Compromisos de la alcaldía de Urrao a instancia de la Contraloría General de Antioquia a fin de evitar en el futuro los fallos detectados en la auditoría a la gestión 2009.

1. PLAN DE MEJORAMIENTO
Nombre/Código Entidad: Administracion municipio de Urrao
Periodo Auditado: 2009
Año realización Auditoría: 2010
Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL
No Fecha
Descripción Acción Correctiva Responsable
Hallazgo Implementación
LÍNEA DE GESTIÓN.
Evaluación Contractual
Obra Pública
No se apreció en la documentación de los contratos el análisis o Realizar el soporte que permita la tipificación, Todas las 01 enero de
soporte de tipificación, estimación y asignación de los riesgos estimación, y asignación de los riesgos dependencias 2010
previsibles que puedan afectar el contrato, tal como lo prescriben previsibles que puedan afectar el equilibrio
los numerales 6 y 7 del Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008. (D) económico del contrato el cual hace parte de
los estudios previos, de conformidad con lo
establecido en el numeral 6 y 7 del Artículo 3
del Decreto 2474 de 2008 y el cual hace parte
del proceso contractual.
1
En los siguientes contratos de obra pública se determinó una
inadecuada retención sobre el valor de cada pago, al aplicar el 6%
por concepto de retención en la fuente sobre contratos de SECRETARIA DE
construcción que solo se gravan con el 1%, contrario a lo PLANEACION Y
Retener a los contratos de construcción el 1% OBRAS 12/1/2010
2 establecido en el Artículo 68-1 del Estatuto Tributario. (A)
por concepto de retención en la fuente de PUBLICAS
acuerdo a lo ordenado por el artículo 68-1 del
Estatuto Tributario.
Ver cuadro informe
Se requirió al contratista para la devolución
Confrontadas las cantidades de obra canceladas para el contrato de los dineros no ejecutados ya que no se
No 046 de 2009 celebrado con la Junta de Acción Comunal de la pudo evidenciar en la zona la ejecución de
Vereda el Porvenir para “la construcción del muro de contención de estos, para lo cual se realizo un acuerdo de
la vía Urrao-Pavón el Porvenir, kilómetro 0+300 del Municipio de pago con esta junta de acción comuna. Para SECRETARIA DE
Urrao” por un valor de $11.964.000, con las cantidades tomadas en evitar este tipo de situaciones, la entidad PLANEACION Y
12/1/2010
OBRAS
la visita del 8 de septiembre de 2010, se detectó un presunto realizaran verificaciones con registros PUBLICAS
detrimento patrimonial de $4’448.800, lo anterior según el siguiente fotograficos de los trabajos a ejecutar de tal
3 cuadro: (A) ver cuadro informe manera que despues de culminada se pueda
verificar el cumplimiento contractual.
En la respuesta de la entidad a las observaciones del preinforme se
envió recibo de caja No 054244 por valor de $100.000, como
abono al acuerdo de pago según solicitud del 22 de octubre de
2010, lo que indica que el saldo de $4’348.000 será cancelado en
cuotas previamente pactadas.
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 1

