1. 高效率工作法則（四）打造高效能辦公空間 每週書摘 （ from MANAGER today NO.69） 100.5.29

2. 打造高效能辦公空間 無法妥善整理工作環境， 最後必定產生混亂而錯誤叢生。 「整理」的意義是讓我們歸零，保持在「隨時都能啟動的狀態」 。 整理並非收納， 重點在於能否活用。

3. 打造高效能辦公空間 1.只放常用品、物歸原位，讓辦公桌成為主戰場 a.常用的才放桌上 b.所有的物品都該有固定位置 c.使用後歸位 2.善用「筆筒」整理文具，立即取用 整理文具時，「能立刻取用」工作上必需的物品，是首要原則

4. 打造高效能辦公空間 3.公事包整理的法則，只留有用及需要的物品 a.放入沒帶會不方便的物品 b.收納物品的重點是能立即取用重要、常用的東西 c.需要用到的資料應放在固定位置 d.報章雜誌只需留下需要的部分，其餘盡快丟掉 e.定期檢查公事包，丟棄過期、不用的東西

5. 打造高效能辦公空間 4.書架整理的原則 a.將書籍雜誌依內容分類，同類型的放在一起 b.使用後務必放回原位 c.定期整理 d.將一年內未使用的書籍移至別處、贈送或丟棄

6. 打造高效能辦公空間 5.只用一台電腦工作，簡化資料管理 把握統一管理原則，將所有的資料都放在同一部電腦 資料的整理應設法做到「不用記憶」及「儘量減少重複搜尋的時間」 a.不要把資料夾分得太細 b.建一個「其他」資料夾放無法歸類的東西 c.以統一規則來建立檔案名稱 d.定期備份

7. 打造高效能辦公空間 6.三類資料夾，分段整理檔案 將資料夾分為暫時、固定和參考3大類，「進行中」的檔案，置於「暫時資料夾」 ，完成後移入「固定資料夾」 ，參考資訊則收納於「參考資料夾」 7.活用軟硬體，發揮電腦最大效用 電腦劃分公務與私務；妥善管理電腦的桌面與檔案；選擇較大的螢幕與鍵盤；善用快速鍵

8. 打造高效能辦公空間 8.活用不同方法和工具，取得有益資訊 a.紙本資訊：剪報、雜誌（目錄存檔） b.從「人」得到資訊：聊天時記下說話內容的關 鍵字 9.不收也不看，杜絕垃圾資訊 要避免無用資訊浪費時間，根本之道是停止訂閱或拒絕接收

9. 打造高效能辦公空間 10.重視收尾管理 結案時順手花點時間做成結案報告，傳承經驗，也能節省下次重複摸索的時間 11.按月、日分類文件，期限內完成工作 利用標示著1~12月與1~31日的文件箱，箱內放置的每個檔案匣中，有當月或當天待完成工作的相關文件。

10. 打造高效能辦公空間 12. 「捨棄」不用資訊，妥善建立文件分類 a.適當「捨棄」，可讓工作空間更簡潔 b.留下的文件應根據分類、道具、索引3個規則來收納 以「主題」和「對象」建立分類 根據資訊量、用途及未來擴充性的不同，選擇合適的檔案管理工具 註記標題、簡介等資料，同時加以排列

11. 打造高效能辦公空間 13.主管集中一處，員工擁專屬辦公空間 讓每位員工擁有專屬辦公空間，在沒人打擾、安靜的環境下工作，將可大輻提升效率。 14.做好名片管理，活化人脈 a.適當地在名片上做註記，寫下會面日期、地點等 b.依聯絡的頻率，將名片分成2~3類 c.定期整理名片時，丟棄是最有效率的方式

12. To be continued 待續～