Foredrag om grunnprinisipp - innbokskontroll

1. Innovasjon Norge - ledergruppen, 24.nov 2014
Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege og legevaktsjef
Volda/Ålesund

7. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

8. Stress
tanken på uløste
oppgaver

10. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- At oppgaver ikke

11. Hvor har du dine
uløste oppgaver?

14. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes

15. Nyhetsstrøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir borte etter en tid med
mindre du aktivt plukker dem
opp/merker dem

16. Til innboks
Nyhetsstrøm

18. Til innboks
Nyhetsstrøm

23. Til innboks
Nyhetsstrøm

24. Nyhetsstrøm

29. skille uløst fra løst

30. skille uløst fra løst

31. skille ulest fra lest

33. fiske uløste
vs
fjerne løste

35. Ulest

36. Ulest
Stjerne

37. Ulest
Stjerne
Flagg

38. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe

39. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

40. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

41. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

44. fiske uløste fjerne løste

45. fiske uløste fjerne løste

46. fisker uløste
har fjernet løste

47. fisker uløste
har fjernet løste
2
0

48. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

49. Til innboks
Nyhetsstrøm

50. fiske uløste
vs
fjerne løste

52. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

53. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

56. fjerne løste
vs
fiske uløste

57. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

58. Hvordan innbokskontroll?
•Oppgavetenkning
•Unngå utsettelse
•Unngå avbrudd

59. Hvordan innbokskontroll?
•Oppgavetenkning
•Unngå utsettelse
•Unngå avbrudd

60. Hver e-post er
en oppgave

62. Handling
eller
Referanse?

63. Landet ditt trMengAeIL
Oppgavemestring - Florø 19.05.09

65. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

66. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

67. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

68. Varsel eller
originalinformasjon?

72. Kreves
handling?
Info jeg får
bruk for?
Orginalinfo
eller varsel?

73. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”

74. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
• Å ikke håndtere – er også en
håndtering
• Bevisst eller ubevisst valg?

75. ”Jeg får 250 e-post
hver dag. Etter at jeg
tok i bruk
innbokskontroll har
jeg full kontroll i
innboksen – og
kontroll med uløste
oppgaver”
Alain M.C. Fasotte
Salgsdirektør, Creuna

76. Hvordan innbokskontroll?
•Oppgavetenkning
•Unngå utsettelse
•Unngå avbrudd

78. Forsvinner oppgaven?

79. Blir oppgaven lettere med tiden?

84. Hvordan innbokskontroll?
•Oppgavetenkning
•Unngå utsettelse
•Unngå avbrudd

88. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

89. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

90. Steng e-post
varsling når du
jobber med noe
annet

91. 8:00
12:00
16:00

92. 8:00
12:00
16:00
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@@
@
@
@
@
@
@
@@
@
@

93. E-post tider – et
eksempel:
- kl 08
- kl 10
- kl 12
- kl 14
- kl 16

94. 8:00
12:00
16:00
@ @
@
@@
@@ @ @
@
@@
@ @ @
@ @ @
@
@@ @

95. Hvordan innbokskontroll?
•Oppgavetenkning
•Unngå utsettelse
•Unngå avbrudd

96. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

97. Innbokskontroll ≠
- svare på alt
- svare med én gang

98. Innbokskontroll ≠
- svare på alt
- svare med én gang

99. (quick-fix)

100. Tøm innboksen!

101. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”

102. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over
til ”Arkiv”

103. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene
du vil følge opp med handling

104. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.

105. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

107. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

109. (quick-fix)
innbokskontroll