2. PLAN DE MEJORAMIENTO
Nombre/Código Entidad: Administracion municipio de Urrao
Periodo Auditado: 2009
Año realización Auditoría: 2010
Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL
No Fecha
Descripción Acción Correctiva Responsable
Hallazgo Implementación
Revisada la documentación para el contrato de obra sin número
celebrado bajo el convenio de Asociación con el objeto de
“Rehabilitación y Mantenimiento del puente peatonal colgante de la
vereda Arenales” celebrado con la Corporación CORPOSOCIAL
por valor de $186’165.987, aunque argumentada y soportada en
estudios técnicos y actos administrativos en los que se declaró que
por necesidad la contratación fue adelantada al amparo del Decreto
777 de 1992, lo cual no es plenamente justificables por el
Organismo de Control, dado que no se ajusta plenamente a lo
consagrado en la norma citada, es comprensible por parte del SECRETARIA DE
PLANEACION Y
4 organismo de control, de acuerdo con lo apreciado durante el OBRAS
12/1/2010
desarrollo del objeto contractual a la luz de un análisis de los PUBLICAS
hechos previos a las etapas contractuales, la buena fe de la
administración en la celeridad con esta actuación para resolver
oportunamente la situación de inestabilidad generada en la
infraestructura del puente y lograr con ello su rehabilitación. No
obstante se reporta la observación con el propósito de que se
implementen los correctivos a fin de evitar incurrir en omisiones de Realizar la verificación de las normas legales
los principios que deben regir las actuaciones contractuales y para no incurrir en una contratación indebida,
administrativas. Adicionalmente no se apreció la inclusión del de tal manera que se de cumplimiento a la
amparo de estabilidad de las obras en la póliza 994000009544 de ley.
la Aseguradora Solidaria, contrario a lo establecido en los
Prestación de Servicios y Suministros
numerales 6 y 7 del Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, lo cual es
Mediante el rubro presupuestal 23211109 correspondiente en El Municipio contratará todo lo referente con Secretaria de 40544
suceptible de correctivos en razón a que aún se encuentra a
Educación (A)
ejecución. “Acciones de mejoramiento de la gestión” se cancelaron el director de la escuela de música, profesora Educación,
obligaciones contractuales al director de la escuela de música, de manualidades para madres cabeza de Dirección de
profesora de manualidades para madres cabeza de familia, y el familia, cubrirá el contrato de arrendamiento Cultura,
arrendamiento de la escuela de música por valor de $49.721.936, de la escuela de música con recursos Secretaria de
estos gastos no están cancelados con recursos destinados a la destinados a la financiación de competencias Haceinda.
financiación de competencias en materia de cultura, por lo tanto se en materia de cultura y no con el rubro de
5
está incumpliendo lo establecido en el Decreto 111 de 1996 educación “Acciones de mejoramiento de la
Artículo 18. “ESPECIALIZACION”. Las operaciones deben referirse gestión”, cumpliendo así con el Decreto 111
en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se de 1996 Artículo 18. “ESPECIALIZACION”.
ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron Las operaciones deben referirse en cada
programadas. (A) ver cuadro informe órgano de la administración a su objeto y
funciones, y se ejecutarán estrictamente
conforme al fin para el cual fueron
programadas. Adicionalmente, se
reintegraron estos recursos al rubro de
educación.
Con recursos del Sistema General de Participaciones (S.G.P.) y No reconocer obligaciones contractuales por Dirección de 40422
mediante la utilización del rubro presupuestal 23280901 arrendamiento (Casa de la Mujer) o cualquier Bienestar
correspondiente a Programas de Bienestar Social, se cancelaron otro concepto que no correspondan al rubro Social,
obligaciones contractuales por arrendamientos a la señora Aura 23280901 correspondiente a Programas de Secretaria de
Inés Montoya, estos gastos no están cancelados con recursos Bienestar Social, cumpliendo con el Decreto Hacienda
destinados a la financiación de competencias, por lo tanto se está 111 de 1996 Artículo 18. el cual habla del
6
incumpliendo lo establecido en el Decreto 111 de 1996 Artículo 18. principio de “ESPECIALIZACION”. Las
“ESPECIALIZACION”. Las operaciones deben referirse en cada operaciones deben referirse en cada órgano
órgano de la administración a su objeto y funciones, y se de la administración a su objeto y funciones, y
ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron se ejecutarán estrictamente conforme al fin
programadas.(A) ver cuadro informe para el cual fueron programadas.
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 2

