Gestión de las comunicaciones del proyecto

1. Gestión de las comunicaciones
del proyecto
Procesos requerido para garantizar que
la generación, la recopilación, la
distribución, el almacenamiento, la
recuperación y la disposición final de la
información del proyecto sean
adecuados y oportunos.

2. Gestión de las comunicaciones
del proyecto
Comunicación eficaz
Crea un puente entre los diferentes interesados
involucrados en el proyecto conectando
diferentes:
 Entornos culturales,
 Entornos organizacionales,
 Niveles de experiencia,
 Perspectivas,
 Intereses diversos.

3. Gestión de las comunicaciones
del proyecto
Dimensiones de la actividad de la comunicación
 Interna: dentro del proyecto.
 Externa: Clientes, medios, público.
 Formal: Informes, Memorandos, instrucciones.
 Informal: Correos electrónicos, conversaciones ad-hoc.
 Vertical: Hacia arriba y hacia debajo de la organización.
 Horizontal: Entre colegas.
 Oficial: Boletines, Informe anual.
 No oficial: Comunicaciones extraoficiales.
 Escrita y Oral.
 Verbal y No verbal.

4. Gestión de las comunicaciones
del proyecto
Habilidades del Líder
 Escuchar de manera activa y eficaz.
 Garantizar una mejor comprensión a través de
preguntas, sondeos, etc.
 Educar, aumentar el conocimiento del equipo.
 Confirmar información investigando.
 Identificar y gestionar expectativas.
 Persuadir.
 Negociar.
 Resolver conflictos.

5. Identificar a los interesados
Identificar a las personas u
organizaciones impactadas por el
proyecto. Documentar sus intereses,
participación e impacto en el éxito del
proyecto

6. Planificar las comunicaciones
Determinar las necesidades de
información de los interesados en el
proyecto y Definir como abordar las
comunicaciones.

7. Planificar las comunicaciones
 ¿Quién necesita qué información?
 ¿Cuándo la necesitará?
 ¿Cómo le será proporcionada?
 ¿Por quién será proporcionada?

8. Planificar las comunicaciones
Planificación incorrecta de las comunicaciones
 Demoras en la entrega de mensajes.
 Información sensible a la audiencia equivocada.
 Falta de comunicación con interesados.
Comunicación eficaz
 Formato adecuado.
 Momento justo.
 Impacto apropiado.
Comunicación eficiente
 Proporcionar la información necesaria.

9. Planificar las comunicaciones -
Herramientas
Análisis de los requisitos de las comunicaciones
Analizar a los interesados en el proyecto para valorar sus necesidades de
información y las fuentes para las mismas.
 Donde están ubicados.
 Qué necesidades de información tienes.
 Cuando deben recibir la información.
 Quienes van a tener acceso a qué información.
Tecnología de las comunicaciones
Modelos de comunicación
 Codificación
 Mensaje
 Medio
 Ruido
 Decodificación.

10. Planificar las comunicaciones -
Salidas
Plan de gestión de comunicaciones
Indica como vamos a estructurar las comunicaciones.
 Relaciones entre las personas.
 Qué información se requiere.
 Estructura, recolección y archivo de la información.
 Estructura de distribución que detalle a quién y como
se entrega información.
 Frecuencia de emisión de información.
 Personal involucrado.

11. Distribuir la información
Proceso que consiste en poner la
información relevante a disposición de
los interesados en el proyecto de
acuerdo con el plan establecido.

12. Distribuir la información
Habilidades de comunicación
 Se utilizan para intercambiar información.
 El emisor debe hacer la información clara y completa.
 El receptor debe asegurarse que recibe la
información completa y las comprende
correctamente.
 Tiene muchas formas.
 Oral (hablar escuchar).
 Escrita.
 Interna y externa.
 Formal e informal.
 Vertical y horizontal.

13. Distribuir la información
Barreras
 Fingir escuchar
 Distracciones
 Prejuicio y
mentalidad estrecha
 Impaciencia
 Saltar a
conclusiones
Recomendaciones
 Centrar la atención
en la persona que
habla.
 Participar en una
escucha activa.
 Hacer preguntas.
 No interrumpir.

14. Distribuir la información -
Salidas
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
-Notificaciones a los interesados
 Incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del
proyecto.
-Informes del proyecto
-Presentaciones del proyecto
 Se suministra la información a todos los interesados. Información y
método de la presentación relevantes.
-Registros del proyecto
 Correspondencia, memorándums y demás documentos que
describan el proyecto.
´-Retroalimentación de los interesados
 Se puede utilizar para mejorar el desempeño futuro del proyecto.
-Documentación sobre lecciones aprendidas

15. Gestionar las expectativas de
los interesados
Proceso que consiste en comunicarse y trabajar en
conjunto con los interesados para satisfacer sus
necesidades y abordar los problemas a medida que
se presentan.

16. Informar el rendimiento
Recopilar y distribuir información sobre el
desempeño, incluidos informes de estado,
mediciones del avance y proyecciones.

17. Informar el rendimiento -
Herramientas
Análisis de variación
-Verificar la información recopilada a fin de asegurarse
de que esté completa.
 Sistemas manuales de archivos.
 Bases de datos electrónicas.
 Software de gestión de proyectos, etc.
-Comparar la información real con la línea base del
proyecto.
Métodos de proyección
Predecir el desempeño futuro del proyecto basándose
en el desempeño real a la fecha.

18. Informar el rendimiento -
Herramientas
Reuniones del estado de la situación
- Son juntas para evaluar el estado del proyecto y / o su
progreso.
-Típicamente se utilizan en conjunto con una o más
técnicas de reporte de desempeño.
-Algunos puntos que se revisan en estas juntas:
 Logros desde la última revisión.
 Presupuesto, cronograma y alcance.
 Tendencias, pronósticos y variaciones.
 Acciones correctivas, oportunidades de mejoría.

19. Informar el rendimiento -
Salidas
Informes de desempeño
 Organizan la información obtenida y presentan los resultados de los
análisis.
 Deben proporcionar el tipo de información y el nivel de detalles requerido
por los involucrados, de acuerdo al plan de administración de las
comunicaciones.
 Incluyen:
-Diagramas de Gantt.
-Curvas S.
-Histogramas.
-Tablas de desempeño.