2. Überblick
Getting Things Done in a Nut Shell
Kartenabfrage
Kognitive Grundlagen
Thinking Rock
FAQ & Tipps für Wissensarbeiter
2
3. Dr. Jens Oberender
1997-2003 Diplom Informatik Studium, Uni Passau
Seit 1999 IEEE Student Branch Passau
Community an der Fakultät
Fachwissen aus erster Hand
Exzellente Aktivitäten in Passau
Workshops, FMI Party, Professoren Persönlich, Linux Install Party
Seit 2006 Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V.
Background vieler Trainer in D-A-CH
Stammtische der Regionalgruppe München
Alleinstellungsmerkmal, Führen
Jährliches Falkenstein Seminar
2003-2009 Promotion IT-Sicherheit
Informationen http://nymity.info
Beratung/Technologietransfer in KMUs
3
4. Meine ersten
Versuche
Termine
Priorisierte Liste
Kontexte
Nachteile
Nicht-geschaffte Aufgaben umtragen
Unzureichend bei vielen Aufgaben,
die von Außen bestimmt werden
4
5. Motivation
Zeitmanagement Getting Things Done
Aufgaben innerhalb Vertrauen gewinnen,
der zur Verfügung mit der eigenen Zeit
stehenden Zeit richtig umzugehen
erledigen Berücksichtigt kurz-
Langfristige Ziele und langfristige Zielen
unterrepräsentiert Entlastet das
Work/Life-Balance aus Kurzzeitgedächtnis,
den Augen verloren sofern möglich
Zufriedenheit muss sich „Flow“-fördernde
alleine aus Arbeit Strukturierung
schöpfen
5
6. Vorbereitungen
Einstieg in GTD
Konfrontation mit allen offenen Enden gleichzeitig
Arbeitsraum und Hilfsmittel
Ziel: ablenkungsfrei
Ablagesystem für aktive Aufgaben
Eindeutiges Wiederauffinden
¾ gefüllt -> kein unbewusstes Zögern Informationen
dort abzulegen
Ablagesystem zur
Referenz
Schnelle Ablage,
z.B. Hängemappen
6
10. Prinzip 2‘) Durcharbeiten
Ist jetzt ein Fortschritt möglich?
Muss die Aufgabe weiter behandelt werden?
(z.B. nach Delegieren)
Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?
Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen?
10
11. Prinzip 3) Organisieren
Grundkategorien Kontext
Projektliste Telefon
Termine Shopping
Nächsten Schritte Arbeitsplatz
Passive Kategorien Seltener Ansprechpartner
„Warten-auf“ Liste
Liste mit
Referenzmaterialien
„Vielleicht/Irgendwann“
Liste
11
12. Prinzip 4) Durchsehen
Listen durchsehen und aktualisieren
Mindestens wöchentlich
Ergebnis
Aktualität
Hinreichend wichtige und
dringende Aufgaben sind gelistet
Fokussiertes Arbeiten
12
14. Prinzip 5‘) Erledigen
Strenges Raster
Schnell beurteilen, was ich tun soll
Vorbestimmte Aufgaben
Akut anfallende Aufgaben /
Unvorhergesehenes
Selbstbestimmtes Arbeiten
14
15. Prinzip 5‘‘) Erledigen
Wechsel der Perspektive
Ausblick auf drei bis
Verantwortungsbereiche,
fünf Jahre, Vision
Laufende Projekte
Berufliche Ziele für ein
oder zwei Jahre
Aktuelles Handeln Leben allgemein 15
17. Kartenabfage
Grüne Karte
Bitte:
Faszination
5cm große
“Ein Gedanke,
Buchstaben
der mir gefällt“
nur Stichworte
Orange Karte
Unklare Punkte
z.B. Fragen zur
Umsetzung
17
17
18. Hindernisse für Wissensarbeiter
Abstrakt definierte Aufgaben
Fehlen direkter Erfolge
Unterbrechnung des Flows
Unsicherheit bei der Priorisierung
-> keine intrinsische Motivation
18
19. Kognitive Grundlagen
Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen
Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende
Wahrnehmung
7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2)
[Miller 1956]
Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]
Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)
Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“)
19
21. Natürliches Planen
Warum? Klarheit über den Zweck
Vision der Zielerreichung
Vorstellen, fühlen, schmecken
Frische Ideen dazu bekommen
Wichtiges identifizieren, Strukturieren
Nächsten Schritt festlegen
21
22. Prinzipien des Getting Things Done
Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig
Belastungsfreies Arbeiten
Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten
Ökonomie der Aufgabenwechsel
2 Minuten Regel
Wiedererkennen von Mustern
Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers
Vorfiltern relevanter Aufgaben
22
23. GTD Live
http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
#Techniken_und_Werkzeuge
Thinking Rock
http://www.trgtd.com.au/
23
24. FAQ1
Arbeitstag beginnen
Rahmenbedingungen (feste Termine) ermitteln
Eingangskorb durcharbeiten
“Nächste Schritte”-Liste durchschauen
Ggf. Fokus wechseln, wenn Fortschritt stagniert
GTD für Perfektionisten
Den Prozess perfektionieren,
Stillstand verhindern
GTD im Team
Vorrangig eigener Arbeitsablauf beeinflussen
Vorteil beim Delegieren,
Kontrolle bleibt aufrecht erhalten
24
25. FAQ2
Zuviele anstehende Projekte
Tage für wichtige Aufgaben exklusiv reservieren
Zuviele “nächste Schritte”
Resultiert aus den Verantwortlichkeiten
Prioritäten setzen
(aus der aktuelle Woche nach Irgendwann
verschieben)
Aussage über freie Ressourcen
Auswahl schwierig
Genügend Information, um zu entscheiden?
Rationale Quellen vs. Intuition
Positiven Verlauf aktivieren
25
27. Tipps für Wissensarbeiter
Generell
1. Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen
2. Zur lieben Gewohnheit machen:
Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen
3. Zu Beginn Methode fokussieren, Low-Tech
Promovieren
4. Relevante Gedanken sofort erfassen
5. Thema (10 000 Fuß) skizzieren,
dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen
6. Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren:
Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität
27
28. GTD ist…
Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren,
Durchsehen, Durchführen
Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz
Support durch Tools
-> leichter entscheiden,
welcher nächste Schritte getan werden sollte
28
29. Literatur
Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting
Things Done: The Science behind Stress-Free
Productivity, Long Range Planning, Volume 41,
Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.
Allen, David. Getting Things Done: The Art of
Stress-Free Productivity, Penguin, 2001.
http://www.davidco.com/faq.php, 2009
Images.google.com, search „getting things done
workflow“, source friendfeed.com
29