3. PLAN DE MEJORAMIENTO
Nombre/Código Entidad: Administracion municipio de Urrao
Periodo Auditado: 2009
Año realización Auditoría: 2010
Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL
No Fecha
Descripción Acción Correctiva Responsable
Hallazgo Implementación
Con los siguientes comprobantes de egreso se cancelaron con No se continuo cancelando gastos por estos Secretaria de 31/10/2010
recursos propios del rubro presupuestal 21112102, gastos de conceptos y se le dio a conocer esta situación Hacienda,
7
transporte, viaje y capacitación a Concejales del municipio, al Presidente del Concejo Municipal Presidente
Incumpliendo lo establecido en el Art 65, 67 Ley 136 de 1994. (F) ordenador del gasto. Concejo
(D) ver cuadro informe Municipal.
Los contratos detallados en el siguiente cuadro, suscritos con Se exigirá y verificara la totalidad de la Todas las 40544
diversos proveedores o contratistas, carecen de los requisitos papelería requerida a los proveedores y Dependencias
descritos. (A) ver cuadro informe contratistas según corresponda como son los
siguientes documentos: Certificado
Antecedentes Disciplinarios, Certificado
Judicial, Certificado de la Contraloria, SICE
CUBS, y a su vez la entidad contratante
efectuará la debida asignación de supervisión
interventora, realizará las correspondientes
actas de liquidación, verificará el registro y la
aplicación correcta de acuerdo al rubro
presupuestal y su designación, elaborará los
8 estudios previos dentro de los cual se
tipifican, estiman y asignan los riesgos, Lo
anterior conforme lo establece la Ley 80 de
1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de
2008, Ley 190 de 1995, Ley 111 de 1996, Ley
115 de 1996, Ley 715 de 1991, Ley 1176 de
1997, Decreto 115 de 1996, Ley 1176 de
1997, Decreto 3512 de 2003.
A la fecha de realización de la Auditoría, la Administración Aprobar por parte del Concejo Municipal de Archivista y 40663
Municipal, no había dado cumplimiento a la Ley 594 de 2000, en Archivo las tablas de retención que elaboró el Secretaria de
cuanto a la elaboración de Tablas de Retención Documental, Municipio de Urrao y aplicarlas debidamente Gobierno
norma que propende por la recuperación, producción y para obtener mejor manejo del mismo y
administración de todo el archivo histórico que permite beneficios cumplir con la Ley 594 de 2000.
9 en el manejo, control y acceso a la información. (A)
La Administración Municipal de Urrao, no tiene constituido el Constituir el comité de compras encargado de Secretaria de 40441
Comité de Compras, lo que denota que éstas se realizan sin planear y priorizar las compras del municipio Gobierno y
10 ninguna planeación y priorización, inobservado lo establecido en el Control Interno.
artículo 2 de la Ley 87 de 1993. (A)
LÍNEA FINANCIERA
Evaluación Estados Contables
GRUPO 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 3

4. PLAN DE MEJORAMIENTO
Nombre/Código Entidad: Administracion municipio de Urrao
Periodo Auditado: 2009
Año realización Auditoría: 2010
Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL
No Fecha
Descripción Acción Correctiva Responsable
Hallazgo Implementación
Cotejado el saldo de la cuenta 1615 Construcciones en curso por Se ajustará el valor de las Construcciones en Secretario de 30 de junio de
valor de $1.721.167.15, correspondiente el valor de los costos y curso con la información recibida del Planeación, 2011
demás cargos incurridos en el proceso de construcción o Secretario de Planeación Municipal Contador
ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en Público y
condiciones de ser utilizados en desarrollo de las funciones de Comité de
11
cometido estatal se presento incertidumbre acerca de la veracidad Sostenibilidad
de las cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos
soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el
numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de
2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, de la
Contaduría General de la Nación. (A)
Analizado el saldo de la cuenta 1645 Plantas, ductos y túneles por Se ajustará el valor de las Construcciones en Secretario de 30 de junio de
valor de $38.200.000, correspondientes el valor de las plantas, curso con la información recibida del Planeación, 2011
ductos y túneles adquiridos a cualquier título por la entidad Secretario de Planeación Municipal Contador
contable pública, para el desarrollo de sus funciones de cometido Público y
estatal. Tratándose de las entidades contables públicas, incluye las Comité de
plantas, ductos y túneles para el uso permanente recibidos sin Sostenibilidad
contra prestación de otras entidades, se presentó incertidumbre
12 acerca de la veracidad de las cifras, debido a que no fue posible
obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas
como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la
Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de
2009, .de la Contaduría General de la Nación. (A)
Cotejado el saldo de la cuenta 1650 Redes, líneas y cables por Se ajustará el valor de las Construcciones en Secretario de 30 de junio de
valor de $130.626.615, correspondiente el valor de las redes, curso con la información recibida del Planeación, 2011
líneas y cables de propiedad de la entidad contable pública, Secretario de Planeación Municipal Contador
adquiridas a cualquier título, para el desarrollo de sus funciones de Público y
cometido estatal Tratándose de las entidades contables públicas, Comité de
incluye las redes, líneas y cables para el uso permanente recibidos Sostenibilidad
sin contraprestación de otras entidades, se presentó incertidumbre
13 acerca de la veracidad de las cifras, debido a que no fue posible
obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas
como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la
Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de
2009,.de la Contaduría General de la Nación. (A)
GRUPO 19 OTROS ACTIVOS
Analizado el saldo de la cuenta 1905 Bienes y servicios pagados Se realizará la amortización de seguros en el Contador 31 de diciembre
por anticipados por $37.154.772, correspondiente el valor de los tiempo estipulado de acuerdo con las normas Público de 2010
pagos anticipados por concepto de la adquisición de bienes y contables emanadas de la Contaduría
servicios que se recibirán de terceros, cuando las normas de General de la Nación
contratación le permitan a la entidad contable pública hacer esta
14 modalidad de pago, en desarrollo de sus funciones de cometido
estatal. Se presentó incertidumbre acerca de la veracidad de las
cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos
soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el
numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de
2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009,.de la
Contaduría General de la Nación.(A)
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 4

