Qué herramientas utilizamos para la comunicación institucional de empresas y organizaciones.

1. Herramientas para la comunicación
 Revista de prensa (seguimiento mcs)
 Nota de prensa
 Comunicados, declaraciones, artículos
 Dossier de prensa
 Materiales audiovisuales
 Ruedas de prensa
 Internet y portales institucionales
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Seguimiento de medios
 Conocer lo que dicen los medios sobre nuestra institución.
 Archivar informaciones significativas donde aparezcamos.
 Distribuir informaciones relevantes entre miembros de la institución sobre centros de
interés
 Suscribirse a agencias, web, sindicación...
Nota de prensa
 Una de las herramientas básicas.
 Forma más habitual de ponerse en relación con los periodistas.
 Escrito que resume lo fundamental sobre un acontecimiento o tema y que se
distribuye a los medios.
 Presenta un hecho noticiable, de actualidad, o relacionado con la actualidad.
 Lo bueno, si breve...
 Tiene una vida útil muy breve
 No incluir datos inútiles, informaciones ajenas a tema central del comunicado.
 Concisa, clara, directa.
 No usar muchos adjetivos. No es una comunicación publicitaria.
 Evitar lenguaje grandilocuente.
 Más importante la credibilidad de la fuente.
 Asegurar la fiabilidad de la fuente y la veracidad de los datos.
 Pensar en el destinatario: lenguaje accesible a todos.
 Evitar términos incomprensibles para el gran público.
 Cuidar los términos que empleamos.
 Resaltar los aspectos noticiosos de lo que vamos a contar.
 No enviar información que no sea relevante.
 Adaptar el lenguaje, contenidos, según los medios a los que se envía.
 No excesivamente larga; puede añadirse un documento.
 Incluir declaraciones si son importantes y necesarias.
 Enviarla con antelación al acontecimiento (4-5 días).
 Cuidar presentación, identificación del emisor.
 Envío por fax, e-mail (cuidar el peso).
 Preferible en el cuerpo del mensaje electrónico.

2.  Elementos indispensables:
 Titular
 Lugar y fecha de edición
 Cuerpo del comunicado
 Información básica de la organización
 Datos de contacto, ampliación...
 Titular:
• Frase destacada que se coloca en primer lugar.
• Tiene que aparecer lo más importante que queremos transmitir al periodista.
• No muy largo ni confuso, pero ofreciendo lo más importante. 4
• Usar un cuerpo mayor de letra, destacado.
• Podemos usar antetítulo o subtítulo.
 Lugar y fecha de edición:
• Dónde se origina la información y cuándo.
• El periodista necesita saber de dónde procede la información.
• Si se emitirán más notas en un mismo día, conviene señalar la hora, o
numerarlas.
 Cuerpo de la nota:
• Se escribe toda la información, de forma estructurada.
• Uso de frases cortas, párrafos no muy largos y que contengan bloques de
información.
• Decir más con menos palabra.
• Seguir el mismo orden del titular.
• Uso de la pirámide invertida.
 Información de la organización
• Ofrecer los datos más importantes de la institución: nombre, dirección,
teléfono, web…
• Usar otro tipo de letra, más pequeño.
• Incluir algún dato relevante de la organización, cuando no es muy conocida
por el gran público.
 Datos de contacto:
• Ayuda al periodista a realizar su trabajo.
• Ofrecer los datos para contactar con alguien de la organización.
• Nombre, cargo, teléfono, fax, e-mail…
• Colocarlos al final anteponiendo el título “Para más información”.
• Si hay petición de información, responder rápidamente.
Comunicados, declaraciones
 Establecer la posición/opinión de la institución ante algún acontecimiento que nos
afecte.
 Implica un mayor compromiso, toma de postura, riesgo.
 Reforzar la imagen de la institución.
 Aclarar situaciones, desmentir...
 Especialmente necesario en situaciones de crisis.

3. Dossier de prensa
 Conjunto de informaciones sobre un acontecimiento, o sobre la institución con
carácter más documental que noticioso.
 Más amplio que la nota, aporta más datos, más técnico.
 Conviene tener preparado uno de la institución.
 Dossier corporativo.
 Historia de la Institución
 Misión, carisma, trabajo
 Distribución de presencias, datos estadísticos.
 Carta de saludo-presentación del Superior-a. 4
 Texto, notas de prensa, informes, material audiovisual, cd-rom, etc.
 Tarjeta de visita del responsable
Materiales audiovisuales
 Mejor una información acompañada de imágenes.
 Preparar fotos de los superiores, de obras, actividades...
 Indicar que se dispone de fotos para enviar a quienes lo soliciten.
 Cuando se envíen imágenes, añadir un pie de foto explicativo
 Videocomunicados
 Corte directo, sin música de fondo, de 2 a 5 minutos.
 Declaraciones de algún portavoz, personaje importante
 Pueden enviarse en dvd, colgarse en el portal web.
 Imágenes para documentación, cubrir otras informaciones, archivo.
 Radiocomunicados
 Declaraciones de portavoces o personajes grabadas que se ponen a
disposición de emisoras de radio.
 Partes de un discurso, homilía...
 Pueden enviarse por e-mail, pod-cast o colgarse en la web...
 Archivos mp3 o wav.
Ruedas de prensa
 Convocatoria de los periodistas cuando hay algo importante que presentar, anunciar.
 Preferiblemente de martes a jueves, al final de la mañana, unos 45 min.
 Cuidar el sitio donde se celebra.
 Preparar bien las intervenciones y otras posibles preguntas.
 Definir bien los mensajes que se van a transmitir.
 Convocatoria de los periodistas cuando hay algo importante que presentar, anunciar.
 Preferiblemente de martes a jueves, al final de la mañana, unos 45 min.
 Cuidar el sitio donde se celebra.
 Preparar bien las intervenciones y otras posibles preguntas.
 Definir bien los mensajes que se van a transmitir.
 Convocarla tres o cuatro días antes.
 Dar toda la información en la convocatoria, también de quiénes participarán y el
objetivo.
 Enviar información y contactar telefónicamente.
 Preparar documentación apropiada.

4. Internet
 Portal, página web, obedecen a la política comunicativa.
 Permite una mayor apertura informativa. Cualquier institución se convierte en fuente
de información.
 Mayor democratización de la información.
 Puede convertirse en la cara pública de muchas congregaciones.
 Componente básico que forma la imagen de la institución.
 Permite ofrecer una gran cantidad de información sobre nosotros mismos.
 Cuidar interactividad, navegabilidad y actualización. 4
 Diferenciar niveles de profundización en los contenidos.
 Pueden ofrecerse informaciones en distintos formatos: texto, imágenes, audio, video.
 Abrir una sala de prensa en la web, de información.
 No puede faltar el “quiénes somos”, directorio de contactos.