare som hade tid att delta. ”Vi kan
inte delleverera som planerat nästa vecka, vi väntar på att Kjell skall bli klar med sina delar” – sa
Håkan. Du förstod ingenting. Kjell hade ju sagt att han skulle bli klar inom 2-3 dagar. Du hade ju lovat
styrgruppen leverans. Ni kunde inte göra så mycket mer på mötet eftersom Kjell inte var där så vi
avslutade och du ringde Kjell direkt. ”Du sa ju för 14 dagar sedan att ni skulle vara klara nu?” – sa du,
med en svag irritation i rösten. ”Nej, jag sa att det skulle ta 2-3 dagar att göra klart aktiviteten, men vi
har ju haft fullt upp med annat. Det borde väl du veta, det är ju du som är projektledare” – sa Kjell.
Vad har du gjort för fel, och hur skulle du hantera situationen?
Övning 1

25. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Tänkbara lösningsalternativ
1. Omprioriteringar och övertid
2. Meddela styrgruppen om situationen och försöka komma överens om ny leveranstid.
Tänkbara orsaker
Definiera begrepp och definitioner – Gemensamma definitioner och språkbruk i projektet är
viktigt. Vad menas tex med hur mycket som återstår – kalendertid eller arbetstid?
Se till att alla får återkoppla vad som skall göras – be projektmedlemmar bekräfta och
återkoppla vad vi beslutat så inte du som projektledare har en bild och projektdeltagarna en annan.
Skapa en gemensam syn av prioriteringen i projektet – Den bild som du som projektledare
förmedlar till styrgruppen måste också delges projektgruppen. Alternativt, och kanske ännu bättre,
är att man inom projektet diskuterar sig fram till vilken bild du som PL skall ge till styrgruppen innan
styrgruppsmötet.
Skapa en plan för projektmöten – För att så många som möjligt skall kunna planera in
projektmötet och därmed få så högt deltagande som möjligt.
Lösningsförslag Övning 1

26. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Du har efter en diskussion med din chef beslutat dig för att ta projektledaransvaret för ett
nytt projekt.
Veckan efter får du ett mail från chefen som bestämt att Regina och Anton skulle jobba åt
dig i projektet och att de skulle komma till dig på eftermiddagen.
Du känner både två till viss del och bedömer att de hade kunskaper som skulle vara
mycket värdefulla för projektet. Samtidigt har du hört att Regina och Anton tidigare haft
svårt att samarbeta. Regina har ansett att Anton är en riktig slarvpelle som aldrig
analyserar situationerna ordentligt och aldrig gör något helt klart. Anton har, å sin sida,
uttryckt att han tycker att Regina är en perfektionist, och att hennes kliniskt välordnade
skrivbord, bara är lite för mycket för honom
Hur hanterar du situationen?
Övning 2

27. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Tänkbart sätt att hantera situationen
• Boka ett gemensamt möte med Regina och Anton och förklara/gå igenom projektet och vad du
förväntar dig av dom.
• Boka enskilda möten med båda- Kolla att de är engagerade och motiverade och framför allt hur
de
känner för att jobba i samma projekt som ’den andre’.
• Tänk igenom en plan för hur de ska fungera i samma projekt
• Boka möte med chefen och klargör vad som bör gälla i framtiden avseende processen för
resurstilldelning i projekt. Förankra även din plan för hur de ska jobba i projektet.
Att tänka på
Som projektledare har du tagit ansvar för att leverera ett resultat.
För att leva upp till detta ansvar måste du säkerställa att du har rätt resurser och förutsättningar.
Vid varje rekrytering till ett projekt är det viktigt att säkerställa att varje projektmedlem vill vara
med och att de accepterar projekts mål och de egna arbetsuppgifterna. Utan denna acceptans
kan man inte förvänta sig ett bra beteende eller goda arbetsresultat. Dessutom tillkommer all den
extra energi som projektledaren måste lägga ner för att få någon, som inte tycker om sina
arbetsuppgifter, att verkligen göra dessa enligt den plan som finns.
Lösningsförslag Övning 2

28. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Behövs de?
Varför?
Typer?
AVRAPPORTERING
STATUS
BESLUT
PLANERING
KRAV
KRIS
MÖTEN

29. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
1 - Planering Tänk på... ...att i förväg tänka igenom
mötets målsättning
2 - Förhandsinfo. Tänk på... ...att deltagarna i förväg får
veta vad som ska diskuteras
3 - Förberedelser Tänk på... ...att upprätta dagordningen
så att frågorna kommer i
lämplig ordningsföljd och får
lämpligt tidsutrymme
...att inte uppehålla sig vid
oväsentliga frågor även om
de är intressanta för vissa
Möten...

30. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
EXEMPEL = SCRUM-möten
DAILY STANDUPS
- Det här har jag
gjort sen igår
- Det här kommer
jag att jobba med
idag
- Det här hindrar mig
från att komma vidare

31. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
4 - Genomförande Tänk på... ...att disponera varje punkt så
att du undviker upprepningar
och förhindrar privata dialoger
och ev. meningsskiljaktigheter
inom gruppen
5 - Protokollföring Tänk på... ...att samanfatta och notera
beslut man enats om under
mötet. (Glöm ej att justera
protokollet)
Möten...

32. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Kvalitetsstyrning
Revisioner
Genomgångar
Granskningar

33. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Kvalitet
“Den upplevda kvaliteten av ett system"
“Både uttalade och underförstådda
behov"
“Nöjd kund?"

34. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Verksamhet Användning InformationUtformning
Olika intressenter – Olika kvalitetskriterier
Kvalitetsfokus?
Förvaltare
Informationsmottagare
Ledning
Produkt
användare

35. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Ändringshantering
Rutiner i projektbeskrivningen
Projektledare ansvarig
Beslutsmässig grupp
Komm. ombud för kontraktsfrågor
Ändrings-
Logg
Ändrings-
begäran
Ändrings-
offert

36. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Utveckling Förseningar, Produktivitet
Kvalitet Standards följs inte, Otillräcklig dok.,
Testproblem, Underhåll "släpps in"
Organisation Samordningsproblem, för mycket/för
lite resurser
Ledning underleverantörer,
uppföljningsbrister, sidoprojekt,
Kommunikation Mötesdisciplin, Information, Språk,
Gruppsammansättning
Teknik HW, SW, Prestanda
Problemhantering

37. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Vid avslut
Avslutsmöten
Projektrapport
Förvaltning

38. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Personligt ledarskap
Våga vara ledare
Gruppdynamik
Konflikthantering
Situationsanpassat ledarskap

39. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Stöd
Styrning
S3 S2
S1S4
Situationsanpassat ledarskap
ÖvertygaSamråda
Delegera Instruera

40. Copyright 2014 Sogeti. All rights reserved. Proprietary and Confidential.
Informera
Delegera
Skapa laganda
Din egen tid
Fatta beslut
Personliga mål
Beredd på det oväntade
Alla måste förstå uppgiften
Skapa goda relationer
Du personifierar projektet
Projektet får inte stanna
Ledarskapets många sidor
Tillfälligt ledarskap