5. PLAN DE MEJORAMIENTO
Nombre/Código Entidad: Administracion municipio de Urrao
Periodo Auditado: 2009
Año realización Auditoría: 2010
Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL
No Fecha
Descripción Acción Correctiva Responsable
Hallazgo Implementación
Cotejado el saldo de la cuenta 1920 Bienes entregados en Se ajustara esta cuenta con la información Secretaria de 30 de junio de
comodato por valor de $41.964.426 que representa el valor de los suministrada por la Secretria de Gobierno y el Gobierno, 2011
bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad contable Asesor Juridico del Municipio Asesor
pública entregados a terceros mediante contrato, para su uso, Jurídico,
administración o explotación que deberán restituirse en las Contador
condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega Público y
15 de los mismos. En esta cuenta se registran los bienes que se Comité de
entregan en comodato a las empresas así como los que entreguen Sostenibilidad
las empresas a entidades del gobierno. se encontró que dichos
registros corresponden a cifras históricas, incumpliendo lo
establecido en el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la
Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de
2009, .de la Contaduría General de la Nación.(A)
Confrontado el saldo de la cuenta 1960 Bienes de arte y cultura por Se ajustará este valor con la información Almacenista, 30 de junio de
valor de $207.648.357, que corresponde el valor de los bienes suministrada por el Almacen Municipal Contador 2011
muebles de carácter histórico y cultural, adquiridos a cualquier Público y
título por la entidad contable pública con el propósito de decorar Comité de
.Incluye los libros y publicaciones de investigación consulta de la Sostenibilidad
entidad contable pública, así como los de las entidades contables
16 públicas que prestan el servicio, contra lo reportado en los
inventarios del Municipio que refleja $200.000.000, se encontró una
diferencia $7.648.357. Lo anterior, afectó su razonabilidad a fin de
año, sobrestimándola, además de reflejar deficiencias de
conciliación entre las áreas administrativas que generan
información contable en acatamiento al numerales 1.4.2 y 1.5.3 del
Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, todas de la Contaduría
General de la Nación.(A)
GRUPO 25 OBLIGACIONES LABORALES Y SEGURIDAD
SOCIAL la cuenta 2510 pensiones por pagar por valor 18.410.718 Se ajustará este valor a la deuda real Secretaria de 31 de diciembre
Analizada
que corresponde al valor de las obligaciones por concepto de cotejada con la Secretaria de Hacienda Hacienda, de 2010
nómina de pensiones de jubilación o vejez, invalidez y Contador
sobrevivencia, indemnizaciones sustitutivas, auxilios funerarios y Público y
demás prestaciones económicas a cargo de la entidad contable Secretaria de
pública empleadora que asume el pago de su pasivo pensional, se Gobierno
17 presento incertidumbre acerca de la veracidad de las cifras, debido
a que no fue posible obtener los documentos soportes que avalen
las cifras reveladas como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de
Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del
18 de diciembre de 2009,.de la Contaduría General de la Nación.
(A)
GRUPO 29 OTROS PASIVOS
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 5

