Kontroll med uløste oppgaver er sentralt for å unngå stress, og for å jobbe effektivt. Sikrest kontroll med uløste oppgaver får du ved å fjerne de løste oppgavene, i stedet for å fiske etter de uløste. Forstå hvilke av informasjonskanalene du omgir deg med der oppgaver blir liggende og som kan ses på som en innboks. Der kan du fjerne løste oppgaver, i stedet for å fiske uløste. Det gir både større oppgavesikkerhet, og mer tidseffektiv oppgavehåndtering. Med oversikt over dine uløste oppgaver, blir du også i stand til å velge hvilke oppgaver du skal prioritere. Fra sending til deling. Mindre støy, bedre kunnskapsdeling og prosjektflyt. Ved bruk av delingsplattformer i stedet for epost, åpnes kommunikasjonen opp og gjøres tilgjengelig kontekstuelt, i stedet for å bli låst inne hos enkeltmedlemmer i organisasjonen. Epost egner seg som varslingskanal, men ikke til formidling av originalinformasjon

1. Næringsforeningen Haugalandet
Haugalandet, 3.mai 2018
Jørn Kippersund
Fastlege, legevaktsjef, foredragsholder
Volda
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

5. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

9. Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på

10. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

11. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst

13. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

15. Hvordan kommer oppgavene til deg?

16. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
(men er stort sett fortsatt tilgjengelig!)
Er tilgjengelig!
Referanseinfo

17. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

18. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

19. Referanseinfo, definisjon:
Informasjon du
kanskje får bruk for
en eller annen gang

22. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

24. E-post ulik en tradisjonell innboks?

28. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

29. Hva gjør e-post til en spesiell kanal?
• Viktig og uviktig i salig blanding
• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker
på å nå alle”
• Ekstremt volum
• Ekstrem tilgjengelighet
”Innboksen stresser meg ikke, men jobben
stresser meg”

31. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

32. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

33. Etterrettelig:
Å si NEI er også å
være etterrettelig!

34. Etterrettelighet
”En leder uten innbokskontroll
er en dårlig leder”
Bedre ledelse, s 79
(Ørjasæter, Stenberg Larsen, Stang. Cappelen Damm,
2013)

36. skille uløst fra løst

37. skille ulest fra lest?

39. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

41. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

42. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

44. fjerne løstefiske uløste

45. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

48. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

49. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

50. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

51. Man Tir Ons Tor Fre

52. Man Tir Ons Tor Fre

55. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

56. fjerne løste
vs
fiske uløste

57. Jobbe mer?

58. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

59. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

60. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

61. Hver e-post er
en oppgave

62. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

63. Tilføre verdi

64. Tilføre verdi

65. Handling
eller
Referanse?

66. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
i innboksen
= handling
Verktøy = det
du har gjort
og kanskje
får bruk for
= arkiv
= referanse

67. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

68. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

69. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

70. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

71. Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?

72. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

73. Rasjonell arkivering
-Mapper
-fravær av mapper?
-Prosjektorganisering
-Kategorier??

74. System 1
vs
System 2
(Daniel Kahneman)

75. System 1 vs System 2
-Ta stilling til arkivering
- krever system 2-
ressurser

76. HURTIGTASTER

77. System 1 vs System 2
-Flytte mus, tenke
plassering
-> krever system 2-
ressurser

78. Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Ctrl+Enter
Svar på melding Ctrl+R
Svar til alle Ctrl+Shift+R
Flytt en melding Ctrl+Shift+V
Videresend en melding Ctrl+F
Ny melding (når i mail) Ctrl+N
Finn en melding / gå til søkefelt Ctrl+E
Angre Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook

79. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

80. Filtrér
-Automatisk
-Manuelt

81. Hver e-post er
en oppgave

83. Varsel eller
originalinformasjon?

84. I N B O X
Varsel
Original-informasjon

85. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

86. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

87. Tøm innboksen!

88. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.

89. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

90. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

91. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

93. Forsvinner?

94. Lettere med
tiden?

99. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”

100. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

101. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

102. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

103. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

104. Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Oppgave Oppgave nr 2
?

105. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

106. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

107. Større skrivebord =
større produksjon?

108. Løsning – større skrivebord?

109. Mange oppgaver på
arbeidsflaten =
mange
kontekstbytter

110. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

111. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

112. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

113. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

117. System 1 vs System 2
- Å aktivt la være å
sjekke - krever
system 2-ressurser

118. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

119. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

120. 8:00
12:00
16:00
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

122. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

125. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

126. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

127. Sende eller dele?

128. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

129. Vær raus med hvem
du setter på kopi. Du vet aldri
hvem du kan få
behov for å skylde på.

130. KONTEKSTUELL INFORMASJON
VS
KOPISYKEN

134. KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den

135. Your inbox is your castle!
I N B O X

137. Hva har vi i midten??

138. E-post
Smartsheets E-postE-post
E-post
G-drive/
Dropbox
Trello
Kalender

139. sende dele

140. Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder
fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene
tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal
løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli
avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil
blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

141. Deling, eksempler
• Prosjektdokument, arrangement
• Vaktliste, leger
• Pasientjournal
• Agendadokument, faste møter
• Kalender
• CRM-verktøy

142. CRM
Gunda
Tom
Jeg setter alle telefoner
over til Tom uten å gidde å
sjekke CRM-systemet, for
jeg vet fra før at han aldri
skriver noe inn der
Jeg gidder ikke skrive noe
inn i CRM-systemet, for
Gunda sjekker det aldri, så
jeg får alle telefoner til meg
uansett

143. Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til
leder som da må overta ansvaret for å huske
dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i
møteagenda?

144. 1:1-teknologi
sosial
delingsteknologi

145. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo Lettere for mottager å
håndtere et varsel enn
originalinformasjon!

146. Tilføre verdi

147. Deler eller sender jeg?
Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

148. Kalender – gjøre en avtale
Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi
skriver inn avtalen?

149. Hva er i midten hos oss?
- I dag?
Hvordan bruker vi
fellesverktøyene?

150. Hva er i midten hos oss?
- I fremtiden?
Hva kan bli bedre vedr. deling
hos oss?

151. Kanalforståelse
• Originalinformasjon/sluttprodukt
(arbeidsplattform)
• Varslingskanal (e-post?)
• Diskusjon/spørsmål (sosialt intranett)

152. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der –
unngå utsettelse
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én
melding (”dult”) i innboksen, resten i
prosjektmappe

153. facebook.com/
innbokskontroll
(quick-fix)