El informe describe las actividades del archivo municipal de San Luis, Antioquia. Entre las actividades se encuentran la organización de documentos, el envío de informes a entes de control, la elaboración de un programa de gestión documental, la capacitación de personal sobre sistemas de archivo, y el procesamiento de correspondencia. El informe fue preparado por la administradora de documentos Silvia María Avendaño.

1. MUNICIPIO DE SAN LUIS, ANTIOQUIA
ARCHIVO MUNICIPAL
SAN LUIS EMPRENDEDOR Y PARTICIPATIVO
San Luis, 06 de octubre de 2012
INFORME DE ACTIVIDADES
1- Se está organizando el informe de la directiva presidencial (Cero papel) para enviar a
buen gobierno
2- Se subió a la página de gestión transparente las TRD
3- Hasta el día de hoy se han radicado 2656 comunicados y todos ellos están
debidamente organizados, escaneados, y enviados por medio físico y electrónico a la
dependencia competente.
4- Envío los informes que requieren los diferentes entes de control oportunamente
5- Me encuentro elaborando el informe financiero presupuestal 2013
6- Dirijo el funcionamiento del Centro de Gestión Documental (archivo central)
7- Se elaboró el programa de gestión documental (PGD) con su respectivo acto
administrativo para iniciar su capacitación
8- Coordino las funciones del Centro de Gestión Documental con las dependencias de
la Administración de tal manera que los documentos sean elaborados adecuadamente y
remitidos en tiempo oportuno al archivo central para su custodia
9- Recibo, tramito, clasifico, conservo y administro los documentos de conformidad con
las normas establecidas y las técnicas de archivo
10- Organizo el recibo, clasificación y despacho de la correspondencia que entra y sale
de las dependencias, para que este servicio funcione en forma centralizada, siendo
coordinada solamente por la Administradora de Documentos
11- Recibo, clasifico, radico y sistematizo la correspondencia recibida, al mismo tiempo
distribuirla en las dependencias de la Administración.
12- Controlo el recibo, envío y devolución de los documentos prestados para consulta,
elaborando las constancias y anotaciones respectivas
13- Llevo actualizados los libros de registro de consultas y movimientos de los
documentos
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Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,
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ARCHIVO MUNICIPAL
SAN LUIS EMPRENDEDOR Y PARTICIPATIVO
14- Coordino los servicios de mensajería que requieran las dependencias de la
Administración Municipal.
15- Se está realizando los inventarios de la documentación que se encuentra bajo
custodia en el archivo central.
16- Se atiende diligentemente a las personas que concurran a la oficina
suministrándoles la información que requieran y que no están sometidas a reserva,
orientándolos en los trámites que deben adelantar en la Administración Municipal.
17- Se está capacitando al personal de la E.S.E Hospital sobre el manejo, la
organización y la implementación del Sistema de Archivos.
SILVIA MARIA AVENDAÑO
Auxiliar administrativo
Administradora Documental
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