6. PLAN DE MEJORAMIENTO
Nombre/Código Entidad: Administracion municipio de Urrao
Periodo Auditado: 2009
Año realización Auditoría: 2010
Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL
No Fecha
Descripción Acción Correctiva Responsable
Hallazgo Implementación
Confrontado el saldo la cuenta 2905 Otros pasivos por valor de Se ajustará la diferencia de las estampillas Secretaria de 31 de diciembre
$163.129635 que corresponde al valor de las obligaciones con la información que nos suministre la Hacienda y de 2010
originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras Secretaria de Hacienda Contador
entidades contables públicas, entidades privadas o personas Público
naturales, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y
18 condiciones convenidos. Contra lo reportado en la Tesorería, reflejó
$225.267.107; se encontró una diferencia $62.137.472, lo cual
afectó su razonabilidad a fin de año, subestimándola, además de
reflejar deficiencias de conciliación entre las áreas administrativas
que generan información contable en acatamiento al numerales
1.4.2 y 1.5.3 del Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, todas de
la Contaduría General de la Nación.(A)
Representante Legal de la Entidad : LUIS ERNESTO VELEZ MADRID
Contralor Auxiliar Integrada: EVA INES SANCHEZ Contralor Auxiliar: ALINA MARCELA RESTREPO R
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 6

7. PLAN DE MEJORAMIENTO
Administracion municipio de Urrao
2009
2010
AUDITORÍA INTEGRAL
Observaciones
Ya esta acción de mejora se viene
aplicando en el Municipio, es así
como en todos los procesos
contractuales que se han
adelantado por parte del Municipio
de Urrao desde el año 2010,
cuentan con los estudios previos y
dentro de este la tipificación,
estimación y asignación de los
riegos previsibles y en el evento
en el cual ha sido necesario, se ha
celebrado la correspondiente
audiencia de tipificación de
riesgos.
La administración municipal ya se
habia dado cuenta de este error y
por tal motivo ya se habia
implenetado la medida correctiva
con el fin de no afectar y dar
cumplimiento al estatuto tributario.
l
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 7

8. PLAN DE MEJORAMIENTO
Administracion municipio de Urrao
2009
2010
AUDITORÍA INTEGRAL
Observaciones
El Municipio trasladó del rubro de
sector de cultura inversión social
con recursos propios al rubro de
educación, el valor
correspondiente a lo que se había
gastado por concepto de
obligaciones contractuales al
director de la escuela de música,
profesora de manualidades para
madres cabeza de familia, y el
arrendamiento de la escuela de
música por valor de $49.721.936
El Municipio de Urrao a partir del
momento en la cual el equipo
auditor presento en el preinforme
de las observaciones dejadas,
esta observación, inmediatamente
se implementó la acción de mejora
y no se continuo cancelando
obligaciones contractuales por
arrendamiento por el rubro
presupuestal 23280901
correspondiente a Programas de
Bienestar Social .
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 8

9. PLAN DE MEJORAMIENTO
Administracion municipio de Urrao
2009
2010
AUDITORÍA INTEGRAL
Observaciones
Desde el año 2010 la entidad
viene mejorando en la exigencia
de estos requisitos y en dar
cumplimiento a la normatividad
contractual vigente.
El Municipio ya elaboró las tablas
de retención documental, estando
a la fecha pendiente la aprobación
por parte del Concejo Municipal de
Archivo, para su correspondiente
aplicabilidad y dar cumplimiento a
la Ley 594 de 2000 y tener mejor
manejo y organización del archivo
central.
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 9

10. PLAN DE MEJORAMIENTO
Administracion municipio de Urrao
2009
2010
AUDITORÍA INTEGRAL
Observaciones
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 10

11. PLAN DE MEJORAMIENTO
Administracion municipio de Urrao
2009
2010
AUDITORÍA INTEGRAL
Observaciones
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 11

12. PLAN DE MEJORAMIENTO
Administracion municipio de Urrao
2009
2010
AUDITORÍA INTEGRAL
Observaciones
Contralor Auxiliar: ALINA MARCELA RESTREPO R
